跑步俱樂部行政后勤管理辦法第一章總則第一條為規(guī)范跑步俱樂部行政后勤管理工作，提升服務(wù)效能，保障俱樂部日常運(yùn)營與活動開展的安全性、規(guī)范性和高效性，切實(shí)維護(hù)會員權(quán)益，促進(jìn)跑步運(yùn)動健康發(fā)展，結(jié)合俱樂部實(shí)際情況，制定本辦法。第二條本辦法適用于俱樂部行政后勤部門及相關(guān)崗位人員，涵蓋物資管理、場地運(yùn)維、安全保障、財務(wù)支持、信息化服務(wù)等全流程管理工作。第三條行政后勤管理遵循以下原則：（一）服務(wù)導(dǎo)向原則：以會員需求為核心，以支撐俱樂部業(yè)務(wù)開展為目標(biāo)，強(qiáng)化服務(wù)意識，提升響應(yīng)效率；（二）規(guī)范高效原則：建立標(biāo)準(zhǔn)化流程，明確崗位職責(zé)與操作規(guī)范，避免管理漏洞，降低運(yùn)行成本；（三）安全優(yōu)先原則：將人員安全、場地安全、物資安全置于首位，完善風(fēng)險防控機(jī)制；（四）節(jié)約資源原則：合理配置資源，杜絕鋪張浪費(fèi)，倡導(dǎo)綠色低碳管理理念。第二章組織架構(gòu)與崗位職責(zé)第四條俱樂部行政后勤部門設(shè)部門負(fù)責(zé)人1名，下設(shè)綜合管理組、物資保障組、場地運(yùn)維組、安全督導(dǎo)組4個專項(xiàng)工作組，各組設(shè)組長1名、專員若干名，實(shí)行分級管理、責(zé)任到人。第五條部門負(fù)責(zé)人職責(zé)：（一）統(tǒng)籌行政后勤全局工作，制定年度工作計劃與預(yù)算，監(jiān)督各項(xiàng)制度執(zhí)行；（二）協(xié)調(diào)跨部門協(xié)作，對接俱樂部管理層及外部合作單位（如場地提供方、供應(yīng)商等）；（三）審批重大物資采購、場地租賃、安全預(yù)案等事項(xiàng)；（四）組織開展員工培訓(xùn)與考核，提升團(tuán)隊(duì)專業(yè)能力。第六條綜合管理組職責(zé)：（一）負(fù)責(zé)文件檔案管理，包括制度修訂、會議記錄、會員服務(wù)檔案歸檔等；（二）統(tǒng)籌行政類事務(wù)，如辦公用品采購、車輛調(diào)度（如有）、對外接待等；（三）對接信息化系統(tǒng)運(yùn)維，保障OA辦公平臺、會員管理系統(tǒng)等正常運(yùn)行；（四）編制行政后勤類報表（如物資消耗表、場地使用表），定期向管理層匯報。第七條物資保障組職責(zé)：（一）負(fù)責(zé)俱樂部物資全生命周期管理，包括采購申請、驗(yàn)收登記、庫存盤點(diǎn)、報廢處置；（二）建立物資臺賬，動態(tài)更新物資種類、數(shù)量、存放位置及使用狀態(tài)；（三）根據(jù)活動需求（如賽事、訓(xùn)練課）提前籌備物資，確保供應(yīng)及時；（四）監(jiān)督物資領(lǐng)用與歸還，杜絕私用或浪費(fèi)行為。第八條場地運(yùn)維組職責(zé)：（一）管理俱樂部固定場地（如辦公區(qū)、訓(xùn)練館、更衣室、倉庫）及臨時活動場地（如戶外賽道、合作公園）；（二）負(fù)責(zé)場地日常清潔、設(shè)備維護(hù)（如跑步機(jī)、音響、急救箱）、設(shè)施檢查（如照明、消防器材）；（三）協(xié)調(diào)場地租賃或合作事宜，提前完成布場（如標(biāo)識布置、補(bǔ)給點(diǎn)設(shè)置）與撤場（如垃圾清理、設(shè)備回收）；（四）記錄場地使用情況，統(tǒng)計高峰時段與閑置資源，優(yōu)化場地利用率。第九條安全督導(dǎo)組職責(zé)：（一）制定安全管理制度與應(yīng)急預(yù)案（如中暑、摔倒、火災(zāi)等場景），定期組織演練；（二）開展日常安全檢查，涵蓋用電安全、消防通道暢通、防疫措施落實(shí)（如消毒、物資儲備）等；（三）監(jiān)督活動執(zhí)行中的安全操作，如訓(xùn)練課的熱身指導(dǎo)、賽事的路線警戒；（四）受理安全投訴與事故上報，協(xié)同相關(guān)部門完成調(diào)查與責(zé)任認(rèn)定。第三章物資管理第十條物資分類：（一）消耗品：指一次性或短周期使用物資，如飲用水、能量膠、打印紙、消毒液等；（二）固定資產(chǎn)：指單價500元以上、使用周期1年以上的物資，如跑步機(jī)、音響設(shè)備、辦公電腦等；（三）活動專用物資：指僅用于特定活動的物資，如賽事號碼布、計時芯片、宣傳物料等。第十一條采購管理：（一）需求提報：各部門需提前10個工作日提交《物資采購申請表》，注明名稱、數(shù)量、用途及預(yù)算；（二）審批流程：消耗品單次采購金額500元以下由物資保障組組長審批，500-2000元由部門負(fù)責(zé)人審批，2000元以上需報俱樂部管理層審批；固定資產(chǎn)采購須附可行性報告，經(jīng)管理層會議審議通過；（三）供應(yīng)商管理：建立供應(yīng)商名錄，優(yōu)先選擇資質(zhì)齊全、信譽(yù)良好的合作方，大宗商品（如訓(xùn)練器材）需通過比價或招標(biāo)確定；（四）驗(yàn)收登記：物資到貨后，由物資保障組與使用部門共同驗(yàn)收，核對數(shù)量、質(zhì)量及相關(guān)憑證，填寫《物資驗(yàn)收單》并錄入臺賬。第十二條庫存管理：（一）分類存放：消耗品按品類分區(qū)，固定資產(chǎn)標(biāo)注使用部門及責(zé)任人，活動物資按賽事/活動名稱單獨(dú)保管；（二）定期盤點(diǎn)：每月25日前完成消耗品盤點(diǎn)，每季度末完成固定資產(chǎn)盤點(diǎn)，核對臺賬與實(shí)物，形成《盤點(diǎn)報告》；（三）報廢處置：固定資產(chǎn)因損壞或淘汰需報廢的，由使用部門提交《報廢申請》，經(jīng)技術(shù)鑒定后由物資保障組統(tǒng)一處理（可回收物資優(yōu)先回收，不可回收物資按環(huán)保要求丟棄）；消耗品過期或損壞的，經(jīng)組長確認(rèn)后登記核銷。第十三條領(lǐng)用與歸還：（一）消耗品領(lǐng)用：使用人填寫《物資領(lǐng)用單》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后到倉庫領(lǐng)取，單次領(lǐng)用量不超過1個月使用需求；（二）固定資產(chǎn)借用：需填寫《借用申請》，注明借用期限、用途，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后登記領(lǐng)取，歸還時需經(jīng)物資保障組檢查完好性；（三）活動物資管理：活動負(fù)責(zé)人需提前3日領(lǐng)取并簽字確認(rèn)，活動結(jié)束后24小時內(nèi)歸還剩余物資，遺失或損壞需按價賠償。第四章場地與設(shè)施管理第十四條固定場地管理：（一）辦公區(qū)：保持環(huán)境整潔，文件資料分類歸檔，公共區(qū)域（如會議室）使用后需清理歸位；（二）訓(xùn)練區(qū)：設(shè)備（如跑步機(jī)、力量訓(xùn)練器械）每日使用前檢查電源、功能狀態(tài)，使用后擦拭清潔，每周末深度維護(hù)；（三）更衣室：配置更衣柜、淋浴間（如有），每日早、晚各清潔1次，定期消毒，禁止存放私人物品超過24小時；（四）倉庫：物資分類擺放，標(biāo)識清晰，通道暢通，嚴(yán)禁堆放易燃物品，每月進(jìn)行防潮、防蟲檢查。第十五條臨時活動場地管理：（一）場地考察：活動前15日，場地運(yùn)維組需實(shí)地考察，確認(rèn)路線安全性（如路面平整、交通流量）、補(bǔ)給點(diǎn)可及性、應(yīng)急出口位置等，形成《場地考察報告》；（二）協(xié)調(diào)對接：與場地權(quán)屬方（如公園管理處、學(xué)校）簽訂臨時使用協(xié)議，明確使用時間、區(qū)域及責(zé)任劃分；（三）布場與撤場：活動前24小時完成布場（如設(shè)置指示牌、擺放補(bǔ)給物資、布置醫(yī)療點(diǎn)），活動結(jié)束后4小時內(nèi)完成撤場（清理垃圾、回收物資、恢復(fù)場地原狀），留存布場/撤場照片備查。第十六條設(shè)施設(shè)備維護(hù)：（一）建立《設(shè)施設(shè)備維護(hù)臺賬》，記錄設(shè)備名稱、型號、購買時間、維護(hù)周期及責(zé)任人；（二）日常維護(hù)：由使用部門或?qū)Ｈ嗣咳諜z查（如跑步機(jī)的皮帶松緊度、音響的音量調(diào)節(jié)），發(fā)現(xiàn)異常及時報修；（三）專業(yè)維護(hù)：大型設(shè)備（如消防設(shè)施、電子計時系統(tǒng)）每季度由專業(yè)機(jī)構(gòu)檢測1次，留存檢測報告；（四）故障處理：設(shè)備故障時，使用人需立即停用并上報，物資保障組24小時內(nèi)聯(lián)系維修方，緊急情況（如訓(xùn)練課設(shè)備故障）需啟動備用設(shè)備。第五章安全與應(yīng)急管理第十七條日常安全管理：（一）消防安全：辦公區(qū)、訓(xùn)練區(qū)按標(biāo)準(zhǔn)配置滅火器（每50㎡1具）、煙霧報警器，每月檢查1次有效性，消防通道嚴(yán)禁堆放雜物；（二）用電安全：禁止私拉電線，大功率設(shè)備（如熱水器、空調(diào)）需單獨(dú)接線，每日下班前檢查電源關(guān)閉情況；（三）防疫安全：根據(jù)衛(wèi)生部門要求，配置口罩、消毒液等物資，會員活動需登記健康碼（如有），場地每日消毒并記錄；（四）人員安全：活動前需提示會員做好熱身，特殊天氣（如高溫、暴雨）暫停戶外訓(xùn)練，為高風(fēng)險會員（如心臟病史）提供健康提醒。第十八條應(yīng)急預(yù)案管理：（一）預(yù)案制定：針對中暑、摔倒、火災(zāi)、暴雨等場景制定專項(xiàng)預(yù)案，明確應(yīng)急流程（如疏散路線、醫(yī)療急救步驟）、責(zé)任人和聯(lián)系方式；（二）演練要求：每季度組織1次安全演練（如消防逃生、傷員救治），新員工入職1個月內(nèi)需參與培訓(xùn)；（三）事故處理：發(fā)生安全事故時，現(xiàn)場人員需立即啟動預(yù)案，2小時內(nèi)向安全督導(dǎo)組報告，24小時內(nèi)形成《事故調(diào)查報告》，48小時內(nèi)通報會員并公示處理結(jié)果。第十九條安全培訓(xùn)：（一）定期培訓(xùn)：每季度開展1次安全知識培訓(xùn)，內(nèi)容包括急救技能（如心肺復(fù)蘇）、設(shè)備操作規(guī)范、應(yīng)急流程等；（二）新員工培訓(xùn)：入職7日內(nèi)完成安全制度、應(yīng)急預(yù)案、場地安全隱患點(diǎn)等內(nèi)容的培訓(xùn)，考核合格后方可上崗；（三）會員宣傳：通過公眾號、會員群等渠道發(fā)布安全提示（如夏季防中暑、冬季防滑），活動前發(fā)放《安全須知》并簽字確認(rèn)。第六章財務(wù)與報銷管理第二十條預(yù)算管理：（一）年度預(yù)算：每年12月由行政后勤部門編制下一年度預(yù)算，涵蓋物資采購、場地租賃、設(shè)備維護(hù)、培訓(xùn)費(fèi)用等，經(jīng)管理層審議后執(zhí)行；（二）月度調(diào)整：因活動增加或突發(fā)事項(xiàng)需調(diào)整預(yù)算的，需提交《預(yù)算調(diào)整申請》，注明調(diào)整原因及金額，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核、管理層批準(zhǔn)后生效；（三）預(yù)算執(zhí)行：每月5日前統(tǒng)計上月預(yù)算執(zhí)行情況，形成《預(yù)算執(zhí)行分析表》，超支部分需說明原因并提出改進(jìn)措施。第二十一條報銷流程：（一）審批權(quán)限：單次報銷金額1000元以下由部門負(fù)責(zé)人審批，1000-5000元由分管副總審批，5000元以上需經(jīng)總經(jīng)理審批；（二）票據(jù)要求：需提供正規(guī)發(fā)票（電子票需打印并簽字），注明消費(fèi)內(nèi)容、時間、數(shù)量，與申請事項(xiàng)一致；（三）報銷時限：費(fèi)用發(fā)生后15日內(nèi)完成報銷，逾期未報需提交書面說明并經(jīng)審批；（四）費(fèi)用公示：每季度在內(nèi)部平臺公示行政后勤類費(fèi)用明細(xì)，接受全體員工監(jiān)督。第二十二條費(fèi)用控制：（一）制定費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)：如場地租賃費(fèi)用參考周邊市場價，活動物資采購優(yōu)先選擇性價比高的品牌，培訓(xùn)費(fèi)用人均不超過500元/次；（二）監(jiān)督檢查：財務(wù)部門每季度對行政后勤費(fèi)用進(jìn)行抽查，重點(diǎn)核查票據(jù)真實(shí)性、審批流程合規(guī)性；（三）節(jié)約獎勵：對年度費(fèi)用節(jié)約且服務(wù)質(zhì)量達(dá)標(biāo)的團(tuán)隊(duì)或個人，給予500-2000元獎勵，納入績效考核。第七章信息化管理第二十三條信息系統(tǒng)建設(shè)：（一）采購與維護(hù)：選擇功能適配、安全性高的信息化系統(tǒng)（如OA辦公系統(tǒng)、會員管理系統(tǒng)、物資管理系統(tǒng)），與供應(yīng)商簽訂運(yùn)維協(xié)議，保障系統(tǒng)7×24小時穩(wěn)定運(yùn)行；（二）數(shù)據(jù)安全：設(shè)置用戶權(quán)限（如普通員工僅查看個人申請，管理員可修改數(shù)據(jù)），定期備份數(shù)據(jù)（每日自動備份+每周人工備份），防止信息泄露或丟失。第二十四條數(shù)據(jù)管理：（一）會員數(shù)據(jù)：記錄會員基本信息（姓名、聯(lián)系方式）、參與活動記錄、健康反饋等，僅用于服務(wù)優(yōu)化，禁止對外泄露；（二）物資數(shù)據(jù)：通過物資管理系統(tǒng)實(shí)時更新庫存數(shù)量、采購記錄、領(lǐng)用情況，生成《物資動態(tài)報表》供決策參考；（三）場地數(shù)據(jù)：統(tǒng)計場地使用頻率、閑置時段、維護(hù)成本等，為場地租賃或擴(kuò)建提供數(shù)據(jù)支持。第二十五條信息化應(yīng)用：（一）線上申請：物資采購、場地使用、費(fèi)用報銷等流程均通過OA系統(tǒng)提交，實(shí)現(xiàn)“申請-審批-執(zhí)行”全流程電子化；（二）智能提醒：系統(tǒng)自動推送待辦事項(xiàng)（如物資庫存預(yù)警、合同到期提醒），提升工作效率；（三）會員服務(wù)：通過會員管理系統(tǒng)發(fā)送活動通知、報名提醒、健康建議，增強(qiáng)會員粘性。第八章監(jiān)督與考核第二十六條監(jiān)督機(jī)制：（一）內(nèi)部監(jiān)督：行政后勤部門每月開展自查，檢查制度執(zhí)行、流程合規(guī)性及服務(wù)質(zhì)量，形成《自查報告》；（二）外部監(jiān)督：設(shè)立會員監(jiān)督郵箱（如service@）和投訴電話，每季度匯總會員反饋，對合理訴求24小時內(nèi)響應(yīng)；（三）專項(xiàng)檢查：俱樂部管理層每半年組織一次行政后勤專項(xiàng)檢查，重點(diǎn)核查安全隱患、物資管理漏洞及費(fèi)用使用情況。第二十七條考核指標(biāo)：（一）工作效率：物資采購及時率（≥95%）、場地布場準(zhǔn)時率（≥98%）、報銷處理時效（≤5個工作日）；（二）服務(wù)質(zhì)量：會員滿意度（≥90%）、活動支持配合度（由活動部門評分）；（三）安全指標(biāo)：全年安全事故發(fā)生率（≤0.5%）、安全演練參與率（100%）；（四）成本控制：年度預(yù)算執(zhí)行偏差率（≤5%）、物資損耗率（≤2%）。第二十八條獎懲措施：（一）獎勵：對考核優(yōu)秀的團(tuán)隊(duì)或個人，給予通報表揚(yáng)、績效加分（5%-10%）或物質(zhì)獎勵（10