合同簽訂及審核管理流程標(biāo)準(zhǔn)化工具一、適用范圍與業(yè)務(wù)場(chǎng)景本工具適用于企業(yè)各類對(duì)外合同的標(biāo)準(zhǔn)化管理，涵蓋采購(gòu)合同、銷售合同、服務(wù)合同、合作協(xié)議等類型，旨在規(guī)范合同從發(fā)起、審核、審批到簽訂、歸檔的全流程管理。適用場(chǎng)景包括：業(yè)務(wù)部門與外部客戶/供應(yīng)商就合作事項(xiàng)達(dá)成初步意向后，需簽訂正式合同時(shí)；企業(yè)內(nèi)部需對(duì)合同條款的合規(guī)性、財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)、業(yè)務(wù)可行性進(jìn)行集體審議時(shí)；合同簽訂完成后需進(jìn)行統(tǒng)一歸檔，并跟蹤履行情況時(shí)。二、標(biāo)準(zhǔn)化操作流程詳解（一）合同發(fā)起與資料準(zhǔn)備操作主體：業(yè)務(wù)部門（如銷售部、采購(gòu)部、項(xiàng)目部）操作內(nèi)容：業(yè)務(wù)部門根據(jù)合作需求，填寫《合同審批流程表》（見表1），明確合同基本信息（合同名稱、類型、對(duì)方主體信息、合作金額、履行期限、核心條款等）。準(zhǔn)備合同草案及相關(guān)支撐材料，包括：合作方主體資格證明材料（如營(yíng)業(yè)執(zhí)照復(fù)印件、法定代表人證件號(hào)碼明，若為授權(quán)代理人需提供授權(quán)委托書）；業(yè)務(wù)需求說(shuō)明（如采購(gòu)需求說(shuō)明書、服務(wù)方案、技術(shù)規(guī)格要求等）；涉及特殊條款的補(bǔ)充材料（如保密協(xié)議、知識(shí)產(chǎn)權(quán)約定、違約責(zé)任計(jì)算方式等）。將《合同審批流程表》及支撐材料提交至法務(wù)部門，發(fā)起合同審核流程。輸出成果：《合同審批流程表》（含合同草案及支撐材料）（二）法務(wù)部門審核操作主體：法務(wù)專員*審核重點(diǎn)：合同主體資格：對(duì)方企業(yè)是否為合法存續(xù)的法人或其他組織，是否具備相應(yīng)的履約能力（如特殊行業(yè)需具備資質(zhì)許可）。合同條款合法性：條款內(nèi)容是否符合《民法典》《公司法》等法律法規(guī)，是否存在無(wú)效或可撤銷情形（如格式條款是否公平、是否存在霸王條款）。權(quán)利義務(wù)明確性：雙方權(quán)利義務(wù)是否對(duì)等，履行期限、地點(diǎn)、方式是否清晰，違約責(zé)任是否明確且合理。爭(zhēng)議解決方式：約定爭(zhēng)議解決方式（訴訟/仲裁）是否明確，管轄法院/仲裁機(jī)構(gòu)是否符合法律規(guī)定。特殊條款合規(guī)性：如涉及保密、知識(shí)產(chǎn)權(quán)、不可抗力等條款，是否符合企業(yè)內(nèi)部管理制度及行業(yè)規(guī)范。操作要求：法務(wù)專員需在收到材料后2個(gè)工作日內(nèi)完成審核，并在《合同審批流程表》“法務(wù)審核意見”欄填寫具體修改意見（如“第3.5條違約責(zé)任約定不明確，需補(bǔ)充具體計(jì)算方式”）。若需重大修改，退回業(yè)務(wù)部門重新起草；若僅需微調(diào)，可直接在合同草案上標(biāo)注修改意見并反饋至業(yè)務(wù)部門。輸出成果：經(jīng)法務(wù)審核修改后的合同草案及《合同審批流程表》（三）財(cái)務(wù)部門審核操作主體：財(cái)務(wù)專員*審核重點(diǎn)：合同金額合理性：價(jià)格是否符合市場(chǎng)價(jià)格、企業(yè)預(yù)算標(biāo)準(zhǔn)，是否存在虛高或低價(jià)競(jìng)爭(zhēng)風(fēng)險(xiǎn)。付款方式與條件：付款節(jié)點(diǎn)（如預(yù)付款、進(jìn)度款、尾款比例）是否合理，是否與企業(yè)資金狀況匹配；收款賬戶信息是否準(zhǔn)確（需核對(duì)對(duì)方賬戶名稱、賬號(hào)、開戶行全稱）。稅費(fèi)承擔(dān)約定：稅費(fèi)計(jì)算方式是否明確（如是否含稅、稅率標(biāo)準(zhǔn)），承擔(dān)方是否符合稅法規(guī)定。財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)：是否存在可能導(dǎo)致企業(yè)資金損失的條款（如對(duì)方要求提前支付大額款項(xiàng)未提供擔(dān)保、履約保證金退還條件不明確等）。操作要求：財(cái)務(wù)專員需在收到法務(wù)審核通過(guò)的材料后1個(gè)工作日內(nèi)完成審核，并在《合同審批流程表》“財(cái)務(wù)審核意見”欄填寫意見。若涉及財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)，需與業(yè)務(wù)部門溝通調(diào)整條款；若審核通過(guò)，簽署意見后流轉(zhuǎn)至管理層審批。輸出成果：經(jīng)財(cái)務(wù)審核通過(guò)的合同草案及《合同審批流程表》（四）管理層審批操作主體：分管領(lǐng)導(dǎo)、總經(jīng)理（根據(jù)合同金額及重要性分級(jí)審批）審批權(quán)限：合同金額≤10萬(wàn)元：由分管領(lǐng)導(dǎo)*審批；10萬(wàn)元＜合同金額≤50萬(wàn)元：由分管領(lǐng)導(dǎo)審核后，報(bào)總經(jīng)理審批；合同金額＞50萬(wàn)元：需召開管理層會(huì)議集體審議，由總經(jīng)理*最終審批。審批重點(diǎn)：業(yè)務(wù)戰(zhàn)略符合性：合同內(nèi)容是否符合企業(yè)年度經(jīng)營(yíng)目標(biāo)及發(fā)展戰(zhàn)略。資源配置合理性：企業(yè)是否具備履行合同所需的人力、物力、技術(shù)等資源。綜合風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估：結(jié)合業(yè)務(wù)、法務(wù)、財(cái)務(wù)審核意見，綜合評(píng)估合同履約風(fēng)險(xiǎn)及對(duì)企業(yè)經(jīng)營(yíng)的影響。操作要求：管理層需在收到材料后1-3個(gè)工作日內(nèi)完成審批（緊急合同可縮短至1個(gè)工作日），并在《合同審批流程表》“審批意見”欄簽署“同意”“不同意”或“修改后同意”意見。若“不同意”，需注明理由并退回業(yè)務(wù)部門；若“修改后同意”，由業(yè)務(wù)部門根據(jù)意見調(diào)整后重新提交審核。輸出成果：經(jīng)管理層審批通過(guò)的《合同審批流程表》（五）合同簽訂與用印操作主體：業(yè)務(wù)部門、行政部（用印管理）操作內(nèi)容：業(yè)務(wù)部門根據(jù)審批通過(guò)的《合同審批流程表》，最終定稿合同文本（保證所有審核意見已落實(shí)），并聯(lián)系對(duì)方單位蓋章。合同文本需采用書面形式（一式兩份或一式三份，雙方各執(zhí)一份，企業(yè)歸檔一份），關(guān)鍵條款（如金額、履行期限、違約責(zé)任）需手寫填寫時(shí)，必須清晰工整，不得涂改。業(yè)務(wù)部門將定稿合同提交至行政部，申請(qǐng)用印。行政部核對(duì)《合同審批流程表》與合同文本一致后，加蓋企業(yè)合同專用章（嚴(yán)禁以部門章或財(cái)務(wù)章代替合同專用章）。用印完成后，業(yè)務(wù)部門將合同文本送達(dá)對(duì)方單位，并收取對(duì)方蓋章的合同原件，及時(shí)反饋至行政部歸檔。輸出成果：雙方蓋章生效的合同文本（六）合同歸檔與履約跟蹤操作主體：行政部（歸檔）、業(yè)務(wù)部門（履約跟蹤）操作內(nèi)容：歸檔管理：行政部在收到生效合同后1個(gè)工作日內(nèi)，對(duì)合同文本進(jìn)行分類編號(hào)（編號(hào)規(guī)則：年份+合同類型簡(jiǎn)稱+流水號(hào)，如“2024采字001號(hào)”），并將《合同審批流程表》、合同文本、對(duì)方主體資格證明等材料一并存入合同檔案袋，錄入企業(yè)合同管理系統(tǒng)（若有）。履約跟蹤：業(yè)務(wù)部門作為合同履約第一責(zé)任人，需在合同履行過(guò)程中建立《合同履行跟蹤表》（見表3），記錄關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)（如交貨日期、驗(yàn)收日期、付款節(jié)點(diǎn)）的履行情況，對(duì)可能出現(xiàn)的履約異常（如延遲交貨、質(zhì)量不達(dá)標(biāo)）及時(shí)預(yù)警，并采取應(yīng)對(duì)措施（如發(fā)函催告、協(xié)商變更條款）。合同到期前1個(gè)月，業(yè)務(wù)部門需評(píng)估是否續(xù)約，并提前啟動(dòng)續(xù)約審批流程（如需）；不再續(xù)約的，需完成履約結(jié)算及資料交接后，辦理歸檔注銷手續(xù)。輸出成果：合同檔案、《合同履行跟蹤表》三、關(guān)鍵環(huán)節(jié)配套工具表單表1：合同審批流程表合同編號(hào)合同名稱合同類型（□采購(gòu)□銷售□服務(wù)□其他）甲方（我方）名稱統(tǒng)一社會(huì)信用代碼乙方（對(duì)方）名稱統(tǒng)一社會(huì)信用代碼合同金額（大寫）合同金額（小寫）履行期限履行地點(diǎn)發(fā)起部門發(fā)起人發(fā)起日期聯(lián)系方式合同草案及支撐材料清單□合同文本□對(duì)方營(yíng)業(yè)執(zhí)照□法定代表人證件號(hào)碼明□授權(quán)委托書□業(yè)務(wù)需求說(shuō)明□其他（請(qǐng)注明）審核環(huán)節(jié)審核部門/人審核意見法務(wù)審核法務(wù)專員*財(cái)務(wù)審核財(cái)務(wù)專員*分管領(lǐng)導(dǎo)審批分管領(lǐng)導(dǎo)*總經(jīng)理審批總經(jīng)理*審批結(jié)論□同意□修改后同意□不同意（請(qǐng)注明理由：）審批日期備注表2：合同信息登記表合同編號(hào)合同名稱合同類型簽訂日期生效日期履行期限甲方信息名稱：統(tǒng)一社會(huì)信用代碼：地址：聯(lián)系人及電話：乙方信息名稱：統(tǒng)一社會(huì)信用代碼：地址：聯(lián)系人及電話：合同核心條款1.標(biāo)的物/服務(wù)內(nèi)容：2.數(shù)量/質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)：3.金額及付款方式：4.履行地點(diǎn)及方式：5.違約責(zé)任：歸檔信息檔案編號(hào)：歸檔日期歸檔人存放位置履約狀態(tài)□正常履行□提前解除□逾期履約□其他（請(qǐng)注明）最后更新日期更新人表3：合同履行跟蹤表合同編號(hào)合同名稱履約階段關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)計(jì)劃計(jì)劃完成日期實(shí)際完成日期（如：預(yù)付款支付）（如：貨物交付/服務(wù)啟動(dòng)）（如：驗(yàn)收）（如：尾款支付）履約異常記錄異常描述：發(fā)生日期續(xù)約評(píng)估□建議續(xù)約□不建議續(xù)約□視情況評(píng)估（理由：）評(píng)估人：四、流程執(zhí)行要點(diǎn)與風(fēng)險(xiǎn)提示（一）資料完整性審核合同發(fā)起時(shí)，業(yè)務(wù)部門必須保證提供齊全的支撐材料（尤其是對(duì)方主體資格證明），避免因材料缺失導(dǎo)致審核延誤或合同效力瑕疵。若對(duì)方為自然人，需提供證件號(hào)碼復(fù)印件及聯(lián)系方式；若為境外主體，需提供公證認(rèn)證的主體資格文件。（二）審核意見的明確性與可執(zhí)行性審核環(huán)節(jié)需出具具體、可操作的修改意見，避免使用“條款需完善”“內(nèi)容不清晰”等模糊表述。例如應(yīng)明確指出“第4.2條付款時(shí)間約定為‘驗(yàn)收后30日內(nèi)’，需補(bǔ)充具體的驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)及驗(yàn)收流程”。（三）審批權(quán)限的合規(guī)性嚴(yán)格按照合同金額及重要性分級(jí)審批，嚴(yán)禁越權(quán)審批或簡(jiǎn)化審批流程。對(duì)于涉及企業(yè)重大利益（如并購(gòu)、重大資產(chǎn)處置）的合同，需聘請(qǐng)外部法律顧問(wèn)參與審核，降低法律風(fēng)險(xiǎn)。（四）用印管理的規(guī)范性合同用印前，行政部必須核對(duì)《合同審批流程表》與合同文本的一致性，保證合同內(nèi)容已通過(guò)完整審批流程。嚴(yán)禁在空白合同或未審批的合同文本上加蓋公章，避免企業(yè)承擔(dān)不必要的法律風(fēng)險(xiǎn)。（五）歸檔與履約的持