工藝美術(shù)協(xié)會會議管理實(shí)施辦法第一章總則第一條為規(guī)范工藝美術(shù)協(xié)會（以下簡稱“協(xié)會”）會議管理，提高會議質(zhì)量和決策效率，保障各項(xiàng)工作有序推進(jìn)，根據(jù)《社會團(tuán)體登記管理?xiàng)l例》《工藝美術(shù)協(xié)會章程》（以下簡稱《章程》）及相關(guān)規(guī)定，結(jié)合協(xié)會實(shí)際，制定本辦法。第二條本辦法適用于協(xié)會組織召開的所有會議，包括會員代表大會、理事會、常務(wù)理事會、會長辦公會、專題工作會及其他臨時(shí)會議。第三條會議管理遵循“規(guī)范程序、精簡高效、民主決策、落實(shí)到位”原則，聚焦服務(wù)會員、推動行業(yè)發(fā)展目標(biāo)，確保會議內(nèi)容務(wù)實(shí)、決議可行、執(zhí)行有力。第二章會議分類與職責(zé)第四條會員代表大會（一）性質(zhì)：協(xié)會最高權(quán)力機(jī)構(gòu)，行使《章程》規(guī)定的重大事項(xiàng)決策權(quán)。（二）召開頻率：每屆至少召開1次，必要時(shí)可召開臨時(shí)會議；屆中因特殊情況需提前或延期換屆的，需報(bào)業(yè)務(wù)主管單位批準(zhǔn)。（三）參會人員：全體會員代表（代表產(chǎn)生方式按《章程》執(zhí)行）。（四）主要職責(zé)：審議理事會工作報(bào)告、財(cái)務(wù)報(bào)告；修改《章程》；選舉和罷免理事；決定協(xié)會終止等重大事項(xiàng)。第五條理事會（一）性質(zhì)：會員代表大會閉會期間的執(zhí)行機(jī)構(gòu)，對會員代表大會負(fù)責(zé)。（二）召開頻率：每年至少召開2次，由會長或會長委托的副會長召集。（三）參會人員：全體理事，必要時(shí)可邀請監(jiān)事、特邀專家或會員代表列席。（四）主要職責(zé)：執(zhí)行會員代表大會決議；選舉和罷免常務(wù)理事、會長、副會長、秘書長；審議年度工作計(jì)劃、財(cái)務(wù)預(yù)算；決定會員吸收或除名等事項(xiàng)。第六條常務(wù)理事會（一）性質(zhì)：理事會閉會期間行使部分理事會職權(quán)的常設(shè)機(jī)構(gòu)。（二）召開頻率：每季度至少召開1次，由會長或會長委托的副會長召集。（三）參會人員：全體常務(wù)理事，必要時(shí)可邀請相關(guān)部門負(fù)責(zé)人列席。（四）主要職責(zé)：落實(shí)理事會決議；審議行業(yè)發(fā)展重大政策建議；審核協(xié)會重要活動方案；監(jiān)督協(xié)會日常運(yùn)營。第七條會長辦公會（一）性質(zhì)：處理協(xié)會日常重要事務(wù)的決策性會議。（二）召開頻率：每月至少召開1次，遇緊急事項(xiàng)可臨時(shí)召開，由會長召集并主持。（三）參會人員：會長、副會長、秘書長，辦公室、財(cái)務(wù)部等部門負(fù)責(zé)人可列席。（四）主要職責(zé)：研究落實(shí)會員代表大會、理事會、常務(wù)理事會決議的具體措施；審議協(xié)會月度重點(diǎn)工作安排；協(xié)調(diào)解決日常運(yùn)營中的突發(fā)問題；審核單項(xiàng)經(jīng)費(fèi)支出（額度按《協(xié)會財(cái)務(wù)管理制度》執(zhí)行）。第八條專題工作會（一）性質(zhì)：針對特定工作任務(wù)或?qū)ｍ?xiàng)活動召開的研討、部署會議。（二）召開頻率：根據(jù)工作需要不定期召開，由分管副會長或部門負(fù)責(zé)人提議，秘書長統(tǒng)籌安排。（三）參會人員：相關(guān)領(lǐng)域會員代表、專家、協(xié)會部門負(fù)責(zé)人及工作人員，具體范圍由提議部門確定。（四）主要職責(zé)：研究工藝美術(shù)傳承創(chuàng)新、展覽賽事、人才培養(yǎng)等專項(xiàng)工作方案；協(xié)調(diào)跨部門協(xié)作事項(xiàng)；推進(jìn)重點(diǎn)項(xiàng)目落地實(shí)施。第三章會議組織流程第九條會前準(zhǔn)備（一）議題征集與審批1.會員代表大會、理事會、常務(wù)理事會的議題由理事會或常務(wù)理事會提出，經(jīng)會長辦公會審議后確定；2.會長辦公會議題由各部門于會前5個(gè)工作日提交議題申請（附背景材料），經(jīng)秘書長匯總審核，報(bào)會長批準(zhǔn)；3.專題工作會議題由主辦部門提前3個(gè)工作日提交申請（附初步方案），經(jīng)分管副會長審核，報(bào)秘書長批準(zhǔn)；4.臨時(shí)會議議題需經(jīng)會長或秘書長同意，緊急情況下可口頭報(bào)批，會后補(bǔ)書面記錄。（二）材料準(zhǔn)備與分發(fā)1.主辦部門需在會前3個(gè)工作日（會員代表大會、理事會需提前7個(gè)工作日）完成會議材料（包括議程、報(bào)告、方案等）編制，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審核后，通過協(xié)會官網(wǎng)、郵件或紙質(zhì)版送達(dá)參會人員；2.涉密材料需標(biāo)注密級，嚴(yán)格按《協(xié)會保密工作制度》管理，會后收回。（三）會議通知與確認(rèn)1.主辦部門需在會前3個(gè)工作日（會員代表大會、理事會需提前10個(gè)工作日）發(fā)送會議通知，明確時(shí)間、地點(diǎn)、議程、參會要求等；2.參會人員需在會前1個(gè)工作日確認(rèn)是否出席，因故無法參會的需提交書面請假申請（理事、常務(wù)理事請假需經(jīng)會長批準(zhǔn)），未請假或未批準(zhǔn)缺席的計(jì)入考勤記錄。（四）會場布置與設(shè)備調(diào)試1.辦公室負(fù)責(zé)會場布置，需懸掛協(xié)會會標(biāo)，擺放座位牌（重要會議需設(shè)置主會場、分會場或線上參會通道）；2.技術(shù)部門提前1小時(shí)調(diào)試音響、投影、網(wǎng)絡(luò)等設(shè)備，確保會議正常進(jìn)行；3.重要會議需安排簽到臺、茶歇區(qū)，提供紙筆、飲用水等物資。第十條會中管理（一）簽到與考勤1.會議開始前30分鐘啟動簽到，參會人員需現(xiàn)場簽到（線上會議通過指定平臺簽到）；2.辦公室負(fù)責(zé)記錄出席情況，形成《會議考勤表》，與會議紀(jì)要一并歸檔。（二）會議主持與議程執(zhí)行1.會員代表大會由理事會推舉主持人；理事會、常務(wù)理事會由會長主持，會長缺席時(shí)由副會長主持；會長辦公會由會長主持；專題工作會由提議部門負(fù)責(zé)人或分管副會長主持；2.主持人需嚴(yán)格把控會議時(shí)間，按議程推進(jìn)，引導(dǎo)參會人員圍繞議題討論，避免偏離主題；3.討論環(huán)節(jié)需充分發(fā)揚(yáng)民主，鼓勵(lì)會員代表、理事等發(fā)表意見，記錄關(guān)鍵觀點(diǎn)。（三）會議記錄與表決1.辦公室安排專人擔(dān)任會議記錄員，使用統(tǒng)一格式的《會議記錄表》，記錄內(nèi)容包括時(shí)間、地點(diǎn)、參會人員、討論要點(diǎn)、決議事項(xiàng)及表決結(jié)果（需注明贊成、反對、棄權(quán)票數(shù)）；2.需表決事項(xiàng)應(yīng)符合《章程》規(guī)定的有效票數(shù)（如會員代表大會決議需經(jīng)半數(shù)以上代表通過），未達(dá)有效票數(shù)的事項(xiàng)需重新審議或提交上級會議決策；3.重要會議（如會員代表大會、理事會）需全程錄音錄像，錄像資料保存期限不少于3年。第十一條會后落實(shí)（一）會議紀(jì)要編制與印發(fā)1.記錄員需在會后2個(gè)工作日內(nèi)整理會議紀(jì)要（專題工作會可縮短至1個(gè)工作日），經(jīng)主持人審核、分管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)后，通過協(xié)會內(nèi)部系統(tǒng)或紙質(zhì)版發(fā)送參會人員及相關(guān)部門；2.會議紀(jì)要應(yīng)明確決議事項(xiàng)、責(zé)任部門、完成時(shí)限及考核標(biāo)準(zhǔn)，避免模糊表述。（二）決議執(zhí)行與督辦1.責(zé)任部門需在收到會議紀(jì)要后3個(gè)工作日內(nèi)制定執(zhí)行方案，報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)；2.辦公室負(fù)責(zé)跟蹤督辦，每半月（或根據(jù)事項(xiàng)緊急程度）向會長辦公會匯報(bào)進(jìn)展，對延遲或未達(dá)標(biāo)的事項(xiàng)需說明原因并提出改進(jìn)措施；3.因客觀情況需調(diào)整決議的，責(zé)任部門需提交書面申請，經(jīng)原決策會議或授權(quán)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后執(zhí)行。（三）材料歸檔與保密1.會議材料（通知、簽到表、記錄稿、紀(jì)要、影像資料等）需在會后5個(gè)工作日內(nèi)移交檔案室，按年度分類編號保存，保存期限不少于5年（重要會議資料永久保存）；2.涉密材料需單獨(dú)存放，查閱需經(jīng)秘書長批準(zhǔn)，嚴(yán)禁外傳。第四章會議紀(jì)律與監(jiān)督第十二條參會人員應(yīng)遵守以下紀(jì)律：（一）準(zhǔn)時(shí)到會，不得無故遲到、早退或缺席；（二）維護(hù)會場秩序，關(guān)閉手機(jī)或調(diào)至靜音，不得交頭接耳、隨意走動；（三）尊重他人發(fā)言，不得打斷正常討論或進(jìn)行人身攻擊；（四）嚴(yán)守保密規(guī)定，未公開的會議內(nèi)容及決議不得擅自傳播；（五）線上參會人員需選擇安靜、無干擾的環(huán)境，保持?jǐn)z像頭開啟（特殊情況需提前說明）。第十三條監(jiān)督機(jī)制（一）監(jiān)事會負(fù)責(zé)對會議程序、決議執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督，可列席重要會議并提出意見；（二）辦公室每季度匯總會議考勤、決議落實(shí)情況，形成《會議管理評估報(bào)告》，提交常務(wù)理事會審議；（三）對違反會議紀(jì)律的人員，視情節(jié)輕重給予提醒、通報(bào)批評或按《章程》規(guī)定處理