企業(yè)行政部門管理制度范本(通用5篇)企業(yè)行政部門管理制度范本（通用5篇）第一篇文件與印章管理制度1目的為統(tǒng)一公司內(nèi)外行文口徑，防范法律風(fēng)險(xiǎn)，確保印章、文件、檔案在生成、流轉(zhuǎn)、歸檔、銷毀各環(huán)節(jié)可控、可查、可追溯，特制定本制度。2適用范圍適用于××有限公司及所屬分子公司、項(xiàng)目部、駐外機(jī)構(gòu)所有行政類文件、電子公文、實(shí)物印章、電子印章、法定代表人印、合同專用章、財(cái)務(wù)專用章、業(yè)務(wù)專用章。3職責(zé)3.1行政中心：歸口管理，制定模板、編號(hào)規(guī)則、密級(jí)標(biāo)準(zhǔn)，組織年度培訓(xùn)與檢查。3.2法務(wù)部：審核對(duì)外合同、訴訟文書、授權(quán)委托書，出具法律意見。3.3信息中心：負(fù)責(zé)電子印章系統(tǒng)后臺(tái)維護(hù)、密鑰托管、日志備份。3.4各部門負(fù)責(zé)人：對(duì)本部門產(chǎn)生文件的內(nèi)容真實(shí)性、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性、合規(guī)性負(fù)第一責(zé)任。3.5印章管理員：專人、專柜、專責(zé)，實(shí)行AB角制度，交接須填寫《印章交接單》。4文件生命周期管理4.1起草4.1.1統(tǒng)一使用公司VI模板，正文采用仿宋_GB2312小三號(hào)，固定行距28磅。4.1.2文件標(biāo)題應(yīng)含“事由+文種”，如“關(guān)于××項(xiàng)目付款申請(qǐng)的請(qǐng)示”。4.1.3附件超過3個(gè)須生成《附件清單》，清單與正文頁腳連續(xù)編頁。4.2審核4.2.1普通文件實(shí)行“三級(jí)審核”：擬稿人→部門秘書→部門經(jīng)理。4.2.2涉密文件增加“法務(wù)+分管領(lǐng)導(dǎo)”雙審，涉密等級(jí)分“核心商密、普通商密、內(nèi)部”三級(jí)。4.3簽發(fā)4.3.1對(duì)外公文由董事長或授權(quán)總經(jīng)理簽發(fā)，授權(quán)須每年書面更新一次。4.3.2簽發(fā)人應(yīng)在紙質(zhì)文件上用紅色簽字筆簽署姓名與日期，電子公文使用CA證書簽章。4.4編號(hào)4.4.1文件字號(hào)格式：××〔20××〕×號(hào)，其中“××”為部門代號(hào)，如“行政”“財(cái)務(wù)”。4.4.2同一文件紙質(zhì)版與電子版編號(hào)必須一致，禁止手寫更改。4.5用印4.5.1用印須線上提交《用印申請(qǐng)單》，注明份數(shù)、事由、收件單位。4.5.2合同類文件用印前須完成OA系統(tǒng)“合同評(píng)審流程”，評(píng)審表與合同文本一并存檔。4.5.3印章管理員用印時(shí)須核對(duì)文件清樣、騎縫章位置，漏頁、錯(cuò)頁拒絕用印。4.6分發(fā)4.6.1對(duì)外郵寄采用EMS特快專遞，寄出前掃描快遞單號(hào)錄入系統(tǒng)。4.6.2內(nèi)部流轉(zhuǎn)使用黃色“內(nèi)部文件袋”，袋面注明“密級(jí)+緊急程度+簽收人”。4.7歸檔4.7.1紙質(zhì)檔案在文件生成后5個(gè)工作日內(nèi)移交檔案室，移交前部門須保留復(fù)印件備查。4.7.2電子檔案實(shí)行“雙套制”：PDF版+OFDR版，存儲(chǔ)于檔案服務(wù)器與藍(lán)光光盤。4.7.3檔案保管期限分“永久、30年、10年、5年”四檔，到期前90天由檔案室發(fā)起鑒定。4.8銷毀4.8.1銷毀清單須含文件題名、字號(hào)、份數(shù)、銷毀理由，經(jīng)行政中心、法務(wù)部、審計(jì)部三方會(huì)簽。4.8.2紙質(zhì)文件使用碎紙機(jī)粉碎至2×2mm以下顆粒，電子文件采用NIST-800.88標(biāo)準(zhǔn)擦除。5檢查與考核5.1行政中心每季度抽查一次，發(fā)現(xiàn)問題開具《整改通知書》，限期3個(gè)工作日反饋。5.2違反本制度造成經(jīng)濟(jì)損失的，按“損失額×10%”對(duì)直接責(zé)任人進(jìn)行賠償，并視情節(jié)給予行政處分。6附則6.1本制度由行政中心負(fù)責(zé)解釋，修訂周期為每年一次。6.2本制度自發(fā)布之日起執(zhí)行，原《文件管理辦法》《印章管理規(guī)定》同時(shí)廢止。第二篇辦公用品與固定資產(chǎn)管理制度1目的規(guī)范請(qǐng)購、驗(yàn)收、入庫、領(lǐng)用、調(diào)撥、報(bào)廢、盤點(diǎn)全流程，實(shí)現(xiàn)“零庫存、零浪費(fèi)、零丟失”，降低行政運(yùn)行費(fèi)用。2適用范圍包括單價(jià)200元以下低值易耗品、200–5000元耐用品、5000元以上固定資產(chǎn)，涵蓋辦公家具、IT設(shè)備、家電、車輛、軟件授權(quán)。3職責(zé)3.1行政采購組：統(tǒng)一供應(yīng)商庫、年度框架協(xié)議、競價(jià)談判。3.2財(cái)務(wù)資產(chǎn)組：建立資產(chǎn)卡片，每月計(jì)提折舊，出具資產(chǎn)報(bào)表。3.3使用部門：指定資產(chǎn)責(zé)任人，張貼二維碼標(biāo)簽，配合盤點(diǎn)。4請(qǐng)購4.1需求部門在OA提交《請(qǐng)購單》，寫明規(guī)格、數(shù)量、預(yù)算來源、環(huán)保要求。4.2行政采購組2個(gè)工作日內(nèi)完成比價(jià)，金額超5萬元須招標(biāo)。5驗(yàn)收5.1到貨后24小時(shí)內(nèi)由采購人、使用人、倉庫員三方現(xiàn)場驗(yàn)收，填寫《到貨驗(yàn)收單》。5.2IT設(shè)備須增加信息中心性能測(cè)試，出具《測(cè)試報(bào)告》。6入庫6.1倉庫按“貨架-層-位”編碼，系統(tǒng)生成唯一條碼。6.2入庫單須附發(fā)票、合格證、保修卡，缺一不予入庫。7領(lǐng)用7.1實(shí)行“以舊換新”原則，消耗品領(lǐng)用上限：A4紙每員工每月500張、簽字筆2支。7.2固定資產(chǎn)領(lǐng)用須簽訂《保管責(zé)任書》，離職時(shí)須完成資產(chǎn)交接方可辦理離職手續(xù)。8調(diào)撥8.1部門間調(diào)撥須在系統(tǒng)發(fā)起《資產(chǎn)調(diào)撥單》，調(diào)出、調(diào)入、行政、財(cái)務(wù)四方確認(rèn)。8.2車輛調(diào)撥須同時(shí)變更保險(xiǎn)、ETC、GPS信息。9維修9.1保修期內(nèi)由供應(yīng)商免費(fèi)維修；保修外統(tǒng)一外包，單次維修費(fèi)超資產(chǎn)原值30%即報(bào)廢。9.2維修記錄錄入系統(tǒng)，作為下次采購評(píng)標(biāo)參考。10報(bào)廢10.1使用年限：電腦5年、空調(diào)8年、車輛10年或30萬公里。10.2報(bào)廢流程：使用部門申請(qǐng)→技術(shù)鑒定→財(cái)務(wù)核殘值→總經(jīng)理審批→環(huán)?；厥?。11盤點(diǎn)11.1每半年全面盤點(diǎn)一次，抽查比例不低于30%。11.2盤點(diǎn)差異率≤0.5%，超標(biāo)部分按凈值1%對(duì)責(zé)任人罰款。12考核指標(biāo)12.1行政采購成本較上年下降3%。12.2固定資產(chǎn)閑置率≤1%。12.3盤點(diǎn)差異率≤0.5%。第三篇會(huì)議與接待管理制度1目的壓縮會(huì)議時(shí)間、控制接待費(fèi)用、提升訪客體驗(yàn)，實(shí)現(xiàn)“會(huì)而有議、議而有決、決而有行”。2會(huì)議分類2.1董事會(huì)：季度召開，會(huì)期不超過1天。2.2經(jīng)營分析會(huì)：月度召開，會(huì)期不超過3小時(shí)。2.3項(xiàng)目評(píng)審會(huì)：按需召開，須提前48小時(shí)完成材料預(yù)審。2.4部門例會(huì)：每周不超過90分鐘。3會(huì)議預(yù)算3.1內(nèi)部會(huì)議一律不提供瓶裝水，使用桶裝水+玻璃杯。3.2外部專家講課費(fèi)稅后標(biāo)準(zhǔn)：院士≤8000元/小時(shí)、教授≤5000元/小時(shí)。4會(huì)議流程4.1發(fā)起：OA系統(tǒng)填寫《會(huì)議申請(qǐng)》，含議題、目標(biāo)、預(yù)算、時(shí)長。4.2審核：行政中心核查是否可合并、是否可用視頻。4.3通知：提前2個(gè)工作日發(fā)送議程，附件≤10MB。4.4記錄：統(tǒng)一使用《會(huì)議紀(jì)要模板》，48小時(shí)內(nèi)發(fā)布，1周內(nèi)跟蹤任務(wù)。5會(huì)議室管理5.1采用釘釘掃碼進(jìn)門，空閑狀態(tài)綠色、使用中紅色。5.2會(huì)議結(jié)束30分鐘內(nèi)完成清場，行政人員檢查設(shè)備、關(guān)燈、鎖門。6商務(wù)接待6.1分級(jí)標(biāo)準(zhǔn)：A級(jí)（董事長出面）宴請(qǐng)≤300元/人·餐，可安排一次接機(jī)；B級(jí)（總經(jīng)理出面）宴請(qǐng)≤200元/人·餐，不安排接機(jī)；C級(jí)（部門層面）工作餐≤80元/人·餐。6.2酒水自帶，原則上飲用公司定制紅酒，超過標(biāo)準(zhǔn)須書面說明。7禮品7.1統(tǒng)一采購文化禮品，單價(jià)≤200元，禁止現(xiàn)金、購物卡。7.2領(lǐng)用須登記《禮品出庫單》，年度限額：A級(jí)客戶≤500元/人。8費(fèi)用報(bào)銷8.1會(huì)議與接待費(fèi)用須附《會(huì)議通知》《簽到表》《發(fā)票》《菜單》，缺一項(xiàng)退回。8.2超預(yù)算部分由承辦部門自行承擔(dān)。9考核9.1會(huì)議時(shí)長超標(biāo)每次扣部門KPI1分。9.2接待費(fèi)用節(jié)約部分按30%獎(jiǎng)勵(lì)部門團(tuán)建基金。第四篇車輛與交通安全管理制度1目的降低車輛運(yùn)行成本，杜絕私車公養(yǎng)、公車私用，確保人車安全。2適用范圍公司名下機(jī)動(dòng)車輛、租賃車輛、員工私車公用、外聘駕駛員。3職責(zé)3.1行政車隊(duì)：負(fù)責(zé)調(diào)度、維保、保險(xiǎn)、ETC、油卡。3.2財(cái)務(wù)部：負(fù)責(zé)單車核算、費(fèi)用分?jǐn)偂?.3各部門：提前1個(gè)工作日提交《用車申請(qǐng)》。4車輛調(diào)度4.1優(yōu)先使用電動(dòng)車，長途優(yōu)先高鐵，里程≥800公里須乘飛機(jī)經(jīng)濟(jì)艙。4.2拼車原則：同方向、同時(shí)間段≥2人方可派車。5駕駛員管理5.1持證上崗，三年內(nèi)無重大責(zé)任事故。5.2每月安全培訓(xùn)不少于2小時(shí)，出車前酒精測(cè)試。6油卡與ETC6.1一車一卡，密碼由車隊(duì)統(tǒng)一保管，禁止現(xiàn)金加油。6.2ETC賬單每月核對(duì)，異常通行費(fèi)由駕駛員自付。7維修保養(yǎng)7.1實(shí)行“定點(diǎn)維修+競價(jià)”模式，單次金額≥2000元須三家比價(jià)。7.2維修更換舊件須回收，拍照上傳系統(tǒng)。8交通事故8.1立即報(bào)警、報(bào)保險(xiǎn)、報(bào)行政，2小時(shí)內(nèi)填寫《事故報(bào)告》。8.2責(zé)任劃分以交警認(rèn)定書為準(zhǔn)，全責(zé)方承擔(dān)次年保險(xiǎn)上浮部分。9車輛報(bào)廢9.1使用年限10年或里程30萬公里，提前90天技術(shù)鑒定。9.2報(bào)廢收入沖減資產(chǎn)清理損失。10考核10.1百公里油耗超標(biāo)5%扣駕駛員績效10%。10.2私車公養(yǎng)一經(jīng)查實(shí)，按行駛里程×2元/公里追償。第五篇行政費(fèi)用預(yù)算與報(bào)銷管理制度1目的通過事前預(yù)算、事中控制、事后分析，實(shí)現(xiàn)行政費(fèi)用“可控、透明、節(jié)約”。2適用范圍公司各部門、各分子公司行政類費(fèi)用，包括辦公費(fèi)、差旅費(fèi)、通訊費(fèi)、車輛費(fèi)、會(huì)議費(fèi)、接待費(fèi)、綠化保潔、維修費(fèi)。3職責(zé)3.1行政中心：編制年度行政費(fèi)用預(yù)算模板，發(fā)布費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)。3.2各部門：提交年度及月度資金計(jì)劃，配合差異分析。3.3財(cái)務(wù)部：審核票據(jù)合規(guī)性，編制費(fèi)用月報(bào)。3.4審計(jì)部：每年抽查不低于20%的行政單據(jù)。4預(yù)算編制4.1采用“零基預(yù)算+滾動(dòng)預(yù)測(cè)”方法，每年9月啟動(dòng)，11月定稿。4.2預(yù)算科目細(xì)化到三級(jí)，如“辦公費(fèi)-耗材-復(fù)印紙”。4.3預(yù)算外項(xiàng)目須走OA“預(yù)算追加流程”，單筆≥5萬元須董事長簽批。5費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)5.1差旅住宿：一線城市≤500元/間夜、二線城市≤350元/間夜，超標(biāo)自付。5.2通訊補(bǔ)貼：經(jīng)理級(jí)≤200元/月、員工級(jí)≤100元/月，實(shí)名制發(fā)票。5.3綠植租賃：人均≤30元/月，超支部分由行政中心承擔(dān)。6借款6.1因公借款須提前3個(gè)工作日提交《借款單》，借款額≤預(yù)計(jì)費(fèi)用80%。6.2借款須在返回公司后5個(gè)工作日內(nèi)沖賬，逾期按1‰/日計(jì)息。7報(bào)銷流程7.1線上填單→部門負(fù)責(zé)人審→行政審→財(cái)務(wù)審→出納付款。7.2單據(jù)要求：發(fā)票真實(shí)、抬頭完整、事項(xiàng)相符、金額一致。7.3電子發(fā)票須同步上傳國稅平臺(tái)驗(yàn)證截圖。8付款方式8.1優(yōu)先對(duì)公轉(zhuǎn)賬，禁止大額現(xiàn)金支出。8.2差旅機(jī)票統(tǒng)一使用公司商旅平臺(tái)月結(jié)，禁止個(gè)人墊資。9差異分析9.1行政中心每月