企業(yè)行政管理文件及檔案管理通用工具模板一、引言企業(yè)行政管理文件及檔案是企業(yè)運營活動的真實記錄，承載著決策依據(jù)、法律憑證、歷史資料等重要價值。規(guī)范的檔案管理有助于提升行政效率、防范法律風險、支持企業(yè)可持續(xù)發(fā)展。本模板旨在為企業(yè)提供一套標準化的檔案管理工具，覆蓋文件從形成到歸檔、保管、利用及銷毀的全流程，適用于各類企業(yè)行政管理部門的日常檔案管理工作。二、適用范圍與應用場景（一）適用范圍本模板適用于各類企業(yè)（包括國有企業(yè)、民營企業(yè)、外資企業(yè)等）的行政管理類文件及檔案管理，涵蓋行政、人事、合同、會議、證照、后勤等領域的文件資料。（二）應用場景日常文件歸檔：各部門在行政活動中形成的需長期保存的文件（如通知、報告、會議紀要等）。檔案查閱利用：員工因工作需要查詢歷史文件，或外部機構（如審計、監(jiān)管部門）調(diào)閱檔案時。檔案交接管理：檔案管理員崗位變動或部門調(diào)整時，檔案的清點、移交與接收。檔案到期鑒定：對達到保管期限的檔案進行價值鑒定，確定繼續(xù)保存或銷毀。合規(guī)與審計支持：應對內(nèi)外部審計、檢查時，提供規(guī)范的檔案資料佐證。三、標準化操作流程（一）文件收集與整理收集范圍：行政類：上級單位發(fā)文、企業(yè)內(nèi)部發(fā)文、請示報告、工作計劃與總結、通知公告等；人事類：員工入職離職材料、勞動合同、薪酬檔案、培訓記錄、獎懲文件等；合同類：各類業(yè)務合同、協(xié)議、招投標文件、合作意向書等；會議類：會議通知、議程、簽到表、會議紀要、會議材料等；證照類：企業(yè)營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書、各類許可證、印章登記文件等；其他：后勤管理文件（如固定資產(chǎn)臺賬、采購合同）、審計報告、法律文書等。整理要求：按文件形成自然時間順序排列，同一文件的正件與附件、請示與批復一并整理；檢查文件是否齊全、字跡是否清晰、手續(xù)是否完備（如簽字、蓋章）；對破損文件進行修補、對字跡模糊的文件進行復印并標注“復印件與原件一致”；移除金屬夾、回形針等易銹蝕裝訂物，采用線裝或不銹鋼夾裝訂，保證文件平整。（二）文件分類與編號分類標準：采用“年度—類別—保管期限”三級分類法，具體分類如下表：一級分類（年度）二級分類（類別）三級分類（保管期限）2024年行政類（A）永久（Y）、長期（C，10年以上）、短期（D，10年及以下）2024年人事類（B）永久（Y）、長期（C）、短期（D）2024年合同類（C）永久（Y）、長期（C）、短期（D）2024年會議類（D）長期（C）、短期（D）2024年證照類（E）永久（Y）編號規(guī)則：編號格式為“年度—分類代碼—流水號”，例如“2024-A-001”表示2024年行政類第1號永久檔案。流水號按類別從“001”開始連續(xù)編制，每年重新編號；電子檔案編號與實體檔案一致，便于關聯(lián)查詢。（三）歸檔與登記歸檔時間：年度文件在次年3月31日前完成歸檔；專項工作文件（如項目合同、重大會議文件）在工作結束后1個月內(nèi)歸檔；人事類文件（如員工入職材料）在相關事項辦理完畢后3日內(nèi)歸檔。歸檔流程：部門預歸檔：各部門指定專人（兼職檔案管理員）對文件進行初步整理、分類，填寫《文件預歸檔清單》；檔案部門審核：企業(yè)檔案管理員對預歸檔文件進行審核，檢查分類、編號、整理是否符合要求，對不符合的退回部門整改；正式歸檔：審核通過后，部門與檔案管理員辦理交接，雙方在《文件歸檔交接登記表》上簽字確認；入庫上架：實體檔案按編號順序存入專用檔案柜，電子檔案至企業(yè)檔案管理系統(tǒng)并備份。（四）檔案保管實體檔案保管：存放環(huán)境：檔案庫房應保持清潔、干燥（溫度14-24℃，相對濕度45-60%），配備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防光等設施；排列存放：檔案柜按編號順序排列，柜面標注類別、年度、起止號，便于查找；定期檢查：每季度檢查一次檔案保管狀況，對受潮、蟲蛀等問題及時處理，并記錄《檔案檢查記錄表》。電子檔案保管：存儲介質(zhì)：采用服務器、云存儲等可靠方式存儲，定期（每季度）進行數(shù)據(jù)備份，異地備份介質(zhì)與原件分開放置；安全管理：設置訪問權限，采用加密技術防止數(shù)據(jù)泄露，定期對電子檔案進行病毒查殺和格式兼容性檢查；備份要求：重要電子檔案（如合同、證照）需雙備份，一份用于日常查閱，一份用于災難恢復。（五）檔案利用與借閱借閱范圍：僅限企業(yè)因工作需要查閱檔案的員工及經(jīng)授權的外部機構人員。借閱流程：申請：借閱人填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案名稱、編號、借閱事由、借閱期限及用途；審批：內(nèi)部員工借閱需經(jīng)所在部門負責人審批；涉密檔案需經(jīng)分管行政副總審批；外部機構借閱需經(jīng)企業(yè)法定代表人授權；登記：審批通過后，檔案管理員核對檔案信息，在《檔案借閱登記表》上記錄借閱人、借閱時間、歸還時間等信息；歸還：借閱檔案應在借閱期限內(nèi)歸還，歸還時檔案管理員檢查檔案是否完好、有無缺失，確認無誤后簽字確認。查閱要求：查閱檔案需在檔案閱覽室進行，原則上不得帶出；涉密檔案、重要合同等需經(jīng)批準后方可摘抄或復印，復印件需加蓋“檔案證明專用章”并注明“與原件一致”；查閱人不得涂改、勾畫、抽取、撤換檔案，不得擅自復制、拍攝檔案內(nèi)容。（六）檔案鑒定與銷毀鑒定周期：每年12月組織一次檔案價值鑒定，對達到保管期限的檔案進行評估；專項檔案（如項目檔案）在項目結束后可根據(jù)需要進行鑒定。鑒定流程：初鑒：檔案管理員對到期檔案進行篩選，提出“繼續(xù)保存”或“銷毀”的初步意見；復核：由行政管理部門、法務部門、檔案管理員組成鑒定小組，對初鑒結果進行復核；審批：鑒定結果報企業(yè)分管領導審批，銷毀檔案需經(jīng)法定代表人簽字確認。銷毀實施：銷毀前由檔案管理員編制《檔案銷毀清冊》，注明檔案名稱、編號、數(shù)量、保管期限、銷毀理由等信息；銷毀時需由2人以上（含2人）監(jiān)銷，監(jiān)銷人應在《檔案銷毀清冊》上簽字，保證檔案徹底銷毀（如粉碎、焚燒），不得隨意丟棄；銷毀記錄（含《檔案銷毀清冊》、監(jiān)銷人簽字）需永久保存。四、常用管理模板示例（一）文件歸檔交接登記表序號文件名稱文號/編號形成日期頁數(shù)保管期限移交部門移交人接收人歸檔日期備注12024年度工作計劃行辦〔2024〕001號2024-01-058長期行政辦公室*明*華2025-03-15含附件2份2勞動合同書（員工）勞字〔2024〕005號2024-02-203長期人力資源部*麗*華2025-03-18-（二）檔案借閱申請表借閱部門借閱人聯(lián)系方式借閱事由市場部*剛138項目投標需查閱2023年度與*公司合同檔案名稱及編號借閱期限用途審批意見《2023年度銷售合同》（2023-C-008）3天（2025-04-01至2025-04-03）復制合同關鍵條款用于投標文件同意審批人：*紅2025-03-28借閱日期歸還日期經(jīng)辦人檔案管理員簽字2025-04-012025-04-03*剛*華（三）檔案銷毀審批表檔案名稱及編號形成日期保管期限數(shù)量（頁/份）銷毀理由2022年度會議紀要（2022-D-015至030）2022-06-01至2022-12-31短期（10年）80保管期限已滿，無繼續(xù)保存價值部門意見檔案部門意見分管領導意見法定代表人意見同意銷毀負責人：*麗經(jīng)鑒定，該檔案無保存價值，同意銷毀負責人：*華同意簽字：*紅同意簽字：*總監(jiān)銷人銷毀日期備注華、剛2025-03-25已粉碎銷毀，無殘留五、關鍵管理要點與風險提示（一）合規(guī)性要求嚴格遵守《中華人民共和國檔案法》《企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》等法律法規(guī)，保證檔案管理流程合法合規(guī)；涉密檔案（如未公開的合同、財務數(shù)據(jù)、高管信息等）需單獨管理，嚴格按照保密規(guī)定執(zhí)行借閱、復制流程。（二）安全性管理實體檔案庫房應配備“三鐵一器”（鐵門、鐵窗、鐵柜、消防器材），嚴禁非檔案管理員隨意進入；電子檔案管理系統(tǒng)需設置權限分級管理（如普通員工、檔案管理員、管理員等），定期更新密碼，防止未授權訪問；重要檔案（如證照、公章、合同等）建議存放于保險柜中，鑰匙由專人保管。（三）及時性與完整性各部門需在文件形成后及時移交檔案管理部門，避免因拖延導致文件丟失或損壞；檔案管理員應主動跟進各部門文件歸檔情況，對未按時歸檔的部門進行催辦，保證檔案齊全完整。（四）責任分工明確企業(yè)需設立專職或兼職檔案管理員，負責檔案的日常管理、整理、歸檔、保管等工作；各部門負責人為本部門檔案歸檔第一責任人，需指定專人負責本部門文件預歸檔，保證文件質(zhì)量。（五）電子檔案備份電子檔案需定期（每月）進行增量備份，每季度進行全量備份，備份介質(zhì)應異存放（如企業(yè)總部與分支機構各存一份）；對于重要電子檔案，建議采用“本地+云端”雙備份模式，保證數(shù)據(jù)安全。（