影視協(xié)會(huì)辦公用品管理實(shí)施辦法第一章總則第一條為規(guī)范影視協(xié)會(huì)辦公用品管理，提高資源使用效率，降低運(yùn)行成本，保障日常工作有序開展，結(jié)合協(xié)會(huì)實(shí)際情況，制定本實(shí)施辦法。第二條本辦法適用于協(xié)會(huì)總部各部門、各分支機(jī)構(gòu)及全體會(huì)員單位（以下簡(jiǎn)稱“各單位”）的辦公用品采購(gòu)、領(lǐng)用、使用、維護(hù)及報(bào)廢等全流程管理。第三條辦公用品管理遵循以下原則：（一）按需配置。以實(shí)際工作需求為導(dǎo)向，避免超量采購(gòu)或閑置浪費(fèi)；（二）節(jié)約高效。倡導(dǎo)“能用盡用、物盡其用”，優(yōu)先使用低耗、環(huán)保產(chǎn)品；（三）責(zé)任到人。明確各環(huán)節(jié)管理責(zé)任，確保賬物相符、全程可追溯；（四）規(guī)范透明。嚴(yán)格執(zhí)行審批流程，接受全體會(huì)員監(jiān)督。第四條本辦法所稱辦公用品，是指各單位日常辦公所需的低值易耗品、辦公設(shè)備及耗材，具體分類如下：（一）低值易耗品：包括筆、筆記本、文件夾、回形針、膠水等單次消耗品；（二）辦公設(shè)備：包括打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、碎紙機(jī)、U盤、刻錄機(jī)等可重復(fù)使用設(shè)備（單價(jià)500元以下）；（三）耗材：包括墨盒、硒鼓、打印紙、碳帶等設(shè)備配套消耗材料。第二章管理職責(zé)劃分第五條行政部為協(xié)會(huì)辦公用品統(tǒng)籌管理部門，主要職責(zé)包括：（一）制定年度辦公用品采購(gòu)預(yù)算及管理細(xì)則；（二）建立辦公用品臺(tái)賬，定期更新庫(kù)存及使用數(shù)據(jù)；（三）組織采購(gòu)、驗(yàn)收、入庫(kù)及發(fā)放工作；（四）監(jiān)督各單位辦公用品使用情況，定期開展核查；（五）指導(dǎo)分支機(jī)構(gòu)及會(huì)員單位制定配套管理規(guī)范。第六條財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)辦公用品預(yù)算審核與資金監(jiān)管，主要職責(zé)包括：（一）審核年度采購(gòu)預(yù)算及臨時(shí)采購(gòu)申請(qǐng)；（二）監(jiān)督采購(gòu)資金使用合規(guī)性；（三）參與報(bào)廢資產(chǎn)處置的價(jià)值評(píng)估與賬務(wù)處理。第七條各單位負(fù)責(zé)人為部門辦公用品管理第一責(zé)任人，主要職責(zé)包括：（一）審核本部門月度采購(gòu)需求，確保合理合規(guī)；（二）監(jiān)督本部門員工規(guī)范使用辦公用品，杜絕浪費(fèi)；（三）配合行政部、財(cái)務(wù)部開展盤點(diǎn)及核查工作；（四）對(duì)本部門辦公用品丟失、損壞等問題承擔(dān)管理責(zé)任。第三章采購(gòu)管理第八條辦公用品采購(gòu)實(shí)行“年度預(yù)算+月度計(jì)劃+緊急采購(gòu)”相結(jié)合的管理模式。第九條年度預(yù)算編制：（一）每年12月，行政部結(jié)合各單位上年度使用數(shù)據(jù)及本年度工作規(guī)劃，編制下一年度辦公用品采購(gòu)預(yù)算，經(jīng)會(huì)長(zhǎng)辦公會(huì)審議通過(guò)后執(zhí)行；（二）預(yù)算內(nèi)容需明確各類辦公用品的采購(gòu)數(shù)量、單價(jià)及總金額，其中低值易耗品預(yù)算占比不超過(guò)年度辦公經(jīng)費(fèi)的15%。第十條月度需求申報(bào)：（一）各單位需于每月25日前，通過(guò)協(xié)會(huì)辦公系統(tǒng)提交下月《辦公用品需求申請(qǐng)表》，注明物品名稱、規(guī)格、數(shù)量及用途；（二）行政部匯總需求后，于每月28日前完成審核，超預(yù)算或非必要需求需經(jīng)分管副會(huì)長(zhǎng)審批；（三）審核通過(guò)的需求納入月度采購(gòu)計(jì)劃，未按時(shí)申報(bào)的視為無(wú)需求，次月不予補(bǔ)采（緊急情況除外）。第十一條緊急采購(gòu)管理：（一）因臨時(shí)活動(dòng)、突發(fā)任務(wù)等需緊急采購(gòu)的，由需求部門填寫《緊急采購(gòu)審批單》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字、分管副會(huì)長(zhǎng)批準(zhǔn)后，提交行政部；（二）緊急采購(gòu)單次金額不得超過(guò)2000元，超出部分需經(jīng)會(huì)長(zhǎng)審批；（三）行政部需在2個(gè)工作日內(nèi)完成采購(gòu)，事后3個(gè)工作日內(nèi)補(bǔ)辦入庫(kù)及登記手續(xù)。第十二條供應(yīng)商管理：（一）行政部通過(guò)公開比選方式建立“辦公用品合格供應(yīng)商名錄”，原則上每?jī)赡旮乱淮危唬ǘ﹩未尾少?gòu)金額5000元以上的，需從名錄中選擇至少3家供應(yīng)商比價(jià)，優(yōu)先選擇質(zhì)優(yōu)價(jià)廉、服務(wù)響應(yīng)快的合作方；（三）建立供應(yīng)商評(píng)價(jià)機(jī)制，每年對(duì)供應(yīng)商的供貨質(zhì)量、交貨時(shí)效、售后服務(wù)等進(jìn)行評(píng)分，評(píng)分低于80分的終止合作。第十三條驗(yàn)收與入庫(kù)：（一）采購(gòu)到貨后，行政部需聯(lián)合需求部門24小時(shí)內(nèi)完成驗(yàn)收，核對(duì)數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量；（二）驗(yàn)收合格的辦公用品，由行政部登記《入庫(kù)臺(tái)賬》，注明名稱、規(guī)格、數(shù)量、單價(jià)、入庫(kù)日期及存放位置；（三）驗(yàn)收不合格的，行政部需立即聯(lián)系供應(yīng)商退換，由此產(chǎn)生的額外費(fèi)用由供應(yīng)商承擔(dān)。第四章領(lǐng)用與發(fā)放第十四條辦公用品領(lǐng)用以“按需領(lǐng)用、總量控制”為原則，實(shí)行“個(gè)人領(lǐng)用+部門領(lǐng)用”雙軌制。第十五條個(gè)人領(lǐng)用：（一）員工個(gè)人常用低值易耗品（如筆、便簽紙等）實(shí)行定量領(lǐng)用，標(biāo)準(zhǔn)為：筆每月1支，便簽紙每季度1本，筆記本每半年1本；（二）領(lǐng)用時(shí)需填寫《個(gè)人領(lǐng)用登記表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后，到行政部領(lǐng)??；（三）超出定量的，需提交書面說(shuō)明，經(jīng)分管副會(huì)長(zhǎng)審批后方可領(lǐng)用。第十六條部門領(lǐng)用：（一）部門公用辦公用品（如打印紙、文件夾等）由部門指定一名“辦公用品管理員”統(tǒng)一領(lǐng)用；（二）管理員每月5日前憑《部門領(lǐng)用申請(qǐng)單》（需部門負(fù)責(zé)人簽字）到行政部領(lǐng)取，申請(qǐng)單需注明物品名稱、數(shù)量及用途；（三）打印紙領(lǐng)用數(shù)量根據(jù)部門人數(shù)核定，標(biāo)準(zhǔn)為：10人以下部門每月10包，10-20人部門每月20包，20人以上部門每月30包（A4紙，80g）。第十七條辦公設(shè)備領(lǐng)用：（一）打印機(jī)、U盤等設(shè)備類物品需填寫《設(shè)備領(lǐng)用單》，注明領(lǐng)用人、用途及預(yù)計(jì)歸還時(shí)間（長(zhǎng)期使用的需注明“長(zhǎng)期領(lǐng)用”）；（二）設(shè)備領(lǐng)用人需簽署《設(shè)備使用責(zé)任書》，承諾妥善保管、規(guī)范使用，因人為損壞或丟失的需照價(jià)賠償；（三）設(shè)備使用完畢后，領(lǐng)用人需及時(shí)歸還，行政部驗(yàn)收后登記《歸還臺(tái)賬》。第十八條會(huì)員單位領(lǐng)用：（一）會(huì)員單位因參與協(xié)會(huì)活動(dòng)需領(lǐng)用辦公用品的，需提交《會(huì)員單位領(lǐng)用申請(qǐng)》，注明活動(dòng)名稱、參與人數(shù)及物品需求；（二）申請(qǐng)經(jīng)協(xié)會(huì)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、分管副會(huì)長(zhǎng)審批后，由行政部按標(biāo)準(zhǔn)發(fā)放（單次領(lǐng)用金額不超過(guò)500元）；（三）會(huì)員單位領(lǐng)用的辦公用品僅限活動(dòng)使用，不得挪作他用，活動(dòng)結(jié)束后需歸還剩余物品或提交使用情況說(shuō)明。第五章使用與維護(hù)第十九條辦公用品使用需遵循“誰(shuí)領(lǐng)用、誰(shuí)負(fù)責(zé)”原則，領(lǐng)用人為第一責(zé)任人。第二十條低值易耗品使用要求：（一）禁止將辦公用品用于私人用途，發(fā)現(xiàn)私用行為的，按物品價(jià)值的2倍扣除當(dāng)月績(jī)效；（二）鼓勵(lì)重復(fù)利用，如文件夾、文件盒等可清洗或修復(fù)后二次使用；（三）紙張需雙面打印，非正式文件可使用單面廢紙打印，行政部每月統(tǒng)計(jì)各部門紙張使用量，超標(biāo)的部門需提交節(jié)約改進(jìn)計(jì)劃。第二十一條辦公設(shè)備使用要求：（一）設(shè)備使用前需閱讀說(shuō)明書，嚴(yán)格按照操作規(guī)范使用，因違規(guī)操作導(dǎo)致?lián)p壞的，由領(lǐng)用人承擔(dān)維修費(fèi)用；（二）打印機(jī)、復(fù)印機(jī)等公共設(shè)備需指定專人管理，每日記錄使用次數(shù)及耗材消耗，每月生成《設(shè)備使用報(bào)告》；（三）U盤、移動(dòng)硬盤等存儲(chǔ)設(shè)備需定期殺毒，禁止存儲(chǔ)涉密或非法文件，丟失后需立即報(bào)告并采取數(shù)據(jù)清除措施。第二十二條維護(hù)與保養(yǎng)：（一）行政部每季度組織一次辦公設(shè)備檢查，重點(diǎn)檢查打印機(jī)硒鼓壽命、線路安全等，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)維修；（二）設(shè)備維修需選擇協(xié)會(huì)指定維修點(diǎn)，單次維修費(fèi)用超過(guò)設(shè)備原值50%的，可申請(qǐng)報(bào)廢；（三）耗材更換需登記《耗材更換記錄》，注明更換時(shí)間、數(shù)量及剩余量，避免過(guò)度儲(chǔ)備。第六章報(bào)廢與處置第二十三條辦公用品報(bào)廢需滿足以下條件之一：（一）低值易耗品：已完全消耗，無(wú)剩余使用價(jià)值；（二）辦公設(shè)備：因老化、損壞無(wú)法修復(fù)，或維修成本高于重置成本；（三）耗材：過(guò)期失效（如膠水、墨盒等）或因技術(shù)淘汰無(wú)法使用（如老式軟盤）。第二十四條報(bào)廢流程：（一）領(lǐng)用人或設(shè)備管理員填寫《辦公用品報(bào)廢申請(qǐng)單》，注明物品名稱、規(guī)格、數(shù)量、報(bào)廢原因及使用年限；（二）行政部聯(lián)合財(cái)務(wù)部現(xiàn)場(chǎng)核查，確認(rèn)符合報(bào)廢條件后，簽署審核意見；（三）單次報(bào)廢金額超過(guò)3000元的，需經(jīng)會(huì)長(zhǎng)辦公會(huì)審批；（四）報(bào)廢物品需集中存放，禁止隨意丟棄。第二十五條報(bào)廢處置方式：（一）可回收物品（如紙張、塑料文件夾）交市政回收站，取得回收憑證；（二）電子設(shè)備（如舊電腦、打印機(jī)）交有資質(zhì)的環(huán)保企業(yè)拆解，確保數(shù)據(jù)徹底清除；（三）具有再利用價(jià)值的物品（如未使用的筆記本），可捐贈(zèng)給基層影視工作室或社區(qū)文化中心；（四）處置收入（如有）全額上繳協(xié)會(huì)財(cái)務(wù)部，納入辦公經(jīng)費(fèi)管理。第七章監(jiān)督與考核第二十六條行政部每季度對(duì)各單位辦公用品管理情況進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括：（一）領(lǐng)用登記是否完整，賬物是否相符；（二）使用是否規(guī)范，有無(wú)浪費(fèi)或私用行為；（三）報(bào)廢處置是否合規(guī)，憑證是否齊全。第二十七條檢查結(jié)果與部門年度考核掛鉤：（一）對(duì)管理規(guī)范、節(jié)約成效顯著的部門，給予“辦公用品管理先進(jìn)單位”稱號(hào)，并在年度經(jīng)費(fèi)分配中優(yōu)先考慮；（二）對(duì)存在賬物不符、私用浪費(fèi)等問題的部門，予以通報(bào)批評(píng)，扣減