2026年體育用品公司通訊費用核算管理制度第一章總則第一條為規(guī)范公司通訊費用核算管理工作，合理控制通訊成本，保障公司辦公及業(yè)務(wù)開展所需的通訊需求，確保費用核算真實、準確、合規(guī)，結(jié)合公司體育用品研發(fā)、生產(chǎn)、銷售各環(huán)節(jié)通訊使用特點及財稅管理要求，制定本制度。第二條本制度適用于公司總部及各業(yè)務(wù)單元所有通訊費用的核算、報銷、管控等全流程管理，涵蓋員工個人通訊補貼、辦公固定電話費用、業(yè)務(wù)專用通訊設(shè)備費用、辦公網(wǎng)絡(luò)通訊費用等各類通訊相關(guān)支出；財務(wù)部為通訊費用核算歸口管理部門，行政部配合開展費用標準制定、單據(jù)收集等工作。第三條通訊費用核算遵循四大核心原則：一是公平合理原則，按崗位業(yè)務(wù)需求制定差異化核算標準，兼顧成本控制與員工工作實際；二是據(jù)實核算原則，所有費用核算均以合法有效票據(jù)為依據(jù)，嚴禁虛構(gòu)、虛報費用；三是分級管控原則，按費用金額劃分審批權(quán)限，確保管控到位；四是合規(guī)高效原則，核算流程符合財稅法規(guī)要求，兼顧處理效率。第四條職責劃分：財務(wù)部負責制定費用核算標準、審核票據(jù)合規(guī)性、完成費用賬務(wù)處理、開展成本分析；行政部負責收集通訊費用單據(jù)、核實費用使用的合理性、管理公司統(tǒng)一通訊設(shè)備及賬戶；各部門負責人負責本部門員工通訊費用申報的初審；公司管理層按權(quán)限負責費用報銷的最終審批；員工需按要求提供真實合規(guī)的報銷憑證。第二章核算范圍與分級標準第五條核算范圍包括四類：一是員工個人通訊補貼，指公司為員工因工作產(chǎn)生的手機通訊費用提供的補貼，僅覆蓋與辦公、業(yè)務(wù)相關(guān)的話費支出；二是辦公固定電話費用，指公司辦公區(qū)域固定電話的月租、通話費等；三是業(yè)務(wù)專用通訊設(shè)備費用，指銷售外勤用對講機話費、生產(chǎn)車間專用通訊終端費用等專項設(shè)備通訊支出；四是辦公網(wǎng)絡(luò)通訊費用，指公司辦公區(qū)域?qū)拵?、企業(yè)級通訊軟件等網(wǎng)絡(luò)通訊相關(guān)支出。第六條員工個人通訊補貼按崗位類型分級核算：基礎(chǔ)行政崗位，月度核算限額參照當?shù)赝袠I(yè)基礎(chǔ)崗位通訊補貼平均水平，由財務(wù)部每年一季度核定并公示；銷售外勤崗位，按業(yè)務(wù)覆蓋范圍及月度業(yè)務(wù)量實行階梯式核算標準，常規(guī)區(qū)域銷售月度核算限額不高于基礎(chǔ)崗位的2倍，跨區(qū)域銷售不高于基礎(chǔ)崗位的3倍，憑實際話費發(fā)票報銷；管理崗位，部門負責人級月度核算限額不高于基礎(chǔ)崗位的2.5倍，公司管理層級不高于基礎(chǔ)崗位的4倍；核心業(yè)務(wù)崗位（如研發(fā)項目負責人、大客戶銷售），可根據(jù)業(yè)務(wù)需求申請專項通訊補貼，核算限額經(jīng)管理層審批后單獨核定。第七條辦公固定電話費用核算標準：按辦公區(qū)域及使用頻次劃分，行政辦公區(qū)固定電話實行月度包干核算，生產(chǎn)車間、銷售展廳等高頻使用區(qū)域固定電話按實際通話費用據(jù)實核算，所有固定電話均不得產(chǎn)生與工作無關(guān)的增值業(yè)務(wù)費用，否則相關(guān)費用由經(jīng)辦人承擔。第八條業(yè)務(wù)專用通訊設(shè)備費用核算：對講機、專用通訊終端等設(shè)備的話費按設(shè)備使用部門歸集核算，由行政部統(tǒng)一辦理繳費，財務(wù)部按月核對繳費賬單，確保費用僅用于業(yè)務(wù)場景；設(shè)備損壞、丟失產(chǎn)生的補辦、維修通訊費用，按公司資產(chǎn)管理制度劃分責任后核算。第九條辦公網(wǎng)絡(luò)通訊費用核算：公司辦公寬帶費用按年度與運營商簽訂協(xié)議，實行年度包干核算；企業(yè)級通訊軟件費用按訂閱人數(shù)及服務(wù)版本據(jù)實核算，由行政部按月核對使用人數(shù)，避免無效訂閱產(chǎn)生額外費用。第三章核算與報銷流程第十條費用歸集：行政部按月收集公司統(tǒng)一繳納的固定電話、網(wǎng)絡(luò)通訊、專用設(shè)備通訊費用賬單；員工在每月10日前提交上一月度個人通訊費用報銷申請，附正規(guī)話費發(fā)票，發(fā)票需注明員工姓名及手機號碼，且開票信息符合財稅規(guī)范。第十一條初審環(huán)節(jié)：各部門負責人在收到員工報銷申請后3個工作日內(nèi)完成初審，重點核查報銷金額是否符合對應(yīng)崗位核算標準、話費支出是否與員工工作內(nèi)容匹配，初審?fù)ㄟ^后提交至行政部；初審不通過的，退回員工并說明原因，要求補充相關(guān)證明或調(diào)整報銷金額。第十二條復(fù)核環(huán)節(jié)：行政部在收到初審材料后2個工作日內(nèi)完成復(fù)核，核對員工當月考勤、業(yè)務(wù)外出記錄等，確認通訊費用使用的合理性，對銷售外勤崗位需抽查通話記錄與業(yè)務(wù)對接記錄的匹配度；復(fù)核通過后提交至財務(wù)部，復(fù)核不通過的退回部門重新核實。第十三條核算審批：財務(wù)部在收到復(fù)核材料后3個工作日內(nèi)完成票據(jù)合規(guī)性審核，核查發(fā)票真?zhèn)?、開票信息、金額準確性，按公司財務(wù)科目完成費用歸集核算；金額在基礎(chǔ)崗位月度核算限額3倍以內(nèi)的，由財務(wù)負責人審批，超過3倍的需報公司管理層審批；審批通過后，財務(wù)部將個人補貼轉(zhuǎn)賬至員工指定賬戶，公司統(tǒng)一支出的費用直接對公支付給運營商。第十四條特殊情況核算：員工因緊急業(yè)務(wù)產(chǎn)生的超額通訊費用，需在報銷時附業(yè)務(wù)緊急情況說明，經(jīng)部門負責人及管理層審批后，可超出常規(guī)核算限額據(jù)實報銷；員工離職、調(diào)崗的，通訊費用核算至離職/調(diào)崗當月，次月起按新崗位標準或停發(fā)補貼。第四章核算管控與異常處理第十五條日常管控：行政部每季度抽查員工個人通訊費用使用情況，對連續(xù)3個月報銷金額接近或達到核算限額的員工，核實話費使用的業(yè)務(wù)相關(guān)性；財務(wù)部每半年開展通訊費用成本分析，對比各部門費用占比、環(huán)比變化，提出成本優(yōu)化建議。第十六條票據(jù)管控：所有報銷的通訊費用票據(jù)必須為正規(guī)增值稅發(fā)票，開票日期與費用發(fā)生期一致，發(fā)票信息完整清晰；無合法票據(jù)、票據(jù)信息虛假、費用發(fā)生期與報銷期不符的，財務(wù)部一律不予核算報銷。第十七條異常處理：員工虛報、虛構(gòu)通訊費用的，一經(jīng)查實，追回已報銷金額，扣減對應(yīng)績效，情節(jié)嚴重的按公司規(guī)章制度處理；部門通訊費用累計3個月超預(yù)算的，行政部需聯(lián)合財務(wù)部分析原因，提出費用管控措施，由部門負責人落實整改；公司統(tǒng)一通訊賬戶產(chǎn)生非工作相關(guān)費用的，追究行政部管理責任。第十八條標準調(diào)整：財務(wù)部每年一季度根據(jù)當?shù)赝ㄓ嵸Y費調(diào)整、公司業(yè)務(wù)發(fā)展情況、同行業(yè)費用水平，調(diào)整通訊費用核算標準，調(diào)整方案報管理層審批后公示執(zhí)行。第五章監(jiān)督考核與責任追究第十九條監(jiān)督檢查：財務(wù)部每月對通訊費用核算單據(jù)進行抽查，重點核查票據(jù)合規(guī)性、核算標準執(zhí)行情況；行政部每季度對公司通訊設(shè)備、賬戶使用情況進行盤點，確保費用核算與實際使用一致；公司審計部門每年開展一次通訊費用專項審計，形成審計報告。第二十條考核機制：將各部門通訊費用管控效果納入部門績效考核，費用控制在預(yù)算內(nèi)且無違規(guī)報銷的，給予績效加分；費用超預(yù)算且無合理理由的，扣減部門負責人績效。第二十一條責任追究：對因?qū)徍耸殞?dǎo)致虛假費用報銷的部門負責人、行政復(fù)核人員，給予批評教育、績效扣減處理；對故意提供虛假票據(jù)的員工，視情節(jié)給予警告、績效扣減、解除勞動合同等處理；對違規(guī)核算通訊費用造成公司財稅風險的財務(wù)人員，追究其專業(yè)責任，情節(jié)嚴重的移交相關(guān)部門處理。第六章附則第二十二條本制度未盡事宜，參照《企業(yè)財務(wù)通則》《中華人民共和國發(fā)票管理辦法》等相關(guān)法律法規(guī)及公司《費用報銷