工程項(xiàng)目合同管理操作手冊(cè)一、總則（一）目的為規(guī)范工程項(xiàng)目合同管理流程，強(qiáng)化合同全生命周期管控，防范法律與經(jīng)濟(jì)風(fēng)險(xiǎn)，保障項(xiàng)目建設(shè)目標(biāo)順利實(shí)現(xiàn)，特制定本操作手冊(cè)。（二）適用范圍本手冊(cè)適用于公司承接的各類工程項(xiàng)目（含新建、改建、擴(kuò)建、修繕等）的合同管理工作，涵蓋合同訂立、履行、變更、索賠及檔案管理等全流程。（三）管理原則依法合規(guī)：合同訂立與履行嚴(yán)格遵循法律法規(guī)、行業(yè)規(guī)范及公司制度，確保行為合法合規(guī)。權(quán)責(zé)對(duì)等：明確合同雙方權(quán)利義務(wù)，合理分配風(fēng)險(xiǎn)與收益，避免權(quán)責(zé)失衡。全程管控：對(duì)合同從策劃、訂立到履行、終止的全周期實(shí)施動(dòng)態(tài)管理，及時(shí)識(shí)別并處置風(fēng)險(xiǎn)。風(fēng)險(xiǎn)防控：以風(fēng)險(xiǎn)預(yù)控為核心，通過合同條款設(shè)計(jì)、過程監(jiān)督等手段降低履約風(fēng)險(xiǎn)。二、合同訂立管理（一）前期準(zhǔn)備1.項(xiàng)目調(diào)研項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)需全面調(diào)研項(xiàng)目背景（如政策要求、業(yè)主需求）、市場環(huán)境（如材料價(jià)格波動(dòng)、競爭對(duì)手情況）及技術(shù)條件（如地質(zhì)勘察、設(shè)計(jì)要求），形成《項(xiàng)目調(diào)研分析報(bào)告》，為合同策劃提供依據(jù)。2.合同策劃結(jié)合項(xiàng)目特點(diǎn)，確定合同類型（如固定總價(jià)、可調(diào)單價(jià)、成本加酬金）、計(jì)價(jià)方式及風(fēng)險(xiǎn)分配原則。重點(diǎn)關(guān)注工期、質(zhì)量、價(jià)款支付等核心條款的初步框架，形成《合同策劃方案》。（二）合同談判與評(píng)審1.談判準(zhǔn)備組建談判小組（含商務(wù)、技術(shù)、法務(wù)人員），梳理談判要點(diǎn)（如價(jià)款調(diào)整機(jī)制、工期順延條件、違約責(zé)任），準(zhǔn)備相關(guān)技術(shù)資料、市場數(shù)據(jù)及法律依據(jù)，制定談判策略。2.談判實(shí)施談判過程中需保留書面記錄，對(duì)關(guān)鍵條款（如爭議解決方式、不可抗力界定）的協(xié)商結(jié)果及時(shí)確認(rèn)。若涉及重大變更，需同步報(bào)公司決策層審批。3.合同評(píng)審談判完成后，啟動(dòng)多部門聯(lián)合評(píng)審：技術(shù)評(píng)審：審核工期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)方案的可行性；商務(wù)評(píng)審：評(píng)估價(jià)款構(gòu)成、支付方式、成本控制邏輯；法務(wù)評(píng)審：核查條款合法性、合規(guī)性及風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)（如違約責(zé)任對(duì)等性）。評(píng)審后形成《合同評(píng)審意見書》，明確修改建議及結(jié)論。（三）合同訂立1.文本選擇優(yōu)先采用國家或行業(yè)示范文本（如《建設(shè)工程施工合同（示范文本）》）；特殊項(xiàng)目可結(jié)合需求定制文本，但需確保核心條款符合法律法規(guī)及公司要求。2.條款擬定核心條款需明確：標(biāo)的：工程范圍、內(nèi)容、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)（引用規(guī)范或設(shè)計(jì)文件）；工期：開工、竣工時(shí)間，工期順延的觸發(fā)條件（如設(shè)計(jì)變更、不可抗力）；價(jià)款：計(jì)價(jià)方式、調(diào)整依據(jù)（如材料漲價(jià)幅度、工程量偏差）、支付節(jié)點(diǎn)；違約責(zé)任：雙方違約情形（如工期延誤、質(zhì)量缺陷）及賠償方式；爭議解決：優(yōu)先約定仲裁或訴訟管轄地，建議選擇公司屬地或項(xiàng)目屬地。3.簽署流程審核合同主體資格：核查對(duì)方營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書、信用記錄（通過“信用中國”等平臺(tái)查詢）；履行內(nèi)部審批：按公司授權(quán)體系報(bào)相關(guān)部門（如財(cái)務(wù)部、法務(wù)部）審批；簽字蓋章：確保法定代表人或授權(quán)代表簽字、公章（或合同專用章）清晰有效，雙方各執(zhí)至少兩份原件。三、合同履行管理（一）合同交底項(xiàng)目啟動(dòng)后，合同管理部門需向項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)（項(xiàng)目經(jīng)理、技術(shù)負(fù)責(zé)人、造價(jià)員等）進(jìn)行合同交底，重點(diǎn)講解：合同核心條款（工期、質(zhì)量、價(jià)款支付要求）；雙方權(quán)利義務(wù)（如業(yè)主的付款責(zé)任、我方的保修義務(wù)）；風(fēng)險(xiǎn)防控要點(diǎn)（如工期延誤的免責(zé)情形、簽證索賠的時(shí)效）。交底后形成《合同交底記錄》，由參與人員簽字確認(rèn)。（二）履約跟蹤1.臺(tái)賬管理建立《合同履約臺(tái)賬》，動(dòng)態(tài)記錄：進(jìn)度節(jié)點(diǎn)：實(shí)際開工/竣工時(shí)間、形象進(jìn)度（如基礎(chǔ)完工、主體封頂）；質(zhì)量驗(yàn)收：分部分項(xiàng)工程驗(yàn)收結(jié)果、整改情況；價(jià)款支付：已付款金額、待付款節(jié)點(diǎn)、發(fā)票開具情況；變更索賠：設(shè)計(jì)變更、簽證、索賠事件的發(fā)起時(shí)間及處理進(jìn)度。2.動(dòng)態(tài)監(jiān)控項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)定期（如每月）對(duì)比合同約定與實(shí)際履約情況，形成《履約分析報(bào)告》，重點(diǎn)關(guān)注：工期偏差：分析延誤原因（如業(yè)主設(shè)計(jì)變更、我方施工組織不力），制定趕工或索賠方案；質(zhì)量問題：對(duì)不合格項(xiàng)及時(shí)整改，留存整改記錄（如照片、檢測(cè)報(bào)告）；價(jià)款爭議：對(duì)業(yè)主拖欠付款或不合理扣款，啟動(dòng)協(xié)商或催收程序。（三）價(jià)款支付管理1.付款申請(qǐng)按合同約定的支付節(jié)點(diǎn)（如預(yù)付款、進(jìn)度款、竣工結(jié)算款），由項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)提交《付款申請(qǐng)單》，附以下證明材料：進(jìn)度款：形象進(jìn)度確認(rèn)單、工程量計(jì)量表、質(zhì)量驗(yàn)收?qǐng)?bào)告；結(jié)算款：竣工結(jié)算書、竣工圖、驗(yàn)收合格證明。2.審核支付財(cái)務(wù)部聯(lián)合合同管理部門審核申請(qǐng)材料的完整性、合規(guī)性：核對(duì)工程量與合同約定的偏差（如超出±5%需重新計(jì)價(jià)）；核查發(fā)票類型（如增值稅專用發(fā)票）、稅率是否符合要求；確認(rèn)無未解決的爭議（如質(zhì)量整改未完成則暫緩付款）。審核通過后，按公司資金審批流程支付。（四）爭議處理1.協(xié)商優(yōu)先對(duì)履約爭議（如工期索賠、價(jià)款調(diào)整），優(yōu)先通過協(xié)商解決。協(xié)商時(shí)需：書面函告對(duì)方爭議事項(xiàng)、依據(jù)及訴求；保留協(xié)商記錄（如會(huì)議紀(jì)要、往來函件），明確達(dá)成的共識(shí)或分歧點(diǎn)。2.替代爭議解決若協(xié)商無果，可按合同約定啟動(dòng)調(diào)解（如行業(yè)協(xié)會(huì)調(diào)解）或仲裁/訴訟：仲裁：需有明確的仲裁條款（約定仲裁機(jī)構(gòu)、事項(xiàng)），提交仲裁申請(qǐng)書及證據(jù)（如合同、簽證單、往來函件）；訴訟：選擇管轄法院，準(zhǔn)備起訴狀、證據(jù)清單（需注意訴訟時(shí)效，一般為3年）。四、變更與索賠管理（一）合同變更1.變更申請(qǐng)因設(shè)計(jì)調(diào)整、業(yè)主要求或客觀條件變化需變更合同的，由項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)填寫《合同變更申請(qǐng)表》，說明變更原因、內(nèi)容及對(duì)工期、價(jià)款的影響。2.評(píng)估審批合同管理部門聯(lián)合技術(shù)、商務(wù)部門評(píng)估變更的合理性及成本影響：技術(shù)評(píng)估：變更對(duì)工程質(zhì)量、安全的影響；商務(wù)評(píng)估：變更導(dǎo)致的價(jià)款調(diào)整（如工程量增減、單價(jià)變化）、工期順延天數(shù)。評(píng)估后報(bào)公司審批，重大變更（如價(jià)款變動(dòng)超10%）需提交股東會(huì)或董事會(huì)決策。3.變更實(shí)施審批通過后，簽訂《合同變更協(xié)議》，明確變更內(nèi)容、價(jià)款調(diào)整方式、工期順延期限，雙方簽字蓋章后生效。（二）索賠管理1.索賠條件符合以下情形可發(fā)起索賠：業(yè)主原因：設(shè)計(jì)變更、未按約定提供場地/圖紙、拖欠付款；不可抗力：自然災(zāi)害、政策調(diào)整（需證明與項(xiàng)目的關(guān)聯(lián)性）；第三方原因：分包商違約、材料供應(yīng)商延誤（需明確責(zé)任歸屬）。2.索賠流程時(shí)效要求：按合同約定的索賠期限（如28天內(nèi)）提交《索賠意向書》；證據(jù)收集：留存簽證單、會(huì)議紀(jì)要、影像資料、檢測(cè)報(bào)告等，證明損失的真實(shí)性、關(guān)聯(lián)性；索賠談判：與對(duì)方協(xié)商索賠金額（如工期順延天數(shù)、費(fèi)用賠償明細(xì)），協(xié)商無果則啟動(dòng)仲裁或訴訟。五、合同檔案管理（一）歸檔要求合同訂立及履行過程中形成的文件需及時(shí)歸檔，包括：合同文本及附件（如招投標(biāo)文件、技術(shù)協(xié)議）；審批文件（如評(píng)審意見書、付款審批單）；履約記錄（如進(jìn)度報(bào)表、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、往來函件）；變更與索賠資料（如變更協(xié)議、索賠意向書、仲裁/訴訟文書）。（二）保管與利用1.分類保管按項(xiàng)目名稱、合同類型建立電子與紙質(zhì)檔案庫，電子檔案需加密存儲(chǔ)，紙質(zhì)檔案存放于專用檔案室，防潮、防火、防盜。2.保管期限一般合同：保管至工程竣工后5年；重大合同（如金額超千萬、爭議較大）：永久保管。3.檔案利用內(nèi)部借閱需填寫《檔案借閱單》，注明用途；外部調(diào)閱需經(jīng)公司審批，且不得泄露商業(yè)秘密。六、風(fēng)險(xiǎn)防控措施（一）風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別常見合同風(fēng)險(xiǎn)包括：主體風(fēng)險(xiǎn)：對(duì)方資質(zhì)造假、信用不良（如被列入失信名單）；條款風(fēng)險(xiǎn)：付款條件苛刻（如墊資比例高、付款節(jié)點(diǎn)模糊）、違約責(zé)任不對(duì)等（如我方違約金遠(yuǎn)高于對(duì)方）；履行風(fēng)險(xiǎn)：業(yè)主拖欠付款、設(shè)計(jì)頻繁變更、材料價(jià)格暴漲。（二）防控策略1.前期防控嚴(yán)格審核對(duì)方主體資格（如要求提供近3年財(cái)務(wù)報(bào)表、業(yè)績證明）；合同條款談判時(shí)，明確“背靠背”付款條款（業(yè)主付款后我方再支付分包款）、價(jià)款調(diào)整機(jī)制（如材料漲價(jià)超5%可調(diào)價(jià)）。2.過程防控定期開展履約檢查，對(duì)風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)（如工期滯