ECM高效溝通管理

大型會議應(yīng)用處理方案

北京炎黃新星網(wǎng)絡(luò)科技

目錄

1炎黃新星介紹......................................1

2高效溝通管理系統(tǒng)介紹.............................1

2.1ECM為用戶帶來利益............................2

2.7.7高效溝通節(jié)省運行成本........................2

2.7.2加強(qiáng)內(nèi)部上傳下達(dá)、提升管理政策實施力度.....2

2.1.3加強(qiáng)平級溝通、提升部門協(xié)作效率..............3

2.1.4提供企業(yè)管理有效依據(jù)........................3

2.2ECM關(guān)鍵功效..................................3

2.3關(guān)鍵應(yīng)用領(lǐng)域...................................5

2.4關(guān)鍵用戶及應(yīng)用介紹.............................6

2.5ECM關(guān)鍵特點..................................7

2.5.7高效多渠道群發(fā)通訊工具......................7

2.5.2確保目標(biāo)實現(xiàn)管理工具........................7

2.5.3軟硬件一體化,安裝使用簡單方便..............7

254領(lǐng)先融合通訊技術(shù)、語音合成技術(shù)..............8

2.5.5ECM和CRM、ERP、ON關(guān)系.................8

3大型會議應(yīng)用.....................................9

3.1會前計劃......................................11

3.7.7會議聯(lián)絡(luò)人導(dǎo)入..............................11

3.1.2會議計劃批量發(fā)放............................11

4成功案例.........................................19

4.1國家開發(fā)銀行應(yīng)用案例..........................19

4.2中國旅游飯店業(yè)協(xié)會會議應(yīng)用案例...............26

1炎黃新星介紹

北京炎黃新星網(wǎng)絡(luò)科技是一家面向智能化通信業(yè)務(wù)綜合技

術(shù)服務(wù)提供商及相關(guān)軟件產(chǎn)品領(lǐng)先供給商。作為智能通信綜合

業(yè)務(wù)設(shè)計師和建筑師，我們一直致力于以智能化通信產(chǎn)品開

發(fā)、通信業(yè)務(wù)綜合服務(wù)為關(guān)鍵新技術(shù)、新產(chǎn)品研發(fā)，投入了巨

大人力和資金，迄今為止擁有：炎黃新星獨家最新提出高效溝

通管理（ECM）、第三代統(tǒng)一消息、電信運行商級電子郵件系統(tǒng),

和國際領(lǐng)先、擁有自主知識產(chǎn)權(quán)語音技術(shù)等一系列相關(guān)鍵競爭

力產(chǎn)品。

炎黃新星一直致力于在信息通信技術(shù)領(lǐng)域提供創(chuàng)新產(chǎn)品和

處理方案，促進(jìn)智能化通信業(yè)務(wù)發(fā)展。短短三年時間我們擁有

了眾多精誠合作合作伙伴：中國電信、中國移動通信、中國聯(lián)

通等國家級電信企業(yè)和中國外著名IT企業(yè)，如：IBM、HP、清

華同方、方正科技、清華紫光等。

作為新一代高新技術(shù)企業(yè)，炎黃新星愿意利用企業(yè)豐富技

術(shù)資源，強(qiáng)大研發(fā)實力，將技術(shù)結(jié)果帶入您企業(yè)，以最優(yōu)異技

術(shù)、最優(yōu)質(zhì)服務(wù)，為大中型企業(yè)信息化建設(shè)及電子政務(wù)做出自

己貢獻(xiàn)。

2高效溝通管理系統(tǒng)介紹

高效溝通管理（EffectiveCommunicationManagement,

縮寫ECM）是基于管理學(xué)理論，為企業(yè)提供強(qiáng)有力通訊工具和

管理工具。它強(qiáng)調(diào)以現(xiàn)有一切通訊手段作為基礎(chǔ)，包含WEB、

電話、電子郵件、短信、傳真、即時通信等，結(jié)合多個管理手

段，包含事務(wù)提醒、自動催辦、確定回復(fù)、團(tuán)體協(xié)作、監(jiān)督和

報警等，實現(xiàn)溝通高效和管理。

2.1ECM為用戶帶來利益

2.1.1高效溝通節(jié)省運行成本

在企業(yè)里，職員和中級主管花在溝通上時間大約占其工作

時間40%-50%,而對于高層主管，這個比率會更高。在使用

ECM以后，職員用于溝通時間將會大大降低，人職員作效率

得到了提升，人力資源成本所以而節(jié)省。以每人天天節(jié)省半個

小時計算，一個企業(yè)每十二個月節(jié)省時間也是很可觀。

ECM整合了多個通訊手段，職員能夠用最合理方法進(jìn)行溝

通，從而節(jié)省內(nèi)部通訊成本，對于跨地域集團(tuán)企業(yè)來說，更能

節(jié)省大量長途電話費用。

比如：國家開發(fā)銀行總行及28個分行在使用ECM后，長

途費用降低了50%,具體分析請查看附件：成功案例。

2.1.2加強(qiáng)內(nèi)部上傳下達(dá)、提升管理政策實施力度

ECM是一個可靠多渠道通訊工具，它能夠利用多種通訊手段

快速傳輸信息，并利用事務(wù)提醒、自動催辦、確定回復(fù)、事務(wù)

監(jiān)督報警等管理手段，不僅確保信息正確抵達(dá)，而且使企業(yè)各

項事務(wù)含有可管理、可監(jiān)督性。

ECM還有一個關(guān)鍵作用，立即平時“非正式溝通”行為轉(zhuǎn)變

為企業(yè)內(nèi)部“正式溝通”、“團(tuán)體溝通”行為，使團(tuán)體溝通信息

在企業(yè)內(nèi)部快速、高效、有序流轉(zhuǎn)。

2.1.3加強(qiáng)平級溝通、提升部門協(xié)作效率

ECM可靈活定義部門之間協(xié)作過程。將各部門之間溝經(jīng)過程

和事務(wù)辦理情況進(jìn)行明確統(tǒng)計和跟蹤，消除灰色地帶，并能夠

跨部門監(jiān)督和報警，確保部門協(xié)作時各個步驟緊密有序，責(zé)任

明確。

2.1.4提供企業(yè)管理有效依據(jù)

ECM將企業(yè)內(nèi)部各個步驟進(jìn)行有效關(guān)聯(lián)，并采取自動事務(wù)統(tǒng)

計機(jī)制，統(tǒng)計全部團(tuán)體溝通信息，這將成為企業(yè)進(jìn)行管理過程

改善、組織結(jié)構(gòu)安排、人員責(zé)任分明關(guān)鍵依據(jù)，為企業(yè)管理者

提供幫助。

2.2ECM關(guān)鍵功效

多渠道消息群發(fā)

ECM含有以下通訊方法：

WEB電子郵件

固定/移動電話語音手機(jī)短信傳真即時通信

ECM能夠同時向多人發(fā)送消息，不僅可用于企業(yè)內(nèi)部，也可

用于企業(yè)和投資人、合作伙伴、用戶之間。

多個方法回復(fù)確定

ECM為每一次溝通全部加上回復(fù)確定機(jī)制，變單向溝通為雙

向溝通，一項事務(wù)只有在得到對方回復(fù)后才確定結(jié)束，如“會

議通知是否收到？”“事情是否完成？"，回復(fù)方法也能夠多個

多樣，如短信回復(fù)、IVR語音電話回復(fù)等。

事務(wù)溝通管理

用戶可靈活使用ECM中多個管理手段，包含：

事務(wù)提醒事務(wù)通知自動催辦領(lǐng)導(dǎo)監(jiān)督系統(tǒng)自動報

警等

應(yīng)用自動催辦功效,ECM系統(tǒng)可替換責(zé)任人督促實施者立即

完成工作，領(lǐng)導(dǎo)能夠隨時監(jiān)督事務(wù)處理狀態(tài)，獨特報警機(jī)制避

免事情延誤。這些管理手段和多樣化通訊方法相結(jié)合，確保每

件事務(wù)溝通目標(biāo)實現(xiàn)。

團(tuán)體協(xié)同工作

對于需要多人參與事務(wù)，用戶能夠靈活定義溝經(jīng)過程，ECM

系統(tǒng)自動對溝經(jīng)過程進(jìn)行統(tǒng)計和跟蹤，對每個實施者工作內(nèi)容

和進(jìn)度進(jìn)行管理，確保各個協(xié)作步驟緊密有序，責(zé)任明確。

溝通靈活轉(zhuǎn)移

ECM可完全配適用戶使用習(xí)慣，或尤其情況下需要（如出差,

調(diào)動等），將溝通信息轉(zhuǎn)移到指定通訊方法上。用戶可依據(jù)具

體需要，將一些事務(wù)轉(zhuǎn)移給其它責(zé)任人進(jìn)行處理。

查詢統(tǒng)計

ECM能清楚統(tǒng)計系統(tǒng)中多種信息，提供給用戶和管理員進(jìn)行

事務(wù)、信息發(fā)送統(tǒng)計和查詢，方便管理者了解企業(yè)工作效率。

2.3關(guān)鍵應(yīng)用領(lǐng)域

ECM能夠滿足企機(jī)關(guān)多種通訊及管理需要,含有眾多應(yīng)用領(lǐng)

域。

政府辦公：可用于政府機(jī)關(guān)內(nèi)部、政府和政府之間、政府

和管轄企業(yè)之間溝通，關(guān)鍵用于提升政府機(jī)關(guān)辦事效率，對緊

急事務(wù)反應(yīng)速度，處理大批量政務(wù)溝通問題。

企業(yè)日常管理：關(guān)鍵用于企業(yè)內(nèi)部溝通管理，包含日常事

務(wù)提醒、通知發(fā)放、事務(wù)督辦等。

市場營銷：關(guān)鍵用于企業(yè)營銷，包含信息公布、開展促銷

活動、用戶關(guān)心、用戶調(diào)查分析等。

銷售管理：流動銷售管理、分區(qū)域渠道管理。

用戶服務(wù)：關(guān)鍵用于企業(yè)售后服務(wù)，包含售后快速響應(yīng)、

服務(wù)狀態(tài)反饋、服務(wù)統(tǒng)計、收繳欠款等。

物流管理：銷售訂單、庫存控制報警、采購管理

2.4關(guān)鍵用戶及應(yīng)用介紹

用戶名稱基礎(chǔ)應(yīng)用

國家開發(fā)銀行1、總行和分行之間日常管理，包含日程通知、

總行會議管理、工作通知反饋；

及全國28家分2、關(guān)鍵用戶帳戶情況、貸款情況、交易情況

行語音通知、語音電話查詢

中國電信數(shù)據(jù)1、內(nèi)部管理；

通信局2、和下級電信部門協(xié)作辦公

長春市政府1、長春市政府內(nèi)部管理；

2、應(yīng)急指揮系統(tǒng)

國家安全生產(chǎn)1、內(nèi)部管理；

監(jiān)督管理局2、應(yīng)急指揮系統(tǒng)

中國旅游飯店1、會議報名管理；

行業(yè)協(xié)會2、會議組織：包含通知、提醒、反饋；

3、會議互動活動組織

同方計算機(jī)本1、企業(yè)內(nèi)部管理；

部2、會議管理；

3、計算機(jī)渠道管理

2.5ECM關(guān)鍵特點

2.5.1高效多渠道群發(fā)通訊工具

ECM能夠獨立作為一個傳輸信息手段,實現(xiàn)多渠道立體化傳

輸信息，確保用戶在開會、出差、特殊辦公環(huán)境等情況下，仍

然能夠有效接收信息。同時，它所特有大批量群發(fā)功效，為企

業(yè)大批量發(fā)送短信、電子郵件、傳真提供了便利。

2.5.2確保目標(biāo)實現(xiàn)管理工具

ECM是一個管理工具，它能夠統(tǒng)計下來溝通全過程，方便于

進(jìn)行查詢和審核。同時，用戶能夠預(yù)先設(shè)定大量策略，包含溝

通對象、通訊方法、事務(wù)內(nèi)容、處理要求、催辦條件、監(jiān)控方

法等，多種策略會在條件滿足情況下自動實施，確保溝通目標(biāo)

實現(xiàn)。

2.5.3軟硬件一體化，安裝使用簡單方便

ECM是一個軟硬件一體化設(shè)備，真正實現(xiàn)了即插即用，安裝

時僅需分別同電源、電話線及企業(yè)網(wǎng)絡(luò)連接，并進(jìn)行基礎(chǔ)配置

后即可投入使用。ECM使用用戶，能夠依據(jù)自己使用習(xí)慣設(shè)定

喜愛通訊方法，無須增加額外設(shè)備，不給使用者添加負(fù)擔(dān)。

以下是ECM產(chǎn)品系列:

ECM1000系列經(jīng)濟(jì)實惠，以最小|

投資全方面提升小

型企業(yè)內(nèi)部溝通效|一。

率

ECM系列并發(fā)量高、擴(kuò)展性|

好，適合中型企業(yè)|

使用11

ECM3000系列局穩(wěn)定性、身可靠|

性、高并發(fā)量，適illli

合于大型企業(yè)或電1圜

信運行商使用，可

對外提供ASP服務(wù)

2.5.4領(lǐng)先融合通訊技術(shù)、語音合成技術(shù)

ECM采取優(yōu)異融合通訊技術(shù)，將多個通訊手段進(jìn)行集成，滿

足用戶進(jìn)行多渠道溝通需要。同時采取炎黃新星自主知識產(chǎn)權(quán)

語音合成技術(shù)，能夠自如將文字信息轉(zhuǎn)換為語音信息，使用戶

經(jīng)過電話就能收聽到多種溝通信息。

2.5.5ECM和CRM、ERP、OA關(guān)系

ECM除獨立使用外，還能夠和ERP、CRM、0A等信息化系統(tǒng)

實現(xiàn)有效結(jié)合，起到兼容、強(qiáng)化實施和補(bǔ)充作用。

比如，企業(yè)原來已經(jīng)有CRM系統(tǒng)，但在售后服務(wù)過程中，

常常出現(xiàn)找不到責(zé)任人、故障排除不立即或相互之間推委責(zé)任

現(xiàn)象，和ECM對接以后，能夠幫助CRM處理通知、催辦、監(jiān)控、

報警等溝通問題，加強(qiáng)系統(tǒng)實施力度，使系統(tǒng)運行更順暢。

又如，企業(yè)已經(jīng)有ERP系統(tǒng)，在缺貨時能夠用ECM立即通

知提醒倉庫人員及供貨商補(bǔ)貨，而應(yīng)收款到期仍未收到款時，

能夠用ECM催促應(yīng)付款企業(yè)付款。

ECM對0A補(bǔ)充更為顯著，比如內(nèi)部周報、月報、多種工作

提醒、催辦、通知、全部能大大加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部管理實施力度。

3大型會議應(yīng)用

因為ECM系統(tǒng)含有多渠道（Email.短信、語音呼出、傳真）、

雙向通訊方法，能夠?qū)崿F(xiàn)快速、正確、有效溝通，所以在大型

會議召集、安排、組織上，有著廣泛應(yīng)用。它關(guān)鍵應(yīng)用目標(biāo)是

實現(xiàn)分處于不一樣地域群體間會議召集，和會議期間信息交

流、信息共享，提供一個高效協(xié)同工作手段。

ECM大型會議處理方案充足利用Intranet/Internet網(wǎng)絡(luò)

資源、電信語音及傳真網(wǎng)絡(luò)資源、移動網(wǎng)絡(luò)資源等優(yōu)異信息交

流技術(shù)，在大型會議召開中完全實現(xiàn)電子化會議召集、會議召

開、會中管理、會議互動和會議語音、傳真文件、電子文件發(fā)

放等功效。

ECM大型會議管理

會

議

全

過

程

高

效

管

理

會

議

角

色

ECM大型會議處理方案，處理了大型會議中，因為人數(shù)眾多,

通知不便，反饋延誤、互動性差而造成會議組織困難、拖延時

間長、服務(wù)不妥問題，同時為會議舉行方節(jié)省了大量人力、物

力，是組織大型會議理想幫手！

以下依據(jù)大型會議舉行要求，從會議組織過程各個方面敘

述ECM應(yīng)用o

3.1會前計劃

在舉行大型會議之前，要事優(yōu)異行擬訂會議計劃，整理會

議聯(lián)絡(luò)人（和會議參與人不一定相同），發(fā)送會議計劃等工作。

3.1.1會議聯(lián)絡(luò)人導(dǎo)入

大型會議中，優(yōu)異行會議聯(lián)絡(luò)人整理，已經(jīng)整理完成會議

聯(lián)絡(luò)人，能夠?qū)氲紼CM系統(tǒng)中，無須手工進(jìn)行輸入。

會議聯(lián)絡(luò)人信息通常包含:聯(lián)絡(luò)人姓名、單位、Email地址、

手機(jī)號、傳真號等信息。

會議聯(lián)絡(luò)人導(dǎo)入到系統(tǒng)后，能夠依據(jù)聯(lián)絡(luò)人類別或所在企

業(yè)類別進(jìn)行分類管理。

3.1.2會議計劃批量發(fā)放

企業(yè)會議計劃是以Word文檔、Excel文檔進(jìn)行存放，所以

通常通用會議計劃發(fā)放方法，是以傳真方法，假如會議達(dá)成

200人以上時，工作量很大。

ECM系統(tǒng)含有將Word.Excel文檔轉(zhuǎn)換成傳真格式進(jìn)行發(fā)

送功效，而且含有群發(fā)功效，能夠同時發(fā)送幾百份傳真（具體

發(fā)送數(shù)量和產(chǎn)品線相關(guān)），所以極大處理了人工批量傳真困難,

提升了工作效率。

3.2會議召集

ECM會議召集

3.2.1會議報名通知

在會議召集過程中，先要進(jìn)行會議報名通知，為了節(jié)省成

本，能夠采取Email+短信報名通知措施。

也就是說，在發(fā)給會議聯(lián)絡(luò)人報名通知郵件同時，發(fā)送一

條短信，提醒她去查看郵件，并登陸INTERNET某個網(wǎng)址進(jìn)行

報名。

3.2.2會議報名

會議聯(lián)絡(luò)人在收到報名通知郵件后，能夠直接從郵件中超

級鏈接地址，鏈接到相關(guān)報名頁面，并填寫報名信息。

報名信息是指會議參與人信息，包含：姓名、性別、年紀(jì)、

單位名稱、職務(wù)通信地址、郵政編碼、生日、辦公電話、手機(jī)、

傳真、電子郵件、抵達(dá)時間、抵達(dá)交通方法。

3.2.3會議報名情況搜集

系統(tǒng)自動將報名情況進(jìn)行搜集，并產(chǎn)生具體會議名單，會

議名單能夠轉(zhuǎn)換為Excel表格進(jìn)行下載。

同時，會議組織人員能夠?qū)h名單進(jìn)行分類整理，分成

不一樣通訊組，便于會議期間聯(lián)絡(luò)使用。

下載Excel表格有著更廣泛應(yīng)用，比如說，對報名表進(jìn)行

分類，提供給服務(wù)機(jī)構(gòu)（如酒店）進(jìn)行分房等。

3.2.4會議報名催辦

在進(jìn)行會議報名通知時，可定制部分催辦功效，假如沒有

立即回復(fù)，則開始進(jìn)行催辦。

催辦可分等級，開始時，能夠僅用辦公電話進(jìn)行催辦，催

辦間隔時間可長部分。假如過了某個時間程度，仍然沒有回復(fù),

則開始使用移動電話、傳真等形式來催辦，催辦間隔時間也能

夠短部分。假如仍然沒有回復(fù)，還能夠催辦會議聯(lián)絡(luò)人上級領(lǐng)

導(dǎo)，全部這些，全部確保會議報名能夠得到立即回復(fù)。

3.3會前提醒

依據(jù)預(yù)定會議計劃，在會議召開前一到兩天，能夠進(jìn)行會

前提醒,提醒會議召開時間，方便于會議參與人能夠早做準(zhǔn)備。

會前提醒名單以報名期間搜集“會議名單”為準(zhǔn)。

3.4會議資料發(fā)放

假如部分會議資料，需要大家在會議前提前查看，能夠提

前進(jìn)行資料發(fā)放,資料發(fā)放方法能夠采取錄音文件、電子文件、

傳真等方法。

錄音文件能夠直接收聽，也能夠放在Email系統(tǒng)中，經(jīng)過

附件下載下來長久保留；

電子文件，能夠在Email系統(tǒng)中，直接下載打??；

傳真文件，能夠直接發(fā)送到和會人員傳真機(jī)上。

會議資料發(fā)放后，能夠要求各接收人確定收到，方便于會

議資料能夠順利交給各個會議參與人員。

3.5會議服務(wù)安排

ECM會議原務(wù)安林

每一個大型會議召集，全部需要酒店、餐廳、車隊、票務(wù)

部門等多個行業(yè)服務(wù)部門主動幫助。在傳統(tǒng)情況下，通常均需

要用傳真方法來處理，傳真方法有部分弱點，比如說反饋速度

慢、成本高等，使用ECM以后，能夠處理會議服務(wù)方面難題。

3.5.1登記合作服務(wù)單位

在找到相關(guān)服務(wù)合作單位后，先期在ECM系統(tǒng)中建立對應(yīng)

合作服務(wù)組，將合作服務(wù)單位聯(lián)絡(luò)信息進(jìn)行登記。

登記內(nèi)容有：聯(lián)絡(luò)人姓名、性別、年紀(jì)、單位名稱、職務(wù)

通信地址、郵政編碼、辦公電話、手機(jī)、傳真、電子郵件方法。

3.5.2合作服務(wù)單位通知

在會議組織過程中，有很多服務(wù)需要合作服務(wù)單位配合，

這時可利用ECM系統(tǒng)進(jìn)行通知。

通常來說，很多服務(wù)單位并沒有網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，而只有電話、

傳真等傳統(tǒng)通訊方法，而ECM含有多個通訊方法，剛好在合作

服務(wù)單位通知上有很好應(yīng)用。即使會議組織人員身邊沒有傳真

機(jī)等工具，也照樣能完成傳真機(jī)、短信、語音電話等通知方法。

對合作服務(wù)單位通知，能夠經(jīng)過回復(fù)確定，來確保通知質(zhì)

量。

3.5.3登記會議參與人房間分機(jī)號

為了有效節(jié)省成本，還能夠在會議開始時，依據(jù)會議參與

人房間號，登記其分機(jī)號，部分通知事宜能夠采取分機(jī)進(jìn)行通

知。

3.5.4會議參與人服務(wù)（如訂票服務(wù)等）

在會議過程中，能夠經(jīng)過短信等方法，了解會議參與人需

要服務(wù)。

比如訂票服務(wù)，能夠批量向會議參與人發(fā)出訂票邀請，請

會議參與人立即回復(fù)訂票信息，方便于愈加好為會議參與人服

務(wù)。

3.6會議組織

ECM冬次姐依

L_1

會議?與Z訊錄

會雙著。博新

金MB.曾，

金收卷5人

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3.6.1會議幫助

當(dāng)會議參與人到來后，系統(tǒng)會定時發(fā)送幫助短信，通知ECM

系統(tǒng)使用方法、會議基礎(chǔ)安排、關(guān)鍵會議場所地點、吃飯時間

等。

和會人員查詢部分特殊信息時，能夠發(fā)送幫助業(yè)務(wù)號碼到

短信中心，短信中心能夠立即回復(fù)相關(guān)幫助信息。比如：查詢

會議安排等。

3.6.2緊急聯(lián)絡(luò)

會議開通緊急聯(lián)絡(luò)短信，發(fā)送給全部會議參與人，假如會

議參與人有任何緊急事務(wù)，能夠立即回復(fù)該短信，該短信會在

第一時間轉(zhuǎn)發(fā)給會議組織者及其領(lǐng)導(dǎo)手中，便于在緊急事務(wù)發(fā)

生時，會議組織者有著良好反應(yīng)速度。

3.6.3會議通知

在每次會議召開時，能夠采取提前20分鐘、提前5分鐘

（時間能夠靈活改變）兩次提醒及自動催辦手段，確保每次會

議正常、立即進(jìn)行。

3.6.4會議變更

假如會議期間，有些安排出現(xiàn)了變更，則能夠用ECM系統(tǒng)

立即將會議安排變更信息通知給每一個會議參與人，同時可經(jīng)

過確定來避免出現(xiàn)遺漏。

3.7會議互動活動

ECM會議互動節(jié)H

—一

3.7.1會議投票

會議投票能夠采取ECM系統(tǒng)來完成，能夠在投票前先公布

投票規(guī)則，然后經(jīng)過短信發(fā)出“開始投票”通知；

會議參與人用短信回復(fù)方法，輸入自己投票選項，比如說

當(dāng)投票選項為1,表示同意，投票選項為2,表示不一樣意，

投票選項為3,表示棄權(quán)。

會議組織者經(jīng)過搜集投票反饋結(jié)果，來公布投票結(jié)果。

3.7.2會議競猜小游戲

會議過程中，能夠用短信出部分小型智力題目（如謎語

等），讓大家參與作答，首先給出答案者獲勝，能夠取得部分

會議組織者給出禮品等。

3.7.3抽獎活動

會議過程中，能夠安排部分抽獎活動，在ECM系統(tǒng)中建立

單獨抽獎模塊，循環(huán)顯示全部會議參與人手機(jī)號碼，在點擊回

車鍵后即停止，停止時顯示中獎號碼，并給中獎人發(fā)一個祝賀

短信及點播一首歌曲。

3.7.4人文關(guān)心

在會議期間，假如有會議參與人員過生日，系統(tǒng)還能自動

給她點播一首生日歌，而且能夠通知會議組織者，方便于會議

組織人員能立即為她準(zhǔn)備一份尤其禮品。

4成功案例

4.1國家開發(fā)銀行應(yīng)用案例

＞項目背景

國家開發(fā)銀行原有0A系統(tǒng)是建立在WindowNT操作系統(tǒng)

之上；使用服務(wù)器、磁帶庫、光盤庫等物理介質(zhì)；采取Lotus

Domino/Notes平臺并依據(jù)開發(fā)銀行實際情況開發(fā)出大型應(yīng)用

系統(tǒng)。該OA系統(tǒng)已在總行及全國范圍內(nèi)28家省級分行全方

面使用。

國家開發(fā)銀行“柜臺前移”系統(tǒng)是基于LotusDomino平

臺，專門針對國家開發(fā)銀行各分行和行外用戶單位之間信息傳

輸而開發(fā)應(yīng)用系統(tǒng)。關(guān)鍵功效為：步驟報表在分行和行外用戶

之間信息傳輸、分行和行外用戶部對完成文檔查詢等。

OA和柜臺前移是開行關(guān)鍵業(yè)務(wù)系統(tǒng)，該系統(tǒng)在運行過程

中產(chǎn)生大量消息需要經(jīng)過電話、短信等多個方法通知用戶，而

旦需要接收人進(jìn)行“消息確定”，同時內(nèi)外部系統(tǒng)用戶需要進(jìn)

行實時短信查詢、語音查詢。為了完善0A系統(tǒng)和柜臺前移系

統(tǒng)，提升內(nèi)部工作效率和用戶服務(wù)質(zhì)量，國家開發(fā)銀行決定將

ECM開發(fā)平臺和原0A系統(tǒng)、柜臺前移系統(tǒng)進(jìn)行對接。

＞建設(shè)內(nèi)容

該項目標(biāo)建設(shè)內(nèi)容包含以下部分：

1、經(jīng)過POP3、SMTP等協(xié)議和XML技術(shù)，實現(xiàn)和現(xiàn)

有0A系統(tǒng)互聯(lián)、互通，實現(xiàn)0A系統(tǒng)中多種信息多個

方法抵達(dá)通知功效，包含傳真、短信、電話等，接收人

能夠使用多個通訊方法發(fā)送“確定回執(zhí)”。同時用戶能夠

主動經(jīng)過語音電話、短信實時獲取郵件等多種信息。

2、為外部系統(tǒng)用戶提供通知和語音查詢功效，如：以柜

臺前移系統(tǒng)為例，查詢帳戶余額（其中包含存款帳戶余

額和貸款帳戶余額）、交易流水等。

＞系統(tǒng)結(jié)構(gòu)及功效實現(xiàn)

ECM平臺提供了OA系統(tǒng)、柜臺前移系統(tǒng)和用戶之間經(jīng)過

語音、手機(jī)短信等進(jìn)行信息交換路徑，建立了通暢信息傳輸渠

道，實現(xiàn)了信息異步傳輸和實時查詢。

信息交換采取統(tǒng)一接口方法,屏蔽了應(yīng)用系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)及

具體功效操作，ECM平臺可只在總行設(shè)置服務(wù)器，應(yīng)用接口也

只設(shè)置在總行，總分行全部通知信息均先路由到總行應(yīng)用接口

系統(tǒng)中，由應(yīng)用接口傳輸?shù)紼CM平臺中。

接口業(yè)務(wù)關(guān)鍵包含：通知公布及反饋、信息實時查詢、柜

臺前移系統(tǒng)帳務(wù)實時查詢。

以通知公布及確定反饋為例，講述接口業(yè)務(wù)實現(xiàn)過程:

系統(tǒng)名稱業(yè)務(wù)編交易名報文種類

名號

辦公自動化發(fā)送1通知CMT001

系統(tǒng)

柜臺前移系接收2確定回執(zhí)CMT002

統(tǒng)

發(fā)送3確定回執(zhí)CMT002

ECM平臺

接收4通知CMT001

“通知公布及確定反饋”采取郵件作為數(shù)據(jù)傳輸通道，以

SMTP/POP3作為接口用通訊協(xié)議。首先設(shè)置一個應(yīng)用接口郵

箱，該郵箱建立在總行現(xiàn)有郵件服務(wù)器上，采取LotusDomino

郵件數(shù)據(jù)庫作為模板。因為0A系統(tǒng)本身也建立在Lotus

Domino平臺上，所以0A通知信息將經(jīng)過Domino路由服務(wù)

發(fā)到應(yīng)用接口郵箱中，其它系統(tǒng)也能夠?qū)⑼ㄖ畔⒔?jīng)過

SMTP/POP3協(xié)議發(fā)送到接口郵箱中；ECM平臺經(jīng)過

SMTP/POP3從應(yīng)用接口郵箱中獲取消息，并進(jìn)行通知發(fā)送，

同時將接收回來“確定回執(zhí)”發(fā)回到接口郵箱中。

＞開發(fā)進(jìn)程

該項目30天內(nèi)便完成安裝、系統(tǒng)對接、調(diào)試、測試整個過

程，現(xiàn)已穩(wěn)定運行六個月多，國開行總行和23個分行均使用

此系統(tǒng)，用戶對ECM平臺和原系統(tǒng)快速對接和穩(wěn)定運行表示

很滿意。

＞案例分析

國家開發(fā)銀行成立于1994年3月，注冊資本500億元人民

幣。100%政府擁有，直屬國務(wù)院領(lǐng)導(dǎo)，是中國三家政策性銀

行中最大一家，是除中國人民銀行外唯一正部級金融機(jī)構(gòu)。

國家開發(fā)銀行在全國范圍內(nèi)共有包含總行和28家省級分

行多家分支機(jī)構(gòu)，原有內(nèi)部0A系統(tǒng)和柜臺前移系統(tǒng)在運行過

程中，在各分支機(jī)構(gòu)之間和分行和用戶存在大量信息交換，在

這個過程中需要經(jīng)過電話、傳真等方法實現(xiàn)內(nèi)外部溝通。因為

異地通信頻繁，人工處理事務(wù)效率限制，所以產(chǎn)生了龐大通訊

費用和人工成本。

為了提升內(nèi)部人員辦公效率和用戶服務(wù)質(zhì)量，節(jié)省通訊費

用開支，國開行決定采取北京炎黃新星ECM開發(fā)平臺和原有

0A和柜臺前移系統(tǒng)進(jìn)行對接。對接以后，實現(xiàn)原有0A系統(tǒng)功

效全方面擴(kuò)展，諸如郵件多通訊方法發(fā)送及多方法回復(fù)、工作

流、日程多方法通知及回復(fù)、工作內(nèi)容自動催辦和提醒。

在實現(xiàn)ECM系統(tǒng)和原有系統(tǒng)對接后，人員辦事效率大大提

升，原來“找人難、總分行交流速度慢、反饋時間延遲”現(xiàn)象

得到了改善，尤其是緊急事務(wù)處理效果很好。同時，經(jīng)過對多

種通訊方法靈活調(diào)用及有效控制，大大降低了內(nèi)部通訊費用。

在系統(tǒng)平穩(wěn)運行十二個月時間里，國開行內(nèi)部通訊費用下降了

50%以上，日常業(yè)務(wù)處理時間也大大縮短。

通訊費用節(jié)省原因在于：

1、多種通訊方法靈活調(diào)用，選擇其中最節(jié)省成本聯(lián)絡(luò)方

法。

比如：以前總分行之間通知事宜，基礎(chǔ)采取長途電話，

現(xiàn)在基礎(chǔ)改為Email+短信通知，僅此一項，即節(jié)省了總行

30%長途通訊費用；

2、通訊有效性使得原來需要2-3次溝通才能完成事宜變

為1-2次完成。

比如：原來總分行之間催繳報表等事務(wù)，通常均需要

2-3輪溝通才能收齊28家分行報表，現(xiàn)在加上“確定回復(fù)”

機(jī)制后，全部信息全部有效統(tǒng)計，回復(fù)速度也大大加緊，

通常經(jīng)過1-2輪溝通，即可完成全部報表催繳。經(jīng)過通訊

有效性控制，節(jié)省了總行20%長途通訊費用，和40%市話

通訊費用。

國開行長途費用統(tǒng)計圖（上ECM系統(tǒng)前）

口總行與分行之間

?知往來

■總行與分行之間

事務(wù)協(xié)調(diào)催辦

口總行與分行日常

交流

口其它

國開行長途費用統(tǒng)計圖（上ECM系統(tǒng)前后）

□總行與分行之間

通知往來

■總行與分行之間

事務(wù)協(xié)調(diào)催辦

0愚廿仔H常

交流

□其它

■長途節(jié)省贄用

同時，因為ECM使通訊有效性大大加強(qiáng)，而且支持群發(fā),

國開行人工成本也節(jié)省了不少。

ECM系統(tǒng)在國開行和原有系統(tǒng)對接以后，能夠為外部系統(tǒng)

用戶提供通知和語音查詢功效，如：以柜臺前移系統(tǒng)為例，用

戶能夠經(jīng)過電話和短信進(jìn)行自主查詢帳戶余額（其中包含存款

帳戶余額和貸款帳戶余額）、交易流水等。大大提升用戶對于

國開行工作滿意度，也節(jié)省了工作人員為處理用戶查詢時間。

ECM系統(tǒng)在國開行原有0A和柜臺前移系統(tǒng)中成功應(yīng)用,

充足表現(xiàn)了ECM在提升辦公效率、節(jié)省企業(yè)通訊成本、提升

用戶服務(wù)滿意度方面優(yōu)勢。

4.2中國旅游飯店業(yè)協(xié)會會議應(yīng)用案例

＞項目背景

中國旅游飯店業(yè)協(xié)會常常召開大型行業(yè)會議，包含到多達(dá)

700多家行業(yè)企業(yè)會議組織工作。在沒有ECM系統(tǒng)之前，全靠

人工來進(jìn)行會議道知、參與人員確定等召集工作。

原有操作模式存在以下多個問題：

1、人職員作量太大，發(fā)傳真需要發(fā)700余份；

2、工作效率低下，通知和確定工作前后需要半個月

時間才能完成；

3、通訊信息可能丟失，對方有沒有收到無法確定，

常常出現(xiàn)丟失現(xiàn)象；

4、通訊費用高昂，因為往返通訊均是長途聯(lián)絡(luò)，而

且電話時間很長，造成通訊費用很高。

為了改善原有大型會議操作模式，該協(xié)會應(yīng)用了ECM系統(tǒng)

會議召集功效。

＞功效應(yīng)用

中國旅游飯店業(yè)協(xié)會，關(guān)鍵應(yīng)用了以下會議管理功效。

會議聯(lián)絡(luò)人導(dǎo)入

該協(xié)會在會