財務(wù)檔案管理辦法第一章總則第一條目的與依據(jù)為規(guī)范公司財務(wù)檔案管理，確保財務(wù)信息的真實性、完整性、安全性和可追溯性，依據(jù)《中華人民共和國檔案法》《會計檔案管理辦法》及國家相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合公司實際情況，制定本辦法。第二條適用范圍本辦法適用于公司及下屬各分支機構(gòu)的財務(wù)檔案管理工作，包括但不限于會計憑證、會計賬簿、財務(wù)報告、稅務(wù)資料、銀行對賬單、合同協(xié)議、審計報告等各類財務(wù)文件。第三條管理原則真實性原則：財務(wù)檔案必須如實反映公司經(jīng)濟業(yè)務(wù)的實際情況，嚴(yán)禁偽造、篡改或隱瞞。完整性原則：確保財務(wù)檔案的收集、整理、歸檔、保管和銷毀等環(huán)節(jié)無遺漏，形成完整的檔案體系。安全性原則：采取必要的安全措施，防止財務(wù)檔案丟失、損壞、泄密或被非法篡改?？勺匪菪栽瓌t：建立規(guī)范的檔案索引和查詢機制，確保財務(wù)檔案可快速檢索和追溯。保密性原則：嚴(yán)格控制財務(wù)檔案的查閱權(quán)限，保護公司商業(yè)秘密和財務(wù)信息安全。第二章財務(wù)檔案的分類與范圍第四條財務(wù)檔案的分類財務(wù)檔案按其性質(zhì)和用途分為以下八類：類別具體內(nèi)容會計憑證類原始憑證（發(fā)票、收據(jù)、銀行回單、報銷單等）、記賬憑證、匯總憑證、其他會計憑證。會計賬簿類總賬、明細賬、日記賬（現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬）、固定資產(chǎn)卡片、輔助賬簿、其他會計賬簿。財務(wù)報告類月度、季度、半年度、年度財務(wù)報告（包括資產(chǎn)負(fù)債表、利潤表、現(xiàn)金流量表、所有者權(quán)益變動表及附注）、內(nèi)部管理報表、財務(wù)分析報告。稅務(wù)資料類各類納稅申報表、完稅憑證、發(fā)票領(lǐng)購簿、發(fā)票存根聯(lián)、稅務(wù)稽查報告、稅收優(yōu)惠備案資料、其他稅務(wù)相關(guān)文件。銀行資料類銀行對賬單、銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行開戶許可證、銀行賬戶變更資料、其他銀行相關(guān)文件。合同協(xié)議類采購合同、銷售合同、借款合同、租賃合同、投資協(xié)議、擔(dān)保合同、其他與財務(wù)相關(guān)的重要合同。審計資料類內(nèi)部審計報告、外部審計報告（包括年度審計報告、專項審計報告）、驗資報告、評估報告、其他審計相關(guān)文件。其他類財務(wù)預(yù)算、財務(wù)制度、會計電算化數(shù)據(jù)備份、財務(wù)軟件操作手冊、財務(wù)人員交接清單、其他具有保存價值的財務(wù)文件。第五條財務(wù)檔案的范圍界定電子檔案：通過計算機等電子設(shè)備形成、傳輸和存儲的電子會計憑證、電子會計賬簿、電子財務(wù)報告等，其管理應(yīng)符合國家關(guān)于電子檔案管理的規(guī)定。紙質(zhì)檔案：以紙張為載體的各類財務(wù)文件。實物檔案：如印章、票據(jù)存根等具有實物形態(tài)的財務(wù)相關(guān)物品。第三章財務(wù)檔案的收集與整理第六條收集責(zé)任日常收集：各部門應(yīng)及時將本部門產(chǎn)生的、與財務(wù)相關(guān)的原始憑證（如發(fā)票、報銷單、合同等）提交至財務(wù)部。財務(wù)部收集：財務(wù)部是財務(wù)檔案收集的主要責(zé)任部門，負(fù)責(zé)收集、審核、整理公司所有財務(wù)活動產(chǎn)生的檔案資料。跨部門協(xié)作：行政、法務(wù)、業(yè)務(wù)等部門應(yīng)配合財務(wù)部，及時提供與財務(wù)相關(guān)的合同、協(xié)議、審批文件等。第七條整理規(guī)范及時性：財務(wù)檔案應(yīng)在業(yè)務(wù)發(fā)生后及時收集、整理，確保檔案的時效性。準(zhǔn)確性：整理過程中應(yīng)核對檔案內(nèi)容的準(zhǔn)確性，確保賬證相符、賬賬相符、賬實相符。系統(tǒng)性：按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對收集到的檔案進行分類、編號、裝訂，建立完整的檔案目錄。裝訂要求：會計憑證：按月裝訂成冊，封面注明單位名稱、憑證種類、月份、起止日期、起止編號、冊數(shù)、裝訂人及會計主管簽名。會計賬簿：年度終了后裝訂成冊，封面注明單位名稱、賬簿名稱、年度、冊數(shù)、裝訂人及會計主管簽名。其他文件：按類別、年度整理，可采用文件夾、檔案盒等形式存放，確保易于查找。第八條編號規(guī)則財務(wù)檔案采用年度-類別-序號的編號規(guī)則，例如：2025-01-001（表示2025年度，會計憑證類，第1冊）2025-03-005（表示2025年度，財務(wù)報告類，第5份）具體類別代碼參照本辦法第四條的分類序號（如01代表會計憑證類，02代表會計賬簿類，以此類推）。第四章財務(wù)檔案的歸檔與保管第九條歸檔流程初步歸檔：日常形成的財務(wù)檔案由財務(wù)部相關(guān)崗位人員負(fù)責(zé)初步整理、編號，并在月度終了后15日內(nèi)完成當(dāng)月會計憑證的裝訂和初步歸檔。年度歸檔：年度終了后3個月內(nèi)，財務(wù)部應(yīng)完成全年財務(wù)檔案的系統(tǒng)整理、編號、編制檔案目錄，并移交至檔案管理部門（或指定的檔案管理員）。移交時需填寫《財務(wù)檔案移交清冊》，列明移交檔案的名稱、編號、冊數(shù)、起止日期等，由移交人、接收人及監(jiān)交人共同簽字確認(rèn)。第十條保管責(zé)任財務(wù)部保管：當(dāng)年形成的財務(wù)檔案，在會計年度終了后，可由財務(wù)部臨時保管1年。期滿之后，原則上應(yīng)由財務(wù)部編制移交清冊，移交至公司檔案管理部門統(tǒng)一保管。檔案管理部門保管：檔案管理部門是財務(wù)檔案的最終保管部門，負(fù)責(zé)檔案的安全、完整和有效利用。電子檔案保管：電子財務(wù)檔案應(yīng)存儲在專用服務(wù)器或存儲介質(zhì)中，定期進行備份，并做好防病毒、防篡改、防丟失等安全措施。第十一條保管條件庫房要求：財務(wù)檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防磁等條件，保持適宜的溫度（14-24℃）和相對濕度（45%-60%）。存放要求：檔案應(yīng)存放在專用檔案柜中，按編號順序排列，定期檢查，防止檔案損壞、霉變或蟲蛀。保密要求：檔案庫房應(yīng)設(shè)置門禁，非檔案管理人員未經(jīng)批準(zhǔn)不得進入。第五章財務(wù)檔案的保管期限第十二條保管期限分類財務(wù)檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限一般分為10年和30年。第十三條具體保管期限各類財務(wù)檔案的具體保管期限如下表所示：檔案類別保管期限備注會計憑證類30年包括原始憑證、記賬憑證、匯總憑證等。會計賬簿類-總賬、明細賬、日記賬30年-固定資產(chǎn)卡片固定資產(chǎn)報廢清理后保管5年-輔助賬簿30年財務(wù)報告類-月度、季度、半年度財務(wù)報告10年-年度財務(wù)報告（決算）永久-內(nèi)部管理報表10年稅務(wù)資料類-納稅申報表、完稅憑證10年-發(fā)票存根聯(lián)、發(fā)票領(lǐng)購簿5年-稅務(wù)稽查報告、稅收優(yōu)惠備案資料永久銀行資料類-銀行對賬單、銀行存款余額調(diào)節(jié)表10年-銀行開戶許可證、賬戶變更資料永久合同協(xié)議類永久重要合同協(xié)議需永久保存。審計資料類永久包括內(nèi)部審計報告、外部審計報告、驗資報告等。其他類-財務(wù)預(yù)算、財務(wù)制度10年-會計電算化數(shù)據(jù)備份與對應(yīng)紙質(zhì)檔案保管期限一致-財務(wù)人員交接清單10年第十四條保管期限的計算財務(wù)檔案的保管期限，從會計年度終了后的第一天算起。例如，2025年度的會計憑證，保管期限從2026年1月1日起計算。第六章財務(wù)檔案的查閱與利用第十五條查閱權(quán)限公司內(nèi)部人員：一般員工：因工作需要查閱與本人業(yè)務(wù)相關(guān)的財務(wù)檔案，需填寫《財務(wù)檔案查閱申請表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和財務(wù)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后方可查閱。部門負(fù)責(zé)人：可查閱本部門相關(guān)的財務(wù)檔案，超出范圍的需經(jīng)財務(wù)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。財務(wù)負(fù)責(zé)人：可查閱公司所有財務(wù)檔案。公司高管：可查閱公司所有財務(wù)檔案。外部單位或人員：審計、稅務(wù)、銀行等監(jiān)管機構(gòu)：需提供有效證件和單位介紹信，經(jīng)公司總經(jīng)理或財務(wù)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后方可查閱。律師、會計師事務(wù)所等中介機構(gòu)：需提供委托協(xié)議、單位介紹信及有效證件，經(jīng)公司總經(jīng)理或財務(wù)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后方可查閱。其他外部單位或個人：原則上不予查閱，確需查閱的，需經(jīng)公司總經(jīng)理辦公會批準(zhǔn)。第十六條查閱流程申請：查閱人填寫《財務(wù)檔案查閱申請表》，注明查閱目的、檔案名稱、編號、查閱時間等信息。審批：申請表按權(quán)限逐級審批。登記：經(jīng)批準(zhǔn)后，檔案管理員對查閱人身份、查閱內(nèi)容、查閱時間進行登記。查閱：查閱人應(yīng)在檔案管理員指定的地點查閱，不得將檔案帶離指定區(qū)域。嚴(yán)禁在檔案上涂改、勾畫、折疊、抽取、添加或損毀。如需復(fù)印檔案，需在申請表中注明，并經(jīng)財務(wù)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。歸還：查閱完畢后，查閱人應(yīng)及時歸還檔案，檔案管理員核對無誤后在登記表上簽字確認(rèn)。第十七條利用限制財務(wù)檔案原則上不得外借，確因工作需要且符合規(guī)定的，需經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)，并辦理借閱手續(xù)，限期歸還。借閱人應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得復(fù)制、摘抄（除非已獲批準(zhǔn)）。對涉及公司商業(yè)秘密、未公開財務(wù)信息的檔案，應(yīng)嚴(yán)格控制查閱范圍。第七章財務(wù)檔案的鑒定與銷毀第十八條鑒定組織公司應(yīng)成立財務(wù)檔案鑒定小組，負(fù)責(zé)對保管期滿的財務(wù)檔案進行鑒定。鑒定小組由以下人員組成：公司分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)（組長）財務(wù)部負(fù)責(zé)人檔案管理部門負(fù)責(zé)人法務(wù)部負(fù)責(zé)人（或指定人員）相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人（按需）第十九條鑒定程序提出申請：保管期滿的財務(wù)檔案，由檔案管理員提出鑒定申請。初步審查：財務(wù)部對擬鑒定的檔案進行初步審查，提出初步處理意見。集體鑒定：鑒定小組對檔案進行集體審查，逐卷（件）鑒定其保存價值。形成結(jié)論：鑒定小組形成《財務(wù)檔案鑒定意見書》，明確哪些檔案需要繼續(xù)保管、哪些檔案可以銷毀。第二十條銷毀條件保管期滿且經(jīng)鑒定確無保存價值的財務(wù)檔案，可以按照規(guī)定程序銷毀。保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證，不得銷毀，應(yīng)當(dāng)單獨抽出立卷，保管到未了事項完結(jié)時為止。單獨抽出立卷的會計檔案，應(yīng)當(dāng)在會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明。正在項目建設(shè)期間的建設(shè)單位，其保管期滿的會計檔案不得銷毀。第二十一條銷毀程序編制清冊：對經(jīng)鑒定可以銷毀的財務(wù)檔案，由檔案管理員編制《財務(wù)檔案銷毀清冊》，列明銷毀檔案的名稱、編號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時間等內(nèi)容。審批：《財務(wù)檔案銷毀清冊》經(jīng)鑒定小組全體成員簽字確認(rèn)后，報公司總經(jīng)理辦公會批準(zhǔn)。監(jiān)銷：銷毀財務(wù)檔案時，應(yīng)當(dāng)由檔案管理部門和財務(wù)部共同派員監(jiān)銷。國家機關(guān)銷毀會計檔案時，應(yīng)當(dāng)由同級財政部門、審計部門派員參加監(jiān)銷。記錄：監(jiān)銷人在銷毀財務(wù)檔案前，應(yīng)當(dāng)按照銷毀清冊所列內(nèi)容清點核對所要銷毀的財務(wù)檔案；銷毀后，應(yīng)當(dāng)在銷毀清冊上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況報告公司總經(jīng)理。特殊處理：電子會計檔案的銷毀還應(yīng)當(dāng)符合國家有關(guān)電子檔案的規(guī)定，并由單位檔案管理機構(gòu)、會計管理機構(gòu)和信息系統(tǒng)管理機構(gòu)共同派員監(jiān)銷。第八章財務(wù)檔案的信息化管理第二十二條信息化建設(shè)公司應(yīng)積極推進財務(wù)檔案的信息化管理，逐步實現(xiàn)財務(wù)檔案的電子化收集、整理、歸檔、保管和利用。第二十三條電子檔案管理要求真實性：確保電子財務(wù)檔案的內(nèi)容與紙質(zhì)檔案一致，來源可靠、程序規(guī)范、要素合規(guī)。完整性：電子財務(wù)檔案應(yīng)包含所有相關(guān)的元數(shù)據(jù)（如創(chuàng)建時間、修改時間、創(chuàng)建人、文件格式等）?？捎眯裕弘娮迂攧?wù)檔案應(yīng)能夠在規(guī)定的期限內(nèi)被準(zhǔn)確讀取、處理和利用。安全性：采取必要的技術(shù)措施，如加密、備份、訪問控制等，確保電子財務(wù)檔案的安全，防止被篡改、丟失或泄露。備份：電子財務(wù)檔案應(yīng)定期進行備份，備份介質(zhì)應(yīng)異地存放，確保數(shù)據(jù)安全。第二十四條系統(tǒng)支持公司應(yīng)配備符合要求的財務(wù)檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的自動化編號、檢索、統(tǒng)計和分析，提高檔案管理效率。第九章責(zé)任與獎懲第二十五條責(zé)任追究檔案管理員：因失職造成財務(wù)檔案丟失、損壞、泄密的，視情節(jié)輕重給予警告、罰款、調(diào)離崗位等處分；情節(jié)嚴(yán)重，給公司造成重大損失的，依法追究法律責(zé)任。查閱人：違反本辦法規(guī)定，擅自涂改、損毀、丟失財務(wù)檔案的，視情節(jié)輕重給予警告、罰款等處分；造成損失的，應(yīng)承擔(dān)賠償責(zé)任；構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責(zé)任。審批人：因?qū)徟划?dāng)導(dǎo)致財務(wù)檔案泄密或被不當(dāng)利用的，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的管理責(zé)任。第二十六條獎勵措施對在財務(wù)檔案管理