2026年橡膠制品公司員工檔案數(shù)字化管理制度第一章總則第一條制度目的為規(guī)范公司員工檔案數(shù)字化管理工作，實現(xiàn)員工檔案從紙質(zhì)化向數(shù)字化轉(zhuǎn)型，提升檔案查閱、管理、保存的效率和安全性，保障員工個人信息權(quán)益，依據(jù)《檔案法》《個人信息保護法》《企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定》等相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合公司橡膠制品生產(chǎn)（含橡膠密封件、橡膠管材、橡膠配件等）、銷售、研發(fā)、行政管理等崗位人員管理實際，制定本制度。第二條適用范圍本制度適用于公司全體員工（含正式員工、試用期員工、離職員工）檔案的數(shù)字化采集、制作、存儲、查閱、更新、銷毀等全流程管理，涵蓋員工入職、在職、離職各階段形成的紙質(zhì)檔案數(shù)字化處理及電子檔案管理工作；勞務(wù)派遣人員檔案數(shù)字化管理按勞務(wù)派遣協(xié)議約定執(zhí)行，退休返聘人員檔案數(shù)字化納入本制度管理范圍。第三條基本原則員工檔案數(shù)字化管理遵循以下原則：真實完整原則：數(shù)字化檔案需與紙質(zhì)檔案內(nèi)容完全一致，無遺漏、篡改、缺失等情況，確保檔案信息的原始性和完整性；安全保密原則：嚴格管控數(shù)字化檔案訪問權(quán)限，采取加密、備份等措施保護員工個人信息，嚴禁泄露、出售、非法使用檔案信息；規(guī)范統(tǒng)一原則：檔案數(shù)字化制作標準、存儲格式、命名規(guī)則全程統(tǒng)一，確保不同崗位、不同時期的數(shù)字化檔案可統(tǒng)一管理；便捷高效原則：數(shù)字化檔案需滿足快速查閱、精準檢索、異地調(diào)閱的需求，提升人事管理工作效率；合規(guī)留存原則：數(shù)字化檔案保存期限符合法律法規(guī)及公司規(guī)定，紙質(zhì)檔案銷毀前需完成合規(guī)數(shù)字化備份。第四條管理職責分工人力資源部是員工檔案數(shù)字化管理的牽頭部門，負責制定數(shù)字化細則、組織檔案數(shù)字化制作、維護數(shù)字化檔案系統(tǒng)、審核檔案查閱權(quán)限，建立數(shù)字化檔案管理臺賬；人力專員負責紙質(zhì)檔案收集整理、數(shù)字化錄入核對、檔案信息更新，定期檢查數(shù)字化檔案的完整性和安全性。行政部負責檔案數(shù)字化設(shè)備（掃描儀、存儲服務(wù)器等）的采購維護、紙質(zhì)檔案暫存保管、檔案銷毀的合規(guī)執(zhí)行，保障數(shù)字化制作所需硬件設(shè)備正常運行；IT部門負責數(shù)字化檔案系統(tǒng)的技術(shù)維護、數(shù)據(jù)加密、定期備份，解決系統(tǒng)運行中的技術(shù)故障，防范數(shù)據(jù)泄露、丟失風險。各部門負責人配合人力資源部收集本部門員工的補充檔案材料（如業(yè)績證明、培訓記錄），核實材料真實性后提交數(shù)字化處理；員工對本人檔案信息的真實性負責，對檔案數(shù)字化內(nèi)容有異議的可按流程申請核查。公司管理層負責審批檔案數(shù)字化預(yù)算、檔案查閱的特殊權(quán)限申請、檔案銷毀方案，監(jiān)督檔案數(shù)字化管理的合規(guī)性，協(xié)調(diào)解決管理中的重大問題。第二章檔案數(shù)字化范圍與標準第五條數(shù)字化覆蓋范圍入職類檔案：員工入職登記表、身份證明復(fù)印件、學歷學位證明、職業(yè)資格證書、離職證明（原單位）、體檢報告等入職必備材料；在職類檔案：勞動合同及續(xù)簽證明、崗位調(diào)整通知、績效考核記錄、培訓結(jié)業(yè)證明、獎懲文件、薪資調(diào)整記錄、社保公積金繳納證明等在職期間形成的材料；離職類檔案：離職申請、離職交接清單、經(jīng)濟補償協(xié)議（如有）、離職證明等離職相關(guān)材料；特殊類檔案：生產(chǎn)崗員工職業(yè)健康檢查記錄、研發(fā)崗員工保密協(xié)議、銷售崗員工業(yè)績確認材料等崗位專屬檔案材料。第六條數(shù)字化制作標準掃描標準：紙質(zhì)檔案掃描分辨率不低于300dpi，色彩模式根據(jù)檔案類型選擇（文字類為黑白模式，證件類為彩色模式），掃描格式統(tǒng)一為PDF格式，確保文字清晰可辨、無模糊、無歪斜、無漏掃；命名規(guī)則：數(shù)字化檔案按“員工編號-檔案類型-形成日期”命名，編號規(guī)則統(tǒng)一由人力資源部制定，確保每個檔案文件名稱唯一、可精準檢索；存儲標準：數(shù)字化檔案存儲路徑按“部門-崗位類型-員工編號”分級設(shè)置，禁止使用中文特殊字符、空格等不規(guī)范命名，便于系統(tǒng)檢索和管理；校驗標準：數(shù)字化完成后需由專人核對，確保掃描件與紙質(zhì)件內(nèi)容一致、頁數(shù)匹配，核對無誤后在臺賬中記錄校驗結(jié)果，未通過校驗的需重新掃描處理。第三章數(shù)字化處理流程第七條檔案收集整理人力資源部每月收集新增紙質(zhì)檔案材料，按入職、在職、離職類別分類整理，剔除無效、重復(fù)材料，對破損、模糊的紙質(zhì)檔案進行修復(fù)或重新收集，確保紙質(zhì)檔案符合掃描要求；整理完成后填寫《檔案數(shù)字化移交清單》，明確材料數(shù)量、類型、移交日期。第八條掃描與錄入指定專人使用合規(guī)掃描儀完成紙質(zhì)檔案掃描，掃描過程中避免遮擋、折疊檔案，掃描完成后按命名規(guī)則重命名文件；對需錄入系統(tǒng)的關(guān)鍵信息（如員工編號、檔案類型、形成日期）手動錄入數(shù)字化檔案系統(tǒng)，確保錄入信息與檔案內(nèi)容一致，無錯別字、無信息錯誤。第九條審核與歸檔人力資源部檔案管理員在掃描錄入完成后3個工作日內(nèi)完成審核，核查掃描件清晰度、命名規(guī)范性、信息錄入準確性，審核通過的檔案納入正式數(shù)字化檔案庫；審核不通過的標注問題類型，退回重新處理，直至符合標準。歸檔完成后，紙質(zhì)檔案按規(guī)定存放至保密檔案柜，數(shù)字化檔案同步備份至本地服務(wù)器和云端存儲（雙重備份），備份完成后在臺賬中記錄備份時間和存儲位置。第四章數(shù)字化檔案管理與安全第十條查閱與使用數(shù)字化檔案實行權(quán)限分級管理：人力資源部負責人可查閱全公司員工檔案，部門負責人僅可查閱本部門員工檔案，普通管理員僅可查閱授權(quán)范圍內(nèi)的檔案；查閱檔案需提交書面申請，注明查閱事由、查閱范圍、查閱期限，經(jīng)審批通過后方可訪問，查閱過程中禁止截圖、復(fù)制、轉(zhuǎn)發(fā)檔案內(nèi)容。因員工入職、調(diào)崗、續(xù)簽勞動合同等工作需要使用檔案的，使用后需在臺賬中記錄使用時間、使用人、使用事由，確保檔案使用全程留痕；嚴禁以任何理由將數(shù)字化檔案提供給公司外部人員，法律規(guī)定需提供的除外（如勞動仲裁、司法調(diào)查），且需經(jīng)管理層審批并留存相關(guān)證明。第十一條更新與維護員工檔案信息發(fā)生變更（如崗位調(diào)整、學歷提升、聯(lián)系方式變更）的，人力資源部在收到變更證明材料后5個工作日內(nèi)完成數(shù)字化檔案更新，補充新的掃描件或修改錄入信息，同時標注更新時間和更新原因；定期（每季度）核查數(shù)字化檔案，清理重復(fù)、無效文件，確保檔案庫整潔有序。第十二條安全管控數(shù)字化檔案系統(tǒng)設(shè)置登錄密碼和操作權(quán)限，密碼定期（每3個月）更換，禁止共用賬號密碼；IT部門每月對存儲服務(wù)器進行安全檢測，安裝防病毒軟件、防火墻，防范黑客攻擊、數(shù)據(jù)泄露；嚴禁在非公司設(shè)備上訪問、下載數(shù)字化檔案，確需異地辦公使用的，需通過加密遠程桌面訪問，且使用后及時退出系統(tǒng)。員工離職后，其數(shù)字化檔案訪問權(quán)限即時注銷，檔案按規(guī)定期限留存，留存期滿需銷毀的，按合規(guī)流程執(zhí)行，銷毀前需再次確認備份完成，銷毀記錄留存?zhèn)洳?。第五章監(jiān)督考核與責任追究第十三條監(jiān)督機制人力資源部每半年開展一次數(shù)字化檔案管理專項檢查，核查檔案完整性、安全性、合規(guī)性，重點檢查權(quán)限管控、備份情況、查閱記錄；公司設(shè)立檔案管理監(jiān)督郵箱，接受員工對檔案信息泄露、違規(guī)查閱等行為的舉報，舉報核實后及時處理并反饋。第十四條違規(guī)責任對違反本制度規(guī)定的人員，視情節(jié)輕重予以處理：情節(jié)輕微的（如檔案命名不規(guī)范、錄入信息錯誤），給予通報批評、限期整改，扣減當月績效獎金的5%-10%；情節(jié)較重的（如違規(guī)查閱他人檔案、未按標準備份檔案），扣減1-2個月績效獎金，取消年度評優(yōu)資格；情節(jié)嚴重的（如泄露員工檔案信息、篡改數(shù)字化檔案、出售檔案信息），解除勞動合同，追回造成的經(jīng)濟損失，涉嫌違法犯罪的移交司法機關(guān)處理。IT部門未做好系統(tǒng)安全防護導(dǎo)致數(shù)據(jù)泄露、人力資源部未履行審核職責導(dǎo)致檔案信息錯誤的，追究部門負責人和相關(guān)專員責任；各部門負責人未配合收集檔案材料導(dǎo)致數(shù)字化檔案不完整的，納入部門績效考核。第六章附則第十五條制度解釋權(quán)本制度由公司人力資源部會同IT部門、行政部負責解釋。第十六