合同審批與簽訂流程管理工具一、適用業(yè)務(wù)場(chǎng)景本工具適用于企業(yè)各類合同的規(guī)范化管理，涵蓋但不限于以下場(chǎng)景：新業(yè)務(wù)合作簽約：與外部客戶、供應(yīng)商或合作伙伴簽訂的新項(xiàng)目合作合同、服務(wù)協(xié)議等；日常采購(gòu)簽約：原材料采購(gòu)、設(shè)備采購(gòu)、服務(wù)外包等采購(gòu)類合同；內(nèi)部協(xié)議簽訂：部門間協(xié)作協(xié)議、項(xiàng)目責(zé)任書等內(nèi)部約定文件；合同變更與續(xù)簽：已簽訂合同的補(bǔ)充協(xié)議、延期續(xù)簽等流程管理；合同歸檔與查閱：合同簽訂完成后的分類存儲(chǔ)、調(diào)閱權(quán)限管理等。二、操作流程詳解（一）合同發(fā)起與起草發(fā)起主體：業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人或合同經(jīng)辦人（如經(jīng)理、專員）；操作內(nèi)容：根據(jù)業(yè)務(wù)需求，明確合同類型（如采購(gòu)合同、服務(wù)合同）、簽約主體（甲方/乙方）、核心條款（金額、履行期限、違約責(zé)任等）；參考企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)合同模板或法務(wù)部提供的范本，起草合同文本，保證內(nèi)容完整、表述清晰；收集附件材料（如對(duì)方資質(zhì)證明、報(bào)價(jià)單、技術(shù)協(xié)議等），與合同文本一并提交審核。時(shí)限要求：發(fā)起流程后1個(gè)工作日內(nèi)完成材料準(zhǔn)備。（二）部門初審審核主體：業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人（如*總監(jiān)）；審核重點(diǎn)：合同內(nèi)容是否符合業(yè)務(wù)需求，條款是否與前期溝通一致；合同金額、履行期限等關(guān)鍵信息是否準(zhǔn)確；附件材料是否齊全、有效（如對(duì)方營(yíng)業(yè)執(zhí)照復(fù)印件需加蓋公章）；是否存在超出部門權(quán)限的條款（如大額資金支付、特殊免責(zé)條款）。操作結(jié)果：審核通過：流轉(zhuǎn)至下一環(huán)節(jié)（法務(wù)審核）；審核不通過：退回經(jīng)辦人修改，注明修改意見，重新提交。時(shí)限要求：收到材料后1個(gè)工作日內(nèi)完成審核。（三）法務(wù)審核審核主體：法務(wù)部負(fù)責(zé)人或法務(wù)專員（如*法務(wù)）；審核重點(diǎn)：合同主體是否合法（如簽約方是否為法人主體，是否有簽約權(quán)限）；合同條款是否符合法律法規(guī)及企業(yè)內(nèi)部制度，是否存在法律風(fēng)險(xiǎn)；違約責(zé)任、爭(zhēng)議解決方式等條款是否明確、合理；是否涉及知識(shí)產(chǎn)權(quán)、保密等特殊約定，條款是否完備。操作結(jié)果：審核通過：流轉(zhuǎn)至下一環(huán)節(jié)（領(lǐng)導(dǎo)審批）；審核不通過：退回業(yè)務(wù)部門，出具《法務(wù)審核意見書》，明確修改建議。時(shí)限要求：收到材料后2個(gè)工作日內(nèi)完成審核（復(fù)雜合同可延長(zhǎng)至3個(gè)工作日）。（四）領(lǐng)導(dǎo)審批審批主體：根據(jù)合同金額及重要性，由對(duì)應(yīng)層級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審批（如總經(jīng)理、分管副總）；審批重點(diǎn)：合同是否符合企業(yè)戰(zhàn)略規(guī)劃及年度經(jīng)營(yíng)目標(biāo)；合同金額是否在預(yù)算范圍內(nèi)，資金來(lái)源是否落實(shí)；合作方的資信狀況、履約能力是否評(píng)估通過（如需）；合同條款是否對(duì)企業(yè)整體利益有利，風(fēng)險(xiǎn)是否可控。操作結(jié)果：審批通過：流轉(zhuǎn)至下一環(huán)節(jié)（用印申請(qǐng)）；審批不通過：退回業(yè)務(wù)部門，終止流程或重新協(xié)商。時(shí)限要求：收到材料后1-3個(gè)工作日內(nèi)完成審批（根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)層級(jí)調(diào)整）。（五）用印申請(qǐng)與合同簽訂用印申請(qǐng)主體：合同經(jīng)辦人；操作內(nèi)容：登錄企業(yè)OA系統(tǒng)或填寫《用印申請(qǐng)表》，已審批通過的合同文本及《審批流程表》；注明用印份數(shù)（如正本2份、副本4份）、用印類型（合同專用章、公章）；經(jīng)行政部審核用印材料無(wú)誤后，安排用印。簽訂操作：用印后，由經(jīng)辦人攜帶合同文本與簽約方對(duì)接，雙方簽字蓋章（如為線上簽訂，需通過企業(yè)指定的電子簽約平臺(tái)）；保證合同文本與審批版本一致，無(wú)涂改（如有修改需雙方蓋章確認(rèn)）；簽訂完成后，收回合同正本，及時(shí)歸檔。時(shí)限要求：用印申請(qǐng)后1個(gè)工作日內(nèi)完成，簽訂后2個(gè)工作日內(nèi)提交歸檔。（六）歸檔與管理歸檔主體：行政部或檔案管理員（如*檔案員）；操作內(nèi)容：對(duì)簽訂完成的合同進(jìn)行分類編號(hào)（如“合同-年份-類型-序號(hào)”）；整理合同正本、附件、《審批流程表》等材料，建立《合同臺(tái)賬》，記錄合同編號(hào)、名稱、簽約方、金額、簽訂日期、履行期限等信息；將合同掃描存入電子檔案系統(tǒng)，設(shè)置查閱權(quán)限（如僅相關(guān)部門可查看）；定期對(duì)合同履行情況進(jìn)行跟蹤，提醒業(yè)務(wù)部門按時(shí)履行或續(xù)簽。時(shí)限要求：收到合同材料后3個(gè)工作日內(nèi)完成歸檔。三、配套工具表單（一）合同審批流程表環(huán)節(jié)責(zé)任部門/人操作內(nèi)容完成時(shí)限備注（附件要求）合同發(fā)起業(yè)務(wù)部門經(jīng)辦人起草合同，準(zhǔn)備附件簽發(fā)起1日內(nèi)對(duì)方資質(zhì)、報(bào)價(jià)單、技術(shù)協(xié)議等部門初審業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人審核業(yè)務(wù)需求與條款準(zhǔn)確性收到材料1日內(nèi)初審意見書（如有修改）法務(wù)審核法務(wù)部審核合法性與風(fēng)險(xiǎn)收到材料2日內(nèi)法務(wù)審核意見書（如有修改）領(lǐng)導(dǎo)審批對(duì)應(yīng)層級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審批戰(zhàn)略與利益風(fēng)險(xiǎn)收到材料1-3日內(nèi)審批批件用印申請(qǐng)經(jīng)辦人提交用印申請(qǐng)，審批材料簽訂前1日內(nèi)《用印申請(qǐng)表》、審批流程表合同簽訂經(jīng)辦人、簽約方雙方簽字蓋章用印后1日內(nèi)保證文本一致，無(wú)涂改歸檔管理行政部/檔案管理員分類編號(hào)、建臺(tái)賬、電子存檔簽訂后3日內(nèi)合同正本、附件、審批流程表原件（二）合同基本信息表字段名稱填寫說(shuō)明示例合同編號(hào)按規(guī)則自動(dòng)或手動(dòng)填寫HT-2023-CG-001合同名稱簡(jiǎn)明扼要反映合同內(nèi)容XX原材料采購(gòu)合同合同類型采購(gòu)/服務(wù)/合作/內(nèi)部協(xié)議等采購(gòu)合同簽約主體（甲方）企業(yè)全稱、統(tǒng)一社會(huì)信用代碼XX有限公司911101XXXXXXXXXX簽約主體（乙方）合作方全稱、統(tǒng)一社會(huì)信用代碼YY科技有限公司913101XXXXXXXXXX合同金額大小寫一致，含幣種人民幣伍萬(wàn)元整（￥50,000.00）履行期限開始日期至結(jié)束日期2023-10-01至2024-09-30主要內(nèi)容摘要核心條款（標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量等）采購(gòu)XX材料100件，單價(jià)500元附件清單列出所有附件名稱及份數(shù)附件1：報(bào)價(jià)單（1份）；附件2：技術(shù)協(xié)議（1份）審批狀態(tài)起草中/審核中/已審批/已簽訂/已歸檔已簽訂經(jīng)辦人業(yè)務(wù)部門合同負(fù)責(zé)人*專員歸檔日期合同歸檔完成的日期2023-10-05四、關(guān)鍵注意事項(xiàng)合同內(nèi)容規(guī)范性：嚴(yán)禁使用模糊表述（如“大概”“左右”），關(guān)鍵條款（金額、期限、違約責(zé)任等）必須明確、量化；涉及金額、數(shù)量等數(shù)字信息，需同時(shí)填寫大小寫，避免篡改風(fēng)險(xiǎn)；參考企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)模板，如需自定義條款，需經(jīng)法務(wù)部特別審核。審核流程完整性：任何環(huán)節(jié)不得跳過審核或逆向流轉(zhuǎn)，如遇特殊情況需變更流程，需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)書面批準(zhǔn)；法務(wù)審核或領(lǐng)導(dǎo)審批不通過的，需修改后重新提交，不得擅自調(diào)整核心條款。用印與簽訂安全：合同文本必須與審批版本完全一致，未經(jīng)批準(zhǔn)不得擅自增減條款；用印時(shí)需核對(duì)《用印申請(qǐng)表》與合同文本信息，保證無(wú)誤后方可蓋章；線上簽訂需通過企業(yè)指定平臺(tái)，保證簽約主體身份真實(shí)及合同法律效力。歸檔與保密管理：合同正本需由行政部統(tǒng)一保管，副本按需分發(fā)至業(yè)務(wù)部門、財(cái)務(wù)部等；電子檔案需設(shè)置分級(jí)權(quán)限，嚴(yán)禁非授權(quán)人員查閱或?qū)С龊贤畔?；合同檔案保存期限按企業(yè)檔