1T/GXDSL299—2025企業(yè)合同檔案管理規(guī)范本標準規(guī)定了企業(yè)合同檔案管理的術(shù)語和定義、管理原則、管理機構(gòu)與職責、合同檔案的形成與收集、整理與歸檔、保管與保護、利用與借閱、鑒定與銷毀、信息化管理、監(jiān)督與考核等要求。本標準適用于各類企業(yè)（包括國有企業(yè)、民營企業(yè)、外資企業(yè)等）的合同檔案管理活動，其他組織可參照執(zhí)行。2規(guī)范性引用文件下列文件對于本文件的應用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，僅注日期的版本適用于本文件。凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改單）適用于本文件。GB/T18894-2016電子文件歸檔與管理規(guī)范DA/T22-2015歸檔文件整理規(guī)則DA/T50-2014數(shù)碼照片歸檔與管理規(guī)范《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國合同法》（注：現(xiàn)為《中華人民共和國民法典》合同編相關(guān)規(guī)定）《企業(yè)檔案管理規(guī)定》3術(shù)語和定義下列術(shù)語和定義適用于本文件。3.1企業(yè)合同檔案企業(yè)在經(jīng)營管理活動中，與自然人、法人及其他組織之間訂立、變更、終止民事權(quán)利義務關(guān)系過程中形成的，具有保存價值的各種形式和載體的文件材料（包括紙質(zhì)文件、電子文件、聲像材料等），是企業(yè)檔案的重要組成部分。3.2合同檔案管理對企業(yè)合同檔案從形成、收集、整理、歸檔、保管、利用、鑒定到銷毀的全過程進行的科學化、規(guī)范化管理活動。3.3電子合同檔案以數(shù)字形式存在，依托計算機等電子設(shè)備生成、傳輸、存儲和利用的合同檔案，包括電子合同正文、附2T/GXDSL299—2025件、簽署憑證、流轉(zhuǎn)記錄等。3.4歸檔將辦理完畢且具有保存價值的合同文件材料，按照規(guī)定的要求和方法整理后，移交至檔案管理部門保存的過程。3.5保管期限合同檔案自形成之日起，按照其價值確定的保存時間，分為永久、長期（30年）、短期（10年）三種。4管理原則4.1合法性原則合同檔案管理活動應符合國家相關(guān)法律法規(guī)、規(guī)章及標準的規(guī)定，確保合同檔案的形成、管理和利用合法合規(guī)。4.2全程管理原則對合同檔案的形成、收集、整理、歸檔、保管、利用、鑒定、銷毀等各個環(huán)節(jié)進行全過程跟蹤管理，確保檔案的完整性和連續(xù)性。4.3安全保密原則建立健全安全保密管理制度，采取必要的安全防護措施，保障合同檔案的實體安全和信息安全，防止檔案丟失、損毀、泄露。4.4實用高效原則結(jié)合企業(yè)實際情況，制定科學合理的管理流程和方法，提高合同檔案管理效率，滿足企業(yè)經(jīng)營管理、決策、維權(quán)等工作對合同檔案的利用需求。4.5數(shù)字化優(yōu)先原則鼓勵企業(yè)采用數(shù)字化技術(shù)開展合同檔案管理工作，推進合同檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)型，實現(xiàn)合同檔案的在線存儲、檢索、利用和共享。5管理機構(gòu)與職責5.1管理機構(gòu)設(shè)置企業(yè)應根據(jù)自身規(guī)模和業(yè)務需求，設(shè)置專門的檔案管理部門或指定專人負責合同檔案管理工作。規(guī)模較T/GXDSL299—20253大的企業(yè)可設(shè)立檔案管理委員會，統(tǒng)籌協(xié)調(diào)檔案管理工作。5.2檔案管理部門職責貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定企業(yè)合同檔案管理規(guī)章制度和工作細則，并組織實施和監(jiān)督檢查；負責合同檔案的收集、整理、歸檔、保管、保護、利用、鑒定、銷毀等全過程管理工作；指導和監(jiān)督企業(yè)各部門的合同文件材料形成、收集、整理和預歸檔工作；負責合同檔案的數(shù)字化加工、電子檔案的管理和維護工作，保障電子檔案的真實性、完整性、可用性和安全性；負責合同檔案的保密管理工作，制定保密措施，防止檔案信息泄露；開展合同檔案管理宣傳和培訓工作，提高企業(yè)員工的檔案意識和業(yè)務水平；負責與外部檔案管理部門、專業(yè)服務機構(gòu)等的溝通協(xié)調(diào)工作。5.3業(yè)務部門職責負責本部門在業(yè)務活動中形成的合同文件材料的收集、整理和預歸檔工作，確保文件材料的完整性、準確性和及時性；按照企業(yè)合同檔案管理規(guī)定，將預歸檔的合同檔案及時移交至檔案管理部門；配合檔案管理部門開展合同檔案的鑒定、利用等工作；遵守企業(yè)合同檔案管理規(guī)章制度和保密規(guī)定，不得擅自留存、銷毀或泄露合同檔案信息。5.4相關(guān)人員職責檔案管理人員：應具備相應的檔案管理專業(yè)知識和技能，忠于職守，廉潔奉公，嚴格遵守檔案管理規(guī)章制度和保密規(guī)定，做好合同檔案管理的具體工作；業(yè)務部門檔案聯(lián)絡(luò)員：負責本部門合同文件材料的收集、整理和預歸檔的具體工作，協(xié)助檔案管理部門開展相關(guān)工作；企業(yè)員工：應樹立檔案意識，自覺遵守企業(yè)合同檔案管理規(guī)定，妥善保管工作中形成和接觸的合同檔案，不得擅自處理或泄露。6合同檔案的形成與收集6.1形成要求合同文件材料的形成應符合國家相關(guān)法律法規(guī)和企業(yè)規(guī)章制度的規(guī)定，內(nèi)容真實、準確、完整，字跡清晰、規(guī)范，載體合格；合同正文應采用國家標準格式或企業(yè)規(guī)范格式，條款明確、具體，語言嚴謹、規(guī)范；電子合同的形成應符合電子簽名法等相關(guān)規(guī)定，采用可靠的電子簽名技術(shù)，確保電子合同的真實性和有效性；合同文件材料的形成過程應留有痕跡，包括合同談判記錄、審批流程、簽署憑證等相關(guān)材料。6.2收集范圍T/GXDSL299—20254合同檔案的收集范圍應包括但不限于以下內(nèi)容：合同立項相關(guān)材料：項目建議書、可行性研究報告、立項審批文件等；合同談判相關(guān)材料：談判記錄、會議紀要、往來函件（包括紙質(zhì)函件、電子郵件、傳真等）；合同文本相關(guān)材料：合同正本、副本、補充協(xié)議、變更協(xié)議、解除協(xié)議等；合同審批相關(guān)材料：審批表、會簽單、審批意見等；合同簽署相關(guān)材料：簽署頁、授權(quán)委托書、法定代表人身份證明、經(jīng)辦人身份證明等；合同履行相關(guān)材料：履約通知書、驗收報告、付款憑證、收款憑證、發(fā)票等；合同爭議解決相關(guān)材料：仲裁申請書、仲裁裁決書、起訴狀、判決書、調(diào)解書等；其他與合同相關(guān)的有保存價值的材料。6.3收集時間紙質(zhì)合同文件材料：在合同簽署完畢后3個工作日內(nèi)，由業(yè)務部門檔案聯(lián)絡(luò)員收集；合同履行過程中形成的相關(guān)材料，應在材料形成后5個工作日內(nèi)收集；電子合同文件材料：在電子合同簽署生效后即時收集，合同履行過程中形成的電子相關(guān)材料，應在材料形成后2個工作日內(nèi)收集；合同終止或解除后，相關(guān)后續(xù)材料應在材料形成后10個工作日內(nèi)收集完畢。6.4收集要求收集的合同文件材料應完整、準確，無缺頁、漏項、涂改等情況；紙質(zhì)文件材料應采用A4規(guī)格紙張，字跡清晰，不得使用鉛筆、圓珠筆等易褪色的書寫工具書寫；電子文件材料應采用通用格式（如PDF、DOCX、JPG等），確保其可讀取性和兼容性；對收集到的合同文件材料，應進行初步審核，審核合格后進行登記備案。7合同檔案的整理與歸檔7.1整理原則合同檔案的整理應遵循“分類科學、組卷合理、編號規(guī)范、目錄清晰”的原則，便于檔案的保管和利7.2分類方法企業(yè)可根據(jù)自身業(yè)務特點和管理需求，采用以下一種或多種結(jié)合的分類方法：按業(yè)務類型分類：如采購合同、銷售合同、服務合同、租賃合同、借款合同等；按合同標的額分類：如重大合同（標的額500萬元及以上）、一般合同（標的額100萬元-500萬元）、小額合同（標的額100萬元以下）；按合同相對方分類：如按客戶名稱、供應商名稱等分類；按簽訂年度分類：按合同簽訂的自然年度分類。分類方法確定后，應保持相對穩(wěn)定，不得隨意變更。T/GXDSL299—202557.3組卷要求組卷應遵循“一事一卷”或“一案一卷”的原則，將同一合同的所有相關(guān)文件材料組成一個案卷；案卷內(nèi)文件材料的排列順序：正文在前，附件在后；批復在前，請示在后；正本在前，副本在后；印件在前，定稿在后；有文字的頁面在前，圖表在后；案卷內(nèi)文件材料應編寫頁號，頁號編寫在文件材料正面右上角、背面左上角，空白頁不編頁號；案卷應填寫卷內(nèi)文件目錄和備考表，卷內(nèi)文件目錄應包括序號、文件編號、文件題名、形成日期、頁數(shù)、備注等項目；備考表應包括案卷內(nèi)文件材料的完整性說明、修改補充情況、立卷人、檢查人、立卷日期等項目。7.4編號規(guī)則合同檔案的編號應具有唯一性和可追溯性，編號結(jié)構(gòu)可采用“年度-分類代碼-案卷順序號”的形式，示例如下：年度：采用4位阿拉伯數(shù)字表示，如2024；分類代碼：采用2-4位字母或數(shù)字表示，如采購合同用“CG”，銷售合同用“XS”；案卷順序號：采用3-4位阿拉伯數(shù)字表示，如001、0123。示例：2024-CG-008（表示2024年度采購類第8卷合同檔案）。電子合同檔案的編號應與對應的紙質(zhì)合同檔案編號保持一致。7.5歸檔要求業(yè)務部門應在合同終止或履行完畢后30個工作日內(nèi)，將整理完畢的合同檔案移交至檔案管理部門歸檔；特殊情況下，經(jīng)檔案管理部門同意，可適當延長，但最長不得超過60個工作日；移交歸檔時，應填寫《合同檔案移交清單》，明確移交檔案的案卷數(shù)量、文件材料份數(shù)、載體類型等內(nèi)容，由移交部門和檔案管理部門雙方簽字確認后存檔；檔案管理部門應對移交的合同檔案進行驗收，驗收合格的，辦理歸檔手續(xù)；驗收不合格的，退回移交部門重新整理后再移交；電子合同檔案歸檔時，應同時歸檔電子合同的元數(shù)據(jù)（如文件名稱、文件大小、形成時間、修改時間、電子簽名信息等），并采用脫機備份、異地備份等方式進行備份；歸檔的合同檔案應符合相關(guān)載體的保存要求，紙質(zhì)檔案應裝訂整齊，電子檔案應無病毒、無損壞。8合同檔案的保管與保護8.1保管設(shè)施檔案庫房應符合《檔案館建筑設(shè)計規(guī)范》的要求，具備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防高溫、防光、防塵等“八防”措施；檔案庫房應配備必要的設(shè)備，如溫濕度控制系統(tǒng)（溫度控制在14℃-24℃,相對濕度控制在45%-60%）、防火設(shè)備（滅火器、火災自動報警系統(tǒng)等）、防盜設(shè)備（防盜門、防盜窗、監(jiān)控系統(tǒng)等）、除濕設(shè)備、加濕設(shè)備、防蟲藥劑、檔案柜（架）等；電子檔案保管應配備專用的服務器、存儲設(shè)備，具備防病毒、防黑客攻擊、數(shù)據(jù)恢復等功能，存儲設(shè)備應定期進行檢測和維護。T/GXDSL299—202568.2保管方法紙質(zhì)合同檔案應存放在檔案柜（架）中，排列整齊，避免擠壓、折疊；不同保管期限、不同類型的檔案應分開存放，便于管理和查找；檔案柜（架）應遠離窗戶、墻壁、水源等，防止檔案受潮、受損；定期對紙質(zhì)檔案進行檢查和維護，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，如對受潮的檔案進行干燥處理，對破損的檔案進行修復；電子合同檔案應定期進行備份，備份介質(zhì)應采用光盤、硬盤等可靠載體，備份數(shù)據(jù)應定期進行檢驗和更新，確保數(shù)據(jù)的完整性和可用性；檔案庫房應建立出入庫登記制度，非檔案管理人員未經(jīng)許可不得進入庫房；檔案管理人員進入庫房應履行登記手續(xù)。8.3保護措施加強檔案庫房的日常管理，定期打掃衛(wèi)生，保持庫房清潔；嚴格控制檔案庫房的溫濕度，定期監(jiān)測并記錄溫濕度數(shù)據(jù)，發(fā)現(xiàn)異常及時調(diào)整；定期對檔案庫房進行防蟲、防鼠處理，投放防蟲藥劑應符合安全規(guī)定，避免對檔案和人體造成損害；防止檔案受到陽光直射和紫外線照射，檔案庫房窗戶應安裝遮光窗簾；對重要的合同檔案，可采用縮微、數(shù)字化等方式進行永久保存；檔案管理人員在操作檔案時，應佩戴手套，避免手上的汗液、污漬等對檔案造成損害。9合同檔案的利用與借閱9.1利用范圍企業(yè)內(nèi)部員工因工作需要，可申請利用合同檔案；外部單位或個人因辦案、審計、查詢等合法理由，需利用企業(yè)合同檔案的，應提供有效身份證明和相關(guān)證明文件，經(jīng)企業(yè)相關(guān)負責人批準后，方可利用。9.2利用方式合同檔案的利用方式包括查閱、復制、摘錄、借閱等，具體方式根據(jù)利用需求和檔案情況確定：查閱：在檔案庫房或指定的查閱場所查閱檔案，不得擅自帶出查閱場所；復制：經(jīng)批準后，可對檔案進行復制，復制件應加蓋檔案管理部門的印章，與原件具有同等效力；摘錄：經(jīng)批準后，可對檔案內(nèi)容進行摘錄，摘錄內(nèi)容應注明檔案的編號、形成日期等信息；借閱：因工作需要確需將檔案借出檔案庫房的，應辦理借閱手續(xù)，借閱期限一般不超過15個工作日，確需延長的，應辦理續(xù)借手續(xù)，續(xù)借期限不得超過10個工作日。9.3利用程序內(nèi)部員工申請利用合同檔案的，應填寫《合同檔案利用申請表》，注明利用目的、利用方式、利用期限等內(nèi)容，經(jīng)所在部門負責人批準后，報檔案管理部門審核辦理；外部單位或個人申請利用合同檔案的，應提交《合同檔案利用申請表》、有效身份證明和相關(guān)證明文件，T/GXDSL299—20257經(jīng)企業(yè)檔案管理部門負責人和分管領(lǐng)導批準后，方可辦理；檔案管理部門應對利用申請進行審核，審核通過后，為利用者提供相應的利用服務；審核不通過的，應向利用者說明理由。9.4利用要求利用者在利用合同檔案時，應遵守檔案管理部門的相關(guān)規(guī)定，不得損壞、涂改、勾畫、抽取檔案文件材料；不得擅自復制、傳播檔案信息，不得利用檔案信息從事違法違規(guī)活動；借閱的檔案應妥善保管，按期歸還，歸還時檔案管理部門應進行檢查，發(fā)現(xiàn)檔案損壞、丟失等情況的，應及時處理；利用涉密合同檔案的，應遵守企業(yè)保密規(guī)定，不得泄露涉密信息。10合同檔案的鑒定與銷毀10.1鑒定組織企業(yè)應成立合同檔案鑒定小組，負責合同檔案的鑒定工作。鑒定小組由檔案管理部門、業(yè)務部門、法務部門等相關(guān)人員組成，必要時可邀請外部檔案專家參加。10.2鑒定周期合同檔案的鑒定工作應定期進行，一般每5年進行一次。對于保管期限屆滿的合同檔案，應及時進行鑒定；對于特殊類型的合同檔案，可根據(jù)實際情況適當縮短或延長鑒定周期。10.3鑒定內(nèi)容鑒定小組應按照本標準規(guī)定的保管期限和企業(yè)合同檔案管理規(guī)章制度，對合同檔案的保存價值進行綜合鑒定，確定檔案是否繼續(xù)保存、延長保管期限或予以銷毀。10.4銷毀程序經(jīng)鑒定確無保存價值的合同檔案，由檔案管理部門填寫《合同檔案銷毀清冊》，注明檔案的編號、題名、形成日期、保管期限、銷毀原因等內(nèi)容；《合同檔案銷毀清冊》應報企業(yè)分管領(lǐng)導批準后，方可實施銷毀；對于涉及國家秘密、商業(yè)秘密等重要信息的合同檔案，銷毀前應報上級主管部門或相關(guān)監(jiān)管部門批準；檔案