公司人事檔案管理細則為規(guī)范公司人事檔案管理工作，保障人事檔案的真實性、完整性與安全性，維護員工合法權(quán)益，同時為公司人力資源管理決策提供可靠依據(jù)，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》《干部人事檔案工作條例》等法律法規(guī)，結(jié)合公司實際運營情況，制定本管理細則。本細則適用于公司全體員工（含正式員工、試用期員工、勞務派遣人員）的人事檔案管理工作。一、管理職責分工人事檔案管理工作實行“統(tǒng)一領(lǐng)導、分級負責、專人管理”的原則，明確各主體職責如下：（一）人事部職責人事部作為人事檔案管理的主管部門，統(tǒng)籌規(guī)劃檔案管理工作，制定并完善檔案管理制度與操作流程；監(jiān)督檔案管理工作的合規(guī)性，定期檢查檔案的收集、整理、保管及利用情況；協(xié)調(diào)解決檔案管理中的疑難問題，如跨部門材料對接、檔案轉(zhuǎn)遞爭議等；負責檔案管理相關(guān)的對外溝通，如與政府部門、合作單位的檔案事務對接。（二）檔案管理員職責檔案管理員由人事部指定專人擔任，需具備較強的責任心與保密意識，熟悉檔案管理規(guī)范。其主要職責為：具體承擔檔案的收集、整理、裝訂、保管、借閱登記等日常操作；定期對檔案進行清查核對，確保紙質(zhì)檔案與電子檔案信息一致；及時更新檔案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)，維護檔案信息的準確性；在員工信息變更、崗位調(diào)整、離職等環(huán)節(jié)，同步更新檔案內(nèi)容；參與檔案安全與保密工作，落實各項防護措施。（三）各部門職責各部門需指定專人負責本部門員工檔案材料的收集與提交，在員工發(fā)生績效考核、獎懲、培訓、崗位變動等事項后，按規(guī)定時間將相關(guān)材料報送至人事部；配合人事部開展檔案審核工作，對本部門提交的材料真實性負責；在員工入職、離職時，協(xié)助人事部完成材料的交接與確認。（四）員工本人職責員工需對提交的個人檔案材料（如簡歷、學歷證明、離職證明等）的真實性、完整性負責，如有信息變更（如學歷提升、職稱變動、聯(lián)系方式變更等），應在規(guī)定時間內(nèi)告知人事部并提交更新材料；不得偽造、篡改檔案材料，否則將承擔相應的法律責任與紀律處分。二、檔案內(nèi)容構(gòu)成人事檔案以“一人一檔”為原則，涵蓋員工從入職到離職（或在職期間）的全周期材料，具體分為以下類別：（一）入職類檔案員工個人簡歷（含工作經(jīng)歷、教育經(jīng)歷等信息）；入職登記表（需填寫完整的個人信息、家庭情況、緊急聯(lián)系人等）；學歷及學位證書復印件（需與原件核對一致）、職業(yè)資格證書復印件（如執(zhí)業(yè)資格、技能等級證書等）；身份證明復印件（有效期內(nèi)的身份證或其他有效證件）；原單位離職證明（適用于有工作經(jīng)驗的員工）；背景調(diào)查材料（如學歷驗證報告、工作經(jīng)歷背調(diào)記錄等，如有）；入職體檢報告（符合公司入職體檢要求的報告）。（二）在職類檔案年度績效考核表（含自評、上級評價、績效結(jié)果等）；獎懲材料（包括獎勵通知、榮譽證書復印件、處罰決定書等）；培訓記錄（內(nèi)部培訓簽到表、外部培訓結(jié)業(yè)證書、培訓總結(jié)等）；崗位調(diào)整通知（含調(diào)崗文件、崗位說明書變更記錄等）；薪資調(diào)整審批表（記錄薪資變動原因、調(diào)整幅度等）；勞動合同及續(xù)簽協(xié)議（含勞動合同書、補充協(xié)議、競業(yè)限制協(xié)議等）；其他與在職期間相關(guān)的材料（如出差報告、項目成果證明等，經(jīng)部門認定需歸檔的材料）。（三）離職類檔案離職申請表（員工本人填寫的離職申請及日期）；解除（終止）勞動合同協(xié)議書（雙方簽字蓋章的協(xié)議）；離職面談記錄（如有，需記錄員工離職原因、對公司的建議等）；離職證明（公司出具的離職證明文件）；工作交接清單（含工作內(nèi)容、物品、文檔等交接情況）。（四）其他類檔案職稱評審材料（職稱申報書、評審結(jié)果通知等）；黨團組織關(guān)系材料（入黨/團志愿書、組織關(guān)系轉(zhuǎn)移證明等）；外部榮譽證書復印件（如行業(yè)獎項、社會榮譽等，需與原件核對）；其他特殊材料（如工傷認定材料、醫(yī)療期證明等與員工權(quán)益相關(guān)的材料）。三、檔案管理流程（一）材料收集1.日常收集：各部門在員工發(fā)生績效考核、獎懲、培訓、崗位變動等事項后，應在規(guī)定時間內(nèi)將相關(guān)材料提交至人事部，確保材料及時歸檔。2.入職收集：新員工入職時，需在入職手續(xù)辦理期間提交完整的入職類材料，檔案管理員應逐項核對材料的完整性與合規(guī)性，對缺失或不符合要求的材料，及時通知員工補充。3.離職收集：員工離職時，人事部應在離職手續(xù)辦理完畢后規(guī)定時間內(nèi)，完成離職類材料的整理與歸檔，確保離職檔案完整反映員工在職期間的最后狀態(tài)。（二）材料整理檔案管理員按照“分類清晰、順序合理、裝訂規(guī)范”的原則整理檔案：按檔案類別（入職、在職、離職、其他）對材料進行分類，同一類別內(nèi)按時間先后順序排列；對紙質(zhì)材料進行裝訂，去除金屬物（如訂書釘），采用線裝或膠裝方式，確保材料不易脫落；電子檔案需按統(tǒng)一命名規(guī)則（如“姓名-材料類別-日期”）整理，建立電子檔案索引，方便查詢。（三）材料審核1.初審：檔案管理員對收集的材料進行初審，重點核查材料的真實性（如學歷證明與學信網(wǎng)信息是否一致）、完整性（是否缺失關(guān)鍵材料）、合規(guī)性（是否符合公司制度要求），對存在問題的材料，及時退回相關(guān)部門或員工補充完善。2.復審：初審通過的材料提交人事部負責人復審，復審內(nèi)容包括材料的邏輯合理性（如崗位變動與薪資調(diào)整是否匹配）、手續(xù)完備性（如獎懲材料是否有審批簽字），復審通過后方可歸檔。（四）檔案歸檔1.紙質(zhì)檔案：審核通過的紙質(zhì)材料存入員工個人檔案盒，檔案盒標注員工姓名、部門、檔案編號及存放位置，檔案柜需按部門或檔案編號順序排列，便于查找。2.電子檔案：將審核通過的材料掃描或拍照（確保清晰可辨），錄入公司檔案管理系統(tǒng)，建立電子檔案與紙質(zhì)檔案的對應關(guān)系，電子檔案需定期進行異地備份（如存儲至公司云服務器或外部存儲設(shè)備），防止數(shù)據(jù)丟失。（五）檔案轉(zhuǎn)遞1.內(nèi)部轉(zhuǎn)遞：員工因內(nèi)部調(diào)崗至其他子公司或部門的，由人事部按規(guī)定辦理檔案轉(zhuǎn)遞手續(xù)，通過內(nèi)部公文流轉(zhuǎn)或?qū)Ｈ怂腿〉姆绞揭平粰n案，確保檔案安全。2.外部轉(zhuǎn)遞：員工離職后需將檔案轉(zhuǎn)遞至新單位或人才市場的，由人事部通過機要交通（涉密檔案須專人送?。┓绞睫D(zhuǎn)遞，嚴禁個人自帶檔案；轉(zhuǎn)遞時需填寫《檔案轉(zhuǎn)遞通知單》，注明檔案內(nèi)材料清單，接收單位需在回執(zhí)上簽字蓋章后退回人事部存檔。（六）檔案銷毀對超過保管期限（參照國家檔案保管期限規(guī)定）且無保存價值的檔案，按以下流程銷毀：1.檔案管理員提出銷毀申請，列明需銷毀的檔案編號、內(nèi)容、保管期限等信息；2.申請經(jīng)人事部負責人審核、公司分管領(lǐng)導審批后，方可實施銷毀；3.銷毀過程需有兩人以上監(jiān)銷，監(jiān)銷人員需在《檔案銷毀清冊》上簽字確認，銷毀記錄長期保存。四、檔案的保管與利用（一）檔案保管1.紙質(zhì)檔案：存放于專用檔案室，檔案室需具備良好的通風、防潮、防火、防盜、防蟲條件，配備溫濕度計、消防器材（如滅火器、煙霧報警器）、防盜門窗及防磁檔案柜；檔案管理員需定期檢查檔案，發(fā)現(xiàn)霉變、蟲蛀、破損等情況及時處理。2.電子檔案：存儲于公司專用服務器，設(shè)置訪問密碼與權(quán)限（如只讀、修改、刪除權(quán)限），定期進行病毒查殺與數(shù)據(jù)備份，備份數(shù)據(jù)存放于安全場所（如異地服務器或加密U盤），防止數(shù)據(jù)泄露或丟失。（二）檔案借閱1.內(nèi)部借閱：公司內(nèi)部因工作需要借閱檔案的，需填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱事由、檔案編號、借閱期限，經(jīng)部門負責人及人事部負責人審批后，到檔案管理員處辦理借閱手續(xù)；借閱的檔案需妥善保管，不得涂改、拆頁、轉(zhuǎn)借，限期歸還（一般不超過規(guī)定天數(shù)），如需續(xù)借需重新申請。2.外部借閱：外部單位（如政府部門、公證機構(gòu)）因公務需要查閱員工檔案的，需出具正式公函及經(jīng)辦人身份證明，經(jīng)公司分管領(lǐng)導審批后，由檔案管理員陪同查閱，查閱內(nèi)容僅限公函注明的范圍，嚴禁復制無關(guān)材料；如需復制檔案材料，需經(jīng)審批后加蓋檔案專用章。3.員工本人借閱：員工本人一般不得借閱本人檔案，確因特殊情況（如辦理公證、職稱評審需本人提供材料）需要查閱的，需填寫申請，經(jīng)人事部負責人審批后，在檔案管理員陪同下查閱，嚴禁篡改或抽取檔案材料。（三）檔案利用1.員工服務：為員工辦理職稱評定、社保待遇申領(lǐng)、公證證明、學歷認證等事項時，檔案管理員需根據(jù)申請?zhí)峁n案材料的復印件（加蓋檔案專用章），并登記利用記錄。2.公司決策支持：人事部可根據(jù)檔案信息進行人力數(shù)據(jù)分析，如員工學歷分布、年齡結(jié)構(gòu)、離職原因統(tǒng)計等，為公司人才規(guī)劃、績效考核優(yōu)化、薪酬體系調(diào)整等提供參考依據(jù)。五、安全與保密要求（一）保密制度建立嚴格的檔案保密制度，檔案管理員須簽訂《保密協(xié)議書》，承諾對檔案內(nèi)容嚴格保密，嚴禁向無關(guān)人員透露檔案信息（如員工薪資、獎懲記錄、個人隱私等）；嚴禁在公共場合（如電梯、餐廳）討論檔案內(nèi)容，不得將檔案材料帶離工作場所（經(jīng)審批的借閱除外）。（二）權(quán)限管理電子檔案管理系統(tǒng)設(shè)置多級訪問權(quán)限：普通員工僅可查詢本人基本信息（如入職時間、崗位信息）；人事部人員按職責權(quán)限查詢相關(guān)檔案（如招聘專員可查詢?nèi)肼毑牧希匠陮T可查詢薪資調(diào)整材料）；公司領(lǐng)導可根據(jù)需要查閱權(quán)限范圍內(nèi)的檔案，查閱需登記事由。（三）安全防護1.定期對檔案管理區(qū)域進行安全檢查，排查火災、漏水、蟲害、電路故障等隱患，每月至少檢查一次；2.制定應急預案，如遇火災、洪