采購(gòu)流程管理操作指南及記錄模板第一章適用范圍與應(yīng)用場(chǎng)景本指南適用于企業(yè)內(nèi)部各部門（如生產(chǎn)部、行政部、項(xiàng)目部等）的各類采購(gòu)活動(dòng)，涵蓋原材料、辦公設(shè)備、服務(wù)外包、工程建設(shè)等場(chǎng)景。無論是常規(guī)性采購(gòu)需求（如月度辦公用品補(bǔ)充），還是臨時(shí)性專項(xiàng)采購(gòu)（如項(xiàng)目應(yīng)急物料），均可參照本流程執(zhí)行，保證采購(gòu)活動(dòng)規(guī)范、透明、高效，同時(shí)滿足成本控制與合規(guī)管理要求。第二章采購(gòu)流程全步驟操作指南一、需求提出與預(yù)算確認(rèn)操作內(nèi)容：需求部門根據(jù)工作計(jì)劃或?qū)嶋H需要，填寫《采購(gòu)申請(qǐng)單》，明確采購(gòu)物品/服務(wù)的名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、用途、期望到貨時(shí)間及預(yù)算金額。部門負(fù)責(zé)人對(duì)需求的合理性進(jìn)行審核，確認(rèn)預(yù)算是否符合部門年度預(yù)算計(jì)劃（如超預(yù)算，需附《預(yù)算調(diào)整申請(qǐng)表》）。申請(qǐng)單提交至采購(gòu)部，采購(gòu)專員核對(duì)需求描述與預(yù)算匹配度，必要時(shí)與需求部門溝通確認(rèn)細(xì)節(jié)（如技術(shù)參數(shù)、替代方案等）。責(zé)任人：需求申請(qǐng)人→部門負(fù)責(zé)人→采購(gòu)專員輸出成果：《采購(gòu)申請(qǐng)單》（含預(yù)算審核意見）二、供應(yīng)商選擇與比價(jià)操作內(nèi)容：采購(gòu)專員根據(jù)采購(gòu)物品/服務(wù)的類型，啟動(dòng)供應(yīng)商選擇流程：常規(guī)采購(gòu)：從《合格供應(yīng)商名錄》中篩選3家及以上供應(yīng)商，詢價(jià)并獲取報(bào)價(jià)單（需注明含稅價(jià)、交貨期、質(zhì)保條款等）。新供應(yīng)商/特殊采購(gòu)：組織供應(yīng)商資質(zhì)審核（營(yíng)業(yè)執(zhí)照、相關(guān)行業(yè)資質(zhì)、過往業(yè)績(jī)等），必要時(shí)進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)考察，通過審核后納入比價(jià)范圍。對(duì)比各供應(yīng)商報(bào)價(jià)，綜合評(píng)估價(jià)格、質(zhì)量、交期、服務(wù)等因素，填寫《供應(yīng)商評(píng)估比價(jià)表》，提出初步供應(yīng)商建議。采購(gòu)部負(fù)責(zé)人審核比價(jià)結(jié)果，確認(rèn)供應(yīng)商選擇方案（如金額較大或涉及重要物資，需提請(qǐng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批）。責(zé)任人：采購(gòu)專員→采購(gòu)部負(fù)責(zé)人→分管領(lǐng)導(dǎo)（如需）輸出成果：《供應(yīng)商評(píng)估比價(jià)表》、供應(yīng)商報(bào)價(jià)單三、采購(gòu)合同擬定與審批操作內(nèi)容：與選定的供應(yīng)商對(duì)接，明確合同條款（包括但不限于：標(biāo)的物詳情、價(jià)格、付款方式、交貨地點(diǎn)與時(shí)間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、違約責(zé)任、爭(zhēng)議解決方式等）。采購(gòu)專員根據(jù)擬定條款，使用公司標(biāo)準(zhǔn)合同模板起草《采購(gòu)合同》，保證條款合規(guī)、無歧義。合同提交至法務(wù)部（或指定審核人）進(jìn)行法律條款審核，采購(gòu)部負(fù)責(zé)人審核商務(wù)條款，需求部門確認(rèn)技術(shù)參數(shù)與需求匹配。審核通過后，按公司權(quán)限分級(jí)簽署合同（如：10萬元以下由采購(gòu)部負(fù)責(zé)人與供應(yīng)商代表簽署；10萬元以上需分管領(lǐng)導(dǎo)或總經(jīng)理簽字）。責(zé)任人：采購(gòu)專員→法務(wù)部→采購(gòu)部負(fù)責(zé)人→需求部門→分管領(lǐng)導(dǎo)/總經(jīng)理輸出成果：《采購(gòu)合同》（含各審核方簽字頁）四、訂單下達(dá)與執(zhí)行跟蹤操作內(nèi)容：合同簽署后，采購(gòu)專員根據(jù)合同內(nèi)容制作《采購(gòu)訂單》，明確訂單編號(hào)、供應(yīng)商信息、物品/服務(wù)明細(xì)、數(shù)量、單價(jià)、交貨時(shí)間等，加蓋采購(gòu)章后發(fā)送至供應(yīng)商。供應(yīng)商確認(rèn)訂單后，采購(gòu)專員建立《采購(gòu)跟蹤表》，記錄訂單狀態(tài)（如已確認(rèn)、已生產(chǎn)、已發(fā)貨、在途等），定期與供應(yīng)商溝通進(jìn)度，保證按期交付。如遇交期延誤、數(shù)量變更等異常情況，供應(yīng)商需提前3個(gè)工作日書面通知，采購(gòu)專員及時(shí)協(xié)調(diào)處理（如調(diào)整交期、更換供應(yīng)商等），并同步告知需求部門。責(zé)任人：采購(gòu)專員→供應(yīng)商→需求部門（同步異常信息）輸出成果：《采購(gòu)訂單》、《采購(gòu)跟蹤表》五、貨物/服務(wù)驗(yàn)收操作內(nèi)容：貨物送達(dá)后，需求部門與采購(gòu)專員共同現(xiàn)場(chǎng)驗(yàn)收：數(shù)量驗(yàn)收：核對(duì)實(shí)物數(shù)量與訂單是否一致，如短缺需當(dāng)場(chǎng)記錄并由供應(yīng)商簽字確認(rèn)。質(zhì)量驗(yàn)收：依據(jù)合同約定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)（如產(chǎn)品合格證、檢測(cè)報(bào)告、試用效果等）進(jìn)行檢驗(yàn)，必要時(shí)邀請(qǐng)質(zhì)檢部門參與。驗(yàn)收合格后，填寫《物品驗(yàn)收單》，需求部門負(fù)責(zé)人、驗(yàn)收人、采購(gòu)專員簽字確認(rèn)；驗(yàn)收不合格的，需出具《不合格品處理單》，明確退換貨、索賠等處理方案，并跟蹤落實(shí)。服務(wù)類采購(gòu)需在服務(wù)完成后，由需求部門根據(jù)服務(wù)成果（如項(xiàng)目報(bào)告、運(yùn)維記錄等）填寫《服務(wù)驗(yàn)收單》，確認(rèn)服務(wù)達(dá)標(biāo)。責(zé)任人：需求部門（主導(dǎo)驗(yàn)收）→采購(gòu)專員→質(zhì)檢部門（如需）輸出成果：《物品/服務(wù)驗(yàn)收單》（或《不合格品處理單》）六、付款申請(qǐng)與結(jié)算操作內(nèi)容：采購(gòu)專員收集付款憑證，包括：《采購(gòu)合同》《采購(gòu)訂單》《驗(yàn)收單》《供應(yīng)商發(fā)票》（如需）等，核對(duì)信息一致性（合同號(hào)、金額、供應(yīng)商名稱等）。填寫《付款審批單》，附上所有憑證，按公司財(cái)務(wù)審批流程逐級(jí)提交（如：采購(gòu)部負(fù)責(zé)人→財(cái)務(wù)部→分管領(lǐng)導(dǎo)→總經(jīng)理）。審批通過后，財(cái)務(wù)部根據(jù)合同約定的付款方式（如預(yù)付款、貨到付款、分期付款等）安排付款，并將付款憑證復(fù)印件抄送采購(gòu)部留存。責(zé)任人：采購(gòu)專員→財(cái)務(wù)部→各級(jí)審批人輸出成果：《付款審批單》、付款憑證七、資料歸檔與復(fù)盤操作內(nèi)容：采購(gòu)專員將本次采購(gòu)活動(dòng)的所有資料（申請(qǐng)單、比價(jià)表、合同、訂單、驗(yàn)收單、付款憑證等）整理成冊(cè)，按“一采購(gòu)一檔”原則歸檔，保存期限不少于3年（重要合同長(zhǎng)期保存）。定期（如每季度）組織采購(gòu)復(fù)盤會(huì)議，分析采購(gòu)周期、成本控制、供應(yīng)商表現(xiàn)等指標(biāo)，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)并持續(xù)優(yōu)化采購(gòu)流程。責(zé)任人：采購(gòu)專員→采購(gòu)部負(fù)責(zé)人輸出成果：采購(gòu)檔案袋、復(fù)盤報(bào)告第三章關(guān)鍵環(huán)節(jié)記錄模板一、采購(gòu)申請(qǐng)單申請(qǐng)部門申請(qǐng)日期采購(gòu)編號(hào)申請(qǐng)人聯(lián)系方式需求日期采購(gòu)物品/服務(wù)信息名稱規(guī)格型號(hào)單位需求描述與用途預(yù)算依據(jù)審批意見部門負(fù)責(zé)人簽字：日期：采購(gòu)專員意見：日期：采購(gòu)部負(fù)責(zé)人意見：日期：分管領(lǐng)導(dǎo)意見：日期：二、供應(yīng)商評(píng)估比價(jià)表采購(gòu)項(xiàng)目名稱采購(gòu)編號(hào)采購(gòu)日期供應(yīng)商數(shù)量供應(yīng)商信息序號(hào)供應(yīng)商名稱聯(lián)系人聯(lián)系方式123比價(jià)信息序號(hào)供應(yīng)商名稱報(bào)價(jià)（元）含稅/不含稅123評(píng)估結(jié)論建議供應(yīng)商：采購(gòu)部負(fù)責(zé)人簽字：日期：三、物品驗(yàn)收單驗(yàn)收日期驗(yàn)收地點(diǎn)采購(gòu)編號(hào)供應(yīng)商名稱合同編號(hào)訂單編號(hào)驗(yàn)收信息序號(hào)物品名稱規(guī)格型號(hào)單位12質(zhì)量描述驗(yàn)收結(jié)論需求部門負(fù)責(zé)人簽字：驗(yàn)收人簽字：采購(gòu)專員簽字：日期：日期：日期：四、付款審批單供應(yīng)商名稱采購(gòu)編號(hào)合同編號(hào)付款金額付款方式預(yù)付款/尾款申請(qǐng)日期付款事由附件清單□《采購(gòu)合同》□《采購(gòu)訂單》□《驗(yàn)收單》□《發(fā)票》□其他：審批意見采購(gòu)部負(fù)責(zé)人：日期：財(cái)務(wù)部審核：日期：分管領(lǐng)導(dǎo)：日期：總經(jīng)理：日期：第四章操作要點(diǎn)與風(fēng)險(xiǎn)提示一、核心操作要點(diǎn)預(yù)算剛性控制：所有采購(gòu)活動(dòng)需在預(yù)算范圍內(nèi)執(zhí)行，超預(yù)算采購(gòu)必須提前履行預(yù)算調(diào)整審批流程，嚴(yán)禁無預(yù)算或超預(yù)算采購(gòu)。審批權(quán)限清晰：嚴(yán)格按照公司權(quán)限分級(jí)表執(zhí)行審批，不得越權(quán)審批或簡(jiǎn)化流程，保證各環(huán)節(jié)責(zé)任可追溯。供應(yīng)商資質(zhì)管理：優(yōu)先從《合格供應(yīng)商名錄》中選擇供應(yīng)商，新供應(yīng)商需通過資質(zhì)審核與實(shí)地考察，關(guān)鍵物資（如特種設(shè)備、原材料）需查驗(yàn)其行業(yè)認(rèn)證證書。記錄完整性：采購(gòu)各環(huán)節(jié)需留存書面或電子記錄，保證資料真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，杜絕“口頭采購(gòu)”或“資料缺失”情況。二、常見風(fēng)險(xiǎn)提示需求描述模糊：采購(gòu)申請(qǐng)中需明確物品/服務(wù)的規(guī)格、參數(shù)等技術(shù)要求，避免因描述不清導(dǎo)致采購(gòu)物品不適用或質(zhì)量不達(dá)標(biāo)。比價(jià)過程不規(guī)范：詢價(jià)需覆蓋3家及以上供應(yīng)商，禁止僅與單一供應(yīng)商溝通，保證價(jià)格公允；特殊采購(gòu)（如獨(dú)家產(chǎn)品）需附《獨(dú)家采購(gòu)說明》并審批。驗(yàn)收環(huán)節(jié)流于形式：驗(yàn)收需由需求部門主導(dǎo)，嚴(yán)格按照合同標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行，對(duì)不