行政采購審批流程標(biāo)準(zhǔn)化操作手冊(cè)一、手冊(cè)說明本手冊(cè)旨在規(guī)范企業(yè)內(nèi)部行政采購審批全流程，明確各環(huán)節(jié)職責(zé)分工與操作要求，保證采購行為合規(guī)、高效、透明，保障采購物資/服務(wù)的及時(shí)性與適用性，同時(shí)有效控制采購成本與風(fēng)險(xiǎn)。手冊(cè)適用于企業(yè)各部門日常行政采購事項(xiàng)的審批管理，涵蓋辦公物資、固定資產(chǎn)、服務(wù)外包等類型采購。二、適用范圍與常見應(yīng)用場景（一）適用范圍本手冊(cè)適用于企業(yè)所有部門因工作需要開展的行政采購活動(dòng)，包括但不限于：辦公文具、電子設(shè)備、辦公家具、清潔用品、維修服務(wù)、會(huì)議服務(wù)、快遞物流等非生產(chǎn)性物資/服務(wù)的采購。生產(chǎn)性原材料、設(shè)備采購及專項(xiàng)項(xiàng)目采購，可參照本手冊(cè)精神另行制定細(xì)則。（二）常見應(yīng)用場景日常辦公物資采購：如紙張、筆、文件夾、打印機(jī)耗材等消耗性物品的補(bǔ)充采購。固定資產(chǎn)采購：如電腦、打印機(jī)、辦公家具、空調(diào)等單價(jià)較高、使用周期長的資產(chǎn)購置。服務(wù)類采購：如辦公區(qū)域保潔、設(shè)備維修、會(huì)議場地布置、快遞服務(wù)等外包服務(wù)采購。應(yīng)急采購：因突發(fā)工作需求（如重要會(huì)議臨時(shí)籌備、設(shè)備故障緊急維修）需快速響應(yīng)的采購事項(xiàng)。三、標(biāo)準(zhǔn)化操作流程詳解行政采購審批流程遵循“需求導(dǎo)向、預(yù)算控制、分級(jí)審批、全程留痕”原則，分為以下8個(gè)步驟：步驟一：需求提出與部門初審操作主體：需求部門經(jīng)辦人、部門負(fù)責(zé)人操作說明：需求部門根據(jù)工作實(shí)際需要，填寫《行政采購需求申請(qǐng)表》（見表1），詳細(xì)說明采購物品/服務(wù)的名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、預(yù)估單價(jià)、預(yù)算總價(jià)、用途、期望交付時(shí)間等關(guān)鍵信息，并附必要的支撐材料（如報(bào)價(jià)單、技術(shù)參數(shù)要求等）。部門負(fù)責(zé)人對(duì)需求的合理性、必要性進(jìn)行審核，確認(rèn)采購事項(xiàng)是否符合部門年度工作計(jì)劃及預(yù)算范圍，簽署“同意”或“不同意”意見。若不同意，需注明原因并退回經(jīng)辦人；若同意，提交至行政部。輸出物：《行政采購需求申請(qǐng)表》（部門負(fù)責(zé)人簽字版）步驟二：行政部需求復(fù)核與預(yù)算匹配操作主體：行政部采購專員、行政部負(fù)責(zé)人操作說明：行政部收到《行政采購需求申請(qǐng)表》后，1個(gè)工作日內(nèi)完成需求復(fù)核，重點(diǎn)核查：需求描述是否清晰、完整，規(guī)格參數(shù)是否明確；是否存在重復(fù)采購、可調(diào)劑利用的閑置物資；預(yù)估單價(jià)是否與市場行情基本一致（可通過歷史采購數(shù)據(jù)、詢價(jià)對(duì)比判斷）。復(fù)核通過后，行政部通過財(cái)務(wù)系統(tǒng)對(duì)接部門預(yù)算，確認(rèn)采購事項(xiàng)在預(yù)算額度內(nèi)。若超預(yù)算，需需求部門補(bǔ)充說明或調(diào)整采購方案；若預(yù)算不足，按預(yù)算調(diào)整流程報(bào)批。復(fù)核通過且預(yù)算匹配后，行政部負(fù)責(zé)人簽署意見，進(jìn)入采購執(zhí)行環(huán)節(jié)。輸出物：復(fù)核通過的《行政采購需求申請(qǐng)表》、預(yù)算匹配確認(rèn)記錄步驟三：采購方式確定與供應(yīng)商選擇操作主體：行政部采購專員、行政部負(fù)責(zé)人、需求部門（必要時(shí)）操作說明：根據(jù)采購金額與物品/服務(wù)類型，按以下規(guī)則確定采購方式：小額采購（單筆預(yù)算≤2000元）：行政部根據(jù)日常合格供應(yīng)商名錄（見表2）直接比價(jià)采購，至少對(duì)比2家供應(yīng)商報(bào)價(jià)，選擇性價(jià)比最優(yōu)方案。中額采購（2000元＜單筆預(yù)算≤10000元）：行政部組織至少3家供應(yīng)商詢價(jià)，填寫《詢價(jià)記錄表》（見表3），報(bào)行政部負(fù)責(zé)人審批后確定供應(yīng)商。大額采購（單筆預(yù)算＞10000元）：行政部牽頭組織需求部門、財(cái)務(wù)部組成采購小組，采用公開詢價(jià)、競爭性談判或招標(biāo)方式（需符合企業(yè)采購管理制度），形成《采購評(píng)審報(bào)告》（見表4），報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批后確定供應(yīng)商。特殊說明：應(yīng)急采購可簡化流程，但需在采購?fù)瓿珊?個(gè)工作日內(nèi)補(bǔ)辦手續(xù)，并注明“應(yīng)急采購”原因。輸出物：《詢價(jià)記錄表》或《采購評(píng)審報(bào)告》、供應(yīng)商確定通知步驟四：采購合同/訂單審批（如需）操作主體：行政部采購專員、法務(wù)部（如需）、財(cái)務(wù)部、分管領(lǐng)導(dǎo)操作說明：對(duì)于單筆預(yù)算≥5000元或服務(wù)期限≥3個(gè)月的采購事項(xiàng)，需簽訂正式采購合同。行政部根據(jù)確定的供應(yīng)商信息，擬定合同文本，明確雙方權(quán)利義務(wù)、價(jià)格、交付標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、違約責(zé)任等條款。合同文本依次提交至法務(wù)部（審核合規(guī)性）、財(cái)務(wù)部（審核付款條款）、分管領(lǐng)導(dǎo)（最終審批）簽署。小額采購可簡化為《采購訂單》（見表5），由行政部負(fù)責(zé)人審批即可。輸出物：經(jīng)審批的采購合同/采購訂單步驟五：采購執(zhí)行與過程監(jiān)督操作主體：行政部采購專員、供應(yīng)商操作說明：行政部根據(jù)審批通過的合同/訂單，向供應(yīng)商下達(dá)采購指令，明確交付時(shí)間、地點(diǎn)、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)等。采購過程中，行政部需跟蹤訂單進(jìn)度，保證供應(yīng)商按時(shí)履約。若遇延遲、質(zhì)量異常等問題，及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，必要時(shí)啟動(dòng)備用供應(yīng)商或終止合作。采購?fù)瓿珊?，行政部收集供?yīng)商提供的送貨單、服務(wù)確認(rèn)單等憑證，與采購訂單/合同核對(duì)一致后，進(jìn)入驗(yàn)收環(huán)節(jié)。輸出物：送貨單、服務(wù)確認(rèn)單、進(jìn)度跟蹤記錄步驟六：物品/服務(wù)驗(yàn)收操作主體：需求部門經(jīng)辦人、需求部門負(fù)責(zé)人、行政部驗(yàn)收專員操作說明：供應(yīng)商交付物品/服務(wù)后，由需求部門牽頭，行政部配合進(jìn)行驗(yàn)收：物品驗(yàn)收：核對(duì)物品名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、外觀質(zhì)量是否與采購訂單一致，試用功能是否正常（如電子設(shè)備需通電測試），并填寫《物品驗(yàn)收單》（見表6）。服務(wù)驗(yàn)收：根據(jù)服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)（如保潔質(zhì)量、維修效果）評(píng)估服務(wù)完成情況，需求部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)服務(wù)達(dá)標(biāo)，填寫《服務(wù)驗(yàn)收單》（見表7）。驗(yàn)收不合格的，行政部需及時(shí)聯(lián)系供應(yīng)商退換貨或整改，整改后重新驗(yàn)收。驗(yàn)收合格后，相關(guān)單據(jù)提交至財(cái)務(wù)部。輸出物：《物品驗(yàn)收單》或《服務(wù)驗(yàn)收單》（驗(yàn)收人簽字版）步驟七：付款申請(qǐng)與財(cái)務(wù)審核操作主體：行政部采購專員、財(cái)務(wù)部、分管領(lǐng)導(dǎo)操作說明：行政部匯總采購申請(qǐng)表、合同/訂單、驗(yàn)收單、發(fā)票（或合規(guī)收據(jù)）等全套資料，填寫《付款申請(qǐng)表》（見表8），提交財(cái)務(wù)部。財(cái)務(wù)部審核資料的完整性、合規(guī)性，重點(diǎn)核查：采購流程是否符合審批權(quán)限；發(fā)票抬頭、金額等信息與合同/訂單是否一致；付款條件是否滿足（如驗(yàn)收合格、質(zhì)保金預(yù)留等）。審核通過后，財(cái)務(wù)部按企業(yè)付款流程安排付款，大額付款需分管領(lǐng)導(dǎo)或總經(jīng)理最終審批。輸出物：《付款申請(qǐng)表》（財(cái)務(wù)部審核通過版）、付款憑證步驟八：資料歸檔與流程閉環(huán)操作主體：行政部檔案管理員、財(cái)務(wù)部操作說明：采購?fù)瓿珊螅姓繉⑷踪Y料（含需求申請(qǐng)表、詢價(jià)記錄、合同/訂單、驗(yàn)收單、付款憑證等）整理歸檔，保存期限不少于3年。財(cái)務(wù)部將付款憑證同步至?xí)?jì)賬簿，完成采購全流程閉環(huán)管理。輸出物：采購檔案（電子+紙質(zhì)版）、會(huì)計(jì)賬簿記錄四、配套表單模板表1：行政采購需求申請(qǐng)表申請(qǐng)部門申請(qǐng)日期年月日采購類型□辦公物資□固定資產(chǎn)□服務(wù)類□應(yīng)急采購預(yù)算編號(hào)物品/服務(wù)名稱規(guī)格型號(hào)/服務(wù)要求數(shù)量預(yù)估單價(jià)（元）預(yù)算總價(jià)（元）期望交付時(shí)間年月日用途說明附件清單□報(bào)價(jià)單□技術(shù)參數(shù)□其他：需求部門經(jīng)辦人部門負(fù)責(zé)人簽字行政部復(fù)核意見行政部負(fù)責(zé)人簽字表2：合格供應(yīng)商名錄（示例）序號(hào)供應(yīng)商名稱供應(yīng)品類合作期限聯(lián)系人（*先生/女士）備注1*科技有限公司辦公電子設(shè)備2023-2025*經(jīng)理主推品牌：聯(lián)想、惠普2*辦公用品商行辦公文具耗材2023-2025*女士價(jià)格優(yōu)惠，送貨及時(shí)3*清潔服務(wù)有限公司辦公保潔服務(wù)2023-2025*主管服務(wù)質(zhì)量穩(wěn)定表3：詢價(jià)記錄表采購需求編號(hào)詢價(jià)日期年月日物品/服務(wù)名稱規(guī)格型號(hào)數(shù)量預(yù)算總價(jià)（元）供應(yīng)商信息序號(hào)供應(yīng)商名稱報(bào)價(jià)（元）123建議供應(yīng)商審核意見行政部負(fù)責(zé)人：表4：采購評(píng)審報(bào)告（簡化版）采購項(xiàng)目名稱評(píng)審日期年月日采購需求部門預(yù)算金額評(píng)審小組成員需求部門：、行政部：、財(cái)務(wù)部：*供應(yīng)商信息序號(hào)供應(yīng)商名稱報(bào)價(jià)（元）123評(píng)審結(jié)論推薦供應(yīng)商：理由：分管領(lǐng)導(dǎo)審批：表5：采購訂單訂單編號(hào)下單日期年月日供應(yīng)商名稱聯(lián)系人（*先生/女士）交貨地址交貨日期年月日序號(hào)物品/服務(wù)名稱規(guī)格型號(hào)單位12訂單總價(jià)（元）付款方式□貨到付款□分期□其他：需求部門確認(rèn)負(fù)責(zé)人簽字：行政部確認(rèn)采購專員：行政部負(fù)責(zé)人：表6：物品驗(yàn)收單驗(yàn)收單編號(hào)驗(yàn)收日期年月日采購訂單編號(hào)供應(yīng)商名稱物品名稱規(guī)格型號(hào)單位應(yīng)收數(shù)量質(zhì)量說明需求部門驗(yàn)收人部門負(fù)責(zé)人行政部驗(yàn)收人表7：服務(wù)驗(yàn)收單驗(yàn)收單編號(hào)驗(yàn)收日期年月日服務(wù)合同編號(hào)服務(wù)供應(yīng)商服務(wù)項(xiàng)目服務(wù)內(nèi)容服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)完成情況需求部門評(píng)價(jià)服務(wù)態(tài)度：□優(yōu)□良□中□差；服務(wù)質(zhì)量：□優(yōu)□良□中□差；改進(jìn)建議：需求部門負(fù)責(zé)人簽字行政部確認(rèn)表8：付款申請(qǐng)表申請(qǐng)部門行政部申請(qǐng)日期年月日采購項(xiàng)目名稱供應(yīng)商名稱付款事由□貨款□服務(wù)費(fèi)□質(zhì)保金□其他：合同/訂單編號(hào)申請(qǐng)金額（元）付款方式□銀行轉(zhuǎn)賬□支票□其他：附件清單□采購申請(qǐng)表□合同/訂單□驗(yàn)收單□發(fā)票（號(hào)碼：）□其他：行政部意見經(jīng)辦人：負(fù)責(zé)人：財(cái)務(wù)部審核經(jīng)辦人：負(fù)責(zé)人：審批意見分管領(lǐng)導(dǎo)：總經(jīng)理（如需）：五、操作要點(diǎn)與風(fēng)險(xiǎn)提示（一）關(guān)鍵操作要點(diǎn)需求準(zhǔn)確性：需求部門需明確物品/服務(wù)的規(guī)格參數(shù)與數(shù)量，避免因描述模糊導(dǎo)致采購偏差或資源浪費(fèi)。預(yù)算剛性控制：所有采購必須在預(yù)算額度內(nèi)執(zhí)行，超預(yù)算采購需提前履行預(yù)算調(diào)整流程，嚴(yán)禁無預(yù)算采購。審批時(shí)效性：各環(huán)節(jié)審批人需在2個(gè)工作日內(nèi)完成審核（應(yīng)急采購除外），避免因?qū)徟舆t影響工作進(jìn)度。供應(yīng)商管理：行政部定期對(duì)合格供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估（每季度1次），根據(jù)履約情況動(dòng)態(tài)調(diào)整名錄，淘汰不合格供應(yīng)商。資料完整性：采購全流程資料需同步留存，保證每一步操作有記錄、可追溯，應(yīng)對(duì)審計(jì)與合規(guī)檢查。（二）常見風(fēng)險(xiǎn)提示需求虛報(bào)風(fēng)險(xiǎn)：需求部門夸大采購需求或虛構(gòu)采購事項(xiàng)，需加強(qiáng)部門負(fù)責(zé)人審核責(zé)任，必要時(shí)實(shí)地核查需求真實(shí)性。供應(yīng)商舞弊風(fēng)險(xiǎn)：采購人員與供應(yīng)商串通抬高價(jià)格，需嚴(yán)格執(zhí)行詢價(jià)、比價(jià)制度，大額采購采用集體評(píng)審，保證過程公開透明。驗(yàn)