某跑步俱樂部行政辦公管理規(guī)定第一章總則第一條為規(guī)范某跑步俱樂部（以下簡稱“俱樂部”）行政辦公管理流程，提升工作效率與服務(wù)質(zhì)量，保障俱樂部各項業(yè)務(wù)有序開展，結(jié)合俱樂部實際運營需求，制定本規(guī)定。第二條本規(guī)定適用于俱樂部全體工作人員（含專職、兼職及實習(xí)生）、合作單位派駐人員，以及涉及行政辦公事務(wù)的第三方協(xié)作機構(gòu)。第三條行政辦公管理遵循以下原則：（一）制度化原則：以明確的制度規(guī)范為依據(jù)，確保管理流程標(biāo)準(zhǔn)化、可追溯；（二）效率優(yōu)先原則：優(yōu)化審批與執(zhí)行環(huán)節(jié)，減少冗余程序，提升資源配置效率；（三）服務(wù)導(dǎo)向原則：行政工作以支持會員服務(wù)、活動開展為核心目標(biāo)，強化后勤保障職能；（四）安全規(guī)范原則：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)及俱樂部保密要求，保障信息、物資與環(huán)境安全。第二章行政組織架構(gòu)與職責(zé)第四條俱樂部設(shè)立行政部，作為統(tǒng)籌行政辦公管理的核心部門，直接向俱樂部管理層匯報，主要職責(zé)包括：（一）統(tǒng)籌協(xié)調(diào)：負(fù)責(zé)俱樂部內(nèi)部跨部門工作銜接，落實管理層決策部署；（二）制度建設(shè)：制定、修訂并監(jiān)督執(zhí)行行政辦公相關(guān)制度，定期評估制度有效性；（三）后勤保障：管理辦公場地、設(shè)備、物資，保障日常運轉(zhuǎn)及活動執(zhí)行需求；（四）檔案管理：規(guī)范文件收發(fā)文流程，統(tǒng)籌會員信息、活動資料等檔案的歸檔與保管；（五）監(jiān)督執(zhí)行：對各部門行政制度執(zhí)行情況進行檢查，提出整改建議并跟蹤落實。第五條行政部崗位設(shè)置及職責(zé)：（一）行政主管：全面負(fù)責(zé)行政部工作，制定年度行政計劃，審批重大事項，協(xié)調(diào)跨部門協(xié)作；（二）行政專員：具體執(zhí)行考勤管理、物資采購、會議組織、辦公環(huán)境維護等日常事務(wù)；（三）檔案管理員：負(fù)責(zé)文件分類、歸檔、借閱及電子檔案管理，確保檔案完整性與安全性；（四）后勤協(xié)調(diào)員：對接物業(yè)、設(shè)備供應(yīng)商等外部資源，處理辦公場地維修、活動物資運輸?shù)仁聞?wù)。第三章日常辦公管理第一節(jié)考勤管理第六條俱樂部實行標(biāo)準(zhǔn)工時制，工作日工作時間為9:00-17:30（含12:00-13:30午休），周末及法定節(jié)假日按國家規(guī)定執(zhí)行；活動籌備、賽事保障等特殊時期可調(diào)整彈性工作時間，需提前報行政部備案。第七條考勤采用“電子打卡+人工登記”雙軌制：（一）全體人員需通過俱樂部指定考勤系統(tǒng)（如釘釘、企業(yè)微信）每日上下班打卡，漏打卡需當(dāng)日提交補卡申請并附情況說明，經(jīng)直屬上級審批后生效；（二）因外出辦公（如會員調(diào)研、活動場地勘察）無法打卡的，需提前在考勤系統(tǒng)填寫《外出登記表》，注明時間、地點及事由，經(jīng)直屬上級審批；（三）行政部每月5日前匯總上月考勤數(shù)據(jù)，形成《考勤統(tǒng)計表》，經(jīng)行政主管審核后提交財務(wù)部作為薪資核算依據(jù)。第八條請假管理：（一）請假類型包括事假、病假、婚假、產(chǎn)假（陪產(chǎn)假）、喪假等，均需通過考勤系統(tǒng)提交《請假申請表》；（二）請假1個工作日（含）以內(nèi)的，由直屬上級審批；請假1-3個工作日（含）的，需直屬上級及行政主管審批；請假3個工作日以上的，需經(jīng)管理層審批；（三）病假需提供二級及以上醫(yī)院出具的診斷證明（急診可事后補交）；（四）未提前申請或未獲批準(zhǔn)擅自缺勤的，按曠工處理，曠工1日扣除當(dāng)日薪資及全勤獎，累計曠工3日以上（含）的，按《員工手冊》相關(guān)條款處理。第二節(jié)辦公環(huán)境管理第九條辦公區(qū)域（含前臺、會議室、資料室、休息區(qū)）需保持整潔有序，物品擺放遵循“定置管理”原則：（一）個人辦公位：文件、文具需分類入柜/入盒，電腦、水杯等常用物品需歸位，禁止堆放私人物品（如外賣餐盒、閑置衣物）；（二）公共區(qū)域：會議室桌椅使用后需復(fù)位，白板、投影儀等設(shè)備關(guān)閉電源；休息區(qū)沙發(fā)、茶幾需每日清潔，垃圾及時清理；（三）行政部每周五組織衛(wèi)生檢查，評分結(jié)果與部門/個人績效考核掛鉤。第十條辦公環(huán)境需融入跑步文化元素，營造積極向上的團隊氛圍：（一）公共區(qū)域設(shè)置“跑步榮譽墻”，展示俱樂部賽事獲獎、會員突破記錄等照片及證書；（二）休息區(qū)配備運動書籍、訓(xùn)練手冊及會員活動影集，供員工及來訪會員翻閱；（三）辦公區(qū)綠植需定期養(yǎng)護，重點區(qū)域（如前臺、走廊）可擺放俱樂部LOGO標(biāo)識或跑步主題裝飾畫。第三節(jié)辦公設(shè)備與通訊管理第十一條辦公設(shè)備（電腦、打印機、投影儀、碎紙機等）實行“專人保管、責(zé)任到人”制度：（一）新入職員工需填寫《辦公設(shè)備領(lǐng)用表》，經(jīng)行政部登記后領(lǐng)取設(shè)備，離職時需完整歸還；（二）設(shè)備故障需及時報后勤協(xié)調(diào)員，由指定供應(yīng)商維修，禁止自行拆卸或委托非授權(quán)方維修；（三）打印機實行“雙面打印+限額管理”，普通文件默認(rèn)雙面打印，特殊需求需經(jīng)直屬上級審批；每月打印量超限額的部門需提交《超量使用說明》。第十二條通訊管理規(guī)范：（一）內(nèi)部溝通：優(yōu)先使用俱樂部OA系統(tǒng)、工作群（如企業(yè)微信群）傳遞工作信息，重要通知需通過OA系統(tǒng)同步郵件；（二）外部聯(lián)系：與會員、合作方溝通時需使用規(guī)范用語（如“您好，某跑步俱樂部XX為您服務(wù)”），涉及會員隱私的信息需嚴(yán)格保密；（三）工作群管理：行政部負(fù)責(zé)工作群成員審核，禁止無關(guān)人員入群；群內(nèi)僅限發(fā)布工作相關(guān)內(nèi)容，禁止傳播廣告、謠言或負(fù)面言論。第四章文件與檔案管理第一節(jié)文件管理第十三條文件分類：（一）制度類：俱樂部章程、行政辦公制度、會員管理辦法等規(guī)范性文件；（二）會員類：會員登記表、入會協(xié)議、活動參與記錄、投訴建議等；（三）活動類：賽事/訓(xùn)練活動方案、執(zhí)行細(xì)則、預(yù)算表、總結(jié)報告等；（四）財務(wù)類：行政費用報銷單、物資采購合同、固定資產(chǎn)臺賬等；（五）其他類：上級單位來文、合作協(xié)議、法律文書等。第十四條收文與發(fā)文流程：（一）收文：外部來文（如政府文件、合作方公函）由前臺簽收后轉(zhuǎn)交檔案管理員，登記《收文登記表》（含文件標(biāo)題、文號、密級、接收時間），并按內(nèi)容分類呈送相關(guān)部門；（二）發(fā)文：內(nèi)部文件需經(jīng)起草部門負(fù)責(zé)人審核、行政主管復(fù)核、管理層審批后，由檔案管理員編號、排版并印發(fā)，同時同步電子版本至OA系統(tǒng)；（三）密級文件（如會員信息、未公開活動方案）需標(biāo)注“機密”或“秘密”，僅限指定人員查閱，閱后及時歸檔。第二節(jié)檔案管理第十五條檔案歸檔要求：（一）紙質(zhì)檔案：文件辦理完畢后10個工作日內(nèi)完成歸檔，按“年度-類別-保管期限”分類裝訂，標(biāo)簽注明檔案名稱、日期、責(zé)任人；（二）電子檔案：通過OA系統(tǒng)自動歸檔，重要文件（如會員信息）需同步備份至俱樂部專用云盤，備份頻率為每周1次；（三）會員檔案需單獨管理，包含紙質(zhì)版（入會資料）與電子版（活動記錄、健康數(shù)據(jù)），未經(jīng)會員本人書面授權(quán)，禁止向第三方提供。第十六條檔案查閱與借閱：（一）內(nèi)部查閱：查閱非密級檔案需填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批；查閱密級檔案需經(jīng)行政主管審批；（二）外部借閱：合作單位需查閱檔案的，需提供單位公函及經(jīng)辦人身份證復(fù)印件，經(jīng)管理層審批后，在檔案管理員監(jiān)督下現(xiàn)場查閱，禁止外帶；（三）檔案借閱期限最長為7個工作日，逾期未歸還的，檔案管理員需督促歸還，造成丟失或損壞的，按《檔案管理責(zé)任追究辦法》處理。第五章會議管理第十七條會議類型及頻次：（一）周例會：每周一上午召開，由行政主管主持，各部門匯報上周工作進展及本周計劃，時間不超過1小時；（二）月總結(jié)會：每月最后一個工作日召開，管理層出席，總結(jié)月度運營數(shù)據(jù)（會員增長、活動參與率、滿意度等），部署下月重點工作，時間不超過2小時；（三）專題會：針對重大活動籌備、制度修訂等專項任務(wù)召開，由相關(guān)部門負(fù)責(zé)人提議，行政部協(xié)調(diào)時間及場地，時間根據(jù)議題確定；（四）臨時會：因突發(fā)事項（如賽事延期、會員重大投訴）需緊急討論的，由提議人提前30分鐘通知參會人員，簡化議程。第十八條會議組織流程：（一）會前準(zhǔn)備：1.議題征集：周例會、月總結(jié)會需提前3個工作日收集議題，經(jīng)行政主管審核后確定；專題會需提前2個工作日提交議題說明及相關(guān)材料；2.通知發(fā)放：通過OA系統(tǒng)發(fā)送會議通知（含時間、地點、議題、參會人員），重要會議需電話確認(rèn)參會人員；3.場地布置：后勤協(xié)調(diào)員提前30分鐘布置會場（調(diào)試設(shè)備、擺放座簽、準(zhǔn)備紙筆），會議桌中央擺放俱樂部LOGO標(biāo)識。（二）會中管理：1.簽到：參會人員需提前5分鐘到場簽到，遲到15分鐘以上（含）視為缺席；2.記錄：行政專員負(fù)責(zé)會議記錄，重點記錄決議事項、責(zé)任部門及完成時限，記錄需經(jīng)主持人簽字確認(rèn)；3.紀(jì)律：會議期間關(guān)閉手機或調(diào)至靜音，禁止交頭接耳、處理與會議無關(guān)事務(wù)。（三）會后落實：1.紀(jì)要印發(fā)：會議結(jié)束后24小時內(nèi)，行政專員整理《會議紀(jì)要》，經(jīng)行政主管審核后通過OA系統(tǒng)下發(fā)；2.督辦跟進：行政部負(fù)責(zé)跟蹤決議事項進展，每周匯總《督辦情況表》，未按時完成的需提交書面說明；3.資料歸檔：會議通知、記錄、紀(jì)要等材料需在3個工作日內(nèi)交檔案管理員歸檔。第六章物資管理第十九條物資分類：（一）日常物資：辦公文具（筆、紙張、文件夾）、勞保用品（口罩、消毒液）等低值易耗品；（二）固定資產(chǎn)：辦公設(shè)備（電腦、打印機）、活動物資（計時器、急救包）、宣傳物料（橫幅、海報架）等單價超2000元或使用年限超1年的物品；（三）其他物資：臨時采購的活動獎品、會員紀(jì)念品等。第二十條物資采購：（一）日常物資：各部門每月25日前提交《月度物資需求表》，行政部匯總后統(tǒng)一采購，優(yōu)先選擇長期合作供應(yīng)商，確保質(zhì)量與價格優(yōu)勢；（二）固定資產(chǎn)：需提交《固定資產(chǎn)采購申請》，注明用途、型號、預(yù)算，經(jīng)行政主管審核、管理層審批后采購；（三）臨時采購：因緊急需求（如活動臨時增加物料）需采購的，需填寫《臨時采購單》，經(jīng)直屬上級審批后執(zhí)行，單次采購金額超5000元的需報管理層備案。第二十一條物資入庫與領(lǐng)用：（一）入庫：物資到貨后，后勤協(xié)調(diào)員需核對數(shù)量、規(guī)格，驗收合格后填寫《入庫登記表》，固定資產(chǎn)需登記《固定資產(chǎn)臺賬》（含名稱、型號、存放地點、責(zé)任人）；（二）領(lǐng)用：1.日常物資：領(lǐng)用人填寫《物資領(lǐng)用表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后領(lǐng)取，原則上每人每月限領(lǐng)1次；2.固定資產(chǎn)：領(lǐng)用人需簽訂《固定資產(chǎn)使用責(zé)任書》，明確保管責(zé)任，離職時需歸還；3.活動物資：活動負(fù)責(zé)人提前3個工作日提交《活動物資領(lǐng)用清單》，活動結(jié)束后2個工作日內(nèi)歸還，損壞或丟失的需按價賠償。第二十二條物資盤點與處置：（一）盤點：行政部每季度末組織物資盤點，核對臺賬與實物，形成《盤點報告》，差異率超5%的需查明原因并追責(zé)；（二）處置：閑置或報廢物資需提交《物資處置申請》，經(jīng)管理層審批后，固定資產(chǎn)通過公開拍賣或捐贈處理，低值易耗品由后勤協(xié)調(diào)員統(tǒng)一銷毀，處置收入需全額交財務(wù)部。第七章信息與宣傳管理第二十三條內(nèi)部信息平臺管理：（一）俱樂部設(shè)立公告欄（辦公區(qū)顯眼位置）、會員服務(wù)APP、內(nèi)部郵箱作為信息發(fā)布渠道，行政部負(fù)責(zé)內(nèi)容審核與更新；（二）公告欄需每日檢查，及時撤下過期信息；APP“俱樂部動態(tài)”板塊需每周更新（如活動預(yù)告、會員故事）；內(nèi)部郵箱需設(shè)置自動分類標(biāo)簽，重要郵件需在24小時內(nèi)回復(fù)。第二十四條外部宣傳管理：（一）俱樂部官方微信公眾號、微博、抖音號由行政部統(tǒng)籌運營，內(nèi)容需經(jīng)行政主管審核后發(fā)布，重點宣傳會員活動、訓(xùn)練知識、賽事成果等正能量內(nèi)容；（二）與媒體（如跑步類雜志、體育電視臺）合作發(fā)布新聞稿的，需提前提交《宣傳方案》，明確發(fā)布平臺、內(nèi)容要點及預(yù)算，經(jīng)管理層審批后執(zhí)行；（三）禁止工作人員以俱樂部名義在個人社交賬號發(fā)布未經(jīng)審核的信息，違者按《員工獎懲制度》處理。第二十五條輿情應(yīng)對：（一）行政部需每日監(jiān)測網(wǎng)絡(luò)平臺（如社交媒體、論壇）關(guān)于俱樂部的評論，發(fā)現(xiàn)負(fù)面輿情（如會員投訴、不實報道）需立即上報管理層；（二）輕微輿情（單條評論或轉(zhuǎn)發(fā)量＜100）由行政部聯(lián)系當(dāng)事人溝通解決；重大輿情（轉(zhuǎn)發(fā)量≥100或涉及法律糾紛）需成立專項小組，24小時內(nèi)發(fā)布官方回應(yīng)，主動澄清事實。第八章監(jiān)督與考核第二十六條監(jiān)督機制：（一）行政部負(fù)責(zé)日常監(jiān)督，每月抽取10%的行政事務(wù)（如考勤記錄、文件歸檔、物資領(lǐng)用）進行抽查，形成《監(jiān)督檢查報告》；（二）俱樂部設(shè)立紀(jì)檢小組（由管理層、會員代表組成），每季度對行政部工作進行專項督查，重點檢查制度執(zhí)行合規(guī)性、會員服務(wù)滿意度；（三）全體工作人員及會員可通過“意見箱”（辦公區(qū)）或“投訴熱線”反饋行政服務(wù)問題，行政部需在5個工作日內(nèi)回復(fù)處理結(jié)果。第二十七條考核與獎懲：（一）行政部工作人員考核納入俱樂部年度績效考核體系，考核指標(biāo)包括制度執(zhí)行率（30%）、工作效率（40%）、會員滿意度（30%）；（二）考核結(jié)果分為優(yōu)秀（9