職工健康檔案管理規(guī)范一、概述職工健康檔案是企業(yè)開(kāi)展健康管理、職業(yè)健康監(jiān)護(hù)、保障員工身心健康的核心載體，其規(guī)范管理有助于提升健康服務(wù)精準(zhǔn)度、防范職業(yè)健康風(fēng)險(xiǎn)、維護(hù)員工權(quán)益。本規(guī)范結(jié)合企業(yè)實(shí)際運(yùn)營(yíng)需求與健康管理行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，明確檔案建檔、內(nèi)容、保管、使用等全流程要求，為企業(yè)健康管理體系建設(shè)提供實(shí)操指引。二、建檔要求（一）建檔對(duì)象覆蓋企業(yè)全體在職職工（含全職、兼職、勞務(wù)派遣人員）。新入職員工應(yīng)在入職30日內(nèi)完成建檔；離職員工檔案需單獨(dú)歸檔并保存至法定年限（如涉及職業(yè)病危害崗位，按《職業(yè)病防治法》要求延長(zhǎng)保管期）。（二）建檔流程1.信息采集：由人力資源部門或健康管理崗牽頭，通過(guò)入職體檢報(bào)告、員工填寫《健康信息登記表》（含基本信息、既往病史、家族病史、過(guò)敏史等）、崗位職業(yè)健康暴露史（如接觸粉塵、化學(xué)毒物崗位需補(bǔ)充）等渠道采集基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。2.檔案建檔：紙質(zhì)檔案采用統(tǒng)一制式文件夾（標(biāo)注姓名、部門、建檔日期），電子檔案依托企業(yè)健康管理系統(tǒng)或加密云盤建立，確保“一人一檔”。檔案編號(hào)規(guī)則為“部門代碼+入職年份+流水號(hào)”（如“HR-____”）。三、檔案內(nèi)容規(guī)范（一）基礎(chǔ)信息類包含員工姓名、性別、年齡、崗位、入職時(shí)間、聯(lián)系方式、緊急聯(lián)系人等，崗位信息需標(biāo)注是否涉及職業(yè)病危害因素（如噪聲、輻射、有毒化學(xué)物）。（二）健康檢查記錄1.入職體檢：記錄體檢機(jī)構(gòu)、時(shí)間、項(xiàng)目（如血常規(guī)、心電圖、職業(yè)禁忌項(xiàng)篩查）、結(jié)論（如“未見(jiàn)明顯異?！薄敖ㄗh復(fù)查肝功能”）及處理意見(jiàn)。2.定期體檢：按崗位健康風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)確定周期（如接觸粉塵崗位每年1次，普通崗位每2年1次），記錄體檢報(bào)告、異常指標(biāo)跟蹤（如血糖偏高者的復(fù)查記錄）。3.離崗/轉(zhuǎn)崗體檢：涉及職業(yè)病危害崗位的員工離崗或轉(zhuǎn)崗時(shí)，需完成職業(yè)健康體檢，記錄結(jié)論（如“無(wú)職業(yè)病或職業(yè)禁忌”）。4.應(yīng)急體檢：突發(fā)公共衛(wèi)生事件（如傳染病流行）或職業(yè)健康事故后，開(kāi)展的針對(duì)性體檢記錄。（三）職業(yè)健康管理記錄針對(duì)職業(yè)病危害崗位，需補(bǔ)充：職業(yè)健康培訓(xùn)記錄（培訓(xùn)內(nèi)容、時(shí)間、考核結(jié)果）；個(gè)人防護(hù)用品使用記錄（如防塵口罩更換周期、防毒面具使用時(shí)長(zhǎng)）；職業(yè)健康監(jiān)護(hù)異常處置：如疑似職業(yè)病診斷流程、調(diào)離崗位的時(shí)間與新崗位安排。（四）健康干預(yù)與管理記錄1.健康指導(dǎo)：如員工因體檢異常收到的飲食、運(yùn)動(dòng)建議，心理疏導(dǎo)記錄（如壓力管理培訓(xùn)簽到、心理咨詢記錄）。2.慢性病管理：患有高血壓、糖尿病等慢性病員工的隨訪記錄（血壓/血糖監(jiān)測(cè)數(shù)據(jù)、用藥調(diào)整建議）。3.工傷與康復(fù)：工傷認(rèn)定材料、治療方案、康復(fù)計(jì)劃及階段性評(píng)估（如骨折員工的康復(fù)訓(xùn)練記錄）。（五）醫(yī)療服務(wù)記錄員工就醫(yī)（含門診、住院）的診斷證明、病歷摘要、醫(yī)囑、用藥清單，以及企業(yè)組織的醫(yī)療互助、商業(yè)保險(xiǎn)理賠關(guān)聯(lián)材料。四、檔案保管與使用（一）保管責(zé)任1.紙質(zhì)檔案：由人力資源部或健康管理部門指定專人保管，存放于防火、防潮、防盜的專用檔案柜，定期（每季度）檢查檔案完整性與完好度。2.電子檔案：存儲(chǔ)于企業(yè)內(nèi)部服務(wù)器或合規(guī)云平臺(tái)，設(shè)置訪問(wèn)權(quán)限（如HR主管、健康管理師可查看，普通員工僅可查看本人檔案），定期（每月）備份數(shù)據(jù)。（二）借閱與查閱1.內(nèi)部查閱：?jiǎn)T工本人查閱：憑工牌申請(qǐng)，可查看本人檔案（電子檔案支持在線查詢，紙質(zhì)檔案需在指定場(chǎng)所查閱，禁止帶出）。部門間調(diào)閱：如工會(huì)開(kāi)展員工關(guān)愛(ài)活動(dòng)需調(diào)取健康數(shù)據(jù)，需提交《檔案調(diào)閱申請(qǐng)表》，經(jīng)檔案管理負(fù)責(zé)人審批后，限在檔案管理崗陪同下查閱。2.外部查閱：政府監(jiān)管部門（如衛(wèi)健委、應(yīng)急管理局）檢查時(shí)，由檔案負(fù)責(zé)人對(duì)接，提供復(fù)印件并加蓋公章，原件留存。醫(yī)療機(jī)構(gòu)協(xié)作（如職業(yè)病診斷）：需員工簽署《信息使用授權(quán)書》，按授權(quán)范圍提供數(shù)據(jù)。五、安全與隱私管理（一）數(shù)據(jù)加密與訪問(wèn)控制電子檔案采用AES-256加密，設(shè)置賬號(hào)密碼+動(dòng)態(tài)口令雙因素認(rèn)證，禁止非授權(quán)人員（如外包人員、無(wú)關(guān)部門員工）接觸檔案系統(tǒng)。（二）隱私保護(hù)1.檔案內(nèi)容嚴(yán)禁以任何形式泄露（如禁止在公開(kāi)場(chǎng)合討論員工健康問(wèn)題、禁止將檔案信息用于非健康管理目的）。2.員工離職時(shí)，需刪除其電子檔案的可編輯權(quán)限，轉(zhuǎn)為只讀狀態(tài)；紙質(zhì)檔案封存并標(biāo)注“離職員工檔案”，按規(guī)定期限保管。（三）安全培訓(xùn)與應(yīng)急定期（每年1次）對(duì)檔案管理人員開(kāi)展信息安全培訓(xùn)（如隱私法規(guī)、數(shù)據(jù)防泄露技巧）；制定數(shù)據(jù)泄露應(yīng)急預(yù)案，如發(fā)生信息泄露，立即啟動(dòng)溯源、通知受影響員工、向監(jiān)管部門報(bào)備。六、動(dòng)態(tài)更新機(jī)制（一）更新觸發(fā)條件健康檢查后（如體檢報(bào)告出具3個(gè)工作日內(nèi)）；員工就醫(yī)后（本人或部門提交診斷證明、病歷摘要，5個(gè)工作日內(nèi)更新）；崗位變動(dòng)（如轉(zhuǎn)崗至職業(yè)病危害崗位，2個(gè)工作日內(nèi)補(bǔ)充職業(yè)健康暴露史）；健康狀況變化（如確診慢性病、工傷康復(fù)進(jìn)展）。（二）更新流程由員工本人或部門健康聯(lián)絡(luò)員提交更新材料，檔案管理人員審核（如體檢報(bào)告需核對(duì)機(jī)構(gòu)資質(zhì)、診斷證明需加蓋醫(yī)院公章）后，同步更新紙質(zhì)與電子檔案，更新記錄需標(biāo)注“更新人、更新時(shí)間、更新內(nèi)容”。七、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機(jī)制1.內(nèi)部審計(jì)：每半年開(kāi)展檔案管理專項(xiàng)審計(jì)，檢查建檔率（目標(biāo)≥99%）、內(nèi)容完整率（目標(biāo)≥95%）、更新及時(shí)率（目標(biāo)≥98%）。2.員工監(jiān)督：設(shè)立匿名反饋渠道，員工可舉報(bào)檔案管理中的違規(guī)行為（如信息泄露、檔案丟失）。（二）考核與獎(jiǎng)懲1.考核指標(biāo)：建檔率、完整率、更新及時(shí)率、安全事件發(fā)生率（目標(biāo)為0）。2.獎(jiǎng)懲措施：優(yōu)秀：檔案管理團(tuán)隊(duì)年度評(píng)優(yōu)加分，給予培訓(xùn)或獎(jiǎng)金激勵(lì)。違規(guī)：如因管理疏漏導(dǎo)致信息泄露，對(duì)責(zé)任人扣減績(jī)效，情節(jié)嚴(yán)重者調(diào)崗或辭退；造成法律糾紛的，依法承擔(dān)賠償責(zé)任。八、附則本規(guī)范自發(fā)布之日起實(shí)施，由企業(yè)人力資源部與健康管理部門聯(lián)合解釋。各部門可結(jié)合業(yè)務(wù)特點(diǎn)制定實(shí)施細(xì)則，但不得與本規(guī)范核心要求沖突。結(jié)語(yǔ)：