XX制藥有限公司

文件編號：EHSP-003

文件名稱EHS管理體系記錄管理程序文件版號：01

總頁數(shù)：4

起草部門E1IS管理部文件類型二級文件

生效日期2015年3月150替換文件

文件編制:

編制人編制日期

常征

文件審核:

審核部門審核人審核日期審核部門審核人審核日期

E11S管理部一車間

設(shè)備動(dòng)力部二車間

生產(chǎn)技術(shù)部三車間

質(zhì)量控制部總工程師

研究發(fā)展部質(zhì)量總監(jiān)

倉庫生產(chǎn)總監(jiān)

文件批準(zhǔn):

批準(zhǔn)人批準(zhǔn)日期

文件分發(fā):

頒發(fā)部門EHS管理部

分發(fā)部門公司各部門、各車間、各工段、倉庫

1.目的:

對記錄進(jìn)行有效控制和管理，使記錄符合規(guī)范化管理的要求，客觀、真實(shí)、準(zhǔn)確的

反映安全、職業(yè)健康和環(huán)境管理體系的有效運(yùn)行，為活動(dòng)的可追溯性以及采取改進(jìn)、糾

正和預(yù)防措施提供依據(jù)。

2.范圍：

本程序適用于記錄的標(biāo)識、貯存、保護(hù)、檢索、保存期限以及記錄處置所需的控制和管

理。

3.術(shù)語及定義

無

4.職責(zé)：

4.1EHS管理部：

4.1.1負(fù)責(zé)編制、修訂、解釋本程序。

4.1.2負(fù)責(zé)對各部門編寫的記錄文件進(jìn)行審核、批準(zhǔn)。

4.1.3對各部門的記錄的填寫和運(yùn)行維護(hù)等活動(dòng)進(jìn)行監(jiān)督，指導(dǎo)實(shí)施。

4.1.4負(fù)責(zé)總要記錄的保管或存檔工作。

4.2各部門：

4.2.1各部門負(fù)責(zé)編制本部門運(yùn)行所需的各種記錄。

4.2.2負(fù)責(zé)本部門所需文件的更新，確保本部門文件適用、適宜性。

4.2.3負(fù)責(zé)填寫本部門所需的各種記錄，并確保記錄真實(shí)可靠。

5.內(nèi)容：

5.1記錄的策劃及審核

5.1.1記錄的表式由各使用部門根據(jù)相關(guān)程序文件和作業(yè)指導(dǎo)書的內(nèi)容要求進(jìn)行編

制，由EHS管理部統(tǒng)一審核標(biāo)識、編號和備案

5.1.2記錄的標(biāo)記和編號必須統(tǒng)一，記錄的標(biāo)識應(yīng)于記錄的右上方，標(biāo)識方法詳見

《EHS體系文件控制程序》(EHSP-001)中的5.4.4,編號按程序文件中的規(guī)定執(zhí)行。

5.1.3經(jīng)備案的記錄表式不得隨意更改，如需更改，應(yīng)由使用部門按照《EHS體系文

件控制程序》(EHSP-001)中的《5.7文件的修訂及廢除》的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

5.1.4各部門需使用和印制表單時(shí)，需經(jīng)EHS管理部確認(rèn)記錄為最新版次后方可印制J,

避免誤用作廢記錄。

5.1.5記錄設(shè)計(jì)的格式應(yīng)與公司產(chǎn)品實(shí)際和體系運(yùn)行實(shí)際相結(jié)合。

5.1.6記錄的樣式及格式應(yīng)具有可操作性和適應(yīng)性，并便于填寫。

5.1.7記錄歸屬部門提出記錄樣稿，EHS管理部審核記錄內(nèi)容的設(shè)計(jì)是否能反應(yīng)實(shí)際

情況，參與審核人員應(yīng)包括記錄填寫部門負(fù)責(zé)人。

5.1.7記錄的審核、批準(zhǔn)、復(fù)印、發(fā)放應(yīng)按照《EHS體系文件控制程序》(EHSP-001)

中的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

5.2記錄的使用

5.2.1使用部門把現(xiàn)行的記錄復(fù)印或印刷后，由使用人到部門負(fù)責(zé)人處領(lǐng)取。根據(jù)

記錄內(nèi)容選擇合適的頁數(shù)，加蓋頁碼，打印《EHS管理體系記錄封皮》

(EHSP-003-RC-01)裝訂成冊。

5.2.2己裝訂成冊的記錄不得缺頁，應(yīng)按照頁碼是順序按時(shí)填寫。

5.3記錄的填寫

5.3.1內(nèi)容真實(shí)，數(shù)據(jù)完整，記錄及時(shí)，不得提前或遲后填寫。

5.3.2字跡清晰，易于識別和檢索，不得用鉛筆填寫。

5.3.3記錄不得撕毀或隨意更改，如確需更正，更正錯(cuò)誤內(nèi)容必須保證原文字或數(shù)據(jù)清晰

可辨，不得任意涂改或使用涂改液。

5.3.4記錄如需重新譽(yù)寫，則原有記錄不得銷毀，應(yīng)當(dāng)作為重新譽(yù)寫記錄的附件保存。

5.3.5記錄按記錄項(xiàng)目填寫齊全，不得留有空格，如無填寫內(nèi)容則按以下方法填寫：

5.3.5.1記錄中的某些空格(包括備注)如果無填寫內(nèi)容，應(yīng)填寫“一”。

5.3.5.2記錄中的某一頁如果無填寫內(nèi)容，可以采用劃一條對角線的方式，表示無填寫

內(nèi)容。

5.3.6填寫日期一律橫寫，并不得簡寫，如2009年7月1日不得寫成“09”、“1/7”或

“7/1”形式。

5.4記錄的保存

5.4.1崗位在用的記錄應(yīng)放于規(guī)定地點(diǎn)。

5.4.2電子記錄需轉(zhuǎn)換成適當(dāng)?shù)男问奖４?，保證在記錄的保存期內(nèi)清晰、有效，易于查找。

5.4.3公司使用的EHS相關(guān)記錄未經(jīng)EHS管理部批準(zhǔn)，不得擅自流轉(zhuǎn)到公司外。

5.5記錄的保管

551記錄由歸口管理部門收集、整理、編目、歸檔。保管方式應(yīng)便于檢索、查閱或存取。

5.5.2對于有永久性保存價(jià)值和重要、關(guān)鍵的記錄，由各部門在每月上旬整理后交檔案

室保存，檔案室應(yīng)進(jìn)行編目管理。

5.5.3記錄的保管部門應(yīng)提供合適的貯存場所，使記錄在適宜的環(huán)境中貯存，以防丟失、

損壞和變質(zhì)。

5.5.4EHS管理部根據(jù)記錄的重要程度確定保存期限；

5.5.4.1有長久保存價(jià)值的記錄，如：管理體系審核報(bào)告、管理評審記錄、產(chǎn)品鑒定報(bào)

告、培訓(xùn)考核檔案、統(tǒng)計(jì)年報(bào)等整理后，交檔案室，保存期為五年。

5.5.4.2重要的記錄，如：檢測報(bào)告、檢驗(yàn)記錄、工藝更改記錄、糾正和預(yù)防措施記錄

等有保存價(jià)值的記錄，整理歸檔，保存三年。

5.5.4.3一般的記錄，如：過程記錄、定期檢查記錄等，由使用部門整理保管，保存期

限為二年。

5.5.4.4合同有要求時(shí)，記錄的保存期應(yīng)征得顧客的同意或由顧客確定。

5.6記錄的作廢和銷毀

記錄超過了規(guī)定保存期限，即為“作廢記錄”，除有特殊原因或繼續(xù)有保存價(jià)值需延長保

存期外，“作廢記錄”一般由EHS管理部部統(tǒng)一回收后銷毀，銷毀前填寫《EHS管理體系

記錄銷毀申請表》(EHSP-003-RC-()2),經(jīng)EHS管理部部長確認(rèn)后進(jìn)行銷毀處理。銷毀方

式為撕毀。

6相關(guān)文件：

《EHS管理體系文件控制程序》(EHSP-001)

7相關(guān)記錄：

《EH