合同審查及電子簽署流程標(biāo)準(zhǔn)工具一、適用范圍與核心應(yīng)用場景本工具適用于各類企業(yè)、事業(yè)單位及社會組織的合同全生命周期管理，涵蓋合同起草、內(nèi)部審查、電子簽署、歸檔等核心環(huán)節(jié)。具體應(yīng)用場景包括但不限于：采購與銷售場景：供應(yīng)商合同、客戶訂單、框架協(xié)議等商業(yè)合同的規(guī)范簽署；合作與服務(wù)場景：項目合作合同、服務(wù)外包協(xié)議、技術(shù)授權(quán)協(xié)議等協(xié)作類文件的簽署；人力資源場景：勞動合同、保密協(xié)議、競業(yè)限制協(xié)議等人事文件的簽署與管理；內(nèi)部管理場景：采購申請審批單、資產(chǎn)租賃協(xié)議、內(nèi)部責(zé)任書等行政類文件的簽署。二、標(biāo)準(zhǔn)化操作流程詳解（一）合同發(fā)起與準(zhǔn)備發(fā)起主體：業(yè)務(wù)部門經(jīng)辦人（如銷售經(jīng)理、采購專員）或行政人員，根據(jù)業(yè)務(wù)需求發(fā)起合同流程。材料準(zhǔn)備：明確合同主體信息（對方單位名稱、統(tǒng)一社會信用代碼、法定代表人/授權(quán)代表人姓名及職務(wù)）；梳理合同核心條款（標(biāo)的、數(shù)量、價款、履行期限、違約責(zé)任、爭議解決方式等）；收附對方主體資質(zhì)證明（如營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件、授權(quán)委托書，需加蓋對方公章）。模板選擇：優(yōu)先使用企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化合同模板（如《產(chǎn)品銷售合同模板》《服務(wù)合作協(xié)議模板》），無模板時需經(jīng)法務(wù)部門審核起草。（二）合同內(nèi)部審查審查層級與責(zé)任：初審（業(yè)務(wù)部門）：由業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人審查合同內(nèi)容與業(yè)務(wù)需求的一致性，重點核對標(biāo)的描述、數(shù)量、價格、交付時間等核心條款是否準(zhǔn)確，保證無業(yè)務(wù)邏輯漏洞。復(fù)審（法務(wù)部門）：由法務(wù)專員*審查合同合法性與合規(guī)性，重點包括：合同主體是否具備完全民事行為能力（如企業(yè)是否存續(xù)、授權(quán)是否有效）；條款是否違反法律、行政法規(guī)（如《民法典》《電子簽名法》）；權(quán)利義務(wù)是否對等、違約責(zé)任是否明確、爭議解決方式是否約定清晰（如仲裁或訴訟管轄地）；涉及特殊行業(yè)（如金融、醫(yī)療）的合同，需審查是否符合行業(yè)監(jiān)管要求。終審（管理層）：根據(jù)合同金額、重要性級別，由分管領(lǐng)導(dǎo)或總經(jīng)理最終審批（如金額超過10萬元或涉及重大合作事項）。審查意見反饋：審查人需在《合同審查記錄表》（詳見模板一）中明確標(biāo)注“同意”“修改后同意”或“不同意”，并具體說明修改意見；業(yè)務(wù)部門根據(jù)意見修改合同后，需重新提交至對應(yīng)審查人確認(rèn)，直至無異議。（三）電子簽署準(zhǔn)備平臺選擇：選用符合《電子簽名法》規(guī)定的第三方電子簽署平臺（如e簽寶、法大大等，需保證平臺具備可靠電子簽名、時間戳、數(shù)據(jù)存證功能）。主體驗證：個人簽署方：需驗證身份證信息，完成人臉識別或銀行卡驗證；企業(yè)簽署方：需營業(yè)執(zhí)照、法定代表人身份證明，或提供加蓋公章的授權(quán)委托書（由授權(quán)代表人簽署）。合同定稿：經(jīng)審查無異議的合同，需導(dǎo)出為PDF格式（保證內(nèi)容不可篡改），并通過電子簽署平臺，唯一合同編號（如“HT-2024-X”）。（四）電子簽署執(zhí)行簽署順序：一般按“甲方→乙方”順序簽署，或根據(jù)合同約定同步簽署；涉及多方的合同，需明確各方簽署時限（如自收到簽署后3個工作日內(nèi)完成）。簽署操作：平臺通過短信/郵件向簽署方發(fā)送簽署及驗證碼；簽署方，閱讀合同內(nèi)容并確認(rèn)無誤后，輸入驗證碼，完成電子簽名（支持手寫簽名、公章/合同章電子化）；系統(tǒng)自動帶有時間戳的《電子簽署報告》，記錄簽署主體、時間、IP地址等信息，與合同文件綁定存證。異常處理：若簽署方對合同內(nèi)容有異議，需暫停簽署，由業(yè)務(wù)部門與對方協(xié)商修改后重新提交審查流程。（五）合同歸檔與管理歸檔要求：電子合同簽署完成后，需在3個工作日內(nèi)將PDF版合同、電子簽署報告、審查記錄表等材料至企業(yè)合同管理系統(tǒng)（如OA系統(tǒng)、法務(wù)管理系統(tǒng)）；歸檔時需填寫《合同歸檔登記表》（詳見模板三），標(biāo)注合同編號、名稱、簽署日期、存儲路徑、歸檔人等信息。保管期限：根據(jù)合同類型及法律規(guī)定確定保管期限（如勞動合同保管期限為離職后2年，一般商業(yè)合同保管期限不少于5年）。查閱權(quán)限：合同查閱需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人及法務(wù)部門審批，僅限與合同履行相關(guān)的崗位人員（如業(yè)務(wù)經(jīng)辦、財務(wù)、法務(wù)）訪問，保證信息安全。三、關(guān)鍵環(huán)節(jié)配套模板清單模板一：合同審查記錄表合同編號合同名稱簽約主體發(fā)起部門發(fā)起人HT-2024-001產(chǎn)品銷售合同A公司、B公司銷售部審查環(huán)節(jié)審查人審查意見修改情況審查日期初審（銷售經(jīng)理）價格條款需明確含稅/不含稅，補(bǔ)充交付驗收標(biāo)準(zhǔn)已修改：增加“本合同價款為含稅價”2024-03-01復(fù)審（法務(wù)專員）爭議解決方式約定為“甲方所在地法院”需改為“被告所在地法院”已修改：調(diào)整為“被告所在地有管轄權(quán)的人民法院”2024-03-02終審趙六（總經(jīng)理）同意簽署無2024-03-03模板二：電子簽署授權(quán)委托書（企業(yè)版）授權(quán)委托書致：[電子簽署平臺名稱]委托人：[公司全稱]，統(tǒng)一社會信用代碼：[X]，法定代表人：[姓名]。受托人：[姓名]，身份證號：[X]，系委托人[部門]員工，職務(wù)：[X]。委托人因簽署《[合同名稱]》（合同編號：[X]），特授權(quán)受托人代表委托人通過電子簽署平臺完成以下行為：確認(rèn)合同內(nèi)容并簽署電子公章/合同章；確認(rèn)簽署主體信息及簽署時間。授權(quán)期限：自本委托書簽署之日起至[合同簽署完成之日止]。受托人在授權(quán)范圍內(nèi)簽署的法律文件，委托人承擔(dān)相應(yīng)法律責(zé)任。委托人（蓋章）：[公司公章]法定代表人（簽字）：[簽字]日期：[年]月[日]模板三：合同歸檔登記表合同編號合同名稱簽約方簽署日期存儲路徑（電子檔）歸檔人歸檔日期保管期限HT-2024-001產(chǎn)品銷售合同A公司、B公司2024-03-05OA系統(tǒng)/合同庫/2024/銷售部2024-03-065年HT-2024-002勞動合同員工*、公司2024-03-10OA系統(tǒng)/人事檔案/勞動合同2024-03-11員工離職后2年四、操作風(fēng)險控制與合規(guī)要點（一）法律合規(guī)風(fēng)險電子簽名有效性：保證簽署方通過電子簽署平臺完成實名認(rèn)證，個人需進(jìn)行“人臉識別+身份證驗證”，企業(yè)需驗證“營業(yè)執(zhí)照+公章/法定代表人數(shù)字證書”，避免因認(rèn)證不合規(guī)導(dǎo)致電子簽名無效。隱私保護(hù)：合同中涉及商業(yè)秘密、個人隱私（如身份證號、銀行賬戶）的信息，需在簽署前明確告知對方保密義務(wù)，并通過加密技術(shù)存儲電子合同，防止信息泄露。合同條款合法性：禁止約定違反法律強(qiáng)制性規(guī)定的條款（如“爭議解決約定為公司所在地法院”若對方為異地企業(yè)，需調(diào)整為“被告所在地法院”）。（二）操作規(guī)范性風(fēng)險信息準(zhǔn)確性：發(fā)起合同前需核對簽約主體信息（如企業(yè)名稱、統(tǒng)一社會信用代碼）與營業(yè)執(zhí)照一致，避免因信息錯誤導(dǎo)致合同無效。簽署順序控制：嚴(yán)格按合同約定順序簽署（如先甲方后乙方），避免因順序錯誤引發(fā)履約爭議（如付款與交付條款的先后邏輯）。審查留痕：所有審查意見需書面記錄在《合同審查記錄表》中，禁止口頭審查或修改，保證責(zé)任可追溯。（三）系統(tǒng)與數(shù)據(jù)安全風(fēng)險平臺穩(wěn)定性：選擇具備國家密局認(rèn)證、三級等保資質(zhì)的電子簽署平臺，定期檢查平臺功能（如時間戳、存證證書）是否正常，避免簽署過程中系統(tǒng)故障導(dǎo)致合同丟失。數(shù)據(jù)備份：電子合同需定期備份至本地服務(wù)器或云端存儲，防止因平臺服務(wù)器故障、數(shù)據(jù)丟失導(dǎo)致合同無法查閱。權(quán)限管理：嚴(yán)格控制合同系統(tǒng)查閱權(quán)限，實行“崗位最小授權(quán)”原則（如財務(wù)人員僅可查看涉及付款條款的合同），避免越權(quán)操作。（四）特殊情況處理合同變更：簽署后需變更合同內(nèi)容的，需雙方協(xié)商一致，重新發(fā)起審查與簽署流程，禁止單方