行業(yè)通用技術(shù)文檔撰寫及審查指南一、適用范圍與典型應(yīng)用場景本指南適用于信息技術(shù)、智能制造、能源化工、建筑工程等多個行業(yè)的技術(shù)文檔規(guī)范化撰寫與多維度審查，覆蓋產(chǎn)品研發(fā)、項目交付、技術(shù)方案論證、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范制定等核心場景。典型應(yīng)用包括但不限于：新產(chǎn)品研發(fā)：如硬件設(shè)備技術(shù)規(guī)格書、軟件系統(tǒng)架構(gòu)設(shè)計文檔；項目交付：如系統(tǒng)集成方案、用戶驗收測試報告；技術(shù)論證：如新技術(shù)可行性分析報告、技術(shù)改造實施方案；標(biāo)準(zhǔn)制定：如企業(yè)技術(shù)規(guī)范、行業(yè)操作指引。涉及角色包括文檔撰寫人（研發(fā)工程師、技術(shù)經(jīng)理）、審查專家（技術(shù)負(fù)責(zé)人、質(zhì)量工程師）、項目干系人（客戶代表、運(yùn)維人員）等，保證文檔在技術(shù)準(zhǔn)確性、合規(guī)性及實用性上滿足多方需求。二、文檔撰寫與審查全流程操作指南（一）文檔撰寫階段1.需求與目標(biāo)明確核心任務(wù)：清晰界定文檔的“為什么寫、寫給誰、寫什么”。操作步驟：與需求方（如產(chǎn)品經(jīng)理、客戶）溝通，明確文檔的核心目標(biāo)（如指導(dǎo)研發(fā)、規(guī)范操作、通過驗收）；分析受眾背景（如技術(shù)人員、非技術(shù)決策者），確定內(nèi)容深度與表達(dá)方式（如技術(shù)方案需側(cè)重邏輯架構(gòu)，操作手冊需側(cè)重步驟細(xì)節(jié)）；列出文檔必須覆蓋的核心內(nèi)容清單（如功能模塊、技術(shù)參數(shù)、風(fēng)險應(yīng)對措施），避免遺漏關(guān)鍵信息。2.文檔框架搭建核心任務(wù)：構(gòu)建邏輯清晰、層級分明的文檔結(jié)構(gòu)，保證讀者可快速定位信息。通用框架建議：封面：文檔名稱、版本號、編寫/日期、密級（如公開/內(nèi)部/秘密）；目錄：自動，包含章節(jié)標(biāo)題及頁碼；引言：編制目的、適用范圍、術(shù)語定義（解釋專業(yè)術(shù)語，避免歧義）、參考資料（如國標(biāo)、行業(yè)規(guī)范、前期文檔）；按邏輯模塊劃分（如“技術(shù)方案”含設(shè)計原則、架構(gòu)圖、功能描述；“測試報告”含測試環(huán)境、用例、結(jié)果分析）；附錄：補(bǔ)充數(shù)據(jù)、圖表、代碼片段等非核心但需備查的信息；修訂記錄：版本變更說明（如V1.1修訂條目、修改人、修改日期）。3.內(nèi)容規(guī)范填充核心任務(wù)：保證內(nèi)容準(zhǔn)確、表述嚴(yán)謹(jǐn)、格式統(tǒng)一，符合技術(shù)文檔的專業(yè)性要求。操作要點：數(shù)據(jù)與事實：參數(shù)、功能指標(biāo)等需注明來源（如實驗數(shù)據(jù)、第三方檢測報告），避免模糊表述（如“高功能”需替換為“響應(yīng)時間≤500ms”）；圖表規(guī)范：圖表需有編號（如圖1-1、表2-3）和標(biāo)題，圖中文字清晰，坐標(biāo)軸標(biāo)注完整（如單位、含義）；架構(gòu)圖、流程圖需使用標(biāo)準(zhǔn)符號（如UML、Visio規(guī)范）；術(shù)語統(tǒng)一：全文術(shù)語需一致（如“客戶端”不混用“用戶端”），首次出現(xiàn)時標(biāo)注英文（如“物聯(lián)網(wǎng)（IoT）”）；邏輯連貫：章節(jié)間需有過渡句，結(jié)論需基于前文分析（如“根據(jù)測試結(jié)果，系統(tǒng)穩(wěn)定性滿足99.9%要求，因此可進(jìn)入上線階段”）。4.內(nèi)部校對修訂核心任務(wù)：通過自查與交叉校對，消除低級錯誤，提升文檔質(zhì)量。操作步驟：自查：撰寫人對照“文檔撰寫自查表”（見第三部分）逐項檢查，重點核對數(shù)據(jù)一致性、圖表與匹配度、術(shù)語規(guī)范性；交叉校對：邀請非本項目的同事（如測試工程師、文檔專員）閱讀，檢查邏輯漏洞、表述歧義（如“’確定’按鈕后，系統(tǒng)將自動保存”是否需補(bǔ)充保存路徑提示）；修訂確認(rèn)：記錄校對問題（如“圖3-2中服務(wù)器IP地址錯誤”），修訂后由需求方確認(rèn)核心內(nèi)容無偏差。（二）文檔審查階段1.形式規(guī)范性審查審查目標(biāo)：保證文檔格式、排版符合企業(yè)/行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，提升可讀性。審查要點：格式統(tǒng)一：字體（如宋體五號、標(biāo)題黑體三號）、行距（如1.5倍）、頁邊距（如上下2.54cm、左右3.17cm）是否全篇一致；編號規(guī)范：章節(jié)編號（如“1→1.1→1.1.1”）、圖表編號（如“按章編排，圖3-1表示第3章第1個圖”）是否正確；版本信息：封面、修訂記錄中的版本號是否一致，修訂記錄是否完整記錄每次變更。2.技術(shù)準(zhǔn)確性審查審查目標(biāo)：驗證技術(shù)內(nèi)容的專業(yè)性、可行性，保證無知識性或邏輯性錯誤。審查要點：方案可行性：技術(shù)方案是否考慮資源約束（如硬件配置、開發(fā)周期），是否存在無法實現(xiàn)的功能（如“在低功耗設(shè)備中運(yùn)行大模型”）；數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性：功能參數(shù)、測試數(shù)據(jù)是否與實際結(jié)果一致（如“并發(fā)支持1000用戶”是否通過壓力測試驗證）；合規(guī)性：是否符合國家/行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)（如GB/T25000.51（系統(tǒng)與軟件工程功能規(guī)模測量》）、企業(yè)內(nèi)部技術(shù)規(guī)范（如《代碼編寫規(guī)范》）。審查人員：由技術(shù)負(fù)責(zé)人、領(lǐng)域?qū)＜遥ㄈ缇W(wǎng)絡(luò)架構(gòu)師、安全工程師）擔(dān)任，必要時引入第三方機(jī)構(gòu)（如認(rèn)證中心）參與。3.合規(guī)與完整性審查審查目標(biāo)：保證文檔覆蓋所有必需內(nèi)容，滿足法律、合同及管理要求。審查要點：完整性：對照需求文檔/合同條款，檢查是否覆蓋所有交付物要求（如合同要求提供“運(yùn)維手冊”，文檔中是否包含）；風(fēng)險提示：是否明確技術(shù)風(fēng)險（如“數(shù)據(jù)遷移可能導(dǎo)致部分歷史數(shù)據(jù)丟失”）及應(yīng)對措施（如“提前備份全量數(shù)據(jù)”）；責(zé)任界定：是否明確各方職責(zé)（如“用戶需提供測試環(huán)境管理員權(quán)限，我方負(fù)責(zé)部署”）。4.意見反饋與閉環(huán)核心任務(wù)：保證審查意見被有效采納，文檔問題整改到位。操作流程：意見匯總：審查人通過“技術(shù)文檔審查意見表”（見第三部分）記錄問題，標(biāo)注嚴(yán)重程度（如“嚴(yán)重：導(dǎo)致文檔無法使用”“一般：表述需優(yōu)化”）；意見溝通：組織撰寫人與審查人召開評審會（線上/線下），逐項確認(rèn)問題，明確修改責(zé)任人與完成時間；整改閉環(huán)：撰寫人按意見修訂后，提交審查人復(fù)核，直至所有問題關(guān)閉；最終版本由項目經(jīng)理/技術(shù)負(fù)責(zé)人審批發(fā)布。三、配套工具表格模板（一）技術(shù)文檔撰寫自查表檢查項檢查結(jié)果（通過/不通過/需改進(jìn)）問題描述（如不通過/需改進(jìn)時填寫）備注（如引用標(biāo)準(zhǔn)、特殊說明）文檔結(jié)構(gòu)完整性需包含封面、目錄、引言、附錄核心內(nèi)容覆蓋度對照需求清單逐項核對術(shù)語一致性檢查全文術(shù)語是否統(tǒng)一圖表規(guī)范性圖表編號、標(biāo)題、坐標(biāo)軸標(biāo)注是否完整數(shù)據(jù)與引用準(zhǔn)確性數(shù)據(jù)來源是否注明，引用標(biāo)準(zhǔn)是否最新版本信息與修訂記錄版本號是否與封面一致，修訂記錄是否完整（二）技術(shù)文檔審查意見表審查階段審查項問題描述修改建議責(zé)任人計劃完成時間實際完成時間確認(rèn)狀態(tài)（待處理/已修訂/已關(guān)閉）形式審查頁眉頁腳規(guī)范頁眉未顯示文檔名稱，頁腳未添加頁碼頁眉添加“系統(tǒng)技術(shù)方案”，頁腳居中添加頁碼2023-10-202023-10-20已關(guān)閉技術(shù)審查系統(tǒng)架構(gòu)可行性架構(gòu)圖未標(biāo)注數(shù)據(jù)庫類型，未說明數(shù)據(jù)存儲方案補(bǔ)充數(shù)據(jù)庫為MySQL，增加“數(shù)據(jù)存儲采用關(guān)系型數(shù)據(jù)庫，支持事務(wù)ACID特性”說明2023-10-222023-10-21已關(guān)閉合規(guī)審查安全合規(guī)性未提及數(shù)據(jù)加密方式，不符合《網(wǎng)絡(luò)安全法》數(shù)據(jù)安全要求增加“用戶敏感數(shù)據(jù)采用AES-256加密存儲，傳輸過程啟用”章節(jié)2023-10-252023-10-24已關(guān)閉綜合審查可讀性3.2章節(jié)技術(shù)術(shù)語過多，未添加注釋對“微服務(wù)”“負(fù)載均衡”等術(shù)語添加括號注釋，如“微服務(wù)（將應(yīng)用拆分為小型獨(dú)立服務(wù)）”趙六2023-10-232023-10-23已關(guān)閉四、關(guān)鍵注意事項與風(fēng)險規(guī)避1.術(shù)語與符號標(biāo)準(zhǔn)化建立企業(yè)級《技術(shù)術(shù)語詞典》，明確常用術(shù)語（如“響應(yīng)時間”“并發(fā)用戶”）的定義及英文對照，避免團(tuán)隊內(nèi)部或與客戶理解偏差；圖表符號優(yōu)先采用國標(biāo)/行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)（如電氣符號用GB/T4728，流程圖用GB/T1526），自定義符號需在首次出現(xiàn)時注明含義。2.版本與變更控制嚴(yán)格遵循“版本號規(guī)則”（如主版本號.次版本號.修訂號，V1.0.0表示初始版，V1.1.0表示新增功能，V1.0.1表示修正錯誤）；重大變更（如技術(shù)方案調(diào)整、核心參數(shù)修改）需通過變更評審會，記錄變更原因及影響范圍，避免隨意修改導(dǎo)致文檔混亂。3.保密與權(quán)限管理根據(jù)文檔敏感度劃分密級（如公開、內(nèi)部、秘密、機(jī)密），標(biāo)注在封面及每頁頁眉；通過權(quán)限系統(tǒng)控制訪問范圍（如秘密級文檔僅限項目組核心成員查看），外部傳遞需脫敏處理（如隱去IP地址、密碼等敏感信息）。4.可追溯性要求文檔中引用的數(shù)據(jù)、標(biāo)準(zhǔn)、需注明來源（如“根據(jù)2023年Q3壓力測試報告（編號：XYZ-20230901）”）；關(guān)鍵結(jié)論需有支撐依據(jù)（如“系統(tǒng)穩(wěn)定性達(dá)99.9%”需附測試用例及結(jié)果截圖），避免主觀臆斷。5.動態(tài)更