質(zhì)量管理體系內(nèi)部自查及優(yōu)化指南一、引言質(zhì)量管理體系（QMS）的有效運行是企業(yè)實現(xiàn)質(zhì)量目標、提升產(chǎn)品/服務質(zhì)量的核心保障。內(nèi)部自查作為體系自我監(jiān)督、持續(xù)改進的關鍵手段，能夠幫助企業(yè)主動識別管理漏洞、糾正不符合項，保證體系符合標準要求（如ISO9001等）及企業(yè)自身規(guī)定。本指南旨在規(guī)范內(nèi)部自查流程，提供可操作的方法與工具，助力企業(yè)系統(tǒng)化開展自查工作并推動體系優(yōu)化。二、適用情形與啟動時機內(nèi)部自查并非一次性活動，而應基于企業(yè)實際運營需求定期或不定期開展，具體情形包括：體系常規(guī)運行監(jiān)控：體系文件發(fā)布或重大改版后3-6個月，驗證文件落地效果；年度/半年度固定周期自查，評估體系整體運行穩(wěn)定性。外部審核前準備：迎接客戶審核、第三方認證審核（如監(jiān)督審核、再認證審核）前1-2個月，全面排查不符合項，降低審核風險。質(zhì)量問題或客戶投訴后：發(fā)生批量不合格、重大客戶投訴或質(zhì)量時，針對性開展專項自查，追溯管理環(huán)節(jié)漏洞。組織架構或流程變更后：部門職能調(diào)整、關鍵崗位人員變動、新工藝/新設備導入后，確認變更對體系運行的影響，保證銜接順暢。管理評審輸入需求：為年度/半年度管理評審提供數(shù)據(jù)支撐，通過自查結果分析體系績效與改進方向。三、內(nèi)部自查實施步驟（一）自查準備階段成立自查小組成員構成：組長由質(zhì)量管理部門負責人（如質(zhì)量經(jīng)理）擔任，成員包括各業(yè)務部門接口人（如生產(chǎn)主管、技術工程師、采購專員）、內(nèi)審員（需具備內(nèi)審員資質(zhì)，如內(nèi)審員A）。必要時可邀請技術專家或高層管理者參與專項自查。職責明確：組長負責統(tǒng)籌策劃、資源協(xié)調(diào)；成員負責本部門自查實施、問題收集；內(nèi)審員負責標準解讀、不符合項判定。制定自查計劃內(nèi)容明確：計劃需包含自查目的、范圍（如“生產(chǎn)過程質(zhì)量控制”“文件管理”“供應商管控”等）、時間安排（起止日期、每日檢查時段）、檢查依據(jù)（ISO9001:2015標準、企業(yè)《質(zhì)量管理手冊》《程序文件》等）、人員分工及輸出要求（自查報告、整改清單）。審批發(fā)布：計劃經(jīng)管理者代表（如管理者代表）審批后，提前3個工作日通知各相關部門，保證配合。收集資料與文件調(diào)取與自查范圍相關的體系文件（如程序文件、作業(yè)指導書、表單記錄）、歷史自查報告、外部審核報告、客戶投訴記錄、不合格品處理記錄、質(zhì)量目標達成數(shù)據(jù)等，作為檢查依據(jù)。（二）自查實施階段文件審查對照標準及企業(yè)規(guī)定，檢查體系文件的完整性、適宜性、有效性：文件是否現(xiàn)行有效（版本號、審批日期是否更新）；職責是否清晰（如“不合格品控制”中，責任部門、處理時限是否明確）；文件與實際操作是否一致（如“生產(chǎn)作業(yè)指導書”與現(xiàn)場操作流程是否匹配）?，F(xiàn)場檢查采用查閱記錄、現(xiàn)場觀察、員工訪談相結合的方式，驗證體系運行落地情況：查閱記錄：抽查關鍵過程記錄（如首件檢驗報告、設備點檢表、培訓記錄），保證記錄真實、完整、可追溯（如檢驗記錄是否包含產(chǎn)品編號、檢驗員、日期、結果）；現(xiàn)場觀察：檢查生產(chǎn)/作業(yè)現(xiàn)場是否符合“5S”管理要求，設備狀態(tài)標識是否清晰，不合格品是否隔離存放；員工訪談：隨機抽取崗位員工（如操作工B、檢驗員C），提問崗位職責、質(zhì)量要求、異常處理流程（如“發(fā)覺原材料不合格怎么辦？”），評估員工質(zhì)量意識與體系掌握程度。問題識別與記錄對檢查中發(fā)覺的不符合項，需明確“不符合事實描述”“違反條款/文件要求”“嚴重程度（輕微/一般/嚴重）”，并經(jīng)被檢查部門負責人確認簽字，避免爭議。（三）自查報告編制匯總分析整理自查發(fā)覺的問題，按“部門”“問題類型（文件管理/過程控制/人員意識等）”分類統(tǒng)計，分析問題根源（如“記錄缺失”可能是“培訓不足”或“監(jiān)督不到位”導致）。對比質(zhì)量目標（如“產(chǎn)品一次合格率”“客戶投訴率”）達成情況，評估體系運行績效。提出改進建議針對不符合項，制定具體、可落地的改進建議，明確“改進措施”“責任部門/人”“完成時限”。例如：“針對‘首件檢驗記錄不全’問題，由生產(chǎn)部在1周內(nèi)修訂《首件檢驗管理規(guī)定》，增加‘檢驗項目必填項’并組織培訓。”報告審批與發(fā)布自查報告經(jīng)自查小組組長審核、管理者代表批準后，發(fā)放至各部門，并抄送企業(yè)高層（如總經(jīng)理）。（四）優(yōu)化措施跟蹤與驗證整改落實責任部門根據(jù)改進建議制定《整改計劃表》，明確具體措施、時間節(jié)點、責任人，按時完成整改。質(zhì)量管理部門跟蹤整改進度，對逾期未完成的部門進行催辦。效果驗證整改完成后，由自查小組或內(nèi)審員對整改結果進行驗證：符合性驗證：檢查措施是否落實（如“新增的檢驗項目是否已在記錄中體現(xiàn)”）；有效性驗證：通過數(shù)據(jù)對比（如“整改后首件檢驗記錄完整率提升至98%”）、現(xiàn)場復查，確認問題是否真正解決，是否引發(fā)新問題。體系文件更新若優(yōu)化措施涉及體系文件變更（如程序改版、新增作業(yè)指導書），需按文件控制流程修訂、發(fā)布，保證體系與實際同步。四、常用模板工具模板1：內(nèi)部自查計劃表檢查目的檢查范圍（可多選）□文件管理□生產(chǎn)過程□采購控制□人力資源□其他______檢查依據(jù)ISO9001:2015標準、企業(yè)《質(zhì)量管理手冊》及程序文件檢查時間年月日-月日（共X天）小組成員及分工組長：質(zhì)量經(jīng)理（統(tǒng)籌）；成員：生產(chǎn)主管（生產(chǎn)過程）、內(nèi)審員A（文件）輸出要求自查報告、不符合項清單、整改跟蹤表審批人（管理者代表）_______________簽字：_________日期：_______模板2：內(nèi)部自查檢查記錄表檢查部門/區(qū)域檢查項目檢查內(nèi)容與標準檢查方式（記錄/觀察/訪談）檢查結果（符合/不符合）不符合事實描述（客觀具體）嚴重程度（輕微/一般/嚴重）生產(chǎn)車間首件檢驗依據(jù)《首件檢驗規(guī)程》，記錄需包含產(chǎn)品型號、尺寸、檢驗員、日期查閱記錄（-001號）不符合記錄中未填寫“檢驗日期”一般采購部供應商評價《供應商年度評價表》需包含質(zhì)量、交期、價格等指標查閱文件（QP-005）不符合未對供應商2023年度質(zhì)量表現(xiàn)進行評分嚴重倉庫不合格品管理不合格品應單獨存放，掛“不合格”標識牌現(xiàn)場觀察（3號貨架）不符合5件待處理的不合格品與合格品混放一般模板3：不符合項報告表序號不符合項描述（含地點、現(xiàn)象、違反條款）對應部門嚴重程度責任人整改措施（具體、可量化）計劃完成時間驗證結果（已完成/未完成）驗證人1生產(chǎn)車間設備《日常點檢記錄》（編號JD-2023-056）中，2023年5月10日未記錄設備運行參數(shù)，違反《設備管理程序》第4.2條“點檢記錄需完整填寫設備參數(shù)”生產(chǎn)部一般設備管理員D1.5月20日前補填缺失記錄；2.組織班組長培訓點檢要求，保證后續(xù)記錄完整2023-05-20已完成內(nèi)審員A2采購部未對供應商“科技”2022年度質(zhì)量投訴率（3次）進行評價，不符合《供應商控制程序》第5.3條“每年對供應商質(zhì)量績效進行綜合評價”采購部嚴重采購經(jīng)理E1.6月10日前完成對該供應商的年度質(zhì)量評價；2.更新《供應商檔案》，納入評價結果2023-06-10已完成質(zhì)量經(jīng)理模板4：整改跟蹤表整改事項責任部門整改措施計劃完成時間實際完成時間延期原因（如有）驗證結果備注首件檢驗記錄不全生產(chǎn)部修訂《首件檢驗管理規(guī)定》，增加“檢驗日期”“檢驗結論”必填項，組織全員培訓2023-05-252023-05-23-符合要求新版文件編號為WI-SC-003供應商評價缺失采購部補做科技供應商2022年度質(zhì)量評價，形成報告并歸檔2023-06-102023-06-12供應商數(shù)據(jù)延遲提供符合要求評價報告編號為SP-2023-012五、關鍵注意事項客觀公正原則：自查需基于事實和證據(jù)，避免主觀臆斷，對發(fā)覺的問題不回避、不隱瞞，保證檢查結果真實反映體系運行狀況。全員參與意識：自查不僅是質(zhì)量部門的職責，各部門需積極配合，主動暴露問題，將自查視為提升本部門管理水平的工具，而非“找茬”。問題閉環(huán)管理：對不符合項必須落實“整改-驗證-反饋”閉環(huán)，杜絕“只查不改”或“整改不徹底”現(xiàn)象，保證問題從根源解決。保密要求：自查過程中涉及的企業(yè)敏感信息（如工藝參數(shù)、客戶資料等）需嚴格保密，僅限自查小組成員傳閱，不得外泄。持續(xù)改進導向：自查結果應作為體系優(yōu)化的輸入，定期分析問題趨勢（如“某類問題重復出現(xiàn)”），從制度、流程、人員等維度系統(tǒng)性改進，避免同類問題反復發(fā)生。與外部審核銜接：內(nèi)部自查可模擬外部審核思路，提前熟悉標準條款及審核方法，提升企業(yè)應對外部審核的能力，但需避免“為應付審核而自查”的形式主義。六、附錄（術語解釋）不符合項：指未滿足要求（如標準、文件、法規(guī)）的客觀證據(jù)，分為輕微（不影響體系有效性）、一般（導致局部體系失效）、嚴重（導致體系完全失效或重大質(zhì)量