合同管理辦法第一章總則第一條目的與依據(jù)為規(guī)范公司合同管理流程，防范合同風(fēng)險(xiǎn)，維護(hù)公司合法權(quán)益，依據(jù)《中華人民共和國民法典》及相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合公司實(shí)際經(jīng)營情況，制定本辦法。第二條適用范圍本辦法適用于公司及下屬各部門、分公司、子公司在經(jīng)營活動(dòng)中與自然人、法人或其他組織簽訂的各類合同，包括但不限于采購合同、銷售合同、服務(wù)合同、租賃合同、借款合同、勞動(dòng)合同等。第三條基本原則合法性原則：合同內(nèi)容及簽訂流程必須符合國家法律法規(guī)及政策要求，嚴(yán)禁簽訂違法違規(guī)合同。審慎性原則：合同簽訂前需對(duì)合作方資質(zhì)、信用狀況進(jìn)行全面審查，對(duì)合同條款進(jìn)行嚴(yán)謹(jǐn)審核。效益性原則：合同條款應(yīng)明確雙方權(quán)利義務(wù)，保障公司經(jīng)濟(jì)效益，避免因條款疏漏導(dǎo)致?lián)p失。保密原則：合同涉及的商業(yè)秘密、技術(shù)信息等需嚴(yán)格保密，未經(jīng)授權(quán)不得泄露。第二章合同管理機(jī)構(gòu)與職責(zé)第四條合同管理機(jī)構(gòu)設(shè)置公司設(shè)立合同管理委員會(huì)作為合同管理的決策機(jī)構(gòu)，下設(shè)法務(wù)部為合同管理的執(zhí)行部門，各業(yè)務(wù)部門為合同的發(fā)起和履行部門。第五條各部門職責(zé)合同管理委員會(huì)：負(fù)責(zé)審批重大合同（如金額超過100萬元、涉及重大資產(chǎn)處置等），協(xié)調(diào)解決合同管理中的重大問題。法務(wù)部：制定和修訂合同管理辦法及標(biāo)準(zhǔn)合同文本；審核合同的合法性、完整性和風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)；參與重大合同的談判和起草；處理合同糾紛，代表公司進(jìn)行訴訟或仲裁；建立合同檔案，定期對(duì)合同管理情況進(jìn)行檢查和評(píng)估。業(yè)務(wù)部門：發(fā)起合同簽訂申請(qǐng)，提供合同相關(guān)的業(yè)務(wù)背景資料；與合作方進(jìn)行初步談判，起草合同初稿；負(fù)責(zé)合同的履行、跟蹤和驗(yàn)收；及時(shí)向法務(wù)部反饋合同履行中出現(xiàn)的問題。財(cái)務(wù)部：審核合同中的付款條款、發(fā)票要求等財(cái)務(wù)相關(guān)內(nèi)容；依據(jù)合同約定辦理款項(xiàng)支付、結(jié)算等事宜；監(jiān)督合同履行中的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)，如應(yīng)收賬款回收情況等。第三章合同的訂立第六條合同簽訂前的準(zhǔn)備合作方資格審查：業(yè)務(wù)部門應(yīng)對(duì)合作方的主體資格（如營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書等）、信用狀況（如征信報(bào)告、過往合作記錄等）、履約能力（如財(cái)務(wù)報(bào)表、生產(chǎn)能力等）進(jìn)行全面審查，并將審查資料提交法務(wù)部備案。合同可行性分析：業(yè)務(wù)部門應(yīng)結(jié)合公司戰(zhàn)略目標(biāo)、市場情況等，對(duì)合同項(xiàng)目的可行性進(jìn)行分析，評(píng)估項(xiàng)目的收益和風(fēng)險(xiǎn)。標(biāo)準(zhǔn)合同文本的使用：對(duì)于常用類型的合同（如采購合同、銷售合同等），應(yīng)優(yōu)先使用法務(wù)部制定的標(biāo)準(zhǔn)合同文本。如因特殊情況需對(duì)標(biāo)準(zhǔn)文本進(jìn)行修改，需經(jīng)法務(wù)部審核同意。第七條合同的起草與審核合同起草：業(yè)務(wù)部門根據(jù)業(yè)務(wù)需求和合作方談判情況起草合同初稿，內(nèi)容應(yīng)包括合同主體、標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價(jià)款或報(bào)酬、履行期限、地點(diǎn)和方式、違約責(zé)任、爭議解決方式等基本條款。內(nèi)部審核流程：業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人審核：對(duì)合同的業(yè)務(wù)內(nèi)容、可行性等進(jìn)行審核；財(cái)務(wù)部審核：對(duì)合同的財(cái)務(wù)條款進(jìn)行審核；法務(wù)部審核：對(duì)合同的合法性、風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)等進(jìn)行審核，提出修改意見；分管領(lǐng)導(dǎo)審核：對(duì)合同的整體情況進(jìn)行審核；合同管理委員會(huì)審批（如為重大合同）。審核意見的處理：業(yè)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)各部門的審核意見對(duì)合同進(jìn)行修改，修改后的合同需再次提交審核，直至所有審核意見得到落實(shí)。第八條合同的簽訂簽字與蓋章：合同經(jīng)內(nèi)部審核通過后，由法定代表人或其授權(quán)代理人簽字，并加蓋公司公章或合同專用章。授權(quán)代理人需持有法定代表人出具的授權(quán)委托書，授權(quán)范圍應(yīng)明確具體。合同份數(shù)：合同一式至少兩份，公司和合作方各執(zhí)一份。涉及多個(gè)部門的，可根據(jù)需要增加份數(shù)，由相關(guān)部門留存。合同生效：合同自雙方簽字蓋章之日起生效，如合同約定了生效條件（如須經(jīng)審批、公證等），則自條件成就之日起生效。第四章合同的履行第九條合同履行的跟蹤與監(jiān)控履行計(jì)劃的制定：業(yè)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)合同約定制定詳細(xì)的履行計(jì)劃，明確各階段的工作任務(wù)和責(zé)任人。履行情況的記錄：業(yè)務(wù)部門應(yīng)建立合同履行臺(tái)賬，記錄合同履行的進(jìn)度、款項(xiàng)支付情況、貨物交付情況等信息，并定期向法務(wù)部和財(cái)務(wù)部報(bào)送。履行異常的處理：如發(fā)現(xiàn)合作方存在違約跡象（如逾期付款、交付的貨物不符合質(zhì)量要求等），業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)向法務(wù)部報(bào)告，法務(wù)部應(yīng)根據(jù)情況采取相應(yīng)的措施，如發(fā)送催告函、協(xié)商解決、提起訴訟等。第十條合同的變更與解除合同變更：如因客觀情況發(fā)生變化需變更合同內(nèi)容，業(yè)務(wù)部門應(yīng)與合作方協(xié)商一致，簽訂書面的變更協(xié)議，并按照原合同的審核流程進(jìn)行審核。合同解除：如出現(xiàn)合同約定的解除條件或法定解除事由，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)向法務(wù)部報(bào)告，法務(wù)部應(yīng)協(xié)助業(yè)務(wù)部門與合作方協(xié)商解除合同，或通過法律途徑解除合同。合同解除后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)清理合同相關(guān)的資產(chǎn)、款項(xiàng)等，并向法務(wù)部提交解除報(bào)告。第五章合同的檔案管理第十一條合同檔案的內(nèi)容合同檔案應(yīng)包括合同正本、附件、審批文件、履行記錄、變更協(xié)議、解除協(xié)議、糾紛處理材料等與合同相關(guān)的所有文件資料。第十二條合同檔案的保管歸檔時(shí)間：合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)在5個(gè)工作日內(nèi)將合同及相關(guān)資料移交法務(wù)部歸檔。保管期限：一般合同的保管期限為合同履行完畢后10年；重大合同、涉及知識(shí)產(chǎn)權(quán)的合同等保管期限為永久；勞動(dòng)合同的保管期限為員工離職后2年。檔案查閱：公司內(nèi)部員工因工作需要查閱合同檔案的，需填寫《合同檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和法務(wù)部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱時(shí)不得涂改、損毀檔案資料。第十三條合同檔案的銷毀合同檔案保管期限屆滿后，法務(wù)部應(yīng)會(huì)同檔案管理部門對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，對(duì)確無保存價(jià)值的檔案，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀，并做好銷毀記錄。第六章合同的監(jiān)督與檢查第十四條監(jiān)督檢查的內(nèi)容合同管理制度的執(zhí)行情況：檢查各部門是否嚴(yán)格按照本辦法的規(guī)定進(jìn)行合同管理，如合同簽訂前的資格審查、內(nèi)部審核流程等。合同履行情況：檢查合同是否按照約定履行，是否存在違約行為，履約進(jìn)度是否符合要求等。合同檔案管理情況：檢查合同檔案是否完整、規(guī)范，保管是否安全等。第十五條監(jiān)督檢查的方式定期檢查：法務(wù)部每半年對(duì)公司合同管理情況進(jìn)行一次全面檢查，并向合同管理委員會(huì)提交檢查報(bào)告。不定期抽查：法務(wù)部可根據(jù)工作需要，對(duì)各部門的合同管理情況進(jìn)行不定期抽查。專項(xiàng)檢查：針對(duì)特定類型的合同或合同管理中的突出問題，開展專項(xiàng)檢查。第十六條監(jiān)督檢查結(jié)果的處理對(duì)監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，法務(wù)部應(yīng)向相關(guān)部門發(fā)出整改通知書，要求其限期整改。對(duì)整改不力或拒不整改的部門和個(gè)人，公司將按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處罰。對(duì)合同管理工作表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個(gè)人，公司將給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)。第七章合同糾紛的處理第十七條糾紛的預(yù)警與報(bào)告業(yè)務(wù)部門在合同履行過程中如發(fā)現(xiàn)可能引發(fā)糾紛的情況，應(yīng)及時(shí)向法務(wù)部報(bào)告，并提供相關(guān)證據(jù)材料。法務(wù)部應(yīng)及時(shí)介入，分析糾紛原因，評(píng)估風(fēng)險(xiǎn)，并制定應(yīng)對(duì)方案。第十八條糾紛的處理方式協(xié)商解決：優(yōu)先通過與合作方協(xié)商的方式解決糾紛，爭取達(dá)成和解協(xié)議。協(xié)商過程中，應(yīng)注意保存相關(guān)證據(jù)，如協(xié)商記錄、往來函件等。調(diào)解：如協(xié)商不成，可申請(qǐng)第三方調(diào)解機(jī)構(gòu)進(jìn)行調(diào)解。仲裁或訴訟：如調(diào)解不成，應(yīng)根據(jù)合同約定的爭議解決方式（仲裁或訴訟），向仲裁機(jī)構(gòu)申請(qǐng)仲裁或向人民法院提起訴訟。法務(wù)部應(yīng)負(fù)責(zé)準(zhǔn)備訴訟或仲裁材料，代表公司參與庭審等活動(dòng)。第十九條糾紛處理的責(zé)任追究對(duì)因故意或重大過失導(dǎo)致合同糾紛發(fā)生，給公司造成損失的部門和個(gè)人，公司將按照相關(guān)規(guī)定追究其責(zé)任。第八章附則第二十條解釋權(quán)本辦法由公司法務(wù)部負(fù)責(zé)解釋。第二十一條生效日期本辦法自發(fā)布之日起生效，原《合同管理辦法》同時(shí)廢止。第二十二條附件本辦法