采購結(jié)算管理標(biāo)準(zhǔn)第一章總則1.1目的為規(guī)范公司采購結(jié)算行為，確保采購資金安全、高效使用，維護公司與供應(yīng)商的合法權(quán)益，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及公司財務(wù)管理制度，制定本標(biāo)準(zhǔn)。1.2適用范圍本標(biāo)準(zhǔn)適用于公司及所屬各單位（以下簡稱“公司”）所有物資、工程、服務(wù)類采購項目的結(jié)算管理。1.3基本原則合規(guī)性原則：采購結(jié)算活動必須符合國家法律法規(guī)、公司規(guī)章制度及采購合同約定。準(zhǔn)確性原則：確保采購結(jié)算數(shù)據(jù)真實、準(zhǔn)確，與實際采購業(yè)務(wù)相符。及時性原則：按照合同約定及公司資金計劃，及時辦理結(jié)算付款，保障供應(yīng)鏈穩(wěn)定。效益性原則：優(yōu)化結(jié)算流程，降低結(jié)算成本，提高資金使用效率。第二章采購結(jié)算職責(zé)分工2.1采購部門負責(zé)與供應(yīng)商進行商務(wù)洽談，明確結(jié)算條款并納入采購合同。負責(zé)收集、審核供應(yīng)商提供的結(jié)算資料（如發(fā)票、送貨單、驗收單等）的完整性和合規(guī)性。負責(zé)發(fā)起采購結(jié)算申請，并對結(jié)算申請的真實性、準(zhǔn)確性負責(zé)。負責(zé)與供應(yīng)商溝通結(jié)算過程中的爭議問題，協(xié)調(diào)解決結(jié)算糾紛。2.2財務(wù)部門負責(zé)審核采購結(jié)算資料的合法性、合規(guī)性及準(zhǔn)確性。負責(zé)依據(jù)審核通過的結(jié)算申請辦理付款手續(xù)。負責(zé)采購結(jié)算數(shù)據(jù)的賬務(wù)處理及會計核算。負責(zé)定期與供應(yīng)商進行往來賬項核對，編制往來賬項余額調(diào)節(jié)表。2.3驗收部門負責(zé)對采購物資、工程或服務(wù)的數(shù)量、質(zhì)量進行驗收，并出具驗收報告。驗收報告作為采購結(jié)算的重要依據(jù)之一，必須真實、準(zhǔn)確。2.4法務(wù)部門負責(zé)審核采購合同中結(jié)算條款的合法性、嚴謹性。參與采購結(jié)算糾紛的法律事務(wù)處理，提供法律支持。第三章采購結(jié)算流程3.1結(jié)算資料準(zhǔn)備供應(yīng)商應(yīng)在完成合同約定的供貨或服務(wù)后，及時向公司采購部門提交以下結(jié)算資料：合法有效的增值稅發(fā)票（或其他符合規(guī)定的票據(jù)）。經(jīng)雙方確認的送貨單或服務(wù)確認單。公司驗收部門出具的驗收報告（如需）。采購合同或訂單復(fù)印件。其他與結(jié)算相關(guān)的證明文件（如質(zhì)量保證金保函、預(yù)付款抵扣證明等）。3.2結(jié)算資料審核采購部門收到供應(yīng)商提交的結(jié)算資料后，應(yīng)在[X]個工作日內(nèi)完成以下審核工作：審核結(jié)算資料的完整性：檢查是否包含上述所有必要文件。審核結(jié)算資料的一致性：核對發(fā)票金額、數(shù)量與送貨單、驗收報告、合同約定是否一致。審核結(jié)算資料的合規(guī)性：檢查發(fā)票開具是否規(guī)范、驗收報告是否符合要求等。審核通過后，采購部門填寫《采購結(jié)算申請表》，并連同相關(guān)結(jié)算資料一并提交至財務(wù)部門。3.3財務(wù)審核與付款財務(wù)部門收到采購部門提交的結(jié)算資料及《采購結(jié)算申請表》后，應(yīng)在[X]個工作日內(nèi)完成以下審核工作：審核發(fā)票的合法性：檢查發(fā)票真?zhèn)?、發(fā)票抬頭、稅率等是否符合規(guī)定。審核結(jié)算金額的準(zhǔn)確性：核對各項數(shù)據(jù)計算是否正確。審核付款條件的滿足性：檢查是否達到合同約定的付款條件（如預(yù)付款抵扣、質(zhì)保金預(yù)留等）。審核通過后，財務(wù)部門按照公司資金支付流程辦理付款手續(xù)。付款方式包括銀行轉(zhuǎn)賬、票據(jù)支付等，具體方式由采購合同約定。3.4結(jié)算爭議處理若在結(jié)算審核過程中發(fā)現(xiàn)問題，相關(guān)部門應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)：若因結(jié)算資料不全或不符合要求，由采購部門通知供應(yīng)商補充或更正。若因數(shù)量、質(zhì)量等問題產(chǎn)生爭議，由采購部門聯(lián)合驗收部門、法務(wù)部門與供應(yīng)商協(xié)商解決。協(xié)商不成的，按照合同約定的爭議解決方式處理。第四章采購結(jié)算特殊情形處理4.1預(yù)付款結(jié)算預(yù)付款的支付必須嚴格按照采購合同約定執(zhí)行，且不得超過合同總金額的[X]%。預(yù)付款支付前，采購部門需提交《預(yù)付款支付申請表》，并附采購合同、供應(yīng)商資質(zhì)證明等資料。財務(wù)部門審核通過后辦理預(yù)付款支付手續(xù)。預(yù)付款在后續(xù)結(jié)算中應(yīng)按照合同約定予以抵扣。4.2質(zhì)保金結(jié)算質(zhì)保金的預(yù)留比例、返還條件及期限應(yīng)在采購合同中明確約定，一般不超過合同總金額的[X]%。質(zhì)保期屆滿且經(jīng)確認無質(zhì)量問題后，供應(yīng)商可申請返還質(zhì)保金。采購部門審核質(zhì)保金返還申請，確認符合返還條件后，提交財務(wù)部門辦理付款手續(xù)。4.3跨期結(jié)算對于跨會計期間的采購項目，應(yīng)按照權(quán)責(zé)發(fā)生制原則，在業(yè)務(wù)發(fā)生當(dāng)期確認相關(guān)成本費用，并進行暫估入賬處理。待收到正式發(fā)票后，再進行賬務(wù)調(diào)整。4.4退貨與折讓結(jié)算因質(zhì)量問題等原因發(fā)生退貨或折讓時，采購部門應(yīng)及時與供應(yīng)商協(xié)商處理方案。如需開具紅字發(fā)票，應(yīng)按照稅務(wù)部門相關(guān)規(guī)定辦理。財務(wù)部門根據(jù)雙方確認的處理方案及相關(guān)憑證，調(diào)整結(jié)算金額及賬務(wù)處理。第五章采購結(jié)算監(jiān)督與檢查5.1內(nèi)部審計監(jiān)督公司內(nèi)部審計部門應(yīng)定期對采購結(jié)算業(yè)務(wù)進行審計監(jiān)督，重點檢查：采購結(jié)算流程的執(zhí)行情況。結(jié)算資料的真實性、準(zhǔn)確性、合規(guī)性。采購資金的使用效益。對審計發(fā)現(xiàn)的問題，提出整改意見并跟蹤整改落實情況。5.2績效考核將采購結(jié)算的及時性、準(zhǔn)確性納入相關(guān)部門及人員的績效考核指標(biāo)體系，以激勵各部門嚴格執(zhí)行本標(biāo)準(zhǔn)。5.3違規(guī)責(zé)任追究對在采購結(jié)算過程中違反本標(biāo)準(zhǔn)及公司其他相關(guān)規(guī)定的行為，將視情節(jié)輕重追究相關(guān)部門及人員的責(zé)任：對于因工作失誤導(dǎo)致結(jié)算錯誤，給公司造成損失的，責(zé)令相關(guān)責(zé)任人賠償損失，并給予通報批評。對于弄虛作假、徇私舞弊等嚴重違規(guī)行為，將依法依規(guī)追究其法律責(zé)任。第六章附則6.1解釋權(quán)本標(biāo)準(zhǔn)由公司財務(wù)部門負責(zé)解釋。6.2修訂權(quán)本標(biāo)準(zhǔn)的修訂由財務(wù)部門提出，經(jīng)公司總經(jīng)理辦公會審議通過后生效。6.3生效日期本標(biāo)準(zhǔn)自發(fā)布之日起施行。原有相關(guān)規(guī)定與本標(biāo)準(zhǔn)不一致的，以本標(biāo)準(zhǔn)為準(zhǔn)。6.4附件附件1：《采購結(jié)算申請表》（模板）附件2：《驗收報告》（模板）附件3：《往來賬項余額調(diào)節(jié)表》（模板）（以下為附件內(nèi)容，此處省略具體模板）第七章采購結(jié)算風(fēng)險防控7.1風(fēng)險識別采購結(jié)算過程中可能面臨的主要風(fēng)險包括：合同風(fēng)險：結(jié)算條款不明確、不合理，導(dǎo)致結(jié)算爭議。發(fā)票風(fēng)險：收到虛假發(fā)票、不合規(guī)發(fā)票，引發(fā)稅務(wù)風(fēng)險。數(shù)量與質(zhì)量風(fēng)險：實際收貨數(shù)量、質(zhì)量與合同約定不符，導(dǎo)致多付貨款。資金風(fēng)險：付款審核不嚴，導(dǎo)致資金損失或占用。信用風(fēng)險：供應(yīng)商惡意拖欠發(fā)票或提供虛假結(jié)算資料。7.2風(fēng)險防控措施合同管理：加強采購合同審核，確保結(jié)算條款清晰、明確、合法。發(fā)票管理：建立發(fā)票查驗機制，利用稅務(wù)系統(tǒng)對發(fā)票真?zhèn)芜M行驗證；規(guī)范發(fā)票開具要求，確保發(fā)票信息與實際業(yè)務(wù)一致。驗收管理：嚴格執(zhí)行驗收程序，確保驗收報告真實、準(zhǔn)確反映采購物資或服務(wù)的實際情況。資金管理：優(yōu)化資金支付流程，實行分級授權(quán)審批制度；加強資金計劃管理，合理安排資金支付。供應(yīng)商管理：建立供應(yīng)商信用評價體系，對供應(yīng)商的信用狀況進行動態(tài)監(jiān)控；對信用不良的供應(yīng)商，采取限制合作、提高預(yù)付款比例等措施。第八章采購結(jié)算信息化管理8.1信息化系統(tǒng)建設(shè)公司應(yīng)逐步建立完善的采購結(jié)算信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)采購訂單、驗收、發(fā)票、結(jié)算、付款等業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的一體化管理。8.2信息化系統(tǒng)功能采購結(jié)算信息化系統(tǒng)應(yīng)具備以下主要功能：電子單據(jù)管理：實現(xiàn)結(jié)算資料的電子化上傳、審核與歸檔。自動對賬功能：系統(tǒng)自動比對采購訂單、驗收單、發(fā)票等數(shù)據(jù)，提高對賬效率和準(zhǔn)確性。預(yù)警提醒功能：對超期未結(jié)算、超合同付款等異常情況進行預(yù)警提醒。數(shù)據(jù)分析功能：提供采購結(jié)算數(shù)據(jù)的統(tǒng)計分析報表，為管理決策提供支持。8.3系統(tǒng)安全與維護加強采購結(jié)算信息化系統(tǒng)的安全管理，確保數(shù)據(jù)安全。定期對系統(tǒng)進行維護和升級，保障系統(tǒng)穩(wěn)定運行。第九章采購結(jié)算檔案管理9.1檔案內(nèi)容采購結(jié)算檔案包括但不限于：采購合同及補充協(xié)議。采購訂單。送貨單、驗收報告。發(fā)票及其他結(jié)算憑證。結(jié)算申請表、付款憑證。往來賬項核對記錄。結(jié)算爭議處理相關(guān)文件。9.2檔案保管采購結(jié)算檔案由財務(wù)部門負責(zé)統(tǒng)一保管，保管期限按照國家有關(guān)規(guī)定及公司檔案管理制度執(zhí)行。檔案保管應(yīng)符合防火、防潮、防蟲、防盜等要求，確保檔案安全。9.3檔案查閱公司內(nèi)部人員查閱采購結(jié)算檔案，需經(jīng)相關(guān)部門負責(zé)人批準(zhǔn)，并辦理查閱登記手續(xù)。外部單位查閱采購結(jié)算檔案，需憑有效證明文件，并經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。第十章采購結(jié)算績效評價10.1評價指標(biāo)建立采購結(jié)算績效評價指標(biāo)體系，主要包括：結(jié)算及時率：實際結(jié)算時間與合同約定結(jié)算時間的比率。結(jié)算準(zhǔn)確率：準(zhǔn)確無誤的結(jié)算筆數(shù)與總結(jié)算筆數(shù)的比率。資金周轉(zhuǎn)率：采購資金周轉(zhuǎn)次數(shù)，反映資金使用效率。供應(yīng)商滿意度：通過問卷調(diào)查等方式，了解供應(yīng)商對公司結(jié)算工作的滿意程度。10.2評價周期與方式采購結(jié)算績效評價每季度進行一次，采用定量與定性相結(jié)合的方式進行。評價結(jié)果作為改進采購結(jié)算管理工作的重要依據(jù)。10.3評價結(jié)果應(yīng)用根據(jù)績效評價結(jié)果，對表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個人給予表彰獎勵；對存在問題的部門和環(huán)節(jié)，提出整改要求并跟蹤落實。第十一章采購結(jié)算培訓(xùn)與溝通11.1內(nèi)部培訓(xùn)定期組織采購、財務(wù)、驗收等相關(guān)部門人員進行采購結(jié)算業(yè)務(wù)培訓(xùn)，內(nèi)容包括：國家相關(guān)法律法規(guī)及稅收政策。公司采購結(jié)算管理制度及流程。采購結(jié)算信息化系統(tǒng)操作。結(jié)算風(fēng)險防控知識。11.2外部溝通加強與供應(yīng)商的溝通交流，定期召開供應(yīng)商座談會，聽取供應(yīng)商對公司結(jié)算工作的意見和建議，不斷改進