2026年橡膠制品公司公章證照分級審批管理制度第一章總則第一條為規(guī)范公司公章、證照的使用、審批、保管流程，防范印章證照使用風(fēng)險，保障公司合法權(quán)益，結(jié)合本公司橡膠制品生產(chǎn)、銷售、運營等業(yè)務(wù)特點（涵蓋橡膠制品加工、成品銷售、供應(yīng)鏈合作、項目招投標等環(huán)節(jié)），特制定本制度。第二條本制度適用于公司本部及所屬各業(yè)務(wù)單元所有公章、證照的分級審批、使用、保管、交接、備案等全流程管理，包括各類印章、營業(yè)執(zhí)照、生產(chǎn)許可證、資質(zhì)證書、檢測報告等核心證照。第三條公章證照管理遵循“分級審批、權(quán)責(zé)明確、全程留痕、安全可控”的原則，嚴格按照審批權(quán)限使用，杜絕無授權(quán)使用、違規(guī)使用等行為，符合《印章治安管理辦法》《中華人民共和國公司法》等國家法律法規(guī)要求。第四條公司行政部門是公章證照管理的歸口部門，負責(zé)公章證照的統(tǒng)一保管、審批登記、使用監(jiān)督；各部門按職責(zé)分工提出使用申請，管理層按權(quán)限完成審批，形成“統(tǒng)一保管、分級審批、規(guī)范使用、閉環(huán)監(jiān)督”的管理體系。第二章公章證照分類及管理責(zé)任第五條公章分級標準：（一）一級公章：公司公章、法定代表人印章、財務(wù)專用章（含銀行預(yù)留印鑒），為公司核心印章，涉及公司重大權(quán)益事項使用；（二）二級公章：合同專用章、發(fā)票專用章、項目專用章，用于合同簽訂、發(fā)票開具、項目執(zhí)行等專項業(yè)務(wù)；（三）三級公章：各部門專用章（如生產(chǎn)部、銷售部、采購部章），僅用于部門內(nèi)部溝通、非對外效力的業(yè)務(wù)往來。第六條證照分級標準：（一）一級證照：營業(yè)執(zhí)照（正副本）、生產(chǎn)許可證、安全生產(chǎn)許可證、核心資質(zhì)認證證書，為公司經(jīng)營必備核心證照；（二）二級證照：稅務(wù)登記證、銀行開戶許可證、產(chǎn)品檢測報告、行業(yè)協(xié)會備案證書，用于日常經(jīng)營及專項業(yè)務(wù)辦理；（三）三級證照：部門內(nèi)部管理類備案文件、非核心業(yè)務(wù)資質(zhì)證明，僅用于特定場景的業(yè)務(wù)輔助。第七條保管責(zé)任劃分：（一）一級公章、一級證照由行政部門指定專人（印章管理員）保管，存放于加密保險柜，鑰匙與密碼分開保管；（二）二級公章、二級證照由行政部門按業(yè)務(wù)類別指定專人保管，存放于帶鎖文件柜，使用后及時歸位；（三）三級公章由對應(yīng)部門指定專人保管，三級證照由使用部門自行保管，行政部門備案留存復(fù)印件。第八條印章管理員、證照管理員職責(zé)：（一）建立公章證照使用臺賬，如實記錄使用時間、事由、審批人、使用人、歸還時間等信息；（二）嚴格按審批意見辦理使用手續(xù)，無完整審批手續(xù)的，一律不得出借、使用公章證照；（三）定期檢查公章證照完好性，發(fā)現(xiàn)遺失、損毀、過期等情況，立即上報行政部門負責(zé)人及公司管理層；（四）離職或調(diào)崗時，完成公章證照及臺賬的交接工作，經(jīng)核對無誤后方可辦理離崗手續(xù)。第三章分級審批權(quán)限第九條一級公章使用審批權(quán)限：（一）用于對外簽訂重大合同（單筆金額超一定標準）、投融資、擔(dān)保、訴訟等重大事項的，需經(jīng)公司總經(jīng)理審批，必要時提交股東會/董事會審議；（二）用于工商變更、資質(zhì)年審、稅務(wù)申報等重要經(jīng)營事項的，需經(jīng)公司分管副總審批；（三）任何情況下，一級公章不得用于空白紙張、空白合同的蓋章，嚴禁外帶使用，確需外帶的，需總經(jīng)理審批并由2名以上人員全程陪同。第十條二級公章使用審批權(quán)限：（一）合同專用章用于簽訂日常經(jīng)營合同（單筆金額在標準范圍內(nèi)）的，需經(jīng)對應(yīng)業(yè)務(wù)部門負責(zé)人審核、行政部門負責(zé)人復(fù)核；（二）發(fā)票專用章由財務(wù)部門負責(zé)人審批，僅用于發(fā)票開具、稅務(wù)相關(guān)業(yè)務(wù)辦理；（三）項目專用章用于項目執(zhí)行相關(guān)文件的，需經(jīng)項目負責(zé)人審核、分管項目副總審批。第十一條三級公章使用審批權(quán)限：（一）部門專用章僅用于內(nèi)部文件流轉(zhuǎn)、非對外承諾類業(yè)務(wù)溝通，由部門負責(zé)人審批；（二）三級公章不得用于對外簽訂合同、出具承諾函、申報資質(zhì)等具有法律效力的事項。第十二條證照使用審批權(quán)限：（一）一級證照原件出借、復(fù)印使用的，需經(jīng)行政部門負責(zé)人審核、分管副總審批；（二）二級證照原件使用的，由業(yè)務(wù)部門負責(zé)人審核、行政部門負責(zé)人審批；復(fù)印件使用的，由業(yè)務(wù)部門負責(zé)人審批；（三）三級證照使用由對應(yīng)部門負責(zé)人審批，行政部門備案即可。第四章使用審批流程第十三條公章使用流程：（一）使用人填寫《公章使用申請單》，注明使用事由、蓋章文件名稱及份數(shù)、預(yù)計使用時間，附上需蓋章的文件初稿；（二）按審批權(quán)限提交對應(yīng)負責(zé)人審批，審批完成后，將《申請單》及蓋章文件提交印章管理員；（三）印章管理員核對審批手續(xù)、文件內(nèi)容，確認無誤后蓋章，同時在臺賬記錄相關(guān)信息，使用人簽字確認；（四）蓋章完成后，印章管理員留存《申請單》及文件復(fù)印件歸檔，使用人取回蓋章文件。第十四條證照使用流程：（一）使用人填寫《證照使用申請單》，注明使用事由、證照名稱、使用形式（原件/復(fù)印件）、使用期限；（二）按審批權(quán)限完成審批后，提交證照管理員；（三）使用原件的，證照管理員登記借出時間，使用人簽字確認，使用完畢后需在規(guī)定期限內(nèi)歸還，管理員核對完好性后登記歸還時間；（四）使用復(fù)印件的，證照管理員核對原件后復(fù)印，在復(fù)印件上注明“僅用于XX事項，有效期至XX日期”，加蓋公章（如需）后交付使用人，留存復(fù)印件及《申請單》歸檔。第十五條緊急情況審批：因緊急業(yè)務(wù)需使用公章證照且相關(guān)審批人無法及時審批的，可先通過書面授權(quán)（微信、郵件等可追溯方式）完成臨時審批，事后1個工作日內(nèi)補齊紙質(zhì)審批手續(xù)。第五章保管與交接第十六條公章證照保管要求：（一）一級公章、一級證照存放于獨立加密保險柜，每日下班前檢查保險柜鎖閉情況；（二）二級公章、二級證照存放于帶鎖文件柜，非工作時間鎖閉，嚴禁隨意擺放；（三）所有公章證照不得轉(zhuǎn)借他人，保管人不得擅自使用，嚴禁在空白文件上蓋章。第十七條交接管理：（一）保管人離職、調(diào)崗、休假超過7天的，需辦理公章證照交接手續(xù)，填寫《公章證照交接清單》，列明物品名稱、數(shù)量、狀態(tài)；（二）交接時需有行政部門負責(zé)人監(jiān)交，交接雙方核對清單與實物無誤后簽字確認，監(jiān)交人簽字見證，清單一式三份，交接雙方、行政部門各留存一份；（三）臨時交接（如休假）的，需明確交接期限及責(zé)任，假期結(jié)束后及時收回保管權(quán)并核對物品。第十八條遺失與補辦：公章證照遺失的，保管人需立即上報，行政部門按規(guī)定登報掛失，同時向相關(guān)主管部門申請補辦，追究相關(guān)責(zé)任人責(zé)任。第六章監(jiān)督考核與責(zé)任追究第十九條行政部門每月對公章證照使用、保管情況進行核查，重點檢查審批手續(xù)是否完整、臺賬記錄是否規(guī)范、物品是否完好，核查結(jié)果納入部門績效考核。第二十條獎勵情形：（一）嚴格執(zhí)行本制度，年度內(nèi)無公章證照使用違規(guī)、遺失等情況的保管人，給予500-1000元獎勵；（二）及時發(fā)現(xiàn)公章證照使用風(fēng)險、避免公司損失的，給予專項獎勵，優(yōu)先推薦評優(yōu)評先。第二十一條責(zé)任追究情形：（一）無審批手續(xù)擅自使用公章證照的，給予責(zé)任人警告處分，扣減當(dāng)月績效10%-30%，造成損失的，承擔(dān)相應(yīng)賠償責(zé)任；（二）保管不善導(dǎo)致公章證照遺失、損毀的，扣減責(zé)任人當(dāng)月績效20%-50%，情節(jié)嚴重的調(diào)整崗位；（三）違規(guī)外帶公章、在空白文件蓋章，或擅自出借公章證照的，給予記過處分，扣減當(dāng)月全部績效，造成重大損失的，解除勞動合同并追究法律責(zé)任；（四）審批人未按權(quán)限審批、違規(guī)審批的，