影視協(xié)會會議室管理實施制度第一章總則第一條為規(guī)范影視協(xié)會會議室使用管理，提高場地及設(shè)備使用效率，保障各類會議、活動有序開展，維護(hù)公共環(huán)境與設(shè)施安全，結(jié)合協(xié)會實際工作需求，制定本制度。第二條本制度適用于協(xié)會所屬全部會議室（含主會議室、小型研討室、視頻會議室等）的申請、使用、維護(hù)及監(jiān)督管理，涵蓋協(xié)會內(nèi)部各部門、會員單位、合作機構(gòu)及經(jīng)審批的外部單位。第三條會議室管理遵循“統(tǒng)籌規(guī)劃、合理分配、責(zé)任到人、文明使用”原則，以服務(wù)協(xié)會核心工作、促進(jìn)會員交流合作為目標(biāo)，確保資源高效利用與規(guī)范運行。第二章管理職責(zé)第四條行政部為會議室管理的主管部門，負(fù)責(zé)以下工作：（一）制定并更新會議室使用規(guī)則、開放時段及預(yù)約流程；（二）統(tǒng)籌協(xié)調(diào)各部門及外部單位的會議室使用申請，審核預(yù)約需求，避免時間沖突；（三）監(jiān)督會議室使用情況，檢查設(shè)備及環(huán)境狀態(tài)，記錄違規(guī)行為；（四）組織日常清潔、設(shè)備維護(hù)及安全隱患排查；（五）建立會議室使用臺賬，定期匯總使用數(shù)據(jù)并向協(xié)會管理層匯報。第五條技術(shù)部負(fù)責(zé)會議室設(shè)備的專業(yè)維護(hù)，包括投影儀、音響系統(tǒng)、視頻會議終端、燈光設(shè)備等的調(diào)試、檢修及故障處理，確保設(shè)備正常運行。第六條使用部門或個人職責(zé)：（一）提前按流程提交申請，如實填寫使用需求；（二）遵守會議室使用規(guī)范，愛護(hù)設(shè)施設(shè)備，保持環(huán)境整潔；（三）使用完畢后及時歸還鑰匙（如有）、關(guān)閉設(shè)備電源、清理現(xiàn)場；（四）發(fā)現(xiàn)設(shè)備故障或安全隱患時，第一時間向行政部報告。第三章使用申請與審批第七條申請方式（一）協(xié)會內(nèi)部部門使用需通過協(xié)會OA系統(tǒng)提交《會議室使用申請表》，注明使用日期、時段、人數(shù)、會議主題、設(shè)備需求（如投影、音響、錄音等）及申請人聯(lián)系方式；（二）會員單位使用需由會員負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，通過會員服務(wù)系統(tǒng)提交申請；（三）外部單位（含合作機構(gòu)）使用需提供單位介紹信、活動方案（含參與人員名單、內(nèi)容概要），經(jīng)協(xié)會分管領(lǐng)導(dǎo)審批后提交行政部。第八條申請時效（一）常規(guī)使用需提前24小時提交申請，大型會議（參會人數(shù)50人以上）或需特殊設(shè)備調(diào)試的會議需提前3個工作日申請；（二）臨時緊急使用（如突發(fā)工作會議）可提前4小時口頭報備行政部，事后24小時內(nèi)補交書面申請；（三）同一部門或單位每周累計使用時長原則上不超過20小時（主會議室），小型研討室不超過10小時，特殊情況需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。第九條審批流程（一）行政部收到申請后2小時內(nèi)完成初審，重點核查時間沖突、設(shè)備可用性及申請內(nèi)容合規(guī)性（如是否涉及敏感話題、是否符合協(xié)會宗旨）；（二）內(nèi)部部門申請由行政部負(fù)責(zé)人直接審批；（三）會員單位申請經(jīng)行政部初審后，提交會員服務(wù)部復(fù)核，確認(rèn)無違規(guī)記錄后審批；（四）外部單位申請經(jīng)行政部、法務(wù)部初審后，報協(xié)會分管領(lǐng)導(dǎo)終審；（五）審批結(jié)果通過OA系統(tǒng)或短信通知申請人，未通過需說明理由。第十條預(yù)約變更與取消（一）申請人需變更使用時間或設(shè)備需求時，需提前4小時提交變更申請，重新審批；（二）取消使用需提前2小時通知行政部，未及時取消導(dǎo)致場地空置的，3個月內(nèi)限制其優(yōu)先預(yù)約權(quán)；（三）因協(xié)會重要活動或臨時任務(wù)需調(diào)整已預(yù)約時段的，行政部應(yīng)提前2小時通知申請人并協(xié)調(diào)替代方案。第四章使用規(guī)范第十一條時間管理（一）使用人員需提前10分鐘到場完成準(zhǔn)備工作，會議結(jié)束后10分鐘內(nèi)離場并歸還鑰匙（如有）；（二）無特殊原因不得超時使用，確需延長的需提前30分鐘向行政部申請，經(jīng)同意后方可延長（延長時長不超過1小時）；（三）未在預(yù)約開始時間后15分鐘內(nèi)到場且未提前說明的，視為自動放棄預(yù)約，行政部可將場地另作安排。第十二條人員管理（一）會議室使用人員僅限申請表中登記的參會人員，禁止無關(guān)人員進(jìn)入；（二）外部單位使用時，需由協(xié)會對接人全程陪同，確保活動內(nèi)容符合約定；（三）未成年人（18周歲以下）進(jìn)入需由監(jiān)護(hù)人或協(xié)會工作人員陪同，禁止單獨滯留。第十三條設(shè)備使用規(guī)范（一）使用人員需按操作說明使用設(shè)備，禁止擅自拆卸、改裝或連接外接設(shè)備（如私接插線板、U盤等）；（二）視頻會議設(shè)備使用前需提前1小時聯(lián)系技術(shù)部調(diào)試，確保音視頻信號穩(wěn)定；（三）使用結(jié)束后需關(guān)閉投影儀、音響、燈光等設(shè)備電源，切斷插線板總閘；（四）禁止在會議桌上放置重物、刻畫或使用油性筆標(biāo)記，設(shè)備遙控器、麥克風(fēng)等物品用后需放回指定位置。第十四條衛(wèi)生與環(huán)境管理（一）使用期間禁止吸煙、飲食（茶歇除外），茶歇需使用一次性餐具，垃圾集中放置；（二）會議結(jié)束后需清理桌面雜物、恢復(fù)座椅擺放，確保無遺留物品；（三）禁止在墻面、門窗張貼未經(jīng)審批的宣傳資料，臨時布置需提前向行政部報備，活動后立即拆除。第十五條安全管理（一）嚴(yán)禁攜帶易燃、易爆、腐蝕性等危險物品進(jìn)入會議室；（二）消防通道、安全出口需保持暢通，禁止堆放物品；（三）使用期間如遇設(shè)備短路、火災(zāi)等緊急情況，需立即切斷電源并撥打協(xié)會安全值班電話（XXX-XXXXXXX），組織人員有序撤離；（四）離開時需檢查門窗是否關(guān)閉，確認(rèn)無安全隱患后方可離場。第五章設(shè)備維護(hù)與管理第十六條設(shè)備清單與臺賬行政部需建立《會議室設(shè)備清單》，列明設(shè)備名稱、型號、購置時間、存放位置及責(zé)任人，每季度更新一次。第十七條日常維護(hù)（一）技術(shù)部每周對設(shè)備進(jìn)行一次全面檢查，記錄運行狀態(tài)；（二）行政部每日使用前30分鐘開啟設(shè)備預(yù)熱（如投影儀），檢查燈光、空調(diào)等基礎(chǔ)設(shè)施；（三）設(shè)備出現(xiàn)故障時，使用人員需立即停止使用并報告行政部，技術(shù)部應(yīng)在2小時內(nèi)到場檢修，24小時內(nèi)完成修復(fù)（復(fù)雜故障可延長至48小時）。第十八條損壞賠償（一）因使用不當(dāng)造成設(shè)備損壞或丟失的，由使用部門或個人承擔(dān)維修或賠償責(zé)任；（二）賠償標(biāo)準(zhǔn)按設(shè)備維修成本或重置價值（扣除折舊）計算，由技術(shù)部出具評估報告，行政部核定后執(zhí)行；（三）外部單位造成損壞的，除賠償外，協(xié)會有權(quán)終止其6個月內(nèi)的會議室使用資格。第六章監(jiān)督與考核第十九條行政部每月匯總《會議室使用記錄表》，內(nèi)容包括使用部門、時段、設(shè)備狀態(tài)、違規(guī)情況等，提交協(xié)會管理層。第二十條對以下違規(guī)行為，行政部將視情節(jié)輕重予以處理：（一）未按流程申請使用的，首次警告，二次限制1個月預(yù)約權(quán)；（二）損壞設(shè)備未及時報告的，除賠償外，通報批評；（三）嚴(yán)重違反安全或衛(wèi)生規(guī)定（如吸煙引發(fā)警報、堵塞消防通道）的，取消3個月使用資格，并計入會員單位信用檔案；（四）因違規(guī)行為造成重大損失（如設(shè)備報廢、人員受傷）的，依法追究責(zé)任。第二十一條