企業(yè)文件歸檔及存儲管理制度一、制度適用范圍本制度適用于公司各部門、各分支機構(gòu)在業(yè)務(wù)運營、管理活動中形成的各類紙質(zhì)文件、電子文件及聲像檔案的歸檔、存儲、保管、借閱及處置工作，旨在規(guī)范文件管理流程，保證文件資料的完整性、安全性及可追溯性，支持企業(yè)合規(guī)運營與決策支撐。二、職責分工（一）文件形成部門各部門為文件歸檔的第一責任單位，負責本部門文件的形成、初步整理、預(yù)歸檔及移交工作，保證文件內(nèi)容真實、準確、完整，符合歸檔要求。部門負責人*經(jīng)理對本部門文件歸檔質(zhì)量負總責。（二）檔案管理部門檔案管理部門（綜合管理部下設(shè)崗位）負責統(tǒng)籌公司檔案管理工作，包括：制定檔案管理規(guī)范、審核文件歸檔質(zhì)量、組織檔案分類與編碼、管理檔案存儲設(shè)施、提供檔案借閱服務(wù)、監(jiān)督檔案安全及處置工作。檔案管理員*專員負責日常檔案接收、登記、保管及維護。（三）IT支持部門IT部門負責電子檔案的技術(shù)支持，包括電子檔案存儲系統(tǒng)的維護、數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)、訪問權(quán)限管理及電子檔案安全性保障，IT工程師*負責電子檔案系統(tǒng)運維。三、文件分類與歸檔范圍（一）文件分類根據(jù)文件性質(zhì)及來源，分為以下五類：管理類文件：包括公司章程、制度流程、會議紀要、工作計劃與總結(jié)、請示報告等；業(yè)務(wù)類文件：包括項目立項報告、可行性研究、合同協(xié)議、客戶資料、招投標文件、產(chǎn)品技術(shù)資料等；財務(wù)類文件：包括財務(wù)報表、預(yù)算報告、審計報告、稅務(wù)資料、成本核算表等；人事類文件：包括員工勞動合同、錄用資料、績效考核、培訓(xùn)記錄、薪酬福利檔案等；其他類文件：包括聲像檔案（照片、錄音、視頻）、實物檔案（獎杯、錦旗）等具有保存價值的特殊載體文件。（二）歸檔范圍凡是反映公司主要職能活動、具有查考利用價值的文件材料，均需歸檔；文件材料需為最終版本（含簽批稿、定稿），草稿、過程稿可不歸檔（特殊重要過程稿除外）；電子文件需同時保存元數(shù)據(jù)（如創(chuàng)建時間、修改記錄、作者信息），保證文件真實性；跨部門協(xié)作文件，由主辦部門負責歸檔，協(xié)辦部門可留存復(fù)印件或電子副本。四、文件歸檔操作流程（一）文件形成與初步整理文件形成：各部門在業(yè)務(wù)活動中需規(guī)范文件格式，明確文件標題、編號、形成日期、起草人、審核人等要素，保證內(nèi)容清晰、邏輯嚴謹。初步整理：文件完成后，由起草人按“一事一件”原則整理，排序為：文件正本→附件→簽批頁→定稿，去除無用的草稿、重復(fù)材料；紙質(zhì)文件需裝訂整齊（左側(cè)裝訂，超過頁碼的需加裝封面），電子文件需命名規(guī)范（格式：“部門-文件類型-標題-日期”，如“財務(wù)部-預(yù)算報告-2024年度預(yù)算-20240101”）。（二）預(yù)歸檔自查部門內(nèi)勤*負責對整理后的文件進行預(yù)歸檔自查，重點檢查：文件內(nèi)容是否完整，有無缺失頁或模糊內(nèi)容；文件格式是否符合標準，編號是否連續(xù)；電子文件是否能正常打開，元數(shù)據(jù)是否完整。自查無誤后，填寫《文件歸檔預(yù)審表》（部門負責人簽字確認），方可進入移交環(huán)節(jié)。（三）移交檔案管理部門紙質(zhì)文件移交：部門內(nèi)勤攜帶整理好的紙質(zhì)文件及《文件歸檔移交清單》（一式兩份），至檔案管理部門辦理移交。檔案管理員現(xiàn)場核對文件數(shù)量、完整性、裝訂質(zhì)量，確認無誤后雙方簽字，部門留存一份清單，檔案管理部門留存一份并入庫。電子文件移交：部門內(nèi)勤將電子文件至公司指定檔案管理系統(tǒng)（如“OA系統(tǒng)-檔案模塊”），填寫《電子文件歸檔登記表》，注明文件路徑、大小、格式、密級等信息；IT工程師同步對電子文件進行備份，保證數(shù)據(jù)安全。（四）歸檔審核與分類編碼檔案管理員*對移交的文件進行最終審核，重點檢查：文件是否符合歸檔范圍，有無應(yīng)歸未歸或不應(yīng)歸檔的材料；分類是否準確，編碼是否符合公司《檔案分類編碼規(guī)則》（如管理類代號“GL”，業(yè)務(wù)類代號“YW”，財務(wù)類代號“CW”，人事類代號“RS”）。審核通過后，檔案管理員*為文件賦予唯一檔案編號（格式：“分類代號-年度-部門-流水號”，如“GL-2024-財務(wù)部-001”），并在檔案管理系統(tǒng)及紙質(zhì)文件標簽上標注。（五）檔案存儲紙質(zhì)檔案存儲：檔案管理員*按分類編號將檔案存入專用檔案柜，檔案柜需標注“分類代號+年份”（如“GL-2024”），存放環(huán)境需保持溫度14-24℃、濕度45-60%，防火、防潮、防蟲、防鼠，定期檢查（每季度一次）。電子檔案存儲：電子檔案存儲于公司專用服務(wù)器及云端備份系統(tǒng)，IT部門每日增量備份、每周全量備份，備份介質(zhì)需異地存放（如公司總部與分支機構(gòu)各存一份），保證數(shù)據(jù)安全。五、檔案保管與借閱管理（一）保管期限根據(jù)文件價值，檔案保管期限分為三類：永久保管：公司章程、股東會決議、年度財務(wù)報告、重要合同、核心知識產(chǎn)權(quán)文件等；長期保管（10-30年）：制度流程、項目檔案、審計報告、員工人事檔案等；短期保管（10年以下）：日常通知、會議記錄、臨時性報表等。保管期限屆滿后，由檔案管理部門會同相關(guān)部門鑒定，對仍有保存價值的文件可延長保管期限，無保存價值的按規(guī)定程序銷毀。（二）借閱與使用借閱申請：員工因工作需要借閱檔案，需填寫《文件借閱申請單》，注明借閱檔案編號、名稱、用途、借閱期限（最長不超過15天），經(jīng)部門負責人簽字后，提交檔案管理部門。涉密檔案（如核心合同、未公開財務(wù)數(shù)據(jù)）需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。借閱審批：檔案管理員*審核申請單，確認借閱權(quán)限（普通員工可借閱短期保管檔案，部門負責人及以上可借閱長期保管檔案，涉密檔案需額外審批），辦理借閱登記（紙質(zhì)檔案需登記借閱人、借閱時間、歸還時間；電子檔案需在系統(tǒng)中記錄訪問日志）。借閱使用：借閱人需妥善保管檔案，不得涂改、勾畫、抽取、拆散、復(fù)制（復(fù)制需經(jīng)檔案管理部門批準，涉密檔案禁止復(fù)制），不得轉(zhuǎn)借他人。借閱到期后，需及時歸還，檔案管理員*檢查檔案完整性無誤后，注銷借閱記錄。檔案復(fù)制：因工作需要復(fù)制檔案的，由檔案管理員*在指定場所（如檔案室）操作，復(fù)制件需加蓋“檔案復(fù)制專用章”，注明復(fù)制日期及用途，與原件具有同等效力。六、檔案保密與安全管理涉密檔案管理：涉密檔案需單獨存放，檔案柜需上鎖，鑰匙由檔案管理員*專人保管；電子涉密檔案需設(shè)置訪問權(quán)限，僅限授權(quán)人員查閱，IT部門定期監(jiān)控訪問記錄。安全檢查：檔案管理部門每月對紙質(zhì)檔案存儲環(huán)境進行安全檢查（防火、防潮、防蟲），IT部門每月對電子檔案系統(tǒng)進行安全漏洞掃描，發(fā)覺問題及時整改。應(yīng)急處置：若發(fā)生檔案丟失、損壞或數(shù)據(jù)泄露，檔案管理部門需立即啟動應(yīng)急預(yù)案，2小時內(nèi)報告分管領(lǐng)導(dǎo)*，24小時內(nèi)提交《檔案安全報告》，說明原因、影響及整改措施。七、檔案鑒定與處置檔案鑒定：保管期限屆滿的檔案，由檔案管理部門牽頭，會同相關(guān)部門（如法務(wù)部、財務(wù)部、行政部）組成鑒定小組，對檔案價值進行評估，形成《檔案鑒定意見書》。檔案銷毀：對無保存價值的檔案，由鑒定小組提出銷毀建議，經(jīng)總經(jīng)理*審批后，由檔案管理部門和IT部門（電子檔案）共同執(zhí)行銷毀。紙質(zhì)檔案需采用粉碎或焚燒方式，由兩人以上監(jiān)銷，并填寫《檔案銷毀清單》（監(jiān)銷人簽字存檔）；電子檔案需徹底刪除（低級格式化），保證無法恢復(fù)。八、相關(guān)表格模板表格一：文件歸檔移交清單序號檔案編號文件名稱形成部門形成日期頁數(shù)密級移交人接收人移交日期備注1GL-2024-財務(wù)部-0012024年度財務(wù)報告財務(wù)部2024-01-1550普通張三李四2024-01-20含審計報告2YW-2024-市場部-005Q1客戶調(diào)研報告市場部2024-03-1030普通王五李四2024-03-15附件含數(shù)據(jù)統(tǒng)計表表格二：電子文件歸檔登記表序號文件名稱電子文件路徑文件格式文件大?。∕B）分類代號歸檔日期移交人接收人備份狀態(tài)12024年度預(yù)算報告\2024\2024年度預(yù)算.xlsx.xlsx5.2CW-20242024-01-01趙六李四已備份至云端2新產(chǎn)品技術(shù)規(guī)格書\2024_v1.0.pdf.pdf8.7YW-20242024-02-10周七李四已備份至異地服務(wù)器表格三：文件借閱申請單借閱人部門借閱日期歸還日期檔案編號文件名稱借閱用途部門負責人簽字檔案管理員簽字備注劉八人力資源部2024-05-102024-05-20RS-2024-001員工勞動合同臺賬勞動糾紛處理*經(jīng)理（簽字）李四涉及3份合同表格四：檔案銷毀清單序號檔案編號文件名稱分類代號保管期限銷毀原因鑒定小組意見審批人監(jiān)銷人銷毀日期備注1GL-2023-行政部-0102023年日常通知匯總GL-202310年保管期限屆滿無保存價值*總經(jīng)理李四、王五2024-04-01紙質(zhì)檔案已粉碎九、重要提示與管理要求及時性要求：文件需在辦理完畢后30日內(nèi)完成歸檔，重大項目檔案需在項目結(jié)束后15日內(nèi)歸檔，不得拖延積壓。完整性要求：電子文件與紙質(zhì)文件需同步歸檔，保證內(nèi)容一致；歸檔后的文件不得隨意修改，如需變更需履行審批程序并留存變更記錄。安全性要求：嚴禁在