適用工作場景與目標價值本工具適用于企業(yè)銷售部門、法務部門、財務部門協同管理銷售合同全生命周期，涵蓋合同簽訂前審核、執(zhí)行中跟蹤、完成后歸檔等環(huán)節(jié)。通過標準化記錄與流程管控，可實現合同信息集中化、執(zhí)行進度透明化、風險問題前置化，有效避免合同糾紛，保障企業(yè)權益，提升跨部門協作效率。全流程操作步驟詳解第一步：合同基礎信息錄入責任人：銷售專員操作內容：在合同簽訂前，需完整填寫以下基礎信息（以公司內部系統或紙質表單為準）：合同編號：按“年份-部門-三位序號”規(guī)則編制（如2024-銷售-001）；合同名稱：需明確產品/服務類型、客戶名稱（如“科技有限公司辦公設備采購合同”）；甲乙雙方信息：甲方（客戶）全稱、地址、聯系人及電話（聯系人用號代替，如華）；乙方（公司）全稱、統一社會信用代碼；核心條款摘要：包括合同金額（大寫+小寫）、履行期限（如“2024年3月15日至2024年9月14日”）、付款方式（如“分期付款，首付30%驗貨后支付”）、交付標準（如“符合國家GB/T19001標準”）、違約責任等關鍵內容；關聯信息：關聯銷售訂單編號、客戶需求來源（如“招投標”“客戶主動對接”）。注意事項：信息需與客戶確認一致，避免因表述模糊導致后續(xù)爭議。第二步：多部門聯合審核責任人：銷售經理、法務專員、財務主管操作流程：銷售部門初審：銷售經理*審核合同內容與銷售政策一致性（如價格折扣、返利條款是否符合公司規(guī)定），檢查客戶需求是否明確，商務條件是否合理，審核通過后流轉至法務部門。法務部門審核：法務專員*重點審核法律條款合規(guī)性，包括：主體資格：客戶是否為合法注冊企業(yè)，經營范圍是否涵蓋采購內容；權利義務：雙方責任是否對等，違約責任是否明確、可執(zhí)行；爭議解決：是否約定明確管轄法院（如“提交乙方所在地人民法院訴訟”）。如發(fā)覺法律風險（如免責條款過于寬泛），需標注修改意見并退回銷售部門與客戶溝通。財務部門審核：財務主管*審核財務相關條款，包括：付款方式：是否符合公司資金安全要求（如預付款比例不超過30%）；稅務處理：發(fā)票類型（如“增值稅專用發(fā)票”）、開票時間是否與付款節(jié)點匹配；回款周期：是否超出公司賬期規(guī)定（如“回款不超過60天”）。結果處理：審核通過后，銷售專員方可推進簽訂流程；任一部門不通過需明確修改項，修改后重新審核，直至全部通過。第三步：合同簽訂與信息確認責任人：銷售專員、檔案管理員操作內容：正式簽訂：審核通過后，由銷售專員與客戶雙方簽字蓋章（合同需加蓋騎縫章），保證合同原件份數符合雙方約定（如“正本2份，副本4份”）。信息錄入：將簽訂后的合同掃描件（PDF格式）至系統，在表格中更新“簽訂狀態(tài)”為“已簽訂”，記錄簽訂日期、合同原件保管人（如*琳，銷售部檔案管理員）。同步通知：通過企業(yè)/郵件向法務、財務部門發(fā)送簽訂完成通知，附合同掃描件，保證各部門同步獲取最新信息。第四步：執(zhí)行進度動態(tài)跟蹤責任人：銷售專員（執(zhí)行負責人）、相關協作部門跟蹤維度與更新頻率：執(zhí)行階段跟蹤內容更新頻率負責人交付執(zhí)行產品/服務交付時間、交付數量、交付驗收單（客戶方簽字確認）、驗收結果（合格/整改）每日更新銷售專員*明款項收取客戶付款時間、付款金額、付款方式（銀行轉賬/承兌匯票）、收款憑證編號到賬后24小時內更新財務專員*靜售后服務質保期起止時間、客戶投訴/需求記錄、問題解決進度、定期巡檢報告每周更新銷售專員*明操作要求：執(zhí)行過程中如遇延遲（如客戶要求延期交付），需在表格“異常記錄”欄填寫原因、影響評估及應對方案，同步上報銷售經理協調。第五步：合同變更管理責任人：銷售專員、法務專員、財務主管觸發(fā)情形：因客戶需求變化、市場環(huán)境調整等需變更合同內容（如交付時間延長、金額增減）。操作流程：發(fā)起變更：銷售專員填寫《合同變更申請單》，說明變更原因、變更條款（如“交付時間由2024年4月10日延長至4月20日”）、變更后合同金額。重新審核：變更申請需經銷售、法務、財務部門重新審核（審核流程同第二步），重點確認變更后的法律風險、財務影響。簽訂補充協議：審核通過后，與客戶簽訂《合同補充協議》，協議編號規(guī)則為“原合同編號-補-001”，在表格中記錄變更日期、補充協議編號，并更新原合同執(zhí)行計劃。第六步：合同完成與歸檔責任人：銷售專員、檔案管理員操作內容：狀態(tài)確認：合同履行完畢（如全部交付、款項結清、質保期結束）后，銷售專員在表格中更新“合同狀態(tài)”為“已完成”，確認完成日期。資料整理：收集合同履行全過程資料，包括：合同原件、補充協議、驗收單、付款憑證、溝通記錄（郵件/函件）、巡檢報告等，按“合同編號-時間”順序整理成冊。歸檔管理：將資料交由檔案管理員*琳歸檔，記錄歸檔日期、檔案編號（如DA202403001）、存放位置（如“檔案室-2024年-銷售類”），并在系統中更新歸檔狀態(tài)，保證資料可隨時查閱。標準化模板表格結構一、銷售合同管理審核及執(zhí)行記錄表模塊字段名稱填寫說明示例合同基礎信息合同編號按年份-部門-序號編制2024-銷售-001合同名稱明確產品/服務及客戶科技有限公司辦公設備采購合同甲方（客戶）全稱、地址、聯系人（*號代替）科技有限公司，*華乙方（公司）全稱、統一社會信用代碼實業(yè)有限公司合同金額大寫+小寫伍拾萬元整（￥500,000）履行期限起止日期2024-03-15至2024-09-14主要條款摘要付款方式、交付標準、違約責任等核心內容分期付款，首付30%驗貨后支付，質保1年關聯銷售訂單編號如有SO202403001審核流程記錄審核環(huán)節(jié)初審/法務審核/財務審核/最終審核法務審核審核部門銷售部/法務部/財務部/管理層法務部審核人姓名（*號代替）*磊審核日期年月日2024-03-12審核意見具體修改建議或通過意見爭議解決條款需明確為“乙方所在地法院”審核結果通過/不通過/修改后通過修改后通過執(zhí)行進度記錄執(zhí)行階段合同簽訂/交付執(zhí)行/款項收取/售后服務交付執(zhí)行時間節(jié)點具體日期/時間2024-04-10內容描述執(zhí)行詳情（如“交付產品10臺，客戶簽收”）按時交付產品10臺，客戶簽收負責人執(zhí)行人姓名（*號代替）*明關聯憑證驗收單編號/銀行回單號等YS20240410001完成狀態(tài)未開始/進行中/已完成完成合同變更記錄變更申請日期年月日2024-04-05變更原因如“客戶要求增加配件”客戶要求增加配件變更條款摘要變更后的關鍵內容合同金額增加5萬元，交付時間延長5天審核結果通過/不通過通過補充協議編號如有2024-銷售-001-補-001歸檔信息歸檔日期年月日2025-04-16檔案編號按歸檔規(guī)則編制DA202403001存放位置具體檔案柜位置檔案室-2024年-銷售類-01柜檔案管理員姓名（*號代替）*琳歸檔資料清單列出所有歸檔資料（如合同原件、驗收單等）合同原件1份、驗收單1份、銀行回單1份使用過程中的關鍵要點信息動態(tài)更新：執(zhí)行進度需每周至少更新1次，異常情況（如延遲交付、客戶投訴）需24小時內記錄并上報，保證信息時效性。審核閉環(huán)管理：審核不通過時，必須明確具體修改意見，銷售部門需跟蹤修改結果直至審核通過，避免“模糊審核”導致流程反復。跨部門協同：銷售部門作為主責方，需主動與法務、財務部門溝通；法務、財務部門需在2