采購管理流程模板：供應商選擇與合同管理版一、適用范圍與場景二、核心操作流程詳解（一）供應商選擇階段步驟1：采購需求確認與立項操作要點：需求部門填寫《采購需求申請表》，明確采購標的（名稱、規(guī)格型號、技術參數）、數量、交付時間、預算上限、質量標準及特殊要求（如環(huán)保認證、資質許可）。采購部門對需求的合理性、預算合規(guī)性進行審核，重點核查需求是否與生產/運營計劃匹配，是否存在可替代方案或成本優(yōu)化空間。需求金額達到一定標準（如超過10萬元）時，需組織需求部門、財務部門、分管領導召開需求評審會，形成《采購需求評審報告》。責任人：需求部門負責人、采購經理、財務專員輸出成果：《采購需求申請表》《采購需求評審報告》步驟2：供應商尋源與信息收集操作要點：根據采購標的類型，選擇合適的尋源方式：公開尋源：通過企業(yè)采購平臺、行業(yè)媒體發(fā)布采購公告，邀請潛在供應商報名；定向邀請：針對復雜或高價值采購，向3-5家行業(yè)內優(yōu)質供應商發(fā)出邀請（需基于歷史合作、行業(yè)口碑篩選）；單一來源：僅能從唯一供應商采購（如專利產品），需提交《單一來源采購申請說明》并經總經理*審批。收集供應商資質文件：營業(yè)執(zhí)照、相關行業(yè)資質證書（如ISO9001、醫(yī)療器械生產許可證）、財務報表（近2年）、類似項目業(yè)績證明（合同關鍵頁）、法定代表人授權書等。責任人：采購專員、采購經理輸出成果》：《供應商報名表》《供應商資質文件清單》步驟3：供應商資格預審操作要點：采購部門組織成立資格預審小組（成員含采購、技術、質量部門人員），根據《供應商資格預審標準》（見表1）對供應商進行初步篩選。審核重點：供應商是否具備合法經營資質、財務狀況是否穩(wěn)健（無重大債務糾紛）、生產能力/服務能力是否滿足需求、是否存在不良信用記錄（如列入經營異常名錄）。預審結果分為“通過”“不通過”“補充材料”，2個工作日內通知供應商，未通過者需說明理由。責任人：資格預審小組、采購經理*輸出成果》：《供應商資格預審結果表》表1：供應商資格預審標準審核維度具體標準營業(yè)資質營業(yè)執(zhí)照在有效期內，經營范圍涵蓋所采購標的；特殊行業(yè)需提供相關許可證（如食品生產許可證）財務狀況上一年度營業(yè)收入≥采購預算的2倍；資產負債率≤70%；無重大訴訟或債務違約記錄生產/服務能力具備與采購規(guī)模匹配的生產設備/服務團隊；提供近1年內3個類似項目業(yè)績證明（需附合同關鍵頁）質量體系通過ISO9001質量管理體系認證或行業(yè)等效認證（如汽車行業(yè)IATF16949）信用記錄在“信用中國”“中國采購網”等平臺無失信記錄步驟4：供應商現場考察與綜合評估操作要點：對通過資格預審的供應商，組織技術、質量、采購部門進行現場考察（僅對生產型供應商或復雜服務項目），重點核查生產環(huán)境、設備精度、工藝流程、質量控制點、倉儲物流能力等。采用“量化評分法”進行綜合評估，制定《供應商評估打分表》（見表2），從技術、商務、服務、價格四個維度打分（總分100分），設定合格分數線（≥70分）。評估結果按得分排序，形成《供應商評估報告》，推薦前2-3家候選供應商。責任人：考察小組（技術工程師、質量專員、采購經理）、分管副總輸出成果》：《供應商現場考察記錄表》《供應商評估報告》表2：供應商評估打分表示例（滿分100分）評估維度權重評分標準技術能力30分技術方案先進性（0-10分）、設備精度與產能匹配度（0-10分）、研發(fā)創(chuàng)新能力（0-10分）商務條件30分價格合理性（0-15分，與預算偏差±5%內不扣分）、付款方式靈活性（0-5分）、合同條款嚴謹性（0-10分）服務保障25分售后響應時間（≤24小時得10分，≤48小時得5分，超時0分）、質量投訴處理機制（0-10分）、供貨及時率（≥95%得5分）企業(yè)信譽15分行業(yè)口碑（0-5分）、合作穩(wěn)定性（與3家以上大企業(yè)合作得5分，0-2家得2分）、社會責任（如環(huán)保投入得5分）步驟5：供應商確定與商務談判操作要點：采購部門將《供應商評估報告》提交采購決策委員會（由分管副總、采購、財務、需求部門負責人組成），投票確定最終供應商。與選定供應商進行商務談判，重點明確：價格（含折扣條款、調價機制）、交付周期（分批次交付的節(jié)點）、付款方式（如預付款比例、到貨款、質保金比例）、違約責任（逾期交貨、質量不達標等）、知識產權歸屬等。談判達成一致后，形成《商務談判紀要》，雙方簽字確認。責任人：談判小組（采購經理、財務專員、法務專員*）、供應商授權代表輸出成果》：《采購決策結果審批表》《商務談判紀要》（二）合同管理階段步驟6：合同起草與審核操作要點：采購部門根據《商務談判紀要》起草采購合同，使用企業(yè)標準合同模板，明確以下核心條款：合同雙方基本信息（名稱、地址、法定代表人）；采購標的（名稱、規(guī)格型號、數量、質量標準，需附技術附件）；價款與支付方式（含幣種、單價、總價、支付節(jié)點、賬戶信息）；履行期限與地點（交貨時間、交付地點、運輸方式及費用承擔）；驗收標準（按技術參數、國家/行業(yè)標準執(zhí)行，明確驗收流程與責任部門）；違約責任（如逾期交貨每日按合同金額0.05%支付違約金，質量不合格的退換貨條款）；爭議解決方式（約定訴訟管轄地或仲裁機構）；不可抗力條款及合同生效條件。合同審核流程：業(yè)務審核：需求部門確認技術附件與需求一致；財務審核：價格、付款方式符合預算及財務制度；法務審核：條款合法合規(guī)，無法律風險（如格式條款、管轄約定）；領導審批：金額≤50萬元由采購經理審批，50-200萬元由分管副總審批，＞200萬元由總經理*審批。責任人：采購專員、需求部門負責人、財務專員、法務專員*、審批領導輸出成果》：《采購合同（草案）》《合同審核意見表》步驟7：合同簽署與交底操作要點：審核通過的合同由雙方法定代表人或授權代表簽字，并加蓋合同專用章（個人簽字需附授權書）。合同簽署后3個工作日內，采購部門向需求部門、財務部門、倉庫部門進行合同交底，明確交付時間、驗收標準、付款節(jié)點等關鍵信息，同步分發(fā)《合同執(zhí)行要點表》。合同原件至少一式三份（采購部門、財務部門、供應商各執(zhí)一份），電子版同步歸檔至企業(yè)合同管理系統(tǒng)。責任人：采購經理、需求部門負責人、財務專員輸出成果》：《簽署版采購合同》《合同執(zhí)行要點表》步驟8：合同執(zhí)行與監(jiān)控操作要點：采購部門跟蹤供應商生產/備貨進度，要求供應商提交《生產計劃表》或《履約進度報告》，關鍵節(jié)點（如原材料采購、生產啟動）需拍照或視頻留檔。需求部門根據合同約定時間組織到貨驗收，填寫《到貨驗收單》，核對數量、外觀、規(guī)格型號，并抽樣送檢（如需），質量部門出具《質量檢驗報告》。驗收合格后，倉庫辦理入庫手續(xù)，需求部門、倉庫、采購部門三方簽字確認；驗收不合格的，由采購部門聯系供應商處理（退貨、換貨或整改），形成《不合格品處理記錄》。財務部門根據驗收合格單、發(fā)票（需與合同信息一致）辦理付款，按合同約定節(jié)點支付款項，保留付款憑證。責任人：采購專員、需求部門驗收員、質量專員、倉庫管理員、財務專員*輸出成果》：《履約進度報告》《到貨驗收單》《質量檢驗報告》《不合格品處理記錄》《付款憑證》步驟9：合同變更與終止操作要點：合同變更：因需求調整、不可抗力等原因需變更合同時由采購部門與供應商協(xié)商一致，簽訂《合同變更協(xié)議》，明確變更內容（如數量、價格、交付時間）、生效條件及影響條款（如違約責任調整），變更流程需重新履行審核審批手續(xù)。合同終止：出現下列情形之一時，可終止合同：供應商嚴重違約（如逾期交貨超過30天、質量不合格拒不整改）；企業(yè)經營需求取消，且供應商同意終止；不可抗力導致合同無法履行（如自然災害、政策變化）。合同終止后，采購部門與供應商辦理結算（如已履約部分付款、未履約部分退還預付款），清理雙方債權債務，形成《合同終止協(xié)議》。責任人：采購經理、法務專員、財務專員*、供應商授權代表輸出成果》：《合同變更協(xié)議》《合同終止協(xié)議》《結算單》步驟10：合同歸檔與評價操作要點：合同履行完畢（含終止）后10個工作日內，采購部門將合同文件（含審批稿、簽署頁、變更/終止協(xié)議、驗收單、付款憑證等）整理成冊，編號歸檔，保存期限不少于合同終止后5年。采購部門組織對供應商進行履約評價，填寫《供應商履約評價表》（見表3），從質量、交期、服務、配合度四個維度評分，評價結果作為后續(xù)供應商合作的準入、降級或淘汰依據。責任人：采購專員、需求部門負責人、質量專員輸出成果》：《合同檔案》《供應商履約評價表》表3：供應商履約評價表（滿分100分）評價維度評分標準質量表現驗收合格率100%（20分）、質量問題發(fā)生率≤1%（15分）、投訴處理及時性（10分）交付準時率按合同約定時間交付（20分），每逾期1天扣2分，逾期10天以上0分服務響應售后問題24小時內響應（10分）、48小時內解決（10分）、主動提供改進建議（5分）配合度積極配合合同變更（5分）、資料提交及時（5分）、溝通順暢（5分）三、配套工具模板《采購需求申請表》：含需求部門、采購標的、技術參數、數量、預算、交付時間、申請人及審批欄?！豆藤Y格預審表》：含供應商基本信息、資質文件清單、財務數據、業(yè)績證明、預審意見?！豆淘u估打分表》：按技術、商務、服務、信譽四個維度設置評分項及權重。《合同審批表》：含合同基本信息、審核部門意見（業(yè)務、財務、法務）、領導審批欄。《到貨驗收單》：含合同號、采購標的、數量、驗收標準、驗收結果（合格/不合格）、驗收人員簽字?！豆搪募s評價表》：按質量、交期、服務、配合度評分，評價等級（優(yōu)秀/良好/合格/不合格）。四、關鍵風險控制點需求不明確風險：需求部門必須提供詳細技術參數和質量標準，避免后期因模糊條款導致驗收爭議。供應商圍標風險：公開尋源時，保證至少3家供應商參與