企業(yè)通用采購(gòu)申請(qǐng)審批流程模板（含供應(yīng)商選擇與談判策略）一、應(yīng)用場(chǎng)景描述二、采購(gòu)審批與供應(yīng)商管理全流程操作詳解步驟1：采購(gòu)需求確認(rèn)與申請(qǐng)發(fā)起責(zé)任主體：需求部門（如生產(chǎn)部、行政部、項(xiàng)目部）操作內(nèi)容：需求部門根據(jù)業(yè)務(wù)需求（如生產(chǎn)計(jì)劃、辦公消耗、項(xiàng)目實(shí)施），填寫《采購(gòu)申請(qǐng)單》，明確以下信息：物品/服務(wù)名稱、規(guī)格型號(hào)、技術(shù)參數(shù)（如適用）、數(shù)量、預(yù)估單價(jià)、預(yù)算總價(jià)；需求緊急程度（常規(guī)/緊急）、交付時(shí)間、使用場(chǎng)景；供應(yīng)商特殊要求（如品牌授權(quán)、資質(zhì)認(rèn)證）。附支撐材料：如技術(shù)圖紙、報(bào)價(jià)單（初步詢價(jià)）、項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)等。提交至采購(gòu)部門初審，保證需求描述清晰、預(yù)算合理。輸出物：《采購(gòu)申請(qǐng)單》（含附件）步驟2：采購(gòu)申請(qǐng)分級(jí)審批責(zé)任主體：采購(gòu)部門、財(cái)務(wù)部門、分管領(lǐng)導(dǎo)、總經(jīng)理/采購(gòu)委員會(huì)審批權(quán)限劃分（示例）：小額采購(gòu)（≤5萬元）：需求部門負(fù)責(zé)人→采購(gòu)經(jīng)理→財(cái)務(wù)部備案；中額采購(gòu)（5萬-20萬元）：需求部門負(fù)責(zé)人→采購(gòu)經(jīng)理→財(cái)務(wù)部→分管副總；大額采購(gòu)（≥20萬元）：需求部門負(fù)責(zé)人→采購(gòu)經(jīng)理→財(cái)務(wù)部→分管副總→總經(jīng)理/采購(gòu)委員會(huì)。審批要點(diǎn)：財(cái)務(wù)部門重點(diǎn)審核預(yù)算合理性、資金來源；分管領(lǐng)導(dǎo)/總經(jīng)理評(píng)估采購(gòu)必要性、與業(yè)務(wù)目標(biāo)的匹配度。特殊情況：緊急采購(gòu)（如生產(chǎn)突發(fā)故障需立即備件），可先口頭報(bào)備后補(bǔ)流程，但需在《采購(gòu)申請(qǐng)單》中注明“緊急采購(gòu)”及原因。輸出物：審批通過的《采購(gòu)申請(qǐng)單》步驟3：供應(yīng)商尋源與初步篩選責(zé)任主體：采購(gòu)部門操作內(nèi)容：尋源方式（根據(jù)采購(gòu)類型選擇）：標(biāo)準(zhǔn)化物料（如辦公耗材、標(biāo)準(zhǔn)件）：通過公開招標(biāo)、電商采購(gòu)平臺(tái)（如企業(yè)采購(gòu)商城）、長(zhǎng)期合作供應(yīng)商名錄尋源；非標(biāo)物料/服務(wù)（如定制設(shè)備、咨詢服務(wù)）：邀請(qǐng)3家及以上合格供應(yīng)商參與投標(biāo)/報(bào)價(jià)，優(yōu)先選擇有合作記錄或行業(yè)口碑的供應(yīng)商。供應(yīng)商資質(zhì)審核（必查項(xiàng)）：營(yíng)業(yè)執(zhí)照、相關(guān)行業(yè)資質(zhì)（如ISO9001認(rèn)證、特種設(shè)備生產(chǎn)許可證）；財(cái)務(wù)狀況（近1年資產(chǎn)負(fù)債表、利潤(rùn)表，避免供應(yīng)商資金鏈風(fēng)險(xiǎn)）；業(yè)績(jī)案例（同類項(xiàng)目/產(chǎn)品合作記錄，可要求提供客戶評(píng)價(jià)）。初步篩選：剔除資質(zhì)不全、報(bào)價(jià)異常偏離市場(chǎng)均價(jià)（±20%以上）或存在不良記錄的供應(yīng)商，形成《合格供應(yīng)商候選名單》（2-3家）。輸出物：《合格供應(yīng)商候選名單》《供應(yīng)商資質(zhì)審核記錄》步驟4：供應(yīng)商評(píng)估與確定責(zé)任主體：采購(gòu)部門、需求部門、技術(shù)部門（如適用）評(píng)估維度與權(quán)重（示例）：評(píng)估維度權(quán)重評(píng)估內(nèi)容說明價(jià)格合理性30%對(duì)比市場(chǎng)均價(jià)、供應(yīng)商報(bào)價(jià)明細(xì)（含運(yùn)費(fèi)、稅費(fèi)）質(zhì)量保障能力25%質(zhì)量體系認(rèn)證、檢測(cè)報(bào)告、售后承諾交付及時(shí)性20%歷史交期準(zhǔn)時(shí)率、產(chǎn)能匹配度、應(yīng)急方案服務(wù)水平15%技術(shù)支持響應(yīng)速度、培訓(xùn)服務(wù)、投訴處理合作穩(wěn)定性10%合作年限、合同履約率、信用記錄操作流程：采購(gòu)部門向候選供應(yīng)商發(fā)出《詢價(jià)函》，要求提供詳細(xì)報(bào)價(jià)單（含技術(shù)參數(shù)、交付周期、付款條件）；需求部門、技術(shù)部門從專業(yè)角度評(píng)估供應(yīng)商方案是否符合技術(shù)要求；采購(gòu)部門匯總評(píng)分，得分最高者為首選供應(yīng)商，次選者為備選（如首選供應(yīng)商談判失敗啟用備選）。輸出物：《供應(yīng)商評(píng)估表》《采購(gòu)結(jié)果報(bào)告》步驟5：商務(wù)談判與合同擬定責(zé)任主體：采購(gòu)部門、法務(wù)部門（如適用）、財(cái)務(wù)部門談判策略制定：成本導(dǎo)向型采購(gòu)（如標(biāo)準(zhǔn)化物料）：以價(jià)格為核心，通過批量采購(gòu)、長(zhǎng)協(xié)合作爭(zhēng)取折扣，參考底價(jià)（市場(chǎng)均價(jià)×0.9）設(shè)定談判目標(biāo)；質(zhì)量導(dǎo)向型采購(gòu)（如關(guān)鍵設(shè)備）：重點(diǎn)關(guān)注技術(shù)方案、售后條款，價(jià)格可適度上浮，但需明確質(zhì)保期、違約責(zé)任；服務(wù)導(dǎo)向型采購(gòu)（如咨詢服務(wù)）：聚焦服務(wù)團(tuán)隊(duì)資質(zhì)、交付成果標(biāo)準(zhǔn)，采用“固定總價(jià)+績(jī)效獎(jiǎng)金”模式。談判關(guān)鍵條款：價(jià)格（含階梯價(jià)、浮動(dòng)價(jià)機(jī)制）、付款方式（如預(yù)付款30%、到貨70%、質(zhì)保期滿10%）；質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)（驗(yàn)收依據(jù)、抽檢比例）、交付時(shí)間（違約責(zé)任：延遲1天扣合同額0.5%）；保密條款、知識(shí)產(chǎn)權(quán)歸屬、爭(zhēng)議解決方式（協(xié)商/仲裁/訴訟）。操作流程：采購(gòu)部門與供應(yīng)商談判，形成《談判記錄》（明確雙方立場(chǎng)、達(dá)成一致條款）；法務(wù)部門審核合同條款，保證合規(guī)性；財(cái)務(wù)部門審核付款條件與資金計(jì)劃。輸出物：《談判記錄》《采購(gòu)合同（草案）》步驟6：合同審批與簽訂責(zé)任主體：采購(gòu)部門、法務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門、總經(jīng)理審批流程：采購(gòu)部門提交《采購(gòu)合同》及《談判記錄》；法務(wù)部門審核法律風(fēng)險(xiǎn)（如條款歧義、責(zé)任界定）；財(cái)務(wù)部門審核付款條款與預(yù)算匹配度；總經(jīng)理最終審批，授權(quán)采購(gòu)代表簽訂合同（需加蓋合同專用章）。輸出物：正式簽訂的《采購(gòu)合同》步驟7：訂單下達(dá)與履約跟蹤責(zé)任主體：采購(gòu)部門、需求部門操作內(nèi)容：采購(gòu)部門根據(jù)合同《采購(gòu)訂單》，明確數(shù)量、交付時(shí)間、交付地點(diǎn)，發(fā)送至供應(yīng)商；需求部門跟蹤供應(yīng)商生產(chǎn)/備貨進(jìn)度，關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)（如生產(chǎn)啟動(dòng)、發(fā)貨前）要求供應(yīng)商提供進(jìn)度反饋；供應(yīng)商提前3日通知發(fā)貨，采購(gòu)部門協(xié)調(diào)物流（如需）及驗(yàn)收準(zhǔn)備。輸出物：《采購(gòu)訂單》《履約跟蹤記錄》步驟8：驗(yàn)收與付款結(jié)算責(zé)任主體：需求部門、質(zhì)量部門（如適用）、財(cái)務(wù)部門驗(yàn)收流程：數(shù)量驗(yàn)收：核對(duì)送貨單與訂單數(shù)量是否一致，外觀檢查是否有破損；質(zhì)量驗(yàn)收：標(biāo)準(zhǔn)化物料：按國(guó)家/行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)抽檢（如10%抽樣）；非標(biāo)物料/服務(wù)：由技術(shù)部門/需求部門出具《驗(yàn)收?qǐng)?bào)告》，確認(rèn)是否符合合同約定的技術(shù)參數(shù)、服務(wù)要求；驗(yàn)收不合格：出具《不合格品處理單》，要求供應(yīng)商限期整改/退貨，并保留索賠權(quán)利。付款流程：需求部門提交《驗(yàn)收合格報(bào)告》《發(fā)票》至財(cái)務(wù)部門；財(cái)務(wù)部門核對(duì)合同條款、發(fā)票信息，辦理付款（如銀行轉(zhuǎn)賬）；付款后，采購(gòu)部門更新供應(yīng)商履約記錄（如交期準(zhǔn)時(shí)率、質(zhì)量合格率）。輸出物：《驗(yàn)收合格報(bào)告》《付款憑證》《供應(yīng)商履約評(píng)價(jià)表》步驟9：采購(gòu)文檔歸檔責(zé)任主體：采購(gòu)部門、檔案管理部門歸檔范圍：《采購(gòu)申請(qǐng)單》、審批記錄、《供應(yīng)商評(píng)估表》、《談判記錄》、《采購(gòu)合同》、《驗(yàn)收?qǐng)?bào)告》、《付款憑證》等，保存期限不少于5年（可根據(jù)行業(yè)法規(guī)延長(zhǎng)）。三、核心模板表格表1：采購(gòu)申請(qǐng)單申請(qǐng)部門申請(qǐng)人申請(qǐng)日期物品/服務(wù)名稱規(guī)格型號(hào)單位需求描述（技術(shù)參數(shù)、用途等）交付時(shí)間緊急程度□常規(guī)□緊急供應(yīng)商特殊要求（如品牌、資質(zhì)）附件清單（技術(shù)圖紙、報(bào)價(jià)單等）審批意見需求部門負(fù)責(zé)人：日期：采購(gòu)經(jīng)理：日期：財(cái)務(wù)部：日期：分管副總：日期：表2：合格供應(yīng)商評(píng)估表供應(yīng)商名稱聯(lián)系人聯(lián)系方式營(yíng)業(yè)執(zhí)照編號(hào)資質(zhì)證書（如ISO9001）評(píng)估維度評(píng)分（1-100分）權(quán)重價(jià)格合理性30%質(zhì)量保障能力25%交付及時(shí)性20%服務(wù)水平15%合作穩(wěn)定性10%綜合得分100%評(píng)估結(jié)論□推薦□備選□淘汰評(píng)審人員采購(gòu)部：經(jīng)理需求部：主管技術(shù)部：*工程師日期表3：談判記錄表談判時(shí)間地點(diǎn)談判項(xiàng)目（物品/服務(wù)）我方參與人員供應(yīng)商參與人員談判內(nèi)容我方立場(chǎng)供應(yīng)商立場(chǎng)價(jià)格（單價(jià)/總價(jià)）付款方式交付時(shí)間質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)違約責(zé)任未決事項(xiàng)下一步行動(dòng)記錄人表4：驗(yàn)收合格報(bào)告驗(yàn)收日期驗(yàn)收地點(diǎn)供應(yīng)商名稱物品/服務(wù)名稱規(guī)格型號(hào)數(shù)量驗(yàn)收依據(jù)□合同條款□技術(shù)圖紙□行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)驗(yàn)收項(xiàng)目標(biāo)準(zhǔn)實(shí)際結(jié)果數(shù)量核對(duì)外觀檢查功能測(cè)試（如適用）服務(wù)確認(rèn)（如適用）驗(yàn)收結(jié)論□合格□不合格（不合格需說明整改要求）驗(yàn)收人員需求部：主管質(zhì)量部：工程師供應(yīng)商確認(rèn)負(fù)責(zé)人簽字：日期：四、關(guān)鍵控制點(diǎn)提示審批權(quán)限剛性：嚴(yán)禁越權(quán)審批，大額采購(gòu)需集體決策（如采購(gòu)委員會(huì)），避免個(gè)人風(fēng)險(xiǎn)；供應(yīng)商合規(guī)性：優(yōu)先選擇通過ISO9001認(rèn)證、有行業(yè)資質(zhì)的供應(yīng)商，定期更新《合格供應(yīng)商名錄》（每年復(fù)審）；談判風(fēng)險(xiǎn)防控：