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數(shù)字化菅理

ERP日常運(yùn)行管理制度

總則

數(shù)字化管理的最終目的是利用核算手段及分析手段的現(xiàn)代化，實(shí)現(xiàn)企

業(yè)管理工作的現(xiàn)代化，為企業(yè)管理的現(xiàn)代化提供基礎(chǔ)。ERP系統(tǒng)是由系統(tǒng)

各類(lèi)人員，計(jì)算機(jī)硬件系統(tǒng)、機(jī)房、核算軟件，及各類(lèi)會(huì)計(jì)信息組成的一

個(gè)有機(jī)整體。

為保證已建立的ERP系統(tǒng)的安全、可靠、正常穩(wěn)定的運(yùn)行，而且在運(yùn)

行過(guò)程中不斷提高運(yùn)行效率，增強(qiáng)信息系統(tǒng)的運(yùn)行效果，有必要對(duì)系統(tǒng)進(jìn)

行科學(xué)、嚴(yán)密的管理，即：

1、建立、健全各種組織控制措施，保證系統(tǒng)安全、正常、可靠、穩(wěn)定運(yùn)

行：

2、加強(qiáng)對(duì)已建立的信息系統(tǒng)的管理，提高系統(tǒng)的運(yùn)行效率；

3、充分利用系統(tǒng)提供的各種手段，便利靈活地為管理提供服務(wù)。根據(jù)以

上目的，并結(jié)合財(cái)政部對(duì)企業(yè)財(cái)務(wù)數(shù)字化的規(guī)定和FAS2000ERP系

統(tǒng)的特殊性與我公司的實(shí)際情況，制定出我公司ERP系統(tǒng)的管理制

度。

本制主要包括ERP系統(tǒng)的使用管理、帳務(wù)系統(tǒng)管理、報(bào)表系統(tǒng)

管理、人員組織管理、維護(hù)管理及檔案管理等內(nèi)容。

本制度由XX部負(fù)責(zé)解釋說(shuō)明及監(jiān)督實(shí)施。

本制度是依照財(cái)務(wù)的有關(guān)規(guī)定并結(jié)合當(dāng)前ERP系統(tǒng)的運(yùn)行實(shí)際情況制

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定的，為滿足本公司數(shù)字化管理發(fā)展的客觀需要應(yīng)及時(shí)進(jìn)行補(bǔ)充修改。

本制度從公布之日開(kāi)始執(zhí)行。

數(shù)字化管理工作制度

數(shù)字化管理就是把物料控制、生產(chǎn)計(jì)劃和管理等管理系統(tǒng)工程、電子

計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)、INTERNET、網(wǎng)絡(luò)等學(xué)科與會(huì)計(jì)理論和方法融為一體，

通過(guò)貨幣計(jì)量信息和其它有關(guān)信息的輸入、存儲(chǔ)、運(yùn)算和輸出，運(yùn)用最新

科技成果，以現(xiàn)代機(jī)器工作取代手工操作，實(shí)現(xiàn)企業(yè)整體工作方式的變革

和人的解放，并定期或不定期地提供計(jì)劃和控制經(jīng)濟(jì)過(guò)程需要的會(huì)計(jì)信息

和生產(chǎn)信息等，為此，為保證數(shù)字化管理正常運(yùn)轉(zhuǎn)并完成預(yù)定的任務(wù)，特

制定數(shù)字化管理操作使用管理制度。

此制度主要是通過(guò)對(duì)系統(tǒng)運(yùn)行的管理，保證系統(tǒng)正常運(yùn)行完成預(yù)定的

任務(wù)，保證系統(tǒng)內(nèi)各類(lèi)資源信息的安全與完整，只有加強(qiáng)使用管理才能避

免非法舞弊行為和企業(yè)商業(yè)秘密泄露等的發(fā)生，避免系統(tǒng)內(nèi)數(shù)據(jù)由于誤操

作而被破壞或丟失，保證發(fā)生故障后能及時(shí)恢復(fù)，出現(xiàn)錯(cuò)誤后能及時(shí)發(fā)

現(xiàn)，及時(shí)糾正，保證輸出信息正確、真實(shí)。

一、機(jī)房的管理：

計(jì)算機(jī)屬公司常規(guī)而又重要辦公設(shè)備，應(yīng)創(chuàng)造一個(gè)良好的運(yùn)行環(huán)境，

為保護(hù)計(jì)算機(jī)設(shè)備，軟件與數(shù)據(jù)的安全可靠，現(xiàn)規(guī)定如下：

1、機(jī)房由系統(tǒng)管理人員和系統(tǒng)維護(hù)人員分工負(fù)責(zé)、協(xié)調(diào)管理、非工作

人員嚴(yán)禁入內(nèi)；

2、保持機(jī)房環(huán)境衛(wèi)生，定期清潔（每底末下午）微機(jī)以及其它設(shè)備的

塵埃和贓物；

3、嚴(yán)禁在微機(jī)前用水和吸煙，以免引起短路、火災(zāi)或其它操作；

4、為防止意外事故的發(fā)生，機(jī)房?jī)?nèi)杜絕一切火源，機(jī)房?jī)?nèi)所有電器設(shè)

備須經(jīng)電工安裝，其它人員不得隨意拆遷或安裝；

5、在工作中突然停電，應(yīng)注意及時(shí)關(guān)閉有關(guān)設(shè)備電源，在操作人員離

開(kāi)微機(jī)時(shí)應(yīng)關(guān)閉微機(jī)電源，下班前應(yīng)檢查電源的關(guān)閉及UPS使用

等情況；

6、嚴(yán)禁在微機(jī)內(nèi)安裝或運(yùn)行游戲盤(pán)；

7、未經(jīng)許可，不準(zhǔn)對(duì)外服務(wù)，以防病毒傳入；

8、機(jī)房無(wú)人時(shí)應(yīng)加鎖，確保主機(jī)安全。

二、操作使用管理：

本管理是對(duì)計(jì)算機(jī)硬件和系統(tǒng)軟件在操作使用中的制度，主要任務(wù)是

建立、健全和完善數(shù)字化管理運(yùn)行環(huán)境，確保主系統(tǒng)內(nèi)各類(lèi)信息資源的安

全、可靠及完整，防止違規(guī)操作，避免因誤操作而導(dǎo)致數(shù)據(jù)失真和丟失，

保證發(fā)生故障時(shí)能及時(shí)發(fā)現(xiàn)、及時(shí)糾正、及時(shí)恢復(fù)，同時(shí)保證數(shù)字化管理

信息資源的正確性、及時(shí)性、完整性和連續(xù)性。

1、上機(jī)運(yùn)行系統(tǒng)的規(guī)定：

（1）系統(tǒng)管理員、系統(tǒng)操作員、系統(tǒng)維護(hù)員、數(shù)據(jù)錄入員、數(shù)據(jù)審核

員及經(jīng)系統(tǒng)管理員批準(zhǔn)的有關(guān)人員，有權(quán)上機(jī)操作運(yùn)行系統(tǒng)；

（2）非指定人員不能上機(jī)運(yùn)行系統(tǒng);

（3）上機(jī)使用注意事項(xiàng)見(jiàn)附錄：（上機(jī)注意事項(xiàng)規(guī)定）；

（4）上機(jī)使用人員必須使用其真實(shí)姓名，操作密碼注意保密，一旦泄

漏，操作人員有權(quán)修改自己的口令，否則，出現(xiàn)問(wèn)題，操作人員

和系統(tǒng)管理人員有不可推卸的責(zé)任；

（5）上機(jī)人員必須按照各自的操作權(quán)限進(jìn)入，不得越權(quán)，為防止此類(lèi)

情況的發(fā)生，上機(jī)人員操作完畢后，必須退出系統(tǒng)；

（6）應(yīng)及時(shí)作好各自的備份工作，以防止意外事故的發(fā)生；

（7）不能使用來(lái)路不明的軟盤(pán)和各種非法拷貝工作，以防止病毒的傳

入；

（8）未經(jīng)批準(zhǔn)，不能使用初始化格式命令和刪除等DOS命令；

（9）對(duì)各應(yīng)用軟件word、excel等的使用，必須建立自己的子目錄，存

入自己的文件，系統(tǒng)文件目錄不應(yīng)存任何非系統(tǒng)文件，維護(hù)人員

有權(quán)刪除這些非系統(tǒng)文件。如被刪除，文件編輯者自負(fù)后果。

2、上機(jī)使用人員職責(zé)和權(quán)限：

A、系統(tǒng)管理員：

對(duì)整個(gè)系統(tǒng)的運(yùn)行進(jìn)行負(fù)責(zé)。

?系統(tǒng)管理員必須根據(jù)天心財(cái)務(wù)軟件的特點(diǎn)和本單位會(huì)計(jì)核算的實(shí)際

情況建立木單位的數(shù)字化體系和核算方式。會(huì)計(jì)科目的設(shè)置必須符合

會(huì)計(jì)度與本單位的核算管理要求，報(bào)表數(shù)據(jù)格式必須符合財(cái)政部門(mén)和

其它有關(guān)部門(mén)的要求。

?協(xié)調(diào)系統(tǒng)內(nèi)各類(lèi)人員之間的工作關(guān)系；

?負(fù)責(zé)組織和監(jiān)督系統(tǒng)運(yùn)行環(huán)境的建立和完善以及系統(tǒng)建立時(shí)的各項(xiàng)初

始化工作。

?負(fù)責(zé)保證計(jì)算機(jī)系統(tǒng)操作的安全性、正確性和及時(shí)性的檢查，并做好

上機(jī)記錄的整理工作，應(yīng)按規(guī)定及時(shí)性歸檔。

?負(fù)責(zé)作好系統(tǒng)運(yùn)行情況的總結(jié)，提出更新軟件或修改軟件的需求報(bào)

告。

B、系統(tǒng)維護(hù)人員：

負(fù)責(zé)系統(tǒng)運(yùn)行中硬件和軟件的維護(hù)工作：

?負(fù)責(zé)系統(tǒng)維護(hù)工作，包括各環(huán)境庫(kù)的修改和更新操作；

?負(fù)責(zé)定期或不定期地檢查硬件和軟件的運(yùn)行情況；

?負(fù)責(zé)系統(tǒng)的安裝和調(diào)試工作；

?按規(guī)定程序?qū)嵤┸浖耐晟菩?、適應(yīng)性和正確性的維護(hù)；

?系統(tǒng)維護(hù)人員除實(shí)施數(shù)據(jù)維護(hù)外，不允許隨意打開(kāi)數(shù)據(jù)庫(kù)運(yùn)行操作，

實(shí)施數(shù)據(jù)維護(hù)時(shí)不準(zhǔn)修改數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)，其它上機(jī)人員一律不準(zhǔn)實(shí)施數(shù)

據(jù)庫(kù)操作。

C、系統(tǒng)操作人員：

系統(tǒng)操作人員是指有權(quán)進(jìn)入當(dāng)前運(yùn)行的數(shù)字化系統(tǒng)全部或部全功能的

員。

?負(fù)責(zé)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)登錄、數(shù)據(jù)備份和愉出打印工作。

?嚴(yán)格按照系統(tǒng)規(guī)定進(jìn)行操作；

?負(fù)責(zé)軟盤(pán)備份及歸檔工作；

?負(fù)責(zé)輸出打印憑證、帳簿和報(bào)表，并管理及歸檔工作；

?日記帳應(yīng)當(dāng)天登錄，登錄后即打印出當(dāng)天的日?qǐng)?bào)表，做到日清月結(jié)；

?月底滿頁(yè)可打印所有的帳簿和會(huì)計(jì)報(bào)表；

?記帳憑證按規(guī)定隨時(shí)打印。

D、數(shù)據(jù)錄入人員：

?檢查專(zhuān)職會(huì)計(jì)人員提供的記帳憑證是否合理、合法與正確，對(duì)于違規(guī)

記帳憑證不得錄入；

?數(shù)據(jù)錄入過(guò)程中，如發(fā)現(xiàn)有疑問(wèn)或錯(cuò)誤時(shí)，應(yīng)及時(shí)詢問(wèn)有關(guān)人員，不

得擅自修改和作廢。

?認(rèn)真錄入數(shù)據(jù)，錄入完畢后檢查核對(duì)，核對(duì)無(wú)誤后交復(fù)核人員進(jìn)行復(fù)

核；

?日記帳數(shù)據(jù)錄入應(yīng)做到日清月結(jié)。

E、數(shù)據(jù)審核人員：

?負(fù)責(zé)數(shù)據(jù)錄入的審核工作，包括各類(lèi)代碼的合法性、摘要的規(guī)范性和

數(shù)據(jù)的正確性；

?復(fù)核人員不得進(jìn)行數(shù)據(jù)錄入操作，復(fù)核時(shí)如發(fā)現(xiàn)錄入錯(cuò)誤時(shí)，應(yīng)通知

錄入人員修改，待修改后再進(jìn)行復(fù)核；

?負(fù)責(zé)輸出數(shù)據(jù)的審核；

?對(duì)不符合要求的憑證和不正確的輸出數(shù)據(jù)，不予簽字確認(rèn)。

F、專(zhuān)職會(huì)計(jì)人員：

根據(jù)原始憑證編制記帳憑證，編制記帳憑證應(yīng)符合財(cái)務(wù)制度的要求，做

到內(nèi)容完整、數(shù)據(jù)正確、代碼準(zhǔn)確、摘要簡(jiǎn)明規(guī)范；

G、檔案管理人員：

?負(fù)責(zé)數(shù)字化管理各類(lèi)系統(tǒng)軟盤(pán)、各種文檔、種類(lèi)數(shù)據(jù)軟盤(pán)及輸出打印

的記帳憑證，帳簿和報(bào)表等有關(guān)會(huì)計(jì)資料存檔管理;

?按規(guī)定時(shí)間催交入檔；

?對(duì)不符合要求的會(huì)計(jì)資料及軟盤(pán)不予接收；

?做好安全保密工作；

?未經(jīng)批準(zhǔn)，不得外借。

附錄一：

上機(jī)操作注意事項(xiàng)

一、開(kāi)機(jī)步驟：

1、打開(kāi)電源開(kāi)關(guān)；

2、打開(kāi)UPS電源開(kāi)關(guān)；

3、打開(kāi)打印機(jī)開(kāi)關(guān)；

4、打開(kāi)顯示器開(kāi)關(guān)；

5、打開(kāi)主機(jī)開(kāi)關(guān)。

二、關(guān)機(jī)步驟：

1、關(guān)上主機(jī)開(kāi)關(guān)；

2、關(guān)上顯示器開(kāi)關(guān)；

3、關(guān)上打印機(jī)開(kāi)關(guān)；

4、關(guān)上UPS電源開(kāi)關(guān)；

5、關(guān)上電源開(kāi)關(guān)。

三、每次關(guān)機(jī)后再一次開(kāi)機(jī)應(yīng)間隔一至三分鐘；

四、工作完畢后一定要完全退出系統(tǒng)后離開(kāi)；

五、停電后UPS不間斷電源會(huì)發(fā)出警告，要及時(shí)將數(shù)據(jù)存盤(pán)，執(zhí)行上述操

作步驟；

六、使用鍵盤(pán)時(shí)要輕擊，切記不可重打；

七、嚴(yán)禁使用游戲盤(pán)，違者重罰。

計(jì)算機(jī)上機(jī)操作記錄制度

實(shí)際應(yīng)用ERP管理軟件的企業(yè)在實(shí)踐中發(fā)現(xiàn)，必須規(guī)定對(duì)數(shù)字化管理單

位要求有“必要的上機(jī)操作記錄制度”，作為天心FAS2000ERP系統(tǒng)也不

例外，為保證我公司數(shù)字化管理的正常發(fā)展，更好地完成系統(tǒng)維護(hù)任務(wù)，

了解故障發(fā)生原因、地點(diǎn)、時(shí)間以及處理方法和處理結(jié)果等情況，嚴(yán)格微

機(jī)管理制度，現(xiàn)規(guī)定如下：

一、所有上機(jī)操伶人員必須登記所有上機(jī)操作情況，要求填寫(xiě)日期、

操作員姓名、操作內(nèi)容，運(yùn)行時(shí)間和運(yùn)行情況。

二、登記操作記錄要認(rèn)真詳細(xì)，操作過(guò)程中沒(méi)有問(wèn)題，運(yùn)行情況及備

注欄填寫(xiě)運(yùn)行正常字樣，若有問(wèn)題則應(yīng)及時(shí)登記錄，并向系統(tǒng)維護(hù)員報(bào)告。

三、不得進(jìn)行未作登記記錄的任何軟硬件維護(hù)工作。

四、系統(tǒng)維護(hù)員在維護(hù)過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的異?，F(xiàn)象和處理方法，史理結(jié)果

都應(yīng)有明確記載，對(duì)于嚴(yán)重或重大運(yùn)行故障，除按規(guī)定登記外還?頁(yè)另行填

寫(xiě)故障報(bào)告單。并向系統(tǒng)總負(fù)責(zé)人匯報(bào)。

五、操作記錄每月裝訂成冊(cè)，日常文檔由管理人員妥善保管，年終整

理歸檔。

六、要真實(shí)完整地填寫(xiě)操作記錄，發(fā)生問(wèn)題不登記者，按有關(guān)制度根

據(jù)問(wèn)題的嚴(yán)重程度予以處理，請(qǐng)所有操作人員及維護(hù)人員必須嚴(yán)格遵照?qǐng)?zhí)

行。

附錄二:

上機(jī)操作記錄

上機(jī)時(shí)間操作員姓名操作內(nèi)容運(yùn)行時(shí)間運(yùn)行情況備注

數(shù)字化管理崗位責(zé)任制

為使我公司數(shù)字化管理工作進(jìn)程不斷加快，保障數(shù)字化工作正常開(kāi)

展，確保此項(xiàng)工作的合法性、準(zhǔn)確性、安全性，特制定數(shù)字化管理崗位責(zé)

任性。

一、數(shù)字化管理崗位：

根據(jù)企、業(yè)的內(nèi)部物料、制造管理和會(huì)計(jì)核算的特點(diǎn)及企業(yè)對(duì)數(shù)字化管

理崗位設(shè)置的要求，在系統(tǒng)總管理員的領(lǐng)導(dǎo)下，從各個(gè)崗位出發(fā)圍繞

數(shù)字化來(lái)開(kāi)展工作，更好地發(fā)揮其應(yīng)有的作用，特設(shè)如下管理崗位：

主管會(huì)計(jì)、財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人、系統(tǒng)管理與維護(hù)、業(yè)務(wù)經(jīng)辦與操作錄入、業(yè)

務(wù)復(fù)核、業(yè)務(wù)稽核、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)管理、檔案管理。

一、岡位職貢：

（一）主管會(huì)計(jì)：對(duì)企業(yè)數(shù)字化發(fā)展方向、規(guī)模及重大硬件、軟件、使

用、應(yīng)用項(xiàng)目進(jìn)行決策，保證數(shù)字化管理工作的健康發(fā)展。

（二）財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人：制訂財(cái)務(wù)數(shù)字化發(fā)展規(guī)劃，為主管會(huì)計(jì)提供重大硬

件、軟件使用、應(yīng)用項(xiàng)目的決策依據(jù)，根據(jù)本企業(yè)特點(diǎn)合理的設(shè)

置數(shù)字化管理崗位及配備崗位人員，檢查崗位人員的工作情況，

嚴(yán)格按各崗位標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行考評(píng)。

（三）系統(tǒng)管理維護(hù)崗：

1、參與制定本廠財(cái)務(wù)數(shù)字化發(fā)展規(guī)劃及數(shù)字化管理制度；

2、執(zhí)行對(duì)操作人員的管理和計(jì)算機(jī)檔案管理職能，對(duì)會(huì)計(jì)軟件

進(jìn)行日常維護(hù)，保證計(jì)算機(jī)軟件、硬件財(cái)產(chǎn)安全可靠；

3、及時(shí)了解計(jì)算機(jī)故障情況，并采取相應(yīng)處理措施，遇到重大

的系統(tǒng)運(yùn)行故障必須根據(jù)故障的發(fā)展，處理情況填寫(xiě)故障報(bào)

告單并及時(shí)報(bào)給數(shù)字化主管人員；

4、正確分配系統(tǒng)操作人員的使用權(quán)限及以后軟件開(kāi)發(fā)工作；

5、開(kāi)發(fā)的軟件應(yīng)充分利用本公司已經(jīng)應(yīng)用的信息系統(tǒng)、報(bào)表系

統(tǒng)的功能，并應(yīng)以易接受、易掌握為原則；

6、未經(jīng)各種主管、系統(tǒng)管理員核準(zhǔn)的開(kāi)發(fā)項(xiàng)目，不得上機(jī)；

7、保證各種數(shù)字化管理規(guī)定的正確實(shí)施。

（四）業(yè)務(wù)經(jīng)辦與操作：

依照科目負(fù)責(zé)制的原則，設(shè)置成本核算、費(fèi)用核算、材料、銷(xiāo)售、債

權(quán)債務(wù)往來(lái)的核算、現(xiàn)金、銀行存款、固定資產(chǎn)、記帳、二級(jí)核算等崗

位，各崗位嚴(yán)格按照本公司財(cái)務(wù)制定的業(yè)務(wù)工作標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行日常工作。做

好記帳前對(duì)明細(xì)帳的審核，保證錄入數(shù)據(jù)正確。充分使用計(jì)算機(jī)對(duì)帳、

核銷(xiāo)等功能來(lái)完成工作，并按《帳務(wù)管理制度》要求打印帳簿、報(bào)表。

（五）數(shù)據(jù)錄入：

1、執(zhí)行系統(tǒng)管理對(duì)崗位工作的具體指揮、要求；

2、及時(shí)、準(zhǔn)確地按規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)輸入手工記帳憑證、生成機(jī)制憑證

及帳表；

3、通過(guò)系統(tǒng)管理員及時(shí)準(zhǔn)確地為領(lǐng)導(dǎo)提供所需數(shù)據(jù)；

4、系統(tǒng)管理員給本崗位設(shè)置的口令不得告知其他任何人；

5、正確執(zhí)行數(shù)字化管理中的有關(guān)操作，使用等各項(xiàng)規(guī)定；

6、發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，及時(shí)向系統(tǒng)管理員及財(cái)務(wù)主管負(fù)責(zé)人反映；

（六）數(shù)據(jù)復(fù)核崗：

1、對(duì)輸入計(jì)算機(jī)憑證質(zhì)量把關(guān)，保證手工憑證與機(jī)制憑證的一

致性；

2、對(duì)已錄入的憑證及時(shí)復(fù)核，最遲不得超過(guò)次日復(fù)核完畢；

3、發(fā)現(xiàn)憑證錯(cuò)誤，分析責(zé)任原因，通知有關(guān)崗位人員進(jìn)行修

改，復(fù)核人員不得擅自修改；

4、填好上機(jī)操作及其有關(guān)事項(xiàng)登記表，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題通知有關(guān)人員

協(xié)調(diào)處理；

5、按日整理復(fù)核后的手工憑證，交數(shù)據(jù)管理員進(jìn)行匯總、打印

匯總憑證；

6、復(fù)核后的憑證要加蓋崗位人員印章，并對(duì)審核結(jié)果負(fù)責(zé)。

（七）數(shù)據(jù)稽核：

1、審核原始憑證的合理、合法性及是否有經(jīng)辦人、驗(yàn)收入、主

管領(lǐng)導(dǎo)簽字；

2、審核記帳憑證是否符合會(huì)計(jì)制度要求，借貸關(guān)系式是否平

衡，各種帳表相互之間數(shù)據(jù)是否一致，保證帳帳相符、帳表

相符；

3、發(fā)現(xiàn)不合法的原始憑證及手工記帳憑證填寫(xiě)有誤時(shí)，退回業(yè)

務(wù)經(jīng)辦人員進(jìn)行協(xié)調(diào)處理；

4、每周對(duì)所有原始憑證、機(jī)制憑證、報(bào)表進(jìn)行一次稽核，確保

錄入數(shù)據(jù)正確無(wú)誤；

5、稽核后的憑證要加蓋崗位人員印章，并對(duì)所有因人為因素造

成而未及時(shí)稽核發(fā)現(xiàn)的憑證問(wèn)題負(fù)責(zé)。

（A）數(shù)據(jù)管理崗：

1、執(zhí)行系統(tǒng)管理員對(duì)本崗位工作的具體指揮、要求；

2、根據(jù)復(fù)核后的計(jì)算機(jī)憑證，按本匯總、打印、輸出機(jī)制憑證

匯總表，粘貼在機(jī)制憑證上，保證機(jī)制憑證在內(nèi)容、編號(hào)、

金額上的正確性。

3、對(duì)存貯在磁盤(pán)（含硬盤(pán)及軟盤(pán)）上的會(huì)計(jì)文件、憑證、帳表

等要及時(shí)備份，備份軟盤(pán)要編號(hào)及蓋章歸檔；

4、根據(jù)《帳務(wù)管理制度》有關(guān)規(guī)定，進(jìn)行及時(shí)對(duì)帳結(jié)帳、結(jié)轉(zhuǎn)

下年；

5、對(duì)硬盤(pán)上的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)和作為正式的備份軟盤(pán)上的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)不

允許任何人進(jìn)行非會(huì)計(jì)系統(tǒng)許可的任何操作；

6、注意保管、查看計(jì)算機(jī)操作記錄，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)向系統(tǒng)管理

員報(bào)告并負(fù)責(zé)操作記錄的整理、裝訂及歸檔；

7、按檔案管理要求移交檔案，填寫(xiě)檔案移交單；

8、對(duì)本崗位負(fù)責(zé)，在檔案移交單上蓋章。

（九）檔案管理崗：

1、嚴(yán)格按照《檔案管理制度》要求進(jìn)行日常工作；

2、對(duì)會(huì)計(jì)核算結(jié)果的歷年資料要保存三份，分別存放在不同地

八占、、，?

3、對(duì)購(gòu)置或自制開(kāi)發(fā)的會(huì)計(jì)軟件，要作為會(huì)計(jì)檔案妥善保管，

并負(fù)責(zé)督促計(jì)算機(jī)憑證、帳薄、報(bào)表的裝訂歸檔；

4、注意查看《檔案移交登記表》，對(duì)接收的計(jì)算機(jī)檔案資料負(fù)

責(zé)。

各崗位嚴(yán)格執(zhí)行制度要求，相互協(xié)調(diào)工作，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)反

映，提出有利于數(shù)字化發(fā)展的建議，保證我公司財(cái)務(wù)數(shù)字化

向著健康有效的方向發(fā)展。

三、監(jiān)督、落實(shí)

本規(guī)定由財(cái)務(wù)主管及系統(tǒng)管理員監(jiān)督執(zhí)行。

帳務(wù)系統(tǒng)管理制度為保證帳務(wù)系統(tǒng)安全、正常、可靠的運(yùn)行，根據(jù)天

心軟件的實(shí)際要求及我公司的實(shí)際情況，特制定帳務(wù)系統(tǒng)管理制度。

本制度包括帳務(wù)系統(tǒng)人員組織、操作管理、業(yè)務(wù)管理工作標(biāo)準(zhǔn)等內(nèi)

容。

一、人員的組織

系統(tǒng)配備系統(tǒng)維護(hù)員、錄入員、操作員、復(fù)核員、稽核員、數(shù)據(jù)管

理員，從業(yè)務(wù)管理及財(cái)務(wù)處理流程來(lái)分，系統(tǒng)配備系統(tǒng)管理員，系統(tǒng)

維護(hù)員，數(shù)據(jù)管理員，財(cái)務(wù)主管，主辦會(huì)計(jì)，出納，往來(lái)會(huì)計(jì)，存貨

會(huì)計(jì)，銷(xiāo)售管理員，具體配備見(jiàn)下表:

編號(hào)崗位姓名

1系統(tǒng)管理員系統(tǒng)管理閻勇

2系統(tǒng)維護(hù)員系統(tǒng)維護(hù)閻勇

3數(shù)據(jù)管理員數(shù)據(jù)管理閻勇

4財(cái)務(wù)主管稽核員張經(jīng)理

5主辦會(huì)計(jì)復(fù)核、錄入、操作張經(jīng)理

6出納錄入、操作張文靜

7往來(lái)會(huì)計(jì)錄入、操作張文靜

8存貨會(huì)計(jì)錄入、操作吳寶剛、梅沖

9銷(xiāo)售管埋員錄入、操作張淑京

具體職責(zé)參看《數(shù)字化系統(tǒng)崗位責(zé)任制》。

二、操作管理制度

（一）日常事務(wù)管理

1、必須嚴(yán)格按照《FAS2000天心企業(yè)管理軟件操作流程》完成各

項(xiàng)工作；各操作人員及財(cái)務(wù)主管須按照《天心FAS2000業(yè)務(wù)流

程管理規(guī)范》及《日上FAS2000操作員分工操作流程規(guī)范》完

成自己的工作，詳細(xì)操作流程及方法可參照《FAS2000天心企

業(yè)管理全能系統(tǒng)》操作手冊(cè)（黃皮書(shū)）。

2、必須以自己的名稱、密碼進(jìn)入本系統(tǒng)，工作完畢后應(yīng)及時(shí)退出

系統(tǒng)，以免他人利用系統(tǒng)進(jìn)行其他操作；

3、不得將口令泄漏給他人，并定期修改自己的口令；

4、各操作員必須準(zhǔn)確輸入屬于自己的工作范圍內(nèi)的單據(jù)內(nèi)容，同

時(shí)，必須輸入本系統(tǒng)中起主要作用的號(hào)碼，如：?jiǎn)螕?jù)號(hào)、訂單

號(hào)（即大號(hào)）、制令單號(hào)、憑證號(hào)等。

（二）日常業(yè)務(wù)管理

各操作員必須按照《日上FAS2000操作員分工操作流程規(guī)范》中業(yè)務(wù)

分工一覽表中的步驟單據(jù)及主營(yíng)業(yè)務(wù)操作流程來(lái)操作。

一般操作流程如下：

月初：輸出上月財(cái)務(wù)報(bào)表，報(bào)稅，上繳利潤(rùn)。

月中：輸入如下單據(jù)，查詢有關(guān)帳表

步躲及單據(jù)操作員審核有關(guān)帳表

采購(gòu)明細(xì)表

1進(jìn)貨單存貨會(huì)計(jì)存貨會(huì)計(jì)

采購(gòu)統(tǒng)計(jì)表

2進(jìn)貨退回單存貨會(huì)計(jì)存貨會(huì)計(jì)進(jìn)銷(xiāo)存統(tǒng)計(jì)表

存貨明細(xì)表

3進(jìn)貨折讓單存貨會(huì)計(jì)存貨會(huì)計(jì)現(xiàn)存量明細(xì)表

4銷(xiāo)售訂單銷(xiāo)售管理存貨會(huì)計(jì)受訂明細(xì)/統(tǒng)計(jì)表

5制令單存貨會(huì)計(jì)

6領(lǐng)/退料單存貨會(huì)計(jì)存貸會(huì)計(jì)領(lǐng)料/退料明細(xì)表

進(jìn)銷(xiāo)存統(tǒng)計(jì)表

成品繳庫(kù)單

7存貨會(huì)計(jì)存貨會(huì)計(jì)存貨明細(xì)表

8銷(xiāo)貨單存貨會(huì)計(jì)存貨會(huì)計(jì)現(xiàn)存量明細(xì)表

銷(xiāo)貨明細(xì)表

9銷(xiāo)貨退回單存貨會(huì)計(jì)

存貨會(huì)計(jì)銷(xiāo)貨統(tǒng)計(jì)表

10銷(xiāo)貨折讓單存貨會(huì)計(jì)存貨會(huì)計(jì)銷(xiāo)貨年度統(tǒng)計(jì)表

銷(xiāo)貨毛利分析表

11借入單存貨會(huì)計(jì)

存貨會(huì)計(jì)借入還出明細(xì)表

12借入還出單存貨會(huì)計(jì)存貨會(huì)計(jì)借入租金明細(xì)表

借出還人明細(xì)表

13借出單存貨會(huì)計(jì)存貨會(huì)計(jì)

借出租金明細(xì)表

14借出還入單存貨會(huì)計(jì)存貨會(huì)計(jì)調(diào)撥明細(xì)表，調(diào)整明細(xì)表

15庫(kù)存調(diào)撥單存貨會(huì)計(jì)存貨會(huì)計(jì)

16庫(kù)存調(diào)整單存貨會(huì)計(jì)存貨會(huì)計(jì)

17單/多廠商付款單出納主管會(huì)計(jì)付款明細(xì)表，應(yīng)什帳款明細(xì)表/統(tǒng)計(jì)表，

匯總表/帳齡分析表廠商悵戶變動(dòng)表

18單/多客戶收款單出納主管會(huì)計(jì)收款明細(xì)表,應(yīng)收帳款明細(xì)表，繩計(jì)表，

匯總表/帳齡分析表客戶帳戶變動(dòng)表

19其他費(fèi)用收入/支出納主管會(huì)計(jì)其他費(fèi)用收入明細(xì)表/其他毋用支

出明細(xì)表

出單

20帳戶收支單出納主管會(huì)計(jì)帳戶收支明細(xì)表，帳戶收J(rèn)L匯總

表

21帳戶調(diào)撥單出納悵戶收支明細(xì)表，帳戶收支匯總

表

22票據(jù)異動(dòng)出納

23審核憑證主管會(huì)計(jì)科目總帳，科目明細(xì)帳，日記

帳，現(xiàn)金帳，分錄帳，銷(xiāo)貨帳，

24過(guò)帳、結(jié)轉(zhuǎn)憑證主辦會(huì)計(jì)避貨帳，匯總表，對(duì)象別帳

調(diào)整憑證

月末:

1、存貨會(huì)計(jì)監(jiān)督倉(cāng)庫(kù)盤(pán)點(diǎn)，將實(shí)際庫(kù)存數(shù)量經(jīng)過(guò)盤(pán)點(diǎn)處理，有誤差

時(shí)調(diào)整實(shí)際庫(kù)存數(shù)量及金額。

2、存貨會(huì)計(jì)進(jìn)行材料出庫(kù)成本計(jì)算，并結(jié)轉(zhuǎn)生成會(huì)計(jì)分錄傳遞給總

帳系統(tǒng)。

3、出納根據(jù)銀行送來(lái)的對(duì)帳單生成銀行余額調(diào)節(jié)表。

4、主辦會(huì)計(jì)審核完所有的會(huì)計(jì)憑證后結(jié)轉(zhuǎn)費(fèi)用、成本，形成本月利

潤(rùn)，輸出內(nèi)部報(bào)表（如：費(fèi)用表，成本表，現(xiàn)金流量表等）。制

作財(cái)務(wù)報(bào)表。

要求：能由系統(tǒng)自動(dòng)生成的會(huì)計(jì)憑證不能直接存總帳中輸入，一般性非主營(yíng)業(yè)務(wù)

的收付款在銀行帳戶收支單中進(jìn)行處理，不能直接在總帳中輸入憑證。

附錄六:

業(yè)務(wù)處理工作標(biāo)準(zhǔn)

現(xiàn)金：

1、核對(duì)手工憑證與輸入計(jì)算機(jī)憑證的正確性；

2、要求日清月結(jié)（啟動(dòng)現(xiàn)金日?qǐng)?bào)表，每日打印，現(xiàn)金日?qǐng)?bào)表，核對(duì)無(wú)誤后

打兩份，一份上交主管負(fù)責(zé)人簽字，一份自己保存，并隨時(shí)接受不定期

檢查）；

3、現(xiàn)金日記帳滿頁(yè)打?。?/p>

4、出納員每天五點(diǎn)必須結(jié)帳，與庫(kù)存現(xiàn)金核對(duì)，打印日?qǐng)?bào)表；

5、出納員應(yīng)每天核查原始憑證與記帳憑證；

6、嚴(yán)格執(zhí)行現(xiàn)金管理制度，庫(kù)存限額按要求存儲(chǔ)；

支票管理：

1、發(fā)放及填寫(xiě)支票，隨時(shí)進(jìn)行錄入，新購(gòu)入支票首先按整本、分帳戶一次

性錄入，待支票使用時(shí)修改日期、限額及用途，使用部門(mén)及個(gè)人；

2、報(bào)帳時(shí)及時(shí)核銷(xiāo)支票；

3、月末按部門(mén)、經(jīng)辦人提供未核銷(xiāo)支票的明細(xì)，催交報(bào)銷(xiāo)；

4、作廢支票應(yīng)隨正式支票作為憑證的附件。

預(yù)付帳款、應(yīng)付帳款、其它應(yīng)付款：（收付款系統(tǒng)）

1、按制定的標(biāo)準(zhǔn)摘要正確錄入；

2、隨時(shí)對(duì)新增單位進(jìn)行目錄維護(hù)，并每整理一次，每月28日前交部門(mén)目

錄管理員；

3、記帳完畢后，定期（每月一次）對(duì)單位往來(lái)帳進(jìn)行核銷(xiāo)；

4、根據(jù)管理的需要，對(duì)欠帳單位，用款部門(mén)，金額大小，提供有關(guān)數(shù)據(jù)，

經(jīng)常通知公司內(nèi)有關(guān)部門(mén)和人員清理債權(quán)債務(wù)。

5、根據(jù)業(yè)務(wù)量大小，隨時(shí)與對(duì)方單位進(jìn)行核清帳目；

6、必須進(jìn)行參照錄入，嚴(yán)格控制往來(lái)單位分戶；

7、屬普通帳，統(tǒng)一打??；

預(yù)提費(fèi)用、待攤費(fèi)用：

嚴(yán)格劃清業(yè)務(wù)內(nèi)容，做到及時(shí)沖銷(xiāo)預(yù)提及攤銷(xiāo)費(fèi)用。

生產(chǎn)成本：

1、根據(jù)設(shè)置的明細(xì)科目，按標(biāo)準(zhǔn)摘要正確填制；

2、利用總帳表進(jìn)行成本核算（包括匯集費(fèi)用、分配費(fèi)用、成本計(jì)算）；

3、根據(jù)管理的需要，提供成本核算的有關(guān)數(shù)據(jù)；

4、定期進(jìn)行成本分析；及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)提供成本核算資料，對(duì)帶有傾向性的成

本變化要及時(shí)反映，以便于改進(jìn)；

5、屬普通帳，統(tǒng)一打印。

6、按時(shí)核對(duì)明細(xì)帳，記帳憑證審核，當(dāng)日業(yè)務(wù)不超過(guò)次日。

其他應(yīng)收款、應(yīng)收帳款：

1、按制定的標(biāo)準(zhǔn)摘要正確錄入；

2、隨時(shí)進(jìn)行目錄維護(hù)，并每月整理一次，于月終28日前交部門(mén)目錄管理

員；

3、輸入單據(jù)時(shí)或在一定時(shí)期內(nèi)對(duì)應(yīng)收帳款余額進(jìn)行核銷(xiāo)；

4、根據(jù)管理的需要，每月進(jìn)行一次帳齡分析，關(guān)及時(shí)交部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)［包括清

理欠款單位的及時(shí)核銷(xiāo)）；

5、隨時(shí)與銷(xiāo)售部門(mén)核對(duì)應(yīng)收及預(yù)收貨款，及時(shí)、準(zhǔn)確提供欠款單位及金

額；

6、必須進(jìn)行參照錄入，嚴(yán)格控制往來(lái)單位分戶；

7、屬普通帳，統(tǒng)一打印。

管理費(fèi)用：

1、根據(jù)設(shè)置的明細(xì)科目，按標(biāo)準(zhǔn)摘要正確錄入；

2、及時(shí)進(jìn)行部門(mén)目錄維護(hù)，每月整理一次，并于月終28日前交部門(mén)內(nèi)目

錄管理員；

3、根據(jù)管理需要，及時(shí)進(jìn)行費(fèi)用預(yù)算分析，按部門(mén)分項(xiàng)目列出節(jié)約與超支

數(shù)額；

4、結(jié)合報(bào)表，填好數(shù)據(jù)反饋表，反饋到有關(guān)部門(mén)；

5、屬普通帳，統(tǒng)一打印。

銀行存款：

1、錄入銀行對(duì)帳單，隨時(shí)錄入銀行對(duì)帳單；

2、審核銀行帳，審核未記帳銀行明細(xì)帳，（根據(jù)銀行結(jié)算單及銀行存款的

標(biāo)準(zhǔn)摘要）；

3、打帳要求月清，月結(jié)，月打帳；

4、對(duì)帳，要求根據(jù)計(jì)算機(jī)產(chǎn)生的待核銀行帳與銀行對(duì)帳單進(jìn)行對(duì)帳，對(duì)帳

后打印出余額調(diào)節(jié)表及單位未達(dá)帳和銀行未達(dá)帳；

5、銀行帳業(yè)務(wù)分析，對(duì)于單位未達(dá)帳要求按部門(mén)，經(jīng)辦人等明細(xì)打印，送

交各部門(mén)催辦，銀行未達(dá)帳，送開(kāi)戶銀行辦理；

產(chǎn)品銷(xiāo)售收入：

1、根據(jù)已制定的標(biāo)準(zhǔn)摘要制票；

2、每月登記銷(xiāo)售收入明細(xì)帳；

3、根據(jù)管理需要及時(shí)提供銷(xiāo)售收入及應(yīng)交稅金的金額；

4、屬普通帳，統(tǒng)一打??；

5、按規(guī)定正確計(jì)算利潤(rùn)及應(yīng)交稅金；

材料核算：

1、原材料、低值易耗：

1）錄入依照標(biāo)準(zhǔn)摘要輸入；

2）結(jié)合總帳報(bào)表提供內(nèi)部報(bào)表；

3）明細(xì)帳和總帳進(jìn)行核對(duì)，與庫(kù)存材料明細(xì)帳進(jìn)行核對(duì)；

4）按一般帳統(tǒng)一打??；

2、應(yīng)付帳款：

1）按標(biāo)準(zhǔn)摘要制票錄入；

2）屬普通帳統(tǒng)一打??；

3、其他業(yè)務(wù)收入：

1）按標(biāo)準(zhǔn)摘要正確錄入；

2）正確提供其他銷(xiāo)售業(yè)務(wù)的有關(guān)數(shù)據(jù)（包括銷(xiāo)貨單位、內(nèi)容及金

額）；

3）屬普通帳，統(tǒng)一打??；

固定資產(chǎn)：

1、固定資產(chǎn)清理，輸入：

I）按制定的標(biāo)準(zhǔn)摘要及資產(chǎn)名稱逐筆制票；

2）隨時(shí)與固定資產(chǎn)明細(xì)帳進(jìn)行核對(duì)沖銷(xiāo)并結(jié)轉(zhuǎn)盈余；

3）帳簿打印一般明細(xì)帳打印；

2、固定資產(chǎn)原值、折舊：

1）充分利用固定資產(chǎn)子系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)其功能；

2）隨時(shí)利用帳務(wù)系統(tǒng)對(duì)固定資產(chǎn)進(jìn)行核實(shí)與調(diào)整；

3）定期與實(shí)物行核對(duì)，做到及時(shí)清理；

4）定期與使用部門(mén)進(jìn)行實(shí)物核對(duì)及時(shí)處理；

在建工程：

1、憑證依照標(biāo)準(zhǔn)摘要及時(shí)進(jìn)行填制；

2、根據(jù)工程項(xiàng)目的增減及時(shí)修改項(xiàng)目目錄；

3、按資金來(lái)源及用途與有關(guān)部門(mén)進(jìn)行核對(duì)；

4、根據(jù)管理需要，結(jié)合總帳報(bào)表建立專(zhuān)項(xiàng)管理報(bào)表，反映專(zhuān)項(xiàng)資金情況；

5、提供各項(xiàng)工程的完工程度及支款情況；

6、及時(shí)進(jìn)行工程結(jié)轉(zhuǎn)；

7、帳簿統(tǒng)一打?。?/p>

總帳、會(huì)計(jì)報(bào)表、應(yīng)交稅金、應(yīng)付工資、其他應(yīng)交款、本年利潤(rùn)、營(yíng)

業(yè)外收入、營(yíng)業(yè)外支出、長(zhǎng)期投資、短期投資、長(zhǎng)期借款。

1、嚴(yán)格執(zhí)行會(huì)計(jì)制度、稅務(wù)制度，正確設(shè)置會(huì)計(jì)科目；

2、按標(biāo)準(zhǔn)摘要正確錄入，能準(zhǔn)確反映各科目的業(yè)務(wù)內(nèi)容；

3、及時(shí)核對(duì)總帳與明細(xì)帳，做到帳帳相符；

4、按規(guī)定正確填制報(bào)表，按時(shí)報(bào)送；

5、準(zhǔn)確反映企業(yè)應(yīng)交及已交款數(shù)額；

6、隨時(shí)提供長(zhǎng)期、短期借款科目的米源、金額、期限、償還時(shí)間、支

付利息等情況；

7、按單位、投資構(gòu)成掌握“長(zhǎng)期投資”科目?jī)?nèi)容及投資收回情況；

8、屬普通帳，一般打??；

9、核對(duì)明細(xì)帳;

10、負(fù)責(zé)所有會(huì)計(jì)帳務(wù)的總稽核，并對(duì)會(huì)計(jì)憑證、帳簿經(jīng)常性的審

核;

數(shù)字化管理報(bào)表管理制度

一、根據(jù)上級(jí)主管部門(mén)統(tǒng)一設(shè)計(jì)和布置的格式來(lái)編制上報(bào)的會(huì)計(jì)報(bào)表。

二、內(nèi)部管理的會(huì)計(jì)報(bào)表，根據(jù)公司管理需要經(jīng)主管會(huì)計(jì)審核設(shè)定。對(duì)于

內(nèi)部期層單位需要上報(bào)的會(huì)計(jì)報(bào)表格式也要由財(cái)務(wù)部、主管會(huì)計(jì)統(tǒng)一

規(guī)定，一經(jīng)確定不允許輕易變動(dòng)。

三、根據(jù)帳簿數(shù)據(jù)準(zhǔn)確填制或由機(jī)器自動(dòng)生成會(huì)計(jì)報(bào)表。帳表之間的數(shù)據(jù)

必須銜接一致。

四、內(nèi)部基層單位上報(bào)的會(huì)計(jì)報(bào)表應(yīng)將所屬單位的報(bào)表數(shù)據(jù)輸入機(jī)器進(jìn)行

匯總，保證表與表之間的勾稽嚴(yán)密，數(shù)據(jù)一致。

五、每月的會(huì)計(jì)報(bào)表必須軟盤(pán)和書(shū)面兩種形式保存。軟盤(pán)報(bào)表和書(shū)面報(bào)表

的數(shù)據(jù)必須一致。

六、存貯在硬盤(pán)上的會(huì)計(jì)報(bào)表數(shù)據(jù)必須建立軟盤(pán)備份。備份次每月不得少

于一次。要做雙備份，做備份前要填寫(xiě)《備份數(shù)據(jù)登記表》（附錄

八）。

七、每月的會(huì)計(jì)報(bào)表必須以書(shū)面的形式打印出來(lái)統(tǒng)一整理，并經(jīng)會(huì)計(jì)主管

領(lǐng)導(dǎo)審閱簽字或蓋章。

一、每年年終時(shí)，必須將一年會(huì)計(jì)報(bào)表數(shù)據(jù)（包括備份軟盤(pán)和打印書(shū)面報(bào)

表）統(tǒng)一整理并與檔案管理員辦理存檔手續(xù)，具體詳見(jiàn)《數(shù)字化管理

檔案管理制度》說(shuō)明。

附錄七:

會(huì)計(jì)報(bào)表系統(tǒng)業(yè)務(wù)流程圖

填制記帳憑證

錄入_________

記帳（記帳憑證）

帳中取數(shù)

取損益表的數(shù)據(jù)

填制轉(zhuǎn)帳憑證

錄入一

記帳（轉(zhuǎn)帳憑證）

*中取

資產(chǎn)負(fù)債表

資產(chǎn)負(fù)債表（續(xù)）

應(yīng)上交及應(yīng)彌補(bǔ)表

年中取數(shù)一

財(cái)務(wù)狀況變動(dòng)表

工業(yè)企業(yè)指標(biāo)表

附錄八：

備份數(shù)據(jù)登記簿

備份日期備份內(nèi)容備份盤(pán)序號(hào)和盤(pán)數(shù)備份狀態(tài)操作員

ERP系統(tǒng)的維護(hù)制度

目前ERP系統(tǒng)已投入運(yùn)行，為及時(shí)發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)出現(xiàn)的問(wèn)題，滿足財(cái)務(wù)管

理適應(yīng)工作的變動(dòng)，進(jìn)一步增進(jìn)系統(tǒng)的功能等，必須加強(qiáng)對(duì)系統(tǒng)的維護(hù)。

系統(tǒng)的維護(hù)包括：維護(hù)任務(wù)、人員配備、維護(hù)人員的權(quán)限及軟硬件的

維護(hù)。

一、系統(tǒng)維護(hù)的任務(wù)：

1、實(shí)施對(duì)系統(tǒng)硬件設(shè)備的日常檢查和維護(hù)，以保證系統(tǒng)的正常運(yùn)行；

2、在系統(tǒng)發(fā)生故障時(shí)，及時(shí)排除故障和恢復(fù)運(yùn)行；

3、根據(jù)數(shù)字化工作實(shí)際需要提出系統(tǒng)擴(kuò)充報(bào)行，報(bào)財(cái)務(wù)主管；

4、在系統(tǒng)擴(kuò)充時(shí)負(fù)責(zé)安裝、調(diào)試，直至運(yùn)行正常；

5、在系統(tǒng)環(huán)境發(fā)生變化時(shí)，隨時(shí)做好適應(yīng)性的維護(hù)工作；

二、人員配備：

1、配系統(tǒng)維護(hù)員一名，完成以上工作；

三、系統(tǒng)維護(hù)人員的權(quán)限：

1、系統(tǒng)維護(hù)只能由系統(tǒng)維護(hù)人員或指定的專(zhuān)人執(zhí)行，系統(tǒng)其它人員不

能實(shí)施；

2、必須按規(guī)定的程序進(jìn)行軟件的修改操作；

3、不得進(jìn)行任何未作登記的軟硬件維護(hù)操作；

4、維護(hù)人員有權(quán)指正操作人員的違規(guī)操作。

四、硬件設(shè)備的維護(hù)是指對(duì)主算機(jī)硬件進(jìn)行檢查，修復(fù)。

一）硬件設(shè)備配置

數(shù)字化管理設(shè)備是指專(zhuān)門(mén)用于計(jì)算機(jī)及其配套設(shè)備，包括計(jì)算機(jī)

主機(jī)、顯示器、打印機(jī)等。

二）硬件設(shè)備的管理：

會(huì)計(jì)電算專(zhuān)用硬件設(shè)備由財(cái)務(wù)統(tǒng)一管理和使用，其他部門(mén)一般

情況下，不得使用，確需使用時(shí)必須經(jīng)財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并確

認(rèn)不影響數(shù)字化管理的正常工作，操作時(shí)必須進(jìn)行操作登記，并

在上機(jī)登記表上注明批準(zhǔn)人姓名、批準(zhǔn)時(shí)間。

會(huì)計(jì)電算硬件設(shè)備專(zhuān)門(mén)用于運(yùn)行帳務(wù)處理系統(tǒng)，報(bào)表處理系

統(tǒng)及其他會(huì)計(jì)事務(wù)處理軟件。任何人不得用于游戲，不得用于對(duì)

外服務(wù)。

為了避免計(jì)算機(jī)染上病毒，所有軟盤(pán)必須進(jìn)行病毒檢測(cè)，若

有病毒殺毒后才可進(jìn)行其他操作。為保證硬件的安全，不得帶電

拔插任何接口線路，包括打印線，顯示器連線等。

三）硬件設(shè)備的維護(hù)會(huì)計(jì)電算硬件設(shè)備的維護(hù)工作由系統(tǒng)維護(hù)人員

負(fù)責(zé)進(jìn)行，一般維護(hù)人員工作需登記《系統(tǒng)維護(hù)登記表》即可，

大的硬件維護(hù)需做系統(tǒng)維護(hù)報(bào)告，報(bào)財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人及系統(tǒng)管理員。

《系統(tǒng)維護(hù)登記表》見(jiàn)附錄。

四）硬件系統(tǒng)的安全與保護(hù)

1、組織操作人員對(duì)計(jì)算機(jī)，鍵盤(pán)和打印定期進(jìn)行全面的檢查，清

洗計(jì)算機(jī)和打印機(jī)。

2、為了保障計(jì)算機(jī)安全正常運(yùn)行，機(jī)房應(yīng)裝置調(diào)溫設(shè)備，以保持

適當(dāng)溫度。

3、機(jī)房?jī)?nèi)不準(zhǔn)抽煙，杜絕一切火源。為防意外事故的發(fā)生，機(jī)房

內(nèi)應(yīng)配備滅火設(shè)備。

4、機(jī)房?jī)?nèi)的一切電器設(shè)備必須經(jīng)過(guò)用電技術(shù)管理部門(mén)同意后能安

裝。

5、工作中突然停電時(shí)必須及時(shí)關(guān)掉所有電器設(shè)備的開(kāi)關(guān)。

6、操作人員離開(kāi)機(jī)房時(shí)應(yīng)關(guān)閉所使用設(shè)備。下班時(shí)必須關(guān)閉電源

開(kāi)關(guān)。

7、上機(jī)必須遵照以下順序：

首先開(kāi)UPS電源，其次開(kāi)打印機(jī)、第三開(kāi)顯示器、第四開(kāi)主機(jī)；

下機(jī)順序相反。

五、軟件的維護(hù)制度

會(huì)計(jì)軟件的維護(hù)，提指保證會(huì)計(jì)軟件原設(shè)計(jì)功能的正常實(shí)現(xiàn)所能實(shí)施

的程序修正，會(huì)計(jì)軟件參數(shù)調(diào)整和會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的更正與恢復(fù)等工作。

一）會(huì)計(jì)軟件配置情況

按照分步實(shí)施的方針，財(cái)務(wù)部配備了天心軟件。。

二）會(huì)計(jì)軟件的維護(hù)與管理

1、由于財(cái)務(wù)部用天心公司的商品軟件，程序修正和會(huì)計(jì)軟件的參

數(shù)調(diào)整一般由天心公司實(shí)施，會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的更正與恢復(fù)一般由系

統(tǒng)維護(hù)人員負(fù)責(zé)，其他操作人員一律不得進(jìn)行維護(hù)操作。維護(hù)

人員實(shí)施數(shù)據(jù)更正與恢復(fù)必須作好詳細(xì)記錄。

2、程序修正與會(huì)計(jì)軟件參數(shù)的調(diào)整手續(xù)

?操作使用人員在實(shí)際工作中發(fā)現(xiàn)《天心軟件》的原設(shè)計(jì)功能未能

正?，F(xiàn)時(shí)，立即作詳細(xì)記錄后報(bào)告系統(tǒng)管理員；

?系統(tǒng)管理員向天心公司提出程序修正和會(huì)計(jì)軟件參數(shù)調(diào)整要求；

?財(cái)務(wù)部在收到天心公司修正程序或調(diào)整參數(shù)后的正確軟件時(shí)，應(yīng)

由系統(tǒng)管理員進(jìn)安裝和運(yùn)行，測(cè)試后才能交操作人員使用運(yùn)行。

?軟件維護(hù)后進(jìn)行系統(tǒng)維護(hù)登記。

3、會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的修正與恢復(fù)

?會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的修正與恢復(fù)操作必須由系統(tǒng)維護(hù)人員或天心公司專(zhuān)

職維護(hù)人員負(fù)責(zé)，其他人員均不得進(jìn)行維護(hù)操作。

?由于憑證填制或錄入錯(cuò)誤而導(dǎo)致會(huì)計(jì)帳簿數(shù)據(jù)的錯(cuò)誤只能通過(guò)憑

證更正方法進(jìn)行數(shù)據(jù)的修正，不得通過(guò)維護(hù)操作給予修正。

?下述情況下只有維護(hù)人員才能實(shí)施數(shù)據(jù)的修正操作：

A^未錄入年初余額或年初余額未平但已記帳；

B、記帳時(shí)中斷；

C、錯(cuò)誤操作引起的數(shù)據(jù)錯(cuò)誤；

?一般情況下不允許實(shí)施數(shù)據(jù)恢復(fù)操作，只有當(dāng)硬盤(pán)數(shù)據(jù)已破燈，

并無(wú)法修正或更換硬件設(shè)備時(shí)才能實(shí)施數(shù)據(jù)的恢復(fù)操作。

A、數(shù)據(jù)修正與恢復(fù)的程序

B、系統(tǒng)管理員對(duì)維護(hù)人員提出數(shù)據(jù)修改和恢復(fù)要求；

C、系統(tǒng)維護(hù)人員在系統(tǒng)管理員和會(huì)計(jì)人員的指導(dǎo)下修正或恢復(fù)

會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)；

D、系統(tǒng)管理員對(duì)檢查修正或恢復(fù)后的數(shù)據(jù)，確定準(zhǔn)確無(wú)誤后

通知操作使用人員。

4、會(huì)計(jì)科目的維護(hù)：

會(huì)計(jì)科目不得隨意改動(dòng)、增刪，每年年底或年初，經(jīng)會(huì)計(jì)主

管批準(zhǔn)后并授權(quán)有關(guān)人員進(jìn)行一次性改動(dòng)，原則上年中不許改動(dòng)、

增刪會(huì)計(jì)科目。確需增刪改的，需報(bào)批準(zhǔn)，并做相應(yīng)的并帳、分

帳、撤帳等處理。

5、會(huì)計(jì)軟件的升級(jí)：

應(yīng)由系統(tǒng)管理維護(hù)人員報(bào)財(cái)務(wù)主管批準(zhǔn)，由系統(tǒng)管理員組

織，維護(hù)人員具體實(shí)施，并編寫(xiě)升級(jí)報(bào)告，形成文檔進(jìn)入檔案。

6、會(huì)計(jì)軟件的管理：

?財(cái)務(wù)部門(mén)在獲得會(huì)計(jì)軟件后必須做好多套軟盤(pán)備份，并分別存放在檔

案室、機(jī)房和財(cái)務(wù)人員辦公室的專(zhuān)有鐵柜內(nèi)，存放在檔案室的備份由

檔案管理員管理；存放在其他兩處的備份軟件由數(shù)據(jù)管理員統(tǒng)一保

管。

?運(yùn)行中的會(huì)計(jì)軟件必須安裝在計(jì)算機(jī)硬盤(pán)上，一般情況下不得重新安

裝。

三、軟件系統(tǒng)的安全與保護(hù)

?操作人員運(yùn)行的會(huì)計(jì)軟件必須是經(jīng)過(guò)編譯的程序；會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)文件存放

的子目錄必須加密碼。

?根據(jù)軟件提供的功能和工作需要設(shè)置操作人員的操作權(quán)限和密碼，操

作人員必須對(duì)自己的操作密碼嚴(yán)格保密，不得泄露。

系統(tǒng)維護(hù)登記表

時(shí)間報(bào)請(qǐng)人審批人

維護(hù)人維護(hù)類(lèi)型

一、維護(hù)原因：

二、維護(hù)操作：

三、結(jié)果：

四、備注:

數(shù)字化管理檔案管理制度

數(shù)字化管理檔案是指存貯在磁盤(pán)（硬盤(pán)和軟盤(pán)）或其它存貯介質(zhì)上的

會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)和程序，以及打印輸出的各種帳簿、報(bào)表、憑證等核算數(shù)據(jù)和系

統(tǒng)開(kāi)發(fā)運(yùn)行中的全套文檔資料。

數(shù)字化管理檔案是ERP活動(dòng)的產(chǎn)物，又是數(shù)字化管理活動(dòng)的客觀表

現(xiàn)，在經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中具有史料和查證作用。所以加強(qiáng)數(shù)字化管理的檔案管

理，是數(shù)字化企'業(yè)管理工作連續(xù)進(jìn)行的保障，是ERP信息管理系統(tǒng)內(nèi)數(shù)據(jù)

安全完整的保訐，是數(shù)字化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)正常運(yùn)行的保證。

一、檔案管理的任務(wù)：

?收集和整理應(yīng)入檔的會(huì)計(jì)資料；

?保管和利用好會(huì)計(jì)檔案；

?遵守會(huì)計(jì)檔案的保存期限。

二、檔案管理制度的內(nèi)容：

1、會(huì)計(jì)憑證的收集和整理：

會(huì)計(jì)憑證是會(huì)計(jì)檔案的重要組成部分，是記載經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的書(shū)面證明，是

會(huì)計(jì)核算的重要依據(jù)。對(duì)憑證要做到裝訂整齊、完整、牢固，妥善保管，

便于查閱。

首先，要把所有應(yīng)歸檔的會(huì)計(jì)憑證收集完全，按憑證順序序號(hào)和本號(hào)檢

查是否有短缺，剔除不屬于會(huì)計(jì)檔案范圍和不必要?dú)w檔的一些資料，補(bǔ)充

遺漏的必不可少的核算資料。

其次，與主要負(fù)責(zé)憑證打印，裝訂工作的數(shù)據(jù)管理員辦理存檔手續(xù)；

第三，根據(jù)適當(dāng)厚度按本統(tǒng)一裝訂，避免裝訂過(guò)厚或過(guò)薄，過(guò)厚則事

后翻閱不便，過(guò)薄則不好保管容易散失。為克服憑證過(guò)多堆積則規(guī)定憑證

隔月裝訂。

第四，認(rèn)真填好會(huì)計(jì)憑證封面，封面各記事欄是事后查帳有關(guān)事項(xiàng)的

最基礎(chǔ)的索引和依據(jù)。年度和月份要寫(xiě)全，匯總本號(hào)要寫(xiě)清從第***號(hào)至第

***號(hào)；是本月的第***本以及連續(xù)的第***號(hào)都要填寫(xiě)清楚。

2、會(huì)計(jì)帳簿的收集和整理

會(huì)計(jì)帳簿是由計(jì)算機(jī)提供的打印功能打印出總帳、明細(xì)帳、銀行帳、

日記帳等會(huì)計(jì)帳薄。根據(jù)《數(shù)字化管理帳務(wù)處理制度》保管。年度終了

時(shí)，必須將一年會(huì)計(jì)帳簿都打印出來(lái)統(tǒng)一整理，與檔案管理員辦理存檔手

續(xù)。檢查打印的會(huì)計(jì)帳簿是否按序號(hào)打印，是否有殘缺，有遺漏。然后將

各帳簿按照會(huì)計(jì)科目排列，加封面后裝訂成本。會(huì)計(jì)帳簿封面的有關(guān)內(nèi)容

要寫(xiě)全?！皢挝幻Q”要寫(xiě)全稱；“帳簿名稱”要寫(xiě)帳簿的全稱，不要寫(xiě)

科目編碼；“帳簿頁(yè)數(shù)”要寫(xiě)帳的有效頁(yè)數(shù)；會(huì)計(jì)主管人員和記帳員都蓋

章或答字。卷脊上必須寫(xiě)上”**年度****帳”，以便保存利用。

3、會(huì)計(jì)報(bào)表的收集和整理

會(huì)計(jì)報(bào)表是指由計(jì)算機(jī)根據(jù)上級(jí)主管部門(mén)統(tǒng)一規(guī)定設(shè)主的格式打印出

的外部報(bào)表。根據(jù)《數(shù)字化管理帳務(wù)處理制度》的規(guī)定，由報(bào)表管理與檔

案管理的人員統(tǒng)一收集，整理和保存。年終，將全年的會(huì)計(jì)報(bào)表與檔案管

理員辦理存檔手續(xù)。在檢查無(wú)誤后，按時(shí)間順序加封面后裝訂成冊(cè)。封面

逐項(xiàng)寫(xiě)明表的名稱、頁(yè)數(shù)、日期等，經(jīng)會(huì)計(jì)負(fù)責(zé)人審核蓋章后，可歸檔保

存。

4、數(shù)字化管理信息系統(tǒng)開(kāi)發(fā)文檔資料的收集和整理保管。由系統(tǒng)開(kāi)發(fā)

人員根據(jù)系統(tǒng)開(kāi)發(fā)進(jìn)展程度統(tǒng)一收集，整理并交檔案管理員存檔。

5、磁盤(pán)數(shù)據(jù)的收集和整理

存貯在硬盤(pán)上的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)必須建立軟盤(pán)備份。根據(jù)《數(shù)字化管理帳務(wù)

處理制度》的規(guī)定，帳務(wù)數(shù)據(jù)和報(bào)表數(shù)據(jù)的備份由數(shù)據(jù)管理員統(tǒng)一建立。

備份次數(shù)由每月不得少于一次。備份的軟盤(pán)與檔案管理員辦理存檔手續(xù)。

用做備份的軟盤(pán)必須妥善保管。備份軟盤(pán)應(yīng)裝在保護(hù)封套和包裝盒內(nèi)，存

放在安全、潔凈、防潮、防磁的場(chǎng)所，并定期進(jìn)行轉(zhuǎn)貯。雙備份下的兩套

備份軟盤(pán)應(yīng)存放在不同的地點(diǎn)保管。

（二）會(huì)計(jì)檔案的保管和利用

1、只有計(jì)算機(jī)提供的打印功能打印出的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)帳簿，會(huì)計(jì)報(bào)

表等核算資料，經(jīng)過(guò)主管領(lǐng)導(dǎo)和系統(tǒng)管理員的簽字或蓋章認(rèn)可，才能做為

正式的書(shū)面檔案資料保存。帶有“查詢”字樣的會(huì)計(jì)憑證，會(huì)計(jì)帳簿待會(huì)

計(jì)核算資料不能做為正式的書(shū)面檔案資料保存。

2、計(jì)算機(jī)打印出的會(huì)計(jì)檔案發(fā)生缺損時(shí)，必須補(bǔ)充打印，并由操作使

用人員在打印輸出的頁(yè)面上簽字或蓋章注明，由系統(tǒng)管理員簽字或蓋章認(rèn)

可。

3、各業(yè)務(wù)經(jīng)辦人與檔案管理員辦理存檔手續(xù)，必須填寫(xiě)《檔案移交登

記表》（見(jiàn)附錄十），以明確責(zé)任。

4、查閱己入檔的會(huì)計(jì)核算資料必須填寫(xiě)《檔案查閱登記表》（見(jiàn)附錄

十一），不許在會(huì)計(jì)檔案上做任何記錄、勾劃和涂改，更不能抽撤單據(jù)，

違者應(yīng)視情節(jié)輕重進(jìn)行嚴(yán)肅處理。

5、對(duì)于硬盤(pán)上的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)和做為正式檔案的備份軟盤(pán)上的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)不

得直接進(jìn)行非會(huì)計(jì)系統(tǒng)許可的任何操作。

6、備份的軟盤(pán)在存檔和查閱時(shí)，必須填寫(xiě)《檔案移交登記表》和《檔

案查閱登記表》。磁盤(pán)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)外借使用時(shí)，只能使用備份軟盤(pán)的付本，

硬盤(pán)和正式備份軟盤(pán)不得外借使用。

（三）會(huì)計(jì)檔案的保存期限：

1、對(duì)于計(jì)算機(jī)打印出的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)帳簿和會(huì)計(jì)報(bào)表保存期限

按

《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的規(guī)定執(zhí)行。

2、軟盤(pán)形式的會(huì)計(jì)檔案保管理期限必須在兩年以上，其中：會(huì)計(jì)

科目和總帳數(shù)據(jù)（包括年度和月度數(shù)據(jù)）必須永久保存。明細(xì)帳、

記帳憑證及其它數(shù)據(jù)資料在兩年后可根據(jù)需要存毀。

附錄1

檔案移交登記表

移交日期移交內(nèi)容移交人簽字檔案管理員簽字備注

附錄

查閱檔案登記表

查閱日期查閱人姓名查閱內(nèi)容歸還日期備注

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