采購(gòu)管理全流程模板一、適用范圍與核心價(jià)值二、采購(gòu)全流程操作指南（一）需求發(fā)起與審批目的：保證采購(gòu)需求真實(shí)、合理，符合業(yè)務(wù)需求且預(yù)算可控。操作內(nèi)容：需求提報(bào)：需求部門根據(jù)實(shí)際業(yè)務(wù)需求（如生產(chǎn)計(jì)劃、辦公需求等），填寫《采購(gòu)需求申請(qǐng)表》，明確物料/服務(wù)名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、預(yù)估單價(jià)、預(yù)算金額、到貨時(shí)間、用途說(shuō)明等信息，提交至部門負(fù)責(zé)人*審批。預(yù)算審核：部門負(fù)責(zé)人審核需求合理性后，提交至財(cái)務(wù)部門核查預(yù)算。財(cái)務(wù)部門*需確認(rèn)預(yù)算科目是否正確、余額是否充足，并在1個(gè)工作日內(nèi)反饋審核意見(jiàn)。采購(gòu)審批：預(yù)算通過(guò)后，根據(jù)采購(gòu)金額分級(jí)審批（例如：金額≤5000元由采購(gòu)經(jīng)理審批；5000元＜金額≤50000元由運(yùn)營(yíng)總監(jiān)審批；金額＞50000元由總經(jīng)理*審批）。審批通過(guò)后，需求流轉(zhuǎn)至采購(gòu)部門。責(zé)任部門/人：需求部門、部門負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)部門、采購(gòu)經(jīng)理、運(yùn)營(yíng)總監(jiān)、總經(jīng)理*。（二）供應(yīng)商尋源與評(píng)估目的：篩選合格供應(yīng)商，保證供應(yīng)商資質(zhì)、價(jià)格、服務(wù)滿足采購(gòu)要求。操作內(nèi)容：尋源方式：采購(gòu)部門根據(jù)采購(gòu)需求，通過(guò)公開(kāi)招標(biāo)、邀請(qǐng)招標(biāo)、詢比價(jià)、單一來(lái)源采購(gòu)等方式尋源。對(duì)于金額較大或關(guān)鍵物料，需至少邀請(qǐng)3家供應(yīng)商參與報(bào)價(jià)。資質(zhì)審核：供應(yīng)商需提供營(yíng)業(yè)執(zhí)照、相關(guān)資質(zhì)證書(shū)（如行業(yè)許可證、質(zhì)量體系認(rèn)證等）、過(guò)往合作案例（如有）等材料，采購(gòu)部門*審核供應(yīng)商資質(zhì)真實(shí)性及有效性，建立《合格供應(yīng)商名錄》。綜合評(píng)估：組織技術(shù)部門、使用部門、財(cái)務(wù)部門*成立評(píng)估小組，從價(jià)格（占比40%）、質(zhì)量（占比30%）、交付能力（占比20%）、服務(wù)（占比10%）等維度對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)分，評(píng)分≥80分的供應(yīng)商可進(jìn)入候選名單。責(zé)任部門/人：采購(gòu)部門、技術(shù)部門、使用部門、財(cái)務(wù)部門。（三）采購(gòu)訂單/合同目的：明確采購(gòu)雙方權(quán)利義務(wù)，規(guī)避交易風(fēng)險(xiǎn)。操作內(nèi)容：訂單編制：采購(gòu)部門根據(jù)評(píng)估結(jié)果，與供應(yīng)商確認(rèn)最終價(jià)格、交付時(shí)間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等條款，編制《采購(gòu)訂單》，經(jīng)采購(gòu)經(jīng)理*審核后發(fā)送至供應(yīng)商。合同簽訂：對(duì)于金額較大或長(zhǎng)期合作項(xiàng)目，需簽訂正式采購(gòu)合同。合同條款需包括：雙方信息、采購(gòu)物品/服務(wù)明細(xì)、價(jià)格與支付方式、交付與驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、違約責(zé)任、爭(zhēng)議解決方式等，由法務(wù)部門（如無(wú)專職法務(wù)，可由采購(gòu)經(jīng)理復(fù)核）審核后，雙方法定代表人或授權(quán)代表簽字蓋章。責(zé)任部門/人：采購(gòu)部門、采購(gòu)經(jīng)理、法務(wù)部門*、供應(yīng)商。（四）訂單執(zhí)行與跟蹤目的：保證供應(yīng)商按約定交付，保障采購(gòu)進(jìn)度。操作內(nèi)容：交付跟蹤：采購(gòu)部門定期與供應(yīng)商溝通生產(chǎn)/備貨進(jìn)度，確認(rèn)預(yù)計(jì)交付時(shí)間，提前3天通知倉(cāng)庫(kù)部門做好收貨準(zhǔn)備。如遇延期風(fēng)險(xiǎn)，供應(yīng)商需書(shū)面說(shuō)明原因及新交付時(shí)間，采購(gòu)部門協(xié)調(diào)需求部門確認(rèn)是否接受。異常處理：若供應(yīng)商無(wú)法按期交付或質(zhì)量不達(dá)標(biāo)，采購(gòu)部門需及時(shí)啟動(dòng)備選方案（如更換供應(yīng)商、調(diào)整交付計(jì)劃），并向?qū)徟块T匯報(bào)異常情況及處理措施。責(zé)任部門/人：采購(gòu)部門、倉(cāng)庫(kù)部門、需求部門*。（五）到貨驗(yàn)收與入庫(kù)目的：核對(duì)交付物品數(shù)量、質(zhì)量是否符合訂單要求，避免不合格品入庫(kù)。操作內(nèi)容：初驗(yàn)：倉(cāng)庫(kù)部門對(duì)照《采購(gòu)訂單》核對(duì)到貨物品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、外包裝是否完好，如有差異當(dāng)場(chǎng)記錄并反饋至采購(gòu)部門。質(zhì)檢：對(duì)于需要質(zhì)檢的物料，由質(zhì)檢部門（或使用部門）按照質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行檢驗(yàn)，出具《質(zhì)檢報(bào)告》。合格物料辦理入庫(kù)手續(xù)，不合格物料由采購(gòu)部門*聯(lián)系供應(yīng)商退換貨或協(xié)商解決方案。入庫(kù)登記：倉(cāng)庫(kù)部門在系統(tǒng)中錄入入庫(kù)信息，《入庫(kù)單》，并同步至財(cái)務(wù)部門和需求部門*。責(zé)任部門/人：倉(cāng)庫(kù)部門、質(zhì)檢部門、使用部門、采購(gòu)部門、財(cái)務(wù)部門*。（六）付款結(jié)算與檔案歸檔目的：規(guī)范付款流程，保證資金安全，保留采購(gòu)記錄可追溯。操作內(nèi)容：對(duì)賬：供應(yīng)商根據(jù)交付及驗(yàn)收情況開(kāi)具發(fā)票，采購(gòu)部門核對(duì)發(fā)票信息與訂單、入庫(kù)單是否一致（“三單匹配”），確認(rèn)無(wú)誤后提交財(cái)務(wù)部門。付款審批：財(cái)務(wù)部門*審核發(fā)票及合同條款，按照約定付款周期（如月結(jié)30天）編制《付款申請(qǐng)單》，按審批權(quán)限逐級(jí)審批（參照“需求發(fā)起與審批”的分級(jí)標(biāo)準(zhǔn)）。付款執(zhí)行：審批通過(guò)后，財(cái)務(wù)部門*通過(guò)銀行轉(zhuǎn)賬方式支付款項(xiàng)，并在系統(tǒng)中更新付款狀態(tài)。檔案歸檔：采購(gòu)部門*將采購(gòu)需求、訂單、合同、驗(yàn)收單、發(fā)票、付款憑證等資料整理歸檔，保存期限不少于3年，以備審計(jì)或查詢。責(zé)任部門/人：采購(gòu)部門、財(cái)務(wù)部門、供應(yīng)商。三、核心工具表單模板（一）采購(gòu)需求申請(qǐng)表字段名稱填寫說(shuō)明需求編號(hào)按年份+流水號(hào)填寫（如2024-CG-001）需求部門提報(bào)需求的部門名稱申請(qǐng)人需求提報(bào)人姓名聯(lián)系方式申請(qǐng)人電話/分機(jī)號(hào)需求類型□原材料□辦公用品□服務(wù)外包□其他物料/服務(wù)名稱詳細(xì)名稱（如“A4打印紙”“軟件開(kāi)發(fā)服務(wù)”）規(guī)格型號(hào)/服務(wù)要求具體參數(shù)或服務(wù)內(nèi)容描述需求數(shù)量預(yù)計(jì)采購(gòu)數(shù)量預(yù)估單價(jià)（元）不含稅預(yù)估單價(jià)預(yù)算金額（元）數(shù)量×預(yù)估單價(jià)到貨日期要求交付的截止日期需求說(shuō)明采購(gòu)原因、用途等補(bǔ)充說(shuō)明部門負(fù)責(zé)人審批簽字+日期財(cái)務(wù)審核意見(jiàn)□通過(guò)□不通過(guò)（注明原因）（二）供應(yīng)商評(píng)估表供應(yīng)商名稱評(píng)估日期評(píng)估人評(píng)估維度評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)得分（0-100）價(jià)格合理性低于市場(chǎng)均價(jià)10%以上100分，持平80分，高于10%以下60分質(zhì)量保障能力ISO認(rèn)證、質(zhì)檢報(bào)告齊全100分，基本具備80分，欠缺60分交付及時(shí)性按時(shí)交付率100%100分，90%-99%80分，低于90%60分售后服務(wù)響應(yīng)24小時(shí)內(nèi)響應(yīng)100分，48小時(shí)80分，超時(shí)60分綜合得分————評(píng)估結(jié)論□推薦入庫(kù)□備選□淘汰（三）采購(gòu)訂單模板訂單編號(hào)供應(yīng)商名稱簽訂日期采購(gòu)部門采購(gòu)經(jīng)理聯(lián)系方式收貨地址收貨人聯(lián)系方式序號(hào)物料名稱規(guī)格型號(hào)12合計(jì)金額（大寫）合計(jì)金額（小寫）備注如：包裝要求、運(yùn)輸方式等甲方（采購(gòu)方）（蓋章）乙方（供應(yīng)商）（四）入庫(kù)單入庫(kù)單編號(hào)訂單編號(hào)入庫(kù)日期供應(yīng)商名稱收貨倉(cāng)庫(kù)倉(cāng)管員序號(hào)物料名稱規(guī)格型號(hào)12收貨人簽字質(zhì)檢員簽字四、關(guān)鍵控制點(diǎn)與風(fēng)險(xiǎn)提示需求審批環(huán)節(jié)：需求部門需保證采購(gòu)需求與實(shí)際業(yè)務(wù)匹配，避免超預(yù)算采購(gòu)；財(cái)務(wù)部門需嚴(yán)格核對(duì)預(yù)算，杜絕無(wú)預(yù)算采購(gòu)。供應(yīng)商選擇環(huán)節(jié)：嚴(yán)禁指定供應(yīng)商或與供應(yīng)商串通抬價(jià)，評(píng)估過(guò)程需留存書(shū)面記錄，保證公平公正。合同簽訂環(huán)節(jié)：關(guān)鍵條款（如付款方式、違約責(zé)任）需明確，避免口頭約定；法務(wù)審核需重點(diǎn)關(guān)注合規(guī)性，降