企業(yè)日常行政管理模板化手冊一、會議管理工作規(guī)范適用情形適用于企業(yè)內(nèi)部部門例會、項(xiàng)目推進(jìn)會、跨部門協(xié)調(diào)會、專題研討會等各類會議的組織與管理工作，保證會議高效有序、目標(biāo)明確。操作流程指引（一）會議發(fā)起與準(zhǔn)備確定會議需求：由會議發(fā)起人（部門負(fù)責(zé)人或項(xiàng)目負(fù)責(zé)人）明確會議主題、目標(biāo)、需討論及決議的事項(xiàng)，初步預(yù)估會議時(shí)長（建議單次會議不超過2小時(shí)）。協(xié)調(diào)參會人員：根據(jù)會議內(nèi)容確定參會人員（相關(guān)部門負(fù)責(zé)人、核心執(zhí)行人員等），提前與參會人確認(rèn)時(shí)間沖突，避免關(guān)鍵人員缺席。準(zhǔn)備會議材料：整理會議議題背景、數(shù)據(jù)資料、待討論方案等，提前1天將電子版材料發(fā)送至參會人，預(yù)留預(yù)習(xí)時(shí)間。預(yù)訂會議資源：通過行政部預(yù)訂會議室（確認(rèn)投影儀、麥克風(fēng)、白板等設(shè)備可用），若為線上會議，提前測試視頻會議軟件并告知參會人登錄方式。（二）會議通知與確認(rèn)發(fā)送會議通知：至少提前1個(gè)工作日通過企業(yè)內(nèi)部通訊工具（如釘釘、企業(yè)）發(fā)送正式通知，包含以下信息：會議主題（如“2024年Q3銷售目標(biāo)推進(jìn)會”）時(shí)間（具體到上/下午，開始及結(jié)束時(shí)間，如“2024年7月15日14:00-16:00”）地點(diǎn)（會議室名稱+線上會議）參會人員（列出姓名及職務(wù)，如“銷售部經(jīng)理、市場部主管”）會議議程（按順序列出討論議題及預(yù)計(jì)時(shí)長）會議材料（附件名稱及查閱路徑）收集參會確認(rèn)：要求參會人于通知發(fā)出后4小時(shí)內(nèi)回復(fù)“參會/請假/需協(xié)調(diào)時(shí)間”，對請假人員，會議發(fā)起人需安排相關(guān)人員代為參會或同步會議紀(jì)要。（三）會議進(jìn)行與記錄會議簽到：參會人員提前5分鐘到場，在《會議簽到表》上簽字（線上會議通過會議軟件“簽到”功能確認(rèn)）。主持會議：由會議發(fā)起人（或指定主持人）按議程主持會議，控制各環(huán)節(jié)時(shí)長，避免偏離主題；鼓勵(lì)參會人員積極發(fā)言，保證各方觀點(diǎn)充分表達(dá)。會議記錄：指定專人（如會議發(fā)起人助理或行政專員）負(fù)責(zé)記錄，內(nèi)容包括：關(guān)鍵討論要點(diǎn)（不同意見需標(biāo)注）形成的決議事項(xiàng)（明確“做什么、誰負(fù)責(zé)、何時(shí)完成”）待跟進(jìn)事項(xiàng)（未決議問題及下次討論時(shí)間）（四）會后跟進(jìn)與歸檔整理會議紀(jì)要：會議結(jié)束后24小時(shí)內(nèi)，記錄人根據(jù)會議內(nèi)容整理《會議紀(jì)要》，經(jīng)會議發(fā)起人審核無誤后，于次日10:00前發(fā)送至所有參會人及相關(guān)部門負(fù)責(zé)人。跟蹤決議執(zhí)行：各決議負(fù)責(zé)人需在紀(jì)要要求時(shí)限內(nèi)反饋進(jìn)展，行政部每周匯總執(zhí)行情況，在下一次相關(guān)會議中通報(bào)。資料歸檔：將會議通知、簽到表、會議紀(jì)要（含電子版及簽字版紙質(zhì)件）整理存檔，保存期限不少于2年。標(biāo)準(zhǔn)化表單表1：會議通知表模板會議主題2024年Q3銷售目標(biāo)推進(jìn)會時(shí)間2024年7月15日14:00-16:00地點(diǎn)總部301會議室（線上會議：xxx）參會人員銷售部經(jīng)理、市場部主管、財(cái)務(wù)部*專員議程1.Q2銷售數(shù)據(jù)回顧（15分鐘）2.Q3目標(biāo)分解（30分鐘）3.資源需求討論（20分鐘）4.決議事項(xiàng)確認(rèn)（15分鐘）會議材料《2024年Q2銷售報(bào)告》《Q3目標(biāo)分解方案》發(fā)起人銷售部*經(jīng)理發(fā)起日期2024年7月12日表2：會議簽到表模板會議主題：2024年Q3銷售目標(biāo)推進(jìn)會日期：2024年7月15日序號姓名1*某2*某3*某表3：會議紀(jì)要模板會議主題：2024年Q3銷售目標(biāo)推進(jìn)會時(shí)間：2024年7月15日14:00-16:00地點(diǎn)：301會議室參會人員銷售部經(jīng)理、市場部主管、財(cái)務(wù)部*專員主持人記錄人行政部*專員一、討論要點(diǎn)1.Q2銷售數(shù)據(jù)回顧：銷售額完成目標(biāo)的85%，華東區(qū)增長12%，華南區(qū)下滑5%2.Q3目標(biāo)分解：銷售部提出目標(biāo)需上調(diào)10%，市場部建議增加華東區(qū)推廣預(yù)算，財(cái)務(wù)部需審核成本可行性二、決議事項(xiàng)1.Q3銷售目標(biāo)維持原計(jì)劃（*某負(fù)責(zé)，7月20日前確認(rèn)各區(qū)域分解表）2.增加華東區(qū)推廣預(yù)算5萬元（市場部*主管負(fù)責(zé)，7月18日前提交方案）三、待跟進(jìn)事項(xiàng)1.華南區(qū)下滑原因分析（銷售部*某負(fù)責(zé)，7月25日前提交報(bào)告）分發(fā)范圍全體參會人員、總經(jīng)理辦公室執(zhí)行要點(diǎn)提示會議主題需聚焦單一目標(biāo)，避免“大雜燴”式會議；重要會議需提前測試設(shè)備，保證音視頻清晰；會議紀(jì)要中的“決議事項(xiàng)”必須明確責(zé)任主體及完成時(shí)限，避免模糊表述；對未參會人員，會后單獨(dú)同步會議關(guān)鍵信息，保證信息傳遞無遺漏。二、辦公用品管理工作規(guī)范適用情形適用于企業(yè)日常辦公文具、打印耗材、辦公設(shè)備配件、勞保用品（如口罩、消毒液）等物資的申領(lǐng)、采購、發(fā)放與庫存管理，保障辦公需求的同時(shí)控制成本。操作流程指引（一）需求提報(bào)與審核員工申領(lǐng)：員工根據(jù)工作需要，填寫《辦公用品申領(lǐng)單》，注明物品名稱、規(guī)格、數(shù)量、申領(lǐng)原因（如“日常辦公”“新員工入職”），經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后提交至行政部。示例：行政部*某申領(lǐng)A4紙5包、簽字筆10支，因“部門日常辦公消耗”。部門審核：部門負(fù)責(zé)人需核實(shí)申領(lǐng)物品的必要性及合理性，避免過度申領(lǐng)（如一次性申領(lǐng)超過3個(gè)月用量的物品需在備注欄說明原因）。（二）庫存核對與采購庫存查詢：行政部收到申領(lǐng)單后，首先查詢《辦公用品庫存臺賬》，確認(rèn)是否有庫存及庫存量是否滿足需求。有庫存且充足：直接進(jìn)入發(fā)放流程；庫存不足或無庫存：啟動采購流程。執(zhí)行采購：常規(guī)物品（如A4紙、簽字筆）：行政部根據(jù)月度采購計(jì)劃（每月25日前匯總次月需求）統(tǒng)一采購，優(yōu)先選擇合作供應(yīng)商（保證質(zhì)量與價(jià)格穩(wěn)定）；急需物品（如會議突然需用投影儀燈泡）：由行政部負(fù)責(zé)人審批后，從指定供應(yīng)商處緊急采購，事后補(bǔ)填《緊急采購申請單》。（三）物品發(fā)放與登記發(fā)放物品：員工憑審批通過的《辦公用品申領(lǐng)單》至行政部領(lǐng)取物品，當(dāng)面核對名稱、數(shù)量、規(guī)格，簽字確認(rèn)后領(lǐng)取。大件物品（如打印機(jī)、辦公椅）：由行政部安排專人配送至部門，并協(xié)助安裝調(diào)試。更新臺賬：行政部發(fā)放物品后，實(shí)時(shí)更新《辦公用品庫存臺賬》，記錄發(fā)放日期、領(lǐng)用人、物品名稱、數(shù)量及當(dāng)前庫存余量。（四）庫存盤點(diǎn)與優(yōu)化定期盤點(diǎn)：行政部每月末進(jìn)行一次全面盤點(diǎn)，核對臺賬庫存與實(shí)際庫存是否一致，差異率超過5%需查找原因（如發(fā)放遺漏、登記錯(cuò)誤）并整改。庫存優(yōu)化：對3個(gè)月以上未領(lǐng)用的低頻物品，分析滯銷原因（如規(guī)格不適、功能冗余），調(diào)整后續(xù)采購計(jì)劃；對易損耗物品（如墨盒），根據(jù)使用頻率設(shè)定安全庫存量（如A4紙安全庫存為20包），避免斷供或積壓。標(biāo)準(zhǔn)化表單表4：辦公用品申領(lǐng)單模板申領(lǐng)部門行政部申領(lǐng)日期2024年7月15日申領(lǐng)人*某聯(lián)系方式xxxx物品名稱規(guī)格型號申領(lǐng)數(shù)量用途說明A4紙80g5包部門日常打印簽字筆0.5mm黑色10支會議記錄部門負(fù)責(zé)人審批審批意見：同意，按需發(fā)放。簽字：*某日期：7月15日表5：辦公用品庫存臺賬模板序號物品名稱規(guī)格型號入庫日期入庫數(shù)量發(fā)放數(shù)量當(dāng)前庫存負(fù)責(zé)人1A4紙80g2024-07-0150包25包25包*某2簽字筆0.5mm黑色2024-07-05100支30支70支*某執(zhí)行要點(diǎn)提示嚴(yán)格執(zhí)行“按需申領(lǐng)、杜絕浪費(fèi)”原則，禁止私人用途申領(lǐng)辦公用品；采購需選擇正規(guī)渠道，索要質(zhì)保憑證，保證物品質(zhì)量合格；庫存臺賬需做到“日清日結(jié)”，每月盤點(diǎn)結(jié)果需存檔備查；新員工入職時(shí)，由行政部按標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一發(fā)放辦公用品（如筆記本、簽字筆、文件夾），避免員工自行申領(lǐng)造成混亂。三、企業(yè)車輛管理工作規(guī)范適用情形適用于企業(yè)公務(wù)車輛（如轎車、商務(wù)車）的調(diào)度、使用、保養(yǎng)及費(fèi)用管理，滿足員工公務(wù)出行、客戶接送、緊急事務(wù)等用車需求，保證行車安全與車輛高效利用。操作流程指引（一）用車申請與審批提交申請：員工需提前1個(gè)工作日填寫《公務(wù)用車申請單》，詳細(xì)說明以下信息：用車事由（如“前往機(jī)場接待客戶”“緊急客戶現(xiàn)場處理”）用車時(shí)間（出發(fā)及預(yù)計(jì)返回時(shí)間，具體到小時(shí)）用車路線（起點(diǎn)、途經(jīng)點(diǎn)、終點(diǎn)，若需臨時(shí)變更需提前通知行政部）乘車人數(shù)及職務(wù)（如“3人，市場部經(jīng)理、客戶總”）部門審批：部門負(fù)責(zé)人審核用車必要性（如非緊急事務(wù)盡量選擇公共交通或拼車），確認(rèn)無誤后簽字；跨部門用車需聯(lián)合相關(guān)部門負(fù)責(zé)人審批。行政部調(diào)度：行政部根據(jù)《車輛使用登記表》調(diào)度車輛，優(yōu)先保障緊急公務(wù)用車；若車輛沖突，協(xié)調(diào)調(diào)整用車時(shí)間或安排外部租車（需經(jīng)行政部負(fù)責(zé)人審批）。（二）出車前檢查與交接車輛檢查：司機(jī)出車前需檢查車輛狀況，包括：車輛外觀（無劃痕、凹陷）車內(nèi)設(shè)施（空調(diào)、音響、座椅調(diào)節(jié)功能正常）安全功能（剎車、燈光、輪胎氣壓、油量不少于1/2）隨車工具（千斤頂、三角警示牌、滅火器齊全）檢查無誤后，在《車輛出車檢查表》上簽字確認(rèn)。物品交接：司機(jī)與用車人核對隨車物品（如行駛證、保險(xiǎn)單、ETC卡），確認(rèn)無遺漏后，用車人簽字領(lǐng)取車輛；禁止將車輛交予無駕駛資質(zhì)人員使用。（三）用車過程管理遵守交通規(guī)則：司機(jī)需嚴(yán)格遵守交通法規(guī)，嚴(yán)禁超速、酒駕、疲勞駕駛；行車中注意禮讓行人，保證乘車人安全。路線控制：按申請路線行駛，若需繞道（如臨時(shí)增加辦事點(diǎn)），需提前聯(lián)系行政部說明原因，避免私自改變路線導(dǎo)致費(fèi)用增加。費(fèi)用記錄：用車過程中產(chǎn)生的過路費(fèi)、停車費(fèi)，需保留正規(guī)票據(jù)（標(biāo)注日期、地點(diǎn)、金額），行程結(jié)束后與用車人共同簽字確認(rèn)。（四）車輛歸還與保養(yǎng)及時(shí)歸還：用車結(jié)束后，需在預(yù)計(jì)返回時(shí)間前1小時(shí)將車輛?；刂付ㄍ＼噲?，鎖好門窗，隨車物品及票據(jù)交還行政部；若需延遲歸還，需提前2小時(shí)申請。檢查驗(yàn)收：行政部檢查車輛外觀、內(nèi)飾、油量（是否與出車時(shí)一致），確認(rèn)無損壞后，在《車輛使用登記表》上簽字；若發(fā)覺損壞，需追究用車人或司機(jī)責(zé)任。定期保養(yǎng)：行政部建立《車輛保養(yǎng)臺賬》，根據(jù)車輛行駛里程（每5000公里或6個(gè)月）安排保養(yǎng)，更換機(jī)油、濾芯等，保證車輛處于良好狀態(tài)；保養(yǎng)記錄需同步更新至臺賬。標(biāo)準(zhǔn)化表單表6：公務(wù)用車申請單模板申請部門市場部申請人*某用車事由接待客戶*總，前往機(jī)場用車日期2024年7月16日出發(fā)時(shí)間08:00預(yù)計(jì)返回時(shí)間12:00用車路線公司→機(jī)場（T2航站樓）→公司乘車人數(shù)2人（某、總）審批意見部門負(fù)責(zé)人：同意，按計(jì)劃用車。簽字：*某日期：7月15日行政部：安排車牌號粵B，司機(jī)師傅。簽字：*某日期：7月15日表7：車輛使用登記表模板車牌號粵B*司機(jī)姓名*某用車日期2024年7月16日用車人市場部*某出車時(shí)間08:00返回時(shí)間11:30行駛里程（公里）85用車事由機(jī)場接機(jī)過路費(fèi)（元）30停車費(fèi)（元）20車輛狀況正常用車人簽字*某行政部驗(yàn)收無損壞，油量充足簽字：*某日期：7月16日執(zhí)行要點(diǎn)提示節(jié)假日及非工作時(shí)間原則上不安排公務(wù)用車，特殊情況需經(jīng)總經(jīng)理審批；車輛嚴(yán)禁用于私人事務(wù)（如接送家人、周末出游），違規(guī)者需承擔(dān)相應(yīng)費(fèi)用并通報(bào)批評；司機(jī)需定期參加安全培訓(xùn)，提升駕駛技能及安全意識；車輛維修需提前提交申請，經(jīng)行政部檢測后確定維修方案，費(fèi)用控制在預(yù)算范圍內(nèi)。四、訪客管理工作規(guī)范適用情形適用于外部客戶、合作伙伴、應(yīng)聘候選人、部門人員等來訪人員的接待與管理，保證訪客接待規(guī)范有序，展現(xiàn)企業(yè)良好形象，同時(shí)保障辦公區(qū)域安全。操作流程指引（一）訪客預(yù)約與信息登記提前預(yù)約：訪客需提前1個(gè)工作日聯(lián)系被訪部門或行政部，通過電話、企業(yè)等方式提供以下信息：訪客姓名、單位、職務(wù)、聯(lián)系方式到訪人數(shù)、預(yù)計(jì)到訪及離開時(shí)間到訪事由（如“商務(wù)洽談”“應(yīng)聘面試”）是否需要特殊安排（如翻譯、會議室、茶水）信息確認(rèn)：行政部與被訪人確認(rèn)接待安排后，回復(fù)訪客“預(yù)約成功”，并告知到訪地址、交通路線及所需攜帶資料（如證件號碼、公司介紹信）。（二）訪客接待與引導(dǎo)到訪登記：訪客抵達(dá)后，至前臺出示有效證件（證件號碼、駕駛證等），填寫《訪客登記表》，內(nèi)容包括：姓名、單位、事由、聯(lián)系方式、被訪人、到訪時(shí)間。身份核實(shí)：前臺通過被訪人電話或企業(yè)內(nèi)部通訊工具核實(shí)訪客身份及預(yù)約信息，確認(rèn)無誤后發(fā)放《訪客證》（佩戴于左胸顯眼位置）。引導(dǎo)接待：前臺引導(dǎo)訪客至接待區(qū)，通知被訪人；若被訪人暫時(shí)不便接待，請?jiān)L客在接待區(qū)稍候，提供茶水、雜志等，并告知預(yù)計(jì)等待時(shí)間。（三）接待過程與安全管理洽談安排：根據(jù)訪客需求引導(dǎo)至?xí)h室或被訪人辦公室，協(xié)助調(diào)試會議設(shè)備（投影儀、麥克風(fēng)）；洽談期間，行政部人員可根據(jù)需要提供茶水、打印等服務(wù)，但需保持適度距離，避免打擾。區(qū)域管控：訪客僅限在指定區(qū)域（前臺、接待區(qū)、會議室、被訪人辦公室）活動，未經(jīng)允許不得進(jìn)入生產(chǎn)車間、檔案室、財(cái)務(wù)室等限制區(qū)域；行政部定期巡查，及時(shí)發(fā)覺并制止違規(guī)行為。（四）訪客送別與信息歸檔送別離訪：被訪人或前臺人員送訪客至公司門口，收回《訪客證》；若訪客自行離開，需在《訪客登記表》上記錄離訪時(shí)間。信息歸檔：行政部每日整理《訪客登記表》，將信息錄入企業(yè)訪客管理系統(tǒng)，保存期限不少于1年；重要訪客（如大客戶、領(lǐng)導(dǎo)）的接待記錄需同步抄送總經(jīng)理辦公室。標(biāo)準(zhǔn)化表單表8：訪客登記表模板到訪日期2024年7月15日到訪時(shí)間09:30離訪時(shí)間10:30訪客姓名*某單位科技有限公司職務(wù)銷售總監(jiān)聯(lián)系方式139xxxx5678被訪人市場部*經(jīng)理陪同人員-到訪事由商務(wù)洽談接待區(qū)域301會議室是否預(yù)約是（7月14日預(yù)約）訪客證編號FW20240715001備注洽談合作事項(xiàng)前臺接待人*某執(zhí)行要點(diǎn)提示對陌生訪客需提高警惕，發(fā)覺可疑人員（如無明確事由、拒絕登記）及時(shí)聯(lián)系安保部門；重要訪客接待前，行政部需提前檢查會議室環(huán)境（如空調(diào)溫度、茶水準(zhǔn)備、設(shè)備調(diào)試），保證接待環(huán)境整潔有序；訪客信息需嚴(yán)格保密，不得隨意泄露給無關(guān)人員；下雨天需為訪客提供雨傘、雨衣等便利物品，體現(xiàn)企業(yè)人文關(guān)懷。五、文件歸檔管理工作規(guī)范適用情形適用于企業(yè)各類文件資料（包括但不限于內(nèi)部制度、合同協(xié)議、會議紀(jì)要、工作報(bào)告、財(cái)務(wù)憑證、人事檔案等）的分類、整理、歸檔與查閱管理，保證文件安全、完整、可追溯。操作流程指引（一）文件分類與編號確定分類標(biāo)準(zhǔn)：根據(jù)文件來源、性質(zhì)及用途，分為以下大類（可根據(jù)企業(yè)規(guī)模調(diào)整）：管理制度類：企業(yè)章程、各部門管理制度、流程規(guī)范等；合同協(xié)議類：采購合同、銷售合同、合作協(xié)議、保密協(xié)議等；會議紀(jì)要類：各類會議記錄、決議事項(xiàng)、行動計(jì)劃等；工作報(bào)告類：年度/季度/月度總結(jié)、項(xiàng)目報(bào)告、調(diào)研報(bào)告等；人事檔案類：員工入職資料、勞動合同、績效考核記錄等；財(cái)務(wù)憑證類：發(fā)票、報(bào)銷單、銀行對賬單、審計(jì)報(bào)告等。統(tǒng)一編號規(guī)則：采用“部門代碼-文件類別-年度-流水號”格式，例如：行政部制度類2024年第1份文件編號為“XZB-ZD-2024-001”；銷售部合同類2024年第10份文件編號為“XS-HT-2024-010”。（二）文件整理與歸檔收集文件：各部門每月25日前將本月需歸檔的文件（紙質(zhì)版及電子版）提交至行政部，文件需齊全、清晰，無缺頁、破損。整理排序：行政部對文件按時(shí)間順序、重要程度排序，去除無關(guān)附件（如草稿、重復(fù)材料），保證每份文件內(nèi)容獨(dú)立完整。裝訂與標(biāo)注：紙質(zhì)文件使用檔案夾裝訂，封面標(biāo)注“文件名稱、編號、歸檔部門、歸檔日期”；電子文件按文件夾分類存儲（文件夾名稱與編號一致），格式統(tǒng)一為PDF（防止篡改）。入庫存儲：紙質(zhì)文件存放于專用檔案柜（按編號順序排列），標(biāo)注“防火、防潮、防蟲”標(biāo)識；電子文件存儲于企業(yè)服務(wù)器指定目錄，定期備份（每周一次增量備份，每月一次全量備份）。（三）文件查閱與借閱查閱申請：員工因工作需要查閱文件時(shí)，填寫《文件查閱申請表》，注明文件編號、查閱用途、查閱方式（現(xiàn)場查閱/借閱），經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后提交至行政部。涉密文件（如財(cái)務(wù)報(bào)表、未公開合同）需經(jīng)分管副總審批；外部人員查閱文件需提供單位介紹信，經(jīng)行政部負(fù)責(zé)人及法務(wù)部審核同意。查閱管理：現(xiàn)場查閱：在行政部閱覽