ICS03.080

CCSA.16

64

寧夏回族自治區(qū)地方標(biāo)準(zhǔn)

DB64/T2156—2025

困境兒童業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)范

StandardizationofCaseManagementforChildreninDifficulty

2025-09-12發(fā)布2025-11-11實(shí)施

寧夏回族自治區(qū)市場(chǎng)監(jiān)督管理廳發(fā)布

DB64/T2156—2025

目次

前言.................................................................................II

1范圍...............................................................................1

2規(guī)范性引用文件.....................................................................1

3術(shù)語(yǔ)和定義.........................................................................1

4總體要求...........................................................................2

5崗位人員職責(zé).......................................................................2

6檔案收集...........................................................................2

7檔案整理...........................................................................6

8保管...............................................................................8

9統(tǒng)計(jì)和利用.........................................................................9

10移交.............................................................................10

11監(jiān)督.............................................................................10

附錄A（資料性）收集范圍與排序......................................................11

附錄B（資料性）歸檔章樣式...........................................................1

附錄C（資料性）業(yè)務(wù)材料交接單樣式...................................................5

附錄D（資料性）業(yè)務(wù)檔案（年）統(tǒng)計(jì)表.................................................6

附錄E（資料性）業(yè)務(wù)檔案利用登記單...................................................7

附錄F（資料性）檔案室設(shè)施設(shè)備及耗材配置.............................................1

參考文獻(xiàn)..............................................................................2

I

DB64/T2156—2025

前言

本文件按照GB/T1.1—2020《標(biāo)準(zhǔn)化工作導(dǎo)則第1部分：標(biāo)準(zhǔn)化文件的結(jié)構(gòu)和起草規(guī)則》的規(guī)定

起草。

請(qǐng)注意本文件的某些內(nèi)容可能涉及專(zhuān)利。本文件的發(fā)布機(jī)構(gòu)不承擔(dān)識(shí)別專(zhuān)利的責(zé)任。

本文件由寧夏回族自治區(qū)民政廳提出、歸口并組織實(shí)施。

本文件起草單位：寧夏回族自治區(qū)兒童福利院、寧夏回族自治區(qū)檔案館、中衛(wèi)市兒童福利院。

本文件主要起草人：范篆玲、楊曉軍、吳艷芳、孫小勇、馬曉飛、王欣、徐春、曹慧、李立花、拓

婕、陶姍娜。

II

DB64/T2156—2025

困境兒童業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)范

1范圍

本文件規(guī)定了困境兒童檔案管理的基本要求、檔案管理人員和場(chǎng)所、檔案分類(lèi)、檔案收集范圍、歸

檔、檔案利用、檔案移交、檔案統(tǒng)計(jì)、信息化管理、監(jiān)督考核的要求。

本文件適用于兒童福利機(jī)構(gòu)、未成年人救助保護(hù)機(jī)構(gòu)在收留撫養(yǎng)困境兒童工作過(guò)程中形成的文件

歸檔與業(yè)務(wù)檔案管理工作。

2規(guī)范性引用文件

下列文件中的內(nèi)容通過(guò)文中的規(guī)范性引用而構(gòu)成本文件必不可少的條款。其中，注日期的引用文件，

僅該日期對(duì)應(yīng)的版本適用于本文件；不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改單）適用于本

文件。

GB/T18894電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范

GB/T11821照片檔案整理規(guī)范

DA/T1檔案工作基本術(shù)語(yǔ)

DA/T6檔案裝具

DA/T12全宗卷規(guī)范

DA/T13檔號(hào)編制規(guī)則

DA/T18檔案著錄規(guī)則

DA/T22歸檔文件整理規(guī)則

DA/T31紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范

DA/T50數(shù)碼照片歸檔與管理規(guī)范

DA/T78錄音錄像檔案管理規(guī)范

3術(shù)語(yǔ)和定義

DA/T1界定的以及下列術(shù)語(yǔ)和定義適用于本文件。

困境兒童childrenindifficulty

指由于兒童自身、家庭和外界等原因陷入困境，需要予以幫助或保障的兒童，包括孤兒、事實(shí)無(wú)人

撫養(yǎng)兒童、殘疾兒童、家庭經(jīng)濟(jì)困難兒童、生活就醫(yī)就學(xué)等困難的流動(dòng)兒童、監(jiān)護(hù)缺失的留守兒童等。

兒童業(yè)務(wù)檔案children'sbusinessarchives

在收留撫養(yǎng)兒童工作過(guò)程中形成具有保存價(jià)值的文字、圖表、實(shí)物、音像、電子數(shù)據(jù)等不同形式和

載體的歷史記錄。

業(yè)務(wù)經(jīng)辦人businessoperator

在業(yè)務(wù)流程中處理并負(fù)責(zé)此項(xiàng)工作的工作人員，包括信息收集、檔案整理、建立臺(tái)賬等。

1

DB64/T2156—2025

4總體要求

機(jī)構(gòu)應(yīng)對(duì)收留撫養(yǎng)兒童工作過(guò)程中形成的業(yè)務(wù)材料做好收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)、利用和

移交等工作，建立相應(yīng)的管理制度，保證業(yè)務(wù)檔案真實(shí)、完整、安全和有效。

機(jī)構(gòu)應(yīng)設(shè)置兒童業(yè)務(wù)檔案室。

兒童業(yè)務(wù)檔案保管期限為永久。實(shí)行一人一檔、動(dòng)態(tài)管理，集中保存。

按照DA/T22的規(guī)定，從兒童進(jìn)入機(jī)構(gòu)、在機(jī)構(gòu)生活期間接受的養(yǎng)育、醫(yī)療、康復(fù)、教育、寄養(yǎng)、

類(lèi)家庭、社會(huì)工作等服務(wù)、離開(kāi)機(jī)構(gòu)形成的材料進(jìn)行整理歸檔。

機(jī)構(gòu)對(duì)業(yè)務(wù)檔案中記載的信息負(fù)有保密責(zé)任。

業(yè)務(wù)檔案同時(shí)存在紙質(zhì)和電子兩種載體形式的，在內(nèi)容、相關(guān)說(shuō)明及描述上應(yīng)保持一致。不一致

時(shí)應(yīng)以紙質(zhì)業(yè)務(wù)檔案記載信息為準(zhǔn)。

機(jī)構(gòu)應(yīng)按照DA/T12的規(guī)定建立全宗卷，將反映業(yè)務(wù)檔案管理過(guò)程和歷史情況的文件材料歸入全

宗卷。

電子業(yè)務(wù)檔案管理事項(xiàng)按照GB/T18894的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

5崗位人員職責(zé)

機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)經(jīng)辦人負(fù)責(zé)業(yè)務(wù)材料的收集、整理和立卷工作，主要負(fù)責(zé)人為本部門(mén)落實(shí)工作要求的第

一責(zé)任人。

機(jī)構(gòu)應(yīng)明確業(yè)務(wù)檔案管理部門(mén)人員，負(fù)責(zé)指導(dǎo)業(yè)務(wù)材料收集、整理和立卷，并負(fù)責(zé)業(yè)務(wù)檔案歸檔、

保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)、利用、移交和檔案信息化等工作。

檔案管理部門(mén)人員應(yīng)定期向機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人報(bào)告業(yè)務(wù)檔案管理情況。

機(jī)構(gòu)應(yīng)定期對(duì)業(yè)務(wù)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)和考核，以適應(yīng)檔案管理工作的發(fā)展需要。

6檔案收集

進(jìn)入機(jī)構(gòu)

6.1.1兒童進(jìn)入機(jī)構(gòu)時(shí)，應(yīng)收集保存的基本材料包括但不限于：

a)兒童基本信息表包括：姓名、性別、進(jìn)入機(jī)構(gòu)時(shí)間、照片、健康狀況等；

b)門(mén)診病歷或住院病歷；

c)體格檢查材料；

d)出院記錄。

6.1.2屬于無(wú)法查明父母或者其他監(jiān)護(hù)人的兒童應(yīng)收集保存的材料：

a)無(wú)法查明父母或者其他監(jiān)護(hù)人的被遺棄兒童：

1)公安機(jī)關(guān)出具的撿拾棄嬰（兒）報(bào)案證明；

2)公安機(jī)關(guān)出具的DNA信息比對(duì)結(jié)果；

3)社會(huì)福利機(jī)構(gòu)接收棄嬰入院登記表；

4)兒童福利機(jī)構(gòu)發(fā)布的尋親公告；

5)公告期疑似棄嬰（兒）代養(yǎng)協(xié)議；

6)兒童福利機(jī)構(gòu)所屬民政部門(mén)接收意見(jiàn)以及其他與兒童有關(guān)的材料。

b)無(wú)法查明父母或者其他監(jiān)護(hù)人的打拐解救兒童：

1)公安機(jī)關(guān)出具的打拐解救兒童臨時(shí)照料通知書(shū)；

2

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2)公安機(jī)關(guān)出具的DNA信息比對(duì)結(jié)果；

3)公安機(jī)關(guān)出具的暫時(shí)未查找到生父母或者其他監(jiān)護(hù)人的證明；

4)兒童福利機(jī)構(gòu)發(fā)布的尋親公告；

5)公告期疑似棄嬰（兒）代養(yǎng)協(xié)議；

6)兒童福利機(jī)構(gòu)所屬民政部門(mén)接收意見(jiàn)以及其他與兒童有關(guān)的材料。

c)超過(guò)3個(gè)月仍無(wú)法查明父母或其他監(jiān)護(hù)人的流浪乞討兒童：

1)公安機(jī)關(guān)出具的DNA信息比對(duì)結(jié)果；

2)兒童進(jìn)入未成年人救助保護(hù)中心的相關(guān)材料；

3)未成年人救助保護(hù)中心發(fā)布的尋親公告；

4)公告期疑似棄嬰（兒）代養(yǎng)協(xié)議；

5)兒童福利機(jī)構(gòu)所屬民政部門(mén)接收意見(jiàn)以及其他與兒童有關(guān)的材料。

6.1.3屬于監(jiān)護(hù)人死亡或者被宣告失蹤且無(wú)其他人可以擔(dān)任監(jiān)護(hù)人的兒童情況應(yīng)收集保存的材料，包

括但不限于：

a)兒童戶(hù)籍所在地鄉(xiāng)鎮(zhèn)人民政府（街道辦事處）提交的兒童父母死亡證明或者宣告死亡、宣告失

蹤的判決書(shū)；

b)沒(méi)有其他依法具有監(jiān)護(hù)資格的人的情況報(bào)告；

c)兒童戶(hù)籍所在地民政部門(mén)出具的兒童情況說(shuō)明；

d)兒童福利機(jī)構(gòu)所屬民政部門(mén)接收意見(jiàn)以及其他與兒童有關(guān)的材料。

6.1.4屬于監(jiān)護(hù)人喪失監(jiān)護(hù)能力且無(wú)其他人可以擔(dān)任監(jiān)護(hù)人的兒童情況應(yīng)收集保存的材料，包括但不

限于：

a)兒童戶(hù)籍所在地鄉(xiāng)鎮(zhèn)人民政府（街道辦事處）提交的兒童父母沒(méi)有監(jiān)護(hù)能力的情況報(bào)告；

b)父母一方死亡或失蹤的，應(yīng)保存死亡或失蹤一方的死亡證明或宣告死亡、宣告失蹤的判決書(shū)；

c)沒(méi)有其他依法具有監(jiān)護(hù)資格的人的情況報(bào)告；

d)兒童福利機(jī)構(gòu)所屬民政部門(mén)接收意見(jiàn)以及其他與兒童有關(guān)的材料。

6.1.5屬于人民法院指定由民政部門(mén)擔(dān)任監(jiān)護(hù)人的兒童情況應(yīng)收集保存的材料，包括但不限于：

a)人民法院出具的生效判決書(shū)；

b)兒童福利機(jī)構(gòu)所屬民政部門(mén)接收意見(jiàn)；

c)視情況參照7.1.3、7.1.4收集相關(guān)材料。

6.1.6屬于其他兒童情況應(yīng)收集保存的材料，包括但不限于：

a)由民政部門(mén)承擔(dān)監(jiān)護(hù)責(zé)任，委托未成年人保護(hù)機(jī)構(gòu)或兒童福利機(jī)構(gòu)承擔(dān)臨時(shí)監(jiān)護(hù)責(zé)任的，應(yīng)收

集保存的材料：

1)兒童基本情況說(shuō)明；

2)兒童移送部門(mén)移交的關(guān)于代為養(yǎng)育兒童的會(huì)議紀(jì)要；

3)與未成年人救助保護(hù)中心簽訂的代為養(yǎng)育兒童委托協(xié)議；

4)其他與兒童有關(guān)的材料。

b)其他情況需要入住機(jī)構(gòu)的兒童，應(yīng)收集保存的材料：

1)兒童基本情況說(shuō)明；

2)與兒童有關(guān)的材料；

3)屬地民政部門(mén)接收意見(jiàn)。

在機(jī)構(gòu)生活期間

6.2.1應(yīng)收集兒童基礎(chǔ)材料，包括但不限于：

3

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a)常住人口登記戶(hù)口頁(yè)（復(fù)印件），棄嬰或打拐解救兒童申報(bào)戶(hù)口登記表，打拐解救兒童查找不

到生父母或其他監(jiān)護(hù)人的證明文件資料；

b)殘疾證（復(fù)印件）；

c)中華人民共和國(guó)社會(huì)保障卡（復(fù)印件）。

6.2.2應(yīng)收集護(hù)理材料，包括但不限于：

a)個(gè)性化養(yǎng)育資料；

b)其他有價(jià)值的護(hù)理資料。

6.2.3應(yīng)收集醫(yī)療保健相關(guān)材料，包括但不限于：

a)健康檔案，包括：現(xiàn)病史、既往病史、體檢報(bào)告表等；

b)預(yù)防接種記錄；

c)手術(shù)治療、重特大疾病住院治療相關(guān)材料，包括：入院手續(xù)、出院記錄、主要的輔助檢查記錄。

6.2.4應(yīng)收集康復(fù)治療相關(guān)材料，包括但不限于：

a)康復(fù)計(jì)劃方案；

b)康復(fù)評(píng)估報(bào)告；

c)康復(fù)階段性記錄；

d)轉(zhuǎn)科記錄單；

e)康復(fù)醫(yī)師或者專(zhuān)業(yè)機(jī)構(gòu)出具的矯形器具及康復(fù)輔助器具的適配評(píng)估報(bào)告。

6.2.5應(yīng)收集兒童受教育相關(guān)材料，包括但不限于：

a)受教育基本信息表；

b)畢業(yè)證書(shū)；

c)教育評(píng)估報(bào)告；

d)教學(xué)階段性記錄（以季度記錄為主）；

e)個(gè)案服務(wù)面談?dòng)涗洠?/p>

f)獲獎(jiǎng)證明；

g)年度學(xué)習(xí)成績(jī)單；

h)錄取通知書(shū)；

i)學(xué)歷證書(shū)。

6.2.6應(yīng)收集家庭寄養(yǎng)/類(lèi)家庭相關(guān)材料，包括但不限于：

a)寄養(yǎng)家庭/類(lèi)家庭基本信息表；

b)寄養(yǎng)家庭/類(lèi)家庭申請(qǐng)表；

c)寄養(yǎng)家庭/類(lèi)家庭評(píng)估報(bào)告；

d)家庭寄養(yǎng)/類(lèi)家庭協(xié)議；

e)護(hù)理醫(yī)療康復(fù)記錄或者相關(guān)治療記錄；

f)兒童福利機(jī)構(gòu)探訪(fǎng)記錄（以季度記錄為主）；

g)年度家庭寄養(yǎng)/類(lèi)家庭工作評(píng)價(jià)；

h)解除寄養(yǎng)/類(lèi)家庭申請(qǐng)；

i)解除寄養(yǎng)/類(lèi)家庭通知書(shū)。

6.2.7應(yīng)收集社會(huì)工作、心理健康等服務(wù)相關(guān)材料，包括但不限于：

a)兒童需求預(yù)估記錄表；

b)綜合評(píng)估表；

c)服務(wù)計(jì)劃；

d)跟進(jìn)服務(wù)記錄表（以季度記錄為主）；

e)結(jié)案評(píng)估。

4

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6.2.8其他應(yīng)歸檔的文件材料。

兒童離開(kāi)機(jī)構(gòu)

6.3.1兒童父母或其他監(jiān)護(hù)人出現(xiàn)離院，應(yīng)收集保存的材料包括但不限于：

a)公安機(jī)關(guān)出具的查找到親生父母或其他監(jiān)護(hù)人的證明；

b)公安機(jī)關(guān)出具的打拐解救兒童送還通知書(shū)；

c)兒童確屬于走失、被盜搶或被拐騙的結(jié)案證明；

d)人民法院撤銷(xiāo)宣告失蹤或宣告死亡的判決書(shū)；

e)兒童原戶(hù)籍所在地鄉(xiāng)鎮(zhèn)人民政府（街道辦事處）提交的父母恢復(fù)監(jiān)護(hù)能力或有其他依法具有監(jiān)

護(hù)資格的人的情況報(bào)告；

f)反映原監(jiān)護(hù)關(guān)系的相關(guān)材料；

g)兒童父母或其他監(jiān)護(hù)人、接出人的身份證、戶(hù)口頁(yè)復(fù)印件等證明其身份的材料；

h)所屬民政部門(mén)離院意見(jiàn)；

i)兒童離院確認(rèn)書(shū)及其他與兒童有關(guān)的材料。

6.3.2兒童被依法收養(yǎng)，應(yīng)收集保存的材料，包括但不限于：

a)收養(yǎng)申請(qǐng)表；

b)收養(yǎng)人身份證、戶(hù)口頁(yè)、婚姻狀況、房產(chǎn)情況、學(xué)歷證明、征信報(bào)告、無(wú)違法犯罪記錄、近期

體檢報(bào)告等復(fù)印件；

c)收養(yǎng)登記證明復(fù)印件/收集登記證復(fù)印件；

d)送養(yǎng)告知書(shū)；

e)融合期間委托照護(hù)協(xié)議；

f)收養(yǎng)協(xié)議；

g)兒童福利機(jī)構(gòu)所屬民政部門(mén)離院意見(jiàn)；

h)兒童離院確認(rèn)書(shū)及其他與兒童有關(guān)的材料。

6.3.3兒童年滿(mǎn)18周歲，轉(zhuǎn)社會(huì)福利院安置，收集保存的材料，包括但不限于：

a)機(jī)構(gòu)向所屬民政部門(mén)提交的情況報(bào)告；

b)所屬民政部門(mén)轉(zhuǎn)院意見(jiàn)；

c)兒童離院確認(rèn)書(shū)及其他與兒童有關(guān)的材料。

6.3.4孤兒成年后社會(huì)安置離院，應(yīng)收集保存的材料，包括但不限于：

a)社會(huì)安置申請(qǐng)材料；

b)社會(huì)安置評(píng)估的有關(guān)材料；

c)兒童福利機(jī)構(gòu)所屬民政部門(mén)離院意見(jiàn)；

d)離院確認(rèn)書(shū)以及其他與孤兒有關(guān)的材料。

6.3.5由民政部門(mén)承擔(dān)監(jiān)護(hù)責(zé)任，委托未成年人保護(hù)機(jī)構(gòu)或兒童福利機(jī)構(gòu)承擔(dān)臨時(shí)監(jiān)護(hù)責(zé)任的兒童離

院，應(yīng)收集保存的材料，包括但不限于：

a)兒童戶(hù)籍所在地鄉(xiāng)鎮(zhèn)人民政府（街道辦事處）提交的父母恢復(fù)監(jiān)護(hù)能力或有其他依法具有監(jiān)護(hù)

資格人的情況報(bào)告或者由人民法院出具的恢復(fù)監(jiān)護(hù)人資格的判決書(shū)；

b)兒童父母、其他監(jiān)護(hù)人或其他依法具有監(jiān)護(hù)資格的人戶(hù)口頁(yè)、身份證復(fù)印件等證明其身份的材

料；

c)兒童戶(hù)籍所在地民政部門(mén)出具的情況說(shuō)明；

d)兒童福利機(jī)構(gòu)所屬民政部門(mén)離院意見(jiàn)；

e)兒童福利機(jī)構(gòu)和未成年人救助保護(hù)機(jī)構(gòu)簽訂的委托協(xié)議或解除委托協(xié)議的相關(guān)材料；

f)兒童離院確認(rèn)書(shū)及其他與兒童有關(guān)的材料。

5

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6.3.6兒童死亡，應(yīng)收集保存的材料，包括但不限于：

a)病危搶救相關(guān)材料；

b)負(fù)責(zé)救治或調(diào)查的醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)簽發(fā)的《居民死亡醫(yī)學(xué)證明（推斷）書(shū)》或者由公安司法部門(mén)

出具的死亡證明；

c)戶(hù)口注銷(xiāo)相關(guān)材料；

d)兒童福利服務(wù)機(jī)構(gòu)向所屬民政部門(mén)提交的情況報(bào)告；

e)遺體火化相關(guān)證明材料、注明安放（葬）位置和時(shí)間的骨灰安放（葬）合同或其他說(shuō)明材料，

因特殊原因采取其他方式安葬的，應(yīng)保存注明安葬方式、位置、時(shí)間、見(jiàn)證人等基本信息的安

葬材料；

f)其他與兒童有關(guān)的材料。

6.3.7因其他情況離院，應(yīng)保存兒童離院確認(rèn)書(shū)及其他與兒童有關(guān)的材料。

7檔案整理

檔案分類(lèi)

兒童業(yè)務(wù)檔案應(yīng)按照兒童類(lèi)別分類(lèi)整理，根據(jù)困境兒童的身份類(lèi)型將檔案分成五類(lèi)，分別用A、B、

C、D、E作為類(lèi)別代碼：

——A：無(wú)法查明父母或者其他監(jiān)護(hù)人的兒童；

——B：監(jiān)護(hù)人死亡或者被宣告失蹤且無(wú)其他人可以擔(dān)任監(jiān)護(hù)人的兒童；

——C：監(jiān)護(hù)人喪失監(jiān)護(hù)能力且無(wú)其他人可以擔(dān)任監(jiān)護(hù)人的兒童；

——D：人民法院指定由民政部門(mén)擔(dān)任監(jiān)護(hù)人的兒童；

——E：其他兒童。

紙質(zhì)檔案整理

7.2.1業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)定期收集應(yīng)歸檔的業(yè)務(wù)材料，按照業(yè)務(wù)檔案分類(lèi)要求結(jié)合辦理時(shí)間進(jìn)行整理立卷。

7.2.2收集業(yè)務(wù)材料應(yīng)以?xún)和癁閱挝?，按照進(jìn)入機(jī)構(gòu)、在機(jī)構(gòu)、離開(kāi)機(jī)構(gòu)3個(gè)階段進(jìn)行排列，3個(gè)階

段內(nèi)的材料按“文件材料在前，業(yè)務(wù)服務(wù)材料在后”的原則，從醫(yī)療、教育、康復(fù)、社會(huì)工作、護(hù)理及

其它材料等分類(lèi)整理，按時(shí)間順序排列。收集范圍與排序參見(jiàn)附錄A。

7.2.3業(yè)務(wù)材料的字跡、印章和日期應(yīng)完整、清晰、準(zhǔn)確。

7.2.4歸檔業(yè)務(wù)材料所使用的載體應(yīng)符合檔案保管和保護(hù)的要求。

7.2.5紙質(zhì)材料應(yīng)采用標(biāo)準(zhǔn)A4幅面，表頭方向應(yīng)向上或向左。

7.2.6業(yè)務(wù)材料應(yīng)剔除影響檔案保管保護(hù)的附著物。

7.2.7兒童進(jìn)入機(jī)構(gòu)時(shí)隨身攜帶的能夠標(biāo)識(shí)其身份和有紀(jì)念意義的物品可單獨(dú)存放，按實(shí)物保管制度

進(jìn)行保管。

7.2.8業(yè)務(wù)檔案應(yīng)歸檔原件，如非原件或缺失、缺少公章情況需要在備考中進(jìn)行文字說(shuō)明。

實(shí)務(wù)檔案整理

7.3.1兒童進(jìn)入機(jī)構(gòu)時(shí)隨身攜帶能夠標(biāo)識(shí)其身份的物品。

7.3.2單位或個(gè)人捐贈(zèng)給兒童的具有保存價(jià)值的紀(jì)念品。

聲像檔案整理

7.4.1兒童進(jìn)入機(jī)構(gòu)時(shí)隨身攜帶能證明其身份的音視頻。

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7.4.2兒童在機(jī)構(gòu)生活、成長(zhǎng)過(guò)程中形成的有特殊意義的照片、音視頻。3歲以下兒童每季度至少提

供一張照片資料，3歲以上每半年至少提供一張照片資料，注明時(shí)間、地點(diǎn)、事件等基本信息。

7.4.3涉及兒童重要外事活動(dòng)的照片、音視頻。應(yīng)保存注明時(shí)間、地點(diǎn)、事件等基本信息。

電子文件整理

7.5.1兒童網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)形成的電子文件、紙質(zhì)檔案的數(shù)字化副本等。

7.5.2電子文件歸檔時(shí)應(yīng)按照DA/T46的要求同時(shí)歸檔電子文件的元數(shù)據(jù)。

7.5.3基于安全的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境或?qū)Ｓ秒x線(xiàn)存儲(chǔ)介質(zhì)，采用在線(xiàn)歸檔或離線(xiàn)歸檔的方式，完成電子文件及

其元數(shù)據(jù)的歸檔。

7.5.4電子文件歸檔格式應(yīng)符合GB/T18894的相關(guān)要求，能支持向同級(jí)國(guó)家綜合檔案館長(zhǎng)期保存格

式轉(zhuǎn)換。

7.5.5電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案同步進(jìn)行收集整理，檔號(hào)編制符合DA/T13的要求，并保持電子文件與

紙質(zhì)載體之間的有機(jī)聯(lián)系。

鑒定

7.6.1機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、檔案管理人員和業(yè)務(wù)經(jīng)辦人組成業(yè)務(wù)檔案鑒定小組，負(fù)責(zé)鑒定業(yè)務(wù)材料的歸檔范

圍，對(duì)移交到期的業(yè)務(wù)文件資料進(jìn)行鑒定。

7.6.2鑒定時(shí)，應(yīng)對(duì)照業(yè)務(wù)材料歸檔范圍從檔案內(nèi)容、來(lái)源、產(chǎn)生時(shí)間和利用價(jià)值等方面綜合分析判

斷檔案的保存價(jià)值。

立卷

7.7.1組卷

7.7.1.1兒童進(jìn)入機(jī)構(gòu)應(yīng)在5個(gè)工作日及時(shí)組卷，在機(jī)構(gòu)生活期間形成的材料及時(shí)收集整理，每年3

月份前將整理的材料進(jìn)行移交，檔案管理部門(mén)按一人一檔進(jìn)行組卷。

7.7.1.2案卷內(nèi)材料應(yīng)按照卷內(nèi)文件目錄、業(yè)務(wù)材料、卷內(nèi)備考表的順序依次排列。

7.7.1.3卷內(nèi)文字材料按事項(xiàng)、專(zhuān)業(yè)順序排列。同一事項(xiàng)的請(qǐng)示與批復(fù)、同一文件的主體與附件不能

分開(kāi)，并按批復(fù)在前、請(qǐng)示在后，主體在前、附件在后的順序排列，排列參見(jiàn)附錄A。

7.7.1.4既有文字材料又有圖畫(huà)的案卷，文字材料排前，圖畫(huà)排后。

7.7.1.5案卷內(nèi)不應(yīng)有重復(fù)行政文件；不同載體的文件一般應(yīng)分別組卷。

編號(hào)

7.8.1檔案管理人員應(yīng)及時(shí)進(jìn)行編號(hào)。

7.8.2業(yè)務(wù)檔案的案卷檔號(hào)包括：全宗號(hào)-檔案門(mén)類(lèi)代碼-類(lèi)別-姓名（身份證號(hào)）-卷號(hào)的規(guī)則編制。

7.8.3檔號(hào)編制要求為。

a)全宗號(hào)：由屬地檔案館給出。

b)檔案門(mén)類(lèi)代碼：統(tǒng)一標(biāo)注為“ZY.ET”。

c)類(lèi)別：用五個(gè)不同的大寫(xiě)字母A、B、C、D、E表示。

d)卷號(hào)：按照類(lèi)別以?xún)和M(jìn)入機(jī)構(gòu)時(shí)間先后，用阿拉伯?dāng)?shù)字順序編列，每個(gè)兒童一個(gè)卷號(hào)，不得

重復(fù)。

7.8.4案卷內(nèi)業(yè)務(wù)材料應(yīng)編制頁(yè)碼，以阿拉伯?dāng)?shù)字從“1”順序編列，頁(yè)碼位置在業(yè)務(wù)材料右上角20

mm×20mm處，背面有正文的位置在左上角相同位置。

7.8.5案卷內(nèi)以“件”為單位組卷的，應(yīng)在卷內(nèi)文件目錄中標(biāo)注業(yè)務(wù)材料的頁(yè)數(shù)。

7.8.6卷內(nèi)文件首頁(yè)上端空白處加蓋歸檔章。參照樣式見(jiàn)附錄B.1。

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7.8.7案卷封面、卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表不編寫(xiě)頁(yè)號(hào)。

編目

7.9.1檔案盒封面項(xiàng)目包括：全宗名稱(chēng)、檔案類(lèi)別、姓名、業(yè)務(wù)材料形成起止年月、保管期限、業(yè)務(wù)

材料件數(shù)、卷號(hào)。封面樣式見(jiàn)附錄B.2。

7.9.2盒內(nèi)文件目錄項(xiàng)目包括：件號(hào)、文號(hào)或編號(hào)、責(zé)任者、題名、日期、頁(yè)號(hào)、備注。卷內(nèi)文件目

錄樣式附錄B.3。

7.9.3盒內(nèi)備考表項(xiàng)目包括：盒內(nèi)檔案情況說(shuō)明（卷內(nèi)業(yè)務(wù)材料缺損、修改、補(bǔ)充、移出、銷(xiāo)毀等情

況的說(shuō)明，由檔案管理人員注明發(fā)生或發(fā)現(xiàn)問(wèn)題的時(shí)間、人員）、整理人、檢查人、檢查時(shí)間；應(yīng)寫(xiě)清

此卷共XX件XX頁(yè)。卷內(nèi)備考表樣式見(jiàn)附錄B.4。

7.9.4業(yè)務(wù)檔案案卷目錄封面項(xiàng)目包括：全宗名稱(chēng)、全宗號(hào)、目錄號(hào)、檔案門(mén)類(lèi)代碼、類(lèi)別、保管期

限、編制單位、編制目期。案卷目錄樣式見(jiàn)附錄B.5。

7.9.5業(yè)務(wù)檔案案卷目錄項(xiàng)目包括：卷號(hào)、姓名（身份證號(hào)）、性別、進(jìn)入機(jī)構(gòu)時(shí)間、離開(kāi)機(jī)構(gòu)時(shí)間、

頁(yè)數(shù)、備注。案卷目錄樣式見(jiàn)附錄B.6。

裝訂

7.10.1業(yè)務(wù)文件材料裝訂時(shí)應(yīng)使用對(duì)紙張無(wú)害的裝訂工具及耗材。

7.10.2案卷可采用線(xiàn)裝或不裝訂，裝訂時(shí)應(yīng)剔除金屬物，采用線(xiàn)繩三孔左側(cè)裝訂法。

7.10.3進(jìn)行電子文件采集的紙質(zhì)材料可不裝訂，采取封裝方式保管。

裝盒

7.11.1裝訂好的業(yè)務(wù)材料應(yīng)裝入檔案盒，保證檔案盒外形平整。

7.11.2檔案盒脊背項(xiàng)目包括：全宗號(hào)、門(mén)類(lèi)代碼、類(lèi)別、姓名（身份證號(hào)）、卷號(hào)、起止件號(hào)、盒號(hào)。

檔案盒脊背樣式見(jiàn)附錄B.7。

7.11.3檔案盒應(yīng)采用對(duì)紙張無(wú)害的材料制作，外形尺寸（長(zhǎng)×寬）一般為310×220，脊背厚度為20

mm、30mm、40mm、50mm、60mm，機(jī)構(gòu)可根據(jù)工作實(shí)際從中選擇適當(dāng)厚度規(guī)格。

7.11.4采取封裝方式保管的紙質(zhì)業(yè)務(wù)檔案應(yīng)在外包裝明示全宗號(hào)、門(mén)類(lèi)代碼、類(lèi)別、姓名（身份證號(hào)）、

卷號(hào)、起止件號(hào)、盒號(hào)等信息。外包裝樣式見(jiàn)附錄B.1。

歸檔

7.12.1兒童離開(kāi)機(jī)構(gòu)形成的材料應(yīng)當(dāng)在20個(gè)工作日內(nèi)完成歸檔。

7.12.2歸檔文件應(yīng)經(jīng)過(guò)分類(lèi)整理，能完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)反映兒童生活全過(guò)程。歸檔范圍見(jiàn)附錄A。

7.12.3歸檔的文件材料應(yīng)為原件。

7.12.4音像、電子文件等特殊載體材料，應(yīng)與對(duì)應(yīng)的紙質(zhì)文件材料一并歸檔。電子照片檔案的歸檔應(yīng)

符合DA/T50的要求；錄音錄像檔案的歸檔應(yīng)符合DA/T78的要求。

7.12.5檔案管理部門(mén)應(yīng)對(duì)業(yè)務(wù)檔案進(jìn)行檢驗(yàn)，合格后與業(yè)務(wù)部門(mén)辦理歸檔交接手續(xù)，做到賬物相符，

業(yè)務(wù)檔案歸檔交接單樣式參見(jiàn)附錄C。

7.12.6業(yè)務(wù)檔案管理部門(mén)應(yīng)對(duì)接收的業(yè)務(wù)檔案建立配套的檢索工具，檢索工具至少包括全宗卷和案

卷目錄。

8保管

基本要求

8

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8.1.1業(yè)務(wù)檔案實(shí)體應(yīng)避免受到人為因素和自然因素的損害，在保管和利用過(guò)程中應(yīng)始終有序。

8.1.2檔案室應(yīng)采取防護(hù)設(shè)備和管理措施維護(hù)檔案實(shí)體的完整與安全，檔案裝具的配置應(yīng)符合DA/T6

的規(guī)定。

8.1.3檔案室宜按照保管期限、檔案類(lèi)別和年度劃分區(qū)域，入庫(kù)檔案應(yīng)按統(tǒng)一規(guī)則定位。

8.1.4檔案管理人員應(yīng)定期清點(diǎn)庫(kù)存檔案，檢查受損情況，并對(duì)受損檔案采取措施進(jìn)行搶救和修復(fù)。

8.1.5有條件的機(jī)構(gòu)宜采用檔案室安全保護(hù)智能化綜合管理等技術(shù)提高管理水平。

檔案室管理

8.2.1檔案室應(yīng)指定專(zhuān)（兼）職的檔案管理人員管理，其他人中未經(jīng)批準(zhǔn)不得進(jìn)入。進(jìn)入時(shí)，應(yīng)由專(zhuān)

（兼）職檔案管理人員陪同并登記人員、事由、進(jìn)出時(shí)間。

8.2.2檔案室(可參照附錄F)的要求配備必要的防火、防盜、防水、防潮、防光、防紫外線(xiàn)、防塵、防

高溫、防有害生物等設(shè)備。

8.2.3每日應(yīng)定時(shí)登記檔案室溫、濕度情況并及時(shí)調(diào)節(jié)。

8.2.4室內(nèi)設(shè)備應(yīng)定期進(jìn)行保養(yǎng)和維護(hù)。

信息化管理

8.3.1信息資源建設(shè)。

a)業(yè)務(wù)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)包括目錄數(shù)據(jù)庫(kù)和全文數(shù)據(jù)庫(kù)。

b)業(yè)務(wù)檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)包括案卷級(jí)目錄數(shù)據(jù)庫(kù)和文件級(jí)目錄數(shù)據(jù)庫(kù)。著錄要求符合DA/T18規(guī)定。

c)紙質(zhì)業(yè)務(wù)檔案數(shù)字化應(yīng)符合DA/T31的要求。

d)業(yè)務(wù)檔案應(yīng)用系統(tǒng)應(yīng)滿(mǎn)足業(yè)務(wù)檔案收集、管理、存儲(chǔ)、利用的需要，具備數(shù)據(jù)管理、條碼管理、

整理編目、檢索查詢(xún)等基本功能。

8.3.2有條件的機(jī)構(gòu)，建立業(yè)務(wù)檔案應(yīng)用系統(tǒng)與經(jīng)辦業(yè)務(wù)管理信息系統(tǒng)統(tǒng)一數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)材料歸檔

信息的自動(dòng)生成和有效傳遞。

8.3.3信息安全體系建設(shè)。

a)應(yīng)建立檔案管理、設(shè)備管理、系統(tǒng)安全管理、數(shù)據(jù)安全管理、網(wǎng)絡(luò)通訊與網(wǎng)絡(luò)安全管理等安全

管理制度。

b)信息化系統(tǒng)應(yīng)具備用戶(hù)密碼與權(quán)限管理、系統(tǒng)日志管理、數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)、系統(tǒng)及數(shù)據(jù)安全維

護(hù)等基本功能。

應(yīng)急預(yù)案

檔案管理部門(mén)應(yīng)對(duì)可能發(fā)生的突發(fā)事件和自然災(zāi)害制定應(yīng)急預(yù)案，提高應(yīng)急搶救能力，最大限度防

止災(zāi)害對(duì)檔案可能造成的損害。

9統(tǒng)計(jì)和利用

統(tǒng)計(jì)

9.1.1業(yè)務(wù)檔案管理部門(mén)應(yīng)及時(shí)登記檔案的收進(jìn)、移出、保管和利用等情況，并對(duì)檔案室設(shè)施設(shè)備、

經(jīng)費(fèi)投入、接收、移出、庫(kù)存、編目、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。

9.1.2業(yè)務(wù)檔案管理部門(mén)應(yīng)定期統(tǒng)計(jì)分析各類(lèi)業(yè)務(wù)檔案立卷歸檔進(jìn)度、庫(kù)存檔案的數(shù)量結(jié)構(gòu)等情況。

統(tǒng)計(jì)表樣式參見(jiàn)附錄D。

利用

9

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9.2.1業(yè)務(wù)檔案利用包括閱覽、復(fù)制、摘錄、外借、編研、展覽等方式。

9.2.2下列情形在辦理登記申請(qǐng)后，可利用檔案：

a)兒童檔案形成、移交單位以及上級(jí)業(yè)務(wù)主管單位因工作需要，可利用兒童檔案；

b)兒童成年后持身份證件，可利用本人的檔案；兒童監(jiān)護(hù)人持身份證件、戶(hù)口簿、收養(yǎng)登記證或

者能夠反映監(jiān)護(hù)關(guān)系的證明材料，可利用被監(jiān)護(hù)兒童的檔案；

c)人民檢察院、人民法院、公安部門(mén)、安全部門(mén)和紀(jì)檢監(jiān)察部門(mén)因辦案需要，持單位介紹信可利

用案件相關(guān)的兒童檔案；

d)律師憑律師執(zhí)業(yè)證書(shū)、律師事務(wù)所證明，持受理案件法院出具的案件受理通知書(shū)或者開(kāi)庭傳票，

可利用與承辦法律事務(wù)有關(guān)的兒童檔案；

e)其他單位和個(gè)人確因工作需要申請(qǐng)查閱兒童檔案的，檔案保管部門(mén)確認(rèn)其使用目的合理的，經(jīng)

主管領(lǐng)導(dǎo)審核后利用。

9.2.3利用兒童檔案的單位和個(gè)人應(yīng)當(dāng)場(chǎng)查閱、摘抄、復(fù)?。◤?fù)制）兒童檔案，不應(yīng)對(duì)兒童檔案進(jìn)行

涂改、抽換、圈劃、批注或者造成污染、損毀，并提醒不可擅自公開(kāi)兒童檔案內(nèi)容。

9.2.4查閱業(yè)務(wù)檔案應(yīng)如實(shí)填寫(xiě)業(yè)務(wù)檔案利用登記單（參見(jiàn)附錄E），履行審批手續(xù)，采取保護(hù)措施。

9.2.5對(duì)歸還的兒童檔案應(yīng)進(jìn)行清點(diǎn)核對(duì)。對(duì)檔案摘抄件或復(fù)?。◤?fù)制）件加蓋標(biāo)有“業(yè)務(wù)檔案摘抄

件”或“業(yè)務(wù)檔案復(fù)?。◤?fù)制）件”的印章。

10移交

兒童轉(zhuǎn)入其他福利機(jī)構(gòu)時(shí)，兒童檔案應(yīng)一并移交，由交接雙方對(duì)照移交清冊(cè)清點(diǎn)核對(duì)案卷數(shù)量、

查驗(yàn)案卷質(zhì)量、內(nèi)容等，確保檔案真實(shí)完整、賬物相符。原福利機(jī)構(gòu)應(yīng)將交接憑據(jù)和移交清單歸檔。

應(yīng)按照相關(guān)要求向同級(jí)國(guó)家綜合檔案館移交兒童檔案。

電子檔案的移交應(yīng)符合GB/T18894的相關(guān)要求。

11監(jiān)督

應(yīng)接受民政部門(mén)和檔案行政管理部門(mén)的業(yè)務(wù)指導(dǎo)、監(jiān)督檢查。

定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行考核評(píng)價(jià)，對(duì)檔案管理過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)改進(jìn)。

審查和完善檔案管理制度，監(jiān)督檔案利用的行為準(zhǔn)則，確保檔案不被非法使用、泄露或損毀，定

期評(píng)估和改進(jìn)檔案利用效果，以提高服務(wù)質(zhì)量和滿(mǎn)足需求。

監(jiān)督檔案的數(shù)字化處理，確保數(shù)據(jù)的質(zhì)量和安全。

10

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A

附錄A

（資料性）

收集范圍與排序

A.1業(yè)務(wù)檔案收集范圍與排列順序見(jiàn)表A.1，根據(jù)兒童具體情況將其他應(yīng)歸檔的文件依次排列。

表A.1業(yè)務(wù)檔案收集與排序

階段類(lèi)別歸檔范圍及排序

1.民政部門(mén)接收意見(jiàn)；2.公安機(jī)關(guān)出具的經(jīng)相關(guān)程序確認(rèn)查找不到父

母或者其他監(jiān)護(hù)人的撿拾報(bào)案證明；3.公安機(jī)關(guān)出具的DNA信息比對(duì)結(jié)

被遺棄兒童

果；4.發(fā)布的尋親公告；5.公告期疑似棄嬰（兒）臨時(shí)照護(hù)協(xié)議；6.門(mén)

診病歷或住院病歷；7.體格檢查表；8.出院記錄；9.兒童基本信息表。

A

（無(wú)法1.民政部門(mén)接收意見(jiàn)；2.公安機(jī)關(guān)出具的打拐解救兒童臨時(shí)照料通知

查明父書(shū)；3.公安機(jī)關(guān)出具的DNA信息比對(duì)結(jié)果；4.暫時(shí)未查找到生父母或者

打拐解救兒

母或者其他監(jiān)護(hù)人的證明；5.福利機(jī)構(gòu)發(fā)布的尋親公告；6.公告期疑似棄嬰

童

其他監(jiān)（兒）臨時(shí)照護(hù)協(xié)議；7.其他與兒童有關(guān)的材料；8.門(mén)診病歷或住院病

護(hù)人）歷；9.體格檢查表；10.出院記錄；11.兒童基本信息表。

1.民政部門(mén)接收意見(jiàn)；2.公安機(jī)關(guān)出具的DNA信息比對(duì)結(jié)果；3.未成年

3個(gè)月仍無(wú)法

人救助保護(hù)機(jī)構(gòu)發(fā)布的尋親公告；4.公告期疑似棄嬰（兒）臨時(shí)照護(hù)協(xié)

查明父母流浪

進(jìn)議；5.其他與兒童有關(guān)的材料；6.門(mén)診病歷或住院病歷；7.體格檢查

乞討兒童

入表；8.出院記錄；9.兒童基本信息表

機(jī)B1.民政部門(mén)接收意見(jiàn)；2.兒童戶(hù)籍所在地鄉(xiāng)鎮(zhèn)人民政府（街道辦事

構(gòu)（監(jiān)護(hù)人死亡或者被宣處）提交的兒童父母死亡證明或者宣告死亡；3.宣告失蹤的判決書(shū)以及

告死亡且無(wú)其他人可以沒(méi)有其他依法具有監(jiān)護(hù)資格的人的情況報(bào)告；4.門(mén)診病歷或住院病歷；

擔(dān)任監(jiān)護(hù)人）5.體格檢查表；6.出院記錄；7.兒童基本信息表

1.民政部門(mén)接收意見(jiàn)；2.兒童戶(hù)籍所在地鄉(xiāng)鎮(zhèn)人民政府（街道辦事

C

處）提交的父母沒(méi)有監(jiān)護(hù)能力的情況報(bào)告；3.登記保存死亡或者失蹤一

（監(jiān)護(hù)人喪失監(jiān)護(hù)能力

方的死亡證明或者宣告死亡、宣告失蹤的判決書(shū)；4.沒(méi)有其他依法具有

且無(wú)其他人可以擔(dān)任監(jiān)

監(jiān)護(hù)資格的人的情況報(bào)告；5.門(mén)診病歷或住院病歷；6.體格檢查表；7.

護(hù)人）

出院記錄；8.兒童基本信息表

D

1.民政部門(mén)接收意見(jiàn)；2.人民法院判決書(shū)；3.門(mén)診病歷或住院病歷；

（人民法院指定由民政

4.體格檢查表；5.出院記錄；6.兒童基本信息表

部門(mén)擔(dān)任監(jiān)護(hù)人）

E1.供養(yǎng)委托協(xié)議書(shū)；2.門(mén)診病歷或住院病歷；3.體格檢查表；4.出院

（其他兒童）記錄；5.兒童基本信息表

基本材料戶(hù)口本、殘疾證、社會(huì)保障卡、預(yù)防接種卡

在

養(yǎng)育養(yǎng)育記錄、重要事件

機(jī)

健康檔案、手術(shù)治療材料（入院手續(xù)、出院記錄、主要輔助檢查記

構(gòu)醫(yī)療

錄）

11

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表A.1業(yè)務(wù)檔案收集與排序（續(xù)）

階段類(lèi)別歸檔范圍及排序

康復(fù)計(jì)劃方案、康復(fù)評(píng)估報(bào)告、康復(fù)階段性記錄、轉(zhuǎn)科記錄單、康復(fù)

康復(fù)

醫(yī)師或?qū)I(yè)機(jī)構(gòu)出具的矯形器具及康復(fù)輔助器具的適配評(píng)估報(bào)告等

階段類(lèi)別歸檔范圍及排序

受教育基本信息表、教育評(píng)估報(bào)告、教學(xué)階段性記錄、個(gè)案服務(wù)

教育

面談?dòng)涗洝@獎(jiǎng)證明、年度學(xué)習(xí)成績(jī)單、錄取通知書(shū)等

在寄養(yǎng)家庭/類(lèi)家庭基本信息表、寄養(yǎng)家庭/類(lèi)家庭申請(qǐng)表、寄養(yǎng)家

機(jī)家庭寄養(yǎng)/類(lèi)家庭服庭/類(lèi)家庭評(píng)估報(bào)告、家庭寄養(yǎng)/類(lèi)家庭協(xié)議、醫(yī)療康復(fù)教育相關(guān)資料、

構(gòu)務(wù)跟進(jìn)記錄、年度家庭寄養(yǎng)工作/評(píng)價(jià)、解除申請(qǐng)、解除寄養(yǎng)/類(lèi)家庭通

知書(shū)等

兒童需求預(yù)估記錄表、安置決議、綜合評(píng)估表、社會(huì)工作服務(wù)計(jì)

社會(huì)工作服務(wù)

劃書(shū)、跟進(jìn)服務(wù)記錄表、結(jié)案評(píng)估。

公安機(jī)關(guān)出具的打拐解救兒童送還通知書(shū)；兒童確屬于走失、被

盜搶或者被拐騙的結(jié)案證明；人民法院撤銷(xiāo)宣告失蹤或者宣告死亡的

判決書(shū)；兒童原戶(hù)籍所在地鄉(xiāng)鎮(zhèn)人民政府（街道辦事處）提交的父母

監(jiān)護(hù)人出現(xiàn)恢復(fù)監(jiān)護(hù)能力或者有其他依法具有監(jiān)護(hù)資格的人的情況報(bào)告；父母、

其他監(jiān)護(hù)人或者其他依法具有監(jiān)護(hù)資格的人提交的戶(hù)口簿；居民身份

證復(fù)印件等證明身份的材料；民政部門(mén)離院意見(jiàn)；能夠反映原監(jiān)護(hù)關(guān)

系的材料；兒童離院確認(rèn)書(shū)

收養(yǎng)申請(qǐng)表；收養(yǎng)人信息材料；收養(yǎng)登記證明復(fù)印件；國(guó)內(nèi)送養(yǎng)

告知書(shū)；融合期間委托監(jiān)護(hù)協(xié)議；收養(yǎng)協(xié)議；收養(yǎng)登記證復(fù)印件；兒童

國(guó)內(nèi)收養(yǎng)

福利機(jī)構(gòu)所屬民政部門(mén)離院意見(jiàn)；兒童離院確認(rèn)書(shū)及其他與兒童有關(guān)

離的材料兒童

開(kāi)涉外預(yù)送養(yǎng)相關(guān)材料；涉外送養(yǎng)通知書(shū)復(fù)印件；來(lái)華收養(yǎng)子女通

機(jī)知書(shū)復(fù)印件；被送養(yǎng)兒童DNA打拐比對(duì)鑒定書(shū)；收養(yǎng)人身份證件復(fù)印件；

構(gòu)涉外收養(yǎng)融合期間委托監(jiān)護(hù)協(xié)議；收養(yǎng)協(xié)議；收養(yǎng)登記證及跨國(guó)收養(yǎng)合格證明

復(fù)印件；公證書(shū)；兒童福利機(jī)構(gòu)所屬民政部門(mén)離院意見(jiàn)；兒童離院確

認(rèn)書(shū)及其他與兒童有關(guān)的材料

機(jī)構(gòu)向所屬民政部門(mén)提交的情況報(bào)告；所屬民政部門(mén)轉(zhuǎn)院意見(jiàn)；

18歲轉(zhuǎn)社會(huì)福利院

兒童離院確認(rèn)書(shū)及其他與兒童有關(guān)的材料民政部門(mén)離院意見(jiàn)

相關(guān)部門(mén)出具智力評(píng)估報(bào)告；機(jī)構(gòu)向所屬民政部門(mén)及其他相關(guān)民

18歲社會(huì)安置

政部門(mén)提交的情況報(bào)告；兒童離院確認(rèn)書(shū)。

未保中心/其它機(jī)構(gòu)簽訂的委托協(xié)議或者解除委托協(xié)議的相關(guān)材料；兒童離院確認(rèn)書(shū)

委托照護(hù)

病危搶救相關(guān)材料；醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)簽發(fā)的《居民死亡醫(yī)學(xué)證明（推

斷）書(shū)》或者由公安司法部門(mén)出具的死亡證明；戶(hù)口注銷(xiāo)相關(guān)材料；機(jī)

死亡

構(gòu)向所屬民政部門(mén)及其他相關(guān)民政部門(mén)提交的情況報(bào)告；火化證明；

安放（葬）位置和時(shí)間的骨灰安放（葬）合同

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B

B

附錄B

（資料性）

歸檔章樣式

B.1歸檔章樣式見(jiàn)表B.1。

表B.1歸檔章樣式

全宗號(hào)類(lèi)別卷號(hào)

門(mén)類(lèi)代號(hào)姓名（身份證號(hào)）頁(yè)數(shù)

注1：全宗號(hào)：屬地檔案館給立檔單位編制的代碼。門(mén)類(lèi)代碼：統(tǒng)一標(biāo)注為“ZY·ET”（為“專(zhuān)業(yè)·兒童”的首字母）。

類(lèi)別：按照本文件第6章規(guī)定分別用A、B、C、D、E標(biāo)注。姓名：兒童姓名或身份證號(hào)。卷號(hào)：檔案順序號(hào)。頁(yè)

數(shù)：本卷文件材料的總頁(yè)數(shù)。

B.2檔案盒封面樣式見(jiàn)圖B.1。

圖B.1檔案盒封面樣式

注2：全宗名稱(chēng)：填寫(xiě)最終保存該檔案的兒童福利機(jī)構(gòu)全稱(chēng)。全宗名稱(chēng)可以直接印在檔案盒封面上。案卷標(biāo)題：填寫(xiě)

兒童姓名+性別+身份證號(hào)碼。起止時(shí)間：填寫(xiě)本卷內(nèi)最早和最晚一份文件的形成時(shí)間。件數(shù)：填寫(xiě)本卷的總件

1

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數(shù)。分盒裝的一并統(tǒng)計(jì)在內(nèi)。本盒內(nèi)文件起止件號(hào)：填寫(xiě)本盒內(nèi)第一份文件和最后一份文件檔號(hào)章上的件號(hào)，

中間用“–”連接。卷號(hào)：填寫(xiě)本卷卷內(nèi)文件檔號(hào)章上的卷號(hào)。

B.3卷內(nèi)文件目錄樣式見(jiàn)表B.2。

表B.2卷內(nèi)文件目錄樣式

件號(hào)文號(hào)或編號(hào)責(zé)任者提名日期頁(yè)號(hào)備注

注3：件號(hào)：卷內(nèi)每份文件的排列順序號(hào)，與檔號(hào)章上面的件號(hào)一致。文號(hào)：填寫(xiě)文件的文號(hào)。責(zé)任者：文件的責(zé)任

者，應(yīng)當(dāng)照實(shí)抄錄。題名：填寫(xiě)文件標(biāo)題。文件材料沒(méi)有標(biāo)題或者標(biāo)題不規(guī)范的，可自擬標(biāo)題，外加【】號(hào)。

日期：填寫(xiě)文件材料的形成日期，以8位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注年月日。頁(yè)號(hào)：填寫(xiě)文件在本盒內(nèi)的起始頁(yè)號(hào)，最后

一份文件材料填寫(xiě)該件的起止頁(yè)號(hào)。備注：填寫(xiě)對(duì)需要說(shuō)明的情況的文件材料在備注欄內(nèi)標(biāo)注“*”號(hào)，并將

需要說(shuō)明的情況填官在備考表中。

B.4備考表式樣見(jiàn)圖B.2。

備考表

卷內(nèi)情況說(shuō)明：

整理人：

檢查人：

時(shí)間：

圖B.2備考表式樣圖

注4：卷內(nèi)情況說(shuō)明：主要說(shuō)明卷內(nèi)文件復(fù)印件情況、頁(yè)碼錯(cuò)誤情況、文件缺損、修改、補(bǔ)充、移出等情況、卷內(nèi)材

2

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料有沒(méi)有分盒裝等情況。沒(méi)有需要說(shuō)明的事項(xiàng)可不必填寫(xiě)說(shuō)明。整理人：由負(fù)責(zé)本卷整理者簽字。檢查人：由

本卷案卷質(zhì)量審核者簽字，一般為業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人。時(shí)間：填寫(xiě)本卷案卷質(zhì)量檢查完畢的日期，用8位阿拉伯

數(shù)字標(biāo)識(shí)。

B.5案卷封面式樣圖見(jiàn)圖B.3。

xxxxx機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)檔案案卷目錄

全宗名稱(chēng)：

全宗號(hào)：

門(mén)類(lèi)代號(hào)：

保管期限：

圖B.3案卷封面式樣圖

注5：全宗名稱(chēng)：填寫(xiě)最終保存該檔案的兒童福利機(jī)構(gòu)全稱(chēng)。全宗號(hào)：填寫(xiě)國(guó)家綜合檔案館給兒童福利機(jī)構(gòu)編制的代

號(hào)。門(mén)類(lèi)代號(hào)：填寫(xiě)“ZY·ET”。保管期限：填寫(xiě)“Y”或者“永久”。

B.6案卷目錄式樣圖見(jiàn)表B.3。

表B.3案卷目錄式樣

卷號(hào)案卷題名進(jìn)入機(jī)構(gòu)時(shí)間離開(kāi)機(jī)構(gòu)時(shí)間總件數(shù)備注

注6：卷號(hào)：填寫(xiě)檔號(hào)章上的卷號(hào)。案卷題名：填寫(xiě)檔案盒封面上的相關(guān)內(nèi)容。進(jìn)入機(jī)構(gòu)時(shí)間：填寫(xiě)該兒童進(jìn)入機(jī)構(gòu)

的時(shí)間，用8位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)。離開(kāi)機(jī)構(gòu)時(shí)間：填寫(xiě)該兒童最后離開(kāi)機(jī)構(gòu)的時(shí)間，用8位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)?？?/p>

件數(shù)：填寫(xiě)該卷卷內(nèi)文件總數(shù)，應(yīng)與檔案盒封面的相關(guān)內(nèi)容一致。備注：填寫(xiě)需要特別說(shuō)明的其他情況。例如：

與此兒童相關(guān)的其他載體檔案的檔號(hào)。

B.7檔案盒脊式樣圖見(jiàn)圖B.4。

3

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圖B.4檔案盒脊式樣圖

注7：除盒號(hào)外，分別按照檔號(hào)章和檔案盒封面上的對(duì)應(yīng)內(nèi)容填寫(xiě)。盒號(hào)：歸檔后按照盒子的排列順序編號(hào)，一個(gè)兒

童的歸檔材料一盒放不下的，編同一個(gè)卷號(hào)，分盒裝，分別編盒號(hào)。

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C

C

附錄C

（資料性）

業(yè)務(wù)材料交接單樣式

C.1業(yè)務(wù)材料交接單樣式見(jiàn)表C.1。

表C.1業(yè)務(wù)材料交接單

序號(hào)文號(hào)或編號(hào)責(zé)任者題名日期頁(yè)號(hào)類(lèi)別