行政人員費用申請審核操作手冊一、適用工作場景本操作手冊適用于公司行政人員日常工作中需發(fā)起的各類行政支出費用申請審核流程，具體包括但不限于以下情況：日常行政物資采購：如辦公用品、清潔用品、固定資產(chǎn)（非生產(chǎn)類）等采購費用；臨時性公務(wù)支持：如部門會議布置、活動物料準備、客戶接待（非福利性質(zhì)）等產(chǎn)生的必要支出；行政服務(wù)外包費用：如保潔、綠植養(yǎng)護、維修服務(wù)等外包服務(wù)費用結(jié)算；跨部門協(xié)作行政支出：需由行政部門統(tǒng)一墊付或分攤的跨部門協(xié)作費用；其他行政類零星支出：如快遞費、通訊費（行政公話）、小額運輸費等符合公司規(guī)定的行政相關(guān)費用。二、費用申請審核全流程操作指引（一）申請前準備明確費用類型與依據(jù)確認費用所屬類別（參考“適用工作場景”），核對是否符合公司《行政費用管理辦法》中規(guī)定的支出范圍；如涉及采購，需提前確認是否有庫存或可復(fù)用物資，避免重復(fù)申領(lǐng)；如涉及服務(wù)外包，需核對服務(wù)合同約定的費用標準與結(jié)算周期。準備必要附件材料根據(jù)費用類型準備以下材料（原件掃描或拍照，保證清晰可辨）：采購類：詢價對比表（至少3家供應(yīng)商報價，注明選擇依據(jù)）、采購申請單（如涉及固定資產(chǎn)需填寫資產(chǎn)登記表）；服務(wù)類：服務(wù)合同/協(xié)議（明確服務(wù)內(nèi)容、費用標準）、驗收單（由服務(wù)使用部門簽字確認）；零星支出類：消費明細清單（如快遞單號、話費賬單截圖）、費用事由說明（簡要說明支出用途與必要性）。確認預(yù)算額度登錄公司預(yù)算管理系統(tǒng)，查詢該費用對應(yīng)的部門預(yù)算剩余額度，保證申請金額在預(yù)算范圍內(nèi)；如需超預(yù)算，需提前填寫《超預(yù)算申請說明》，經(jīng)部門負責(zé)人簽字確認后一并提交。（二）提交費用申請?zhí)顚憽缎姓M用申請表》登錄公司OA系統(tǒng)或行政管理系統(tǒng)，進入“費用申請”模塊，逐項填寫以下信息（帶*為必填項）：申請基本信息：申請日期、申請人姓名、所屬部門、聯(lián)系方式；費用明細：費用項目（如“A4紙采購”“會議室布置物料”）、費用類型（下拉選擇：物資采購/服務(wù)外包/零星支出等）、預(yù)算科目（如“行政辦公費/會議費/業(yè)務(wù)招待費”）、申請金額（大小寫一致）、*費用用途（詳細說明，如“為市場部新產(chǎn)品發(fā)布會采購背景板、易拉寶等物料，共5項”）；附件清單：申請前準備的附件材料，填寫附件名稱及份數(shù)，保證與實際提交材料一致。提交申請并選擇審批人填寫完成后，“提交”按鈕，根據(jù)審批流程選擇對應(yīng)審批人：行政專員/主管：負責(zé)審核材料完整性、費用合規(guī)性；部門負責(zé)人：負責(zé)審核費用必要性、預(yù)算匹配度；分管行政領(lǐng)導(dǎo)：負責(zé)最終審批（單筆金額≥5000元需終審）。（三）初審環(huán)節(jié)（行政專員/主管）材料完整性檢查核對《行政費用申請表》必填項是否完整（申請人、部門、金額、用途等）；檢查附件材料是否齊全（如采購類需詢價表、服務(wù)類需驗收單），缺失材料需在1個工作日內(nèi)退回申請人補充，并注明補充要求。合規(guī)性審核核對費用類型是否符合公司《行政費用管理辦法》規(guī)定，如“業(yè)務(wù)招待費”需注明接待對象與事由（非福利性質(zhì)）；檢查采購類費用是否執(zhí)行了比價流程，供應(yīng)商選擇是否符合“質(zhì)優(yōu)價廉”原則；確認超預(yù)算申請是否已附《超預(yù)算申請說明》及部門負責(zé)人簽字。初審結(jié)果反饋審核通過：在OA系統(tǒng)中“通過”，流轉(zhuǎn)至下一審批人（部門負責(zé)人）；審核不通過：在系統(tǒng)中填寫不通過原因（如“附件缺失：未詢價對比表”“費用不符合規(guī)定：XX費用類型不納入行政支出”），退回申請人修改，修改后需重新提交。（四）復(fù)審環(huán)節(jié)（部門負責(zé)人）必要性審核核對費用用途是否與部門工作計劃相關(guān)，如“會議布置物料”需確認是否有對應(yīng)會議安排；判斷費用支出是否必要，是否存在替代方案（如可復(fù)用舊物資、可降低費用標準）。預(yù)算匹配度審核登錄預(yù)算管理系統(tǒng)，核對申請金額是否在部門預(yù)算剩余額度內(nèi)，超預(yù)算部分是否已獲批；對大額支出（≥3000元）需確認費用分攤方式（如涉及跨部門，需附分攤比例說明）。復(fù)審結(jié)果反饋審核通過：在系統(tǒng)中“通過”，流轉(zhuǎn)至終審人（分管行政領(lǐng)導(dǎo)）；審核不通過：填寫不通過原因（如“費用必要性不足：可使用現(xiàn)有物資”“超預(yù)算未獲批”），退回申請人調(diào)整申請金額或補充說明。（五）終審環(huán)節(jié)（分管行政領(lǐng)導(dǎo)）綜合審批從公司整體成本控制角度，審核費用的合理性與效益性；對大額支出（≥5000元）或特殊費用（如跨部門協(xié)作支出），需與財務(wù)部門溝通確認是否符合財務(wù)制度。終審結(jié)果反饋審核通過：在系統(tǒng)中“批準”，《費用審批通過通知》，同步至申請人及財務(wù)部門；審核不通過：填寫不通過原因（如“費用超出年度預(yù)算范圍”“不符合成本控制要求”），退回申請人并抄送部門負責(zé)人。（六）結(jié)果反饋與后續(xù)處理結(jié)果通知申請人登錄OA系統(tǒng)查看審批結(jié)果，通過后可聯(lián)系行政專員獲取《費用撥付通知單》；不通過需根據(jù)審批意見修改后重新提交。費用報銷與支付審批通過后，申請人需在5個工作日內(nèi)提交費用報銷（需附審批通過的《行政費用申請表》、原始發(fā)票、附件材料），至財務(wù)部門審核；財務(wù)部門審核無誤后，按公司支付流程安排付款（如對公轉(zhuǎn)賬、備用金報銷等）。資料歸檔行政專員每月收集已完成的《行政費用申請表》、附件材料、報銷憑證，整理歸檔，保存期限不少于3年。三、行政費用申請表模板（參考）行政費用申請表申請日期：______年______月______日申請人信息申請人姓名*所屬部門聯(lián)系方式費用基本信息*費用項目名稱*費用類型（單選）□物資采購□服務(wù)外包□零星支出□其他______*預(yù)算科目*申請金額（大寫）*申請金額（小寫）￥______*費用用途說明（詳細描述支出原因、用途、受益對象等，不少于50字）預(yù)算信息預(yù)算科目編碼本年度預(yù)算總額￥______本年度已使用預(yù)算￥______本次申請后剩余預(yù)算￥______是否超預(yù)算□是□否（如“是”，需另附《超預(yù)算申請說明》）附件清單（請列出附件名稱及份數(shù)，如“詢價對比表1份、驗收單1份”）1.2.審批意見初審人（行政專員/主管）□通過□不通過意見：__________________________簽字：______日期：______復(fù)審人（部門負責(zé)人）□通過□不通過意見：__________________________簽字：______日期：______終審人（分管行政領(lǐng)導(dǎo)）□批準□不通過意見：__________________________簽字：______日期：______四、操作要點提示（一）對申請人的提示材料真實完整：保證《行政費用申請表》填寫信息真實，附件材料與申請事項一致，不得虛構(gòu)事由或偽造憑證；預(yù)算提前確認：大額支出（≥3000元）需提前3個工作日提交申請，預(yù)留充足的審批時間；及時跟進反饋：提交申請后，需每日登錄系統(tǒng)查看審批進度，如被退回需在2個工作日內(nèi)完成修改并重新提交；報銷時限要求：審批通過后，費用需在5個工作日內(nèi)完成報銷，逾期未報銷需向行政部說明原因。（二）對審核人的提示審核標準統(tǒng)一：嚴格按照《行政費用管理辦法》及公司制度審核，不得因人情或個人偏好放寬標準；時效把控：初審/復(fù)審需在1個工作日內(nèi)完成，終審需在2個工作日內(nèi)完成（特殊情況需在系統(tǒng)中標注原因）；溝通反饋：對不通過的申請，需明確說明原因，避免模糊表述（如“費用不合理”應(yīng)改為“采購單價高于市場均價20%，需重新比價”）；保密要求：不得泄露申請人的費用明細及審批信息，保證流程嚴肅性。（三）通用注意事項費用分類清晰：申請時需準確選擇費用類型，避免跨類別混淆（如“固定資產(chǎn)采購”不得歸入“零星支出”）；附件規(guī)范命名：附件時需按“費用類型