ICS03.080.01

CCSA12

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河北省地方標(biāo)準(zhǔn)

DB13/T2295—2025

代替DB13/T2295-2015

行政許可電子檔案管理規(guī)范

2025-05-27發(fā)布2025-06-03實(shí)施

河北省市場(chǎng)監(jiān)督管理局發(fā)布

DB13/T2295—2025

前言

本文件按照GB/T1.1-2020給出的規(guī)則起草。

文件代替DB13/T2295—2015《行政許可電子檔案管理規(guī)范》，與DB13/T2295—2015相比，

除了結(jié)構(gòu)調(diào)整和編輯改動(dòng)外，主要技術(shù)變化如下：

a)修改了總則內(nèi)容，完善了原則和建設(shè)。

b)修改了歸檔要求，增加了歸檔整理和電子檔案的收集與整理內(nèi)容。

c)修改了保管期限，增加了保管期限和追溯年限內(nèi)容。

d)修改了歸檔格式，增加了電子檔案歸檔格式和歸檔方式內(nèi)容。

e)增加了檔案移交方式內(nèi)容。

f)增加了檔案服務(wù)的內(nèi)容。

g)刪除了電子檔案歸檔表格。

請(qǐng)注意本文件的某些內(nèi)容可能涉及專(zhuān)利。本文件的發(fā)布機(jī)構(gòu)不承擔(dān)識(shí)別專(zhuān)利的責(zé)任。

本文件由河北省數(shù)據(jù)和政務(wù)服務(wù)局提出并歸口。

本文件起草單位：河北省市場(chǎng)監(jiān)督管理局技術(shù)評(píng)價(jià)中心、河北省政務(wù)服務(wù)中心、河北工業(yè)職業(yè)

技術(shù)大學(xué)、中國(guó)移動(dòng)通信集團(tuán)河北有限公司。

本文件主要起草人：張?jiān)儆?、賈冰洋、鄭倩、房麗娟、趙悅、呂捷、賈佩佩、王承志、白雪飛、

于愛(ài)華、楊舟、張兵、于曼、邸天宇、焦玉蓉。

本文件及所代替文件的歷次版本發(fā)布情況為：

-----2015年首次發(fā)布為DB13/T2295—2015。

-----本次為第一次修訂。

I

DB13/T2295—2025

行政許可電子檔案管理規(guī)范

1范圍

本文件規(guī)定了行政許可電子檔案的術(shù)語(yǔ)和定義、總則、元數(shù)據(jù)、歸檔、整理、保管和利用。

本文件適用于河北省行政許可過(guò)程中形成的電子檔案的管理。

2規(guī)范性引用文件

下列文件中的內(nèi)容通過(guò)文中的規(guī)范性引用而構(gòu)成本文件必不可少的條款。其中，注日期的引用

文件，僅該日期對(duì)應(yīng)的版本適用于本文件；不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改單）

適用于本文件。

GB/T18894電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范

GB/T20988信息安全技術(shù)信息系統(tǒng)災(zāi)難恢復(fù)規(guī)范

DA/T18檔案著錄規(guī)則

3術(shù)語(yǔ)和定義

下列術(shù)語(yǔ)和定義適用于本文件。

行政許可電子檔案

在行政許可過(guò)程中形成的具有憑證、查考價(jià)值，對(duì)國(guó)家以及社會(huì)具有保存價(jià)值，并歸檔保存的

電子文件及相關(guān)的元數(shù)據(jù)。

電子文件

在履行職責(zé)過(guò)程中通過(guò)行政許可辦理系統(tǒng)形成、辦理、傳輸和存儲(chǔ)的數(shù)字格式的信息記錄，由

內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、背景等組成的電子文件。

元數(shù)據(jù)

描述組成行政許可電子檔案和電子文件的內(nèi)容、背景、結(jié)構(gòu)及其管理過(guò)程的數(shù)據(jù)。

歸檔

把行政許可電子檔案集中下載到可脫機(jī)保存的載體上，向檔案部門(mén)移交的過(guò)程。

遷移

將源系統(tǒng)中的行政許可電子檔案向目的系統(tǒng)進(jìn)行轉(zhuǎn)移存儲(chǔ)的方法與過(guò)程。

4總則

檔案管理應(yīng)遵循統(tǒng)一規(guī)劃、全程管理、規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)、高效利用、安全可控的原則。

應(yīng)加強(qiáng)行政許可電子檔案在“河北省一體化政務(wù)服務(wù)平臺(tái)”的數(shù)據(jù)歸集和系統(tǒng)歸檔，積極推進(jìn)

電子檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)。

應(yīng)做好行政許可電子檔案形成、辦理、歸檔和保管、利用、移交等工作。

5元數(shù)據(jù)管理

元數(shù)據(jù)內(nèi)容

5.1.1元數(shù)據(jù)內(nèi)容包括背景結(jié)構(gòu)信息和管理過(guò)程信息。

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5.1.2行政許可電子檔案歸檔的生成日期，軟、硬件技術(shù)環(huán)境，相關(guān)軟件、版本，數(shù)據(jù)類(lèi)型，格式。

5.1.3行政許可電子檔案處理過(guò)程中相互銜接的各類(lèi)責(zé)任者(如收件人、經(jīng)辦人、審核人、簽發(fā)人

等)以及辦理結(jié)果。

5.1.4行政許可電子檔案處理過(guò)程中產(chǎn)生的責(zé)任憑證信息(批示、簽名、印章、代碼等)。

5.1.5行政許可電子檔案?jìng)鬟f、交接過(guò)程中的其他標(biāo)識(shí)。

元數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)

5.2.1背景結(jié)構(gòu)信息

背景結(jié)構(gòu)信息主要為形成部門(mén)、完成日期、通訊地址、聯(lián)系電話、聯(lián)系人、硬件環(huán)境、操作系

統(tǒng)、操作系統(tǒng)版本、數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)版本、相關(guān)軟件、相關(guān)軟件版本、字節(jié)數(shù)等內(nèi)容。

5.2.2管理過(guò)程信息

管理過(guò)程信息主要為崗位序號(hào)、崗位名稱(chēng)、責(zé)任人、接收日期、辦理結(jié)果、結(jié)束日期、憑證信

息、其他標(biāo)志等內(nèi)容。

6歸檔

歸檔要求

6.1.1一般以辦件為基本單位進(jìn)行歸檔整理，行政許可電子檔案元數(shù)據(jù)和以數(shù)據(jù)共享形式調(diào)用的電

子證照等電子文件及其元數(shù)據(jù)應(yīng)當(dāng)與該辦件辦理材料一并歸檔。聯(lián)合辦理的，相關(guān)機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)按照各

自職責(zé)做好行政許可電子檔案歸檔工作。

6.1.2行政許可電子檔案的收集與整理包括了對(duì)各種形式的數(shù)字信息的收集、整理、分類(lèi)、編目等，

注意信息的完整性、準(zhǔn)確性、可靠性，保證長(zhǎng)期可用性和安全性，確保規(guī)范性和可管理性。

6.1.3歸檔行政許可電子檔案應(yīng)由各級(jí)電子檔案形成的主辦部門(mén)根據(jù)本規(guī)范整理內(nèi)容進(jìn)行預(yù)整理

并進(jìn)行登記，由負(fù)責(zé)人簽署審核意見(jiàn)后，移交給相應(yīng)管理部門(mén)實(shí)行集中統(tǒng)一管理。

6.1.4行政許可電子檔案可選擇至少兩種符合長(zhǎng)期安全管理要求的存儲(chǔ)介質(zhì)，以在線方式和離線方

式保存完整數(shù)據(jù)。

6.1.5存儲(chǔ)介質(zhì)上應(yīng)貼有標(biāo)簽，標(biāo)簽上應(yīng)注明載體序號(hào)、全宗號(hào)、類(lèi)別號(hào)、密級(jí)、保管期限、存入

日期等，歸檔后的載體應(yīng)設(shè)置成禁止寫(xiě)操作的狀態(tài)。

保管期限

6.2.1行政許可電子檔案的保管期限應(yīng)與相應(yīng)的紙質(zhì)檔案保管期限一致。應(yīng)當(dāng)依據(jù)相關(guān)文件以及部

門(mén)行政權(quán)力清單、責(zé)任清單等確定本單位行政許可電子檔案歸檔范圍和檔案保管期限，并納入文件

材料歸檔范圍和檔案保管期限表進(jìn)行管理。

6.2.2行政許可電子檔案中的元數(shù)據(jù)保管期限應(yīng)當(dāng)與其內(nèi)容信息的保管期限一致。

6.2.3行政許可電子檔案保管期限應(yīng)不低于行政管理、訴訟、審計(jì)等活動(dòng)所需的追溯年限。

歸檔格式

6.3.1行政許可電子檔案歸檔格式應(yīng)當(dāng)符合國(guó)家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范要求，具備開(kāi)放、不綁定軟硬件、顯

示一致性、可轉(zhuǎn)換、易于利用等特性，并且能夠支持向長(zhǎng)期保存格式轉(zhuǎn)換。

6.3.2行政許可電子檔案應(yīng)以通用格式形成、收集并歸檔，或在歸檔前轉(zhuǎn)換為通用格式。版式文件

格式應(yīng)按照DA/T47—2009執(zhí)行，可采用PDF、PDF/A格式。

6.3.3行政許可電子檔案以文本、位圖文件形成的文書(shū)、科技、專(zhuān)業(yè)類(lèi)電子文件應(yīng)按GB／T18894

要求歸檔。

歸檔登記

6.4.1紙介行政許可電子檔案登記表應(yīng)與數(shù)字檔案同時(shí)保存，保管期限一致。

6.4.2行政許可電子檔案登記表應(yīng)制成電子表格，與電子文件一同保存，保管期限一致。

歸檔檢測(cè)

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6.5.1歸檔時(shí)，檔案部門(mén)應(yīng)組織對(duì)歸檔行政許可電子檔案的技術(shù)檢測(cè)工作，不應(yīng)接收含有問(wèn)題的電

子文件。

6.5.2歸檔技術(shù)檢測(cè)工作內(nèi)容包括：

a)檢查行政許可電子檔案在軟硬件環(huán)境下的可讀性；

b)檢查行政許可電子檔案內(nèi)容與元數(shù)據(jù)是否完整；

c)檢查行政許可電子檔案歸檔保存格式是否規(guī)范；

d)檢查行政許可電子檔案及其存儲(chǔ)介質(zhì)有無(wú)受到計(jì)算機(jī)病毒感染等。

6.5.3歸檔行政許可電子檔案形成部門(mén)和檔案部門(mén)均應(yīng)認(rèn)真、如實(shí)進(jìn)行登記，一并歸檔保存。

6.5.4歸檔檢測(cè)合格的電子文件內(nèi)容以及相應(yīng)的元數(shù)據(jù)采用相應(yīng)的技術(shù)手段固化保存。

7整理

分類(lèi)編號(hào)

7.1.1行政許可電子檔案分類(lèi)應(yīng)遵循行政許可業(yè)務(wù)管理文件的形成規(guī)律，結(jié)合電子檔案管理的特點(diǎn)

和要求，制定電子檔案分類(lèi)編號(hào)辦法。

7.1.2行政許可電子檔案宜按照年度-問(wèn)題-保管期限，或保管期限-問(wèn)題-年度的分類(lèi)方法進(jìn)行分類(lèi)。

編目

7.2.1行政許可電子檔案的整理、編目、排列應(yīng)當(dāng)反映行政許可管理文件材料的形成規(guī)律，保持文

件材料之間的有機(jī)聯(lián)系，便于電子檔案的保管和利用。

7.2.2行政許可電子檔案應(yīng)按照DA/T18要求，建立規(guī)范的檔案目錄數(shù)據(jù)。所形成的檔案目錄數(shù)據(jù)

應(yīng)當(dāng)與建立的數(shù)字檔案相鏈接。

7.2.3數(shù)字檔案卷內(nèi)文件材料依照分類(lèi)要求按問(wèn)題、時(shí)間或重要程度順序排列。一般遵循以下排列

原則：

a)結(jié)論性文件在前，其他材料在后；

b)上級(jí)文件在前，下級(jí)文件在后；

c)文字在前,圖形在后。

8保管

載體管理

8.1.1存儲(chǔ)載體應(yīng)存放在專(zhuān)用檔案裝具中，單片載體應(yīng)裝盒，豎立存放，避免擠壓。

8.1.2存儲(chǔ)載體應(yīng)作防寫(xiě)處理，避免擦、劃、觸摸記錄涂層。

8.1.3重要的檔案應(yīng)根據(jù)GB/T20988要求進(jìn)行備份。

8.1.4檔案部門(mén)應(yīng)每年組織一次檢查，對(duì)保存滿三年的行政許可電子檔案的讀取格式及其相應(yīng)處理

設(shè)備的更新情況進(jìn)行檢查并登記，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)遷移。

遷移

8.2.1檔案部門(mén)應(yīng)具備相關(guān)保管條件，具有電子文件存儲(chǔ)、遷移、備份等相應(yīng)設(shè)施，采取科學(xué)、有

效的管理措施和技術(shù)手段，維護(hù)數(shù)字檔案的真實(shí)性、完整性和有效性。

8.2.2數(shù)字檔案遷移操作應(yīng)在完整、準(zhǔn)確和有保障的前提下進(jìn)行，制定嚴(yán)密的遷移操作計(jì)劃，及時(shí)

進(jìn)行登記。

8.2.3由于技術(shù)與設(shè)備原因，必須更新復(fù)制的行政許可電子檔案，在更新復(fù)制和補(bǔ)救新版后，原舊

版或有問(wèn)題的載體仍需保存3年。更新復(fù)制時(shí)，所有系統(tǒng)、載體介質(zhì)上的相對(duì)應(yīng)數(shù)據(jù)必須同步更新，

并做好更新記錄。

8.2.4行政許可電子檔案移交一般采用在線移交方式，不具備條件的可以采用離線移交方式。

鑒定銷(xiāo)毀

8.3.1按GB/T18894規(guī)定進(jìn)行鑒定銷(xiāo)毀。

8.3.2屬于保密范圍的行政許可電子檔案，如信息儲(chǔ)存在不可擦除載體上，應(yīng)當(dāng)采用物理或化學(xué)的

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方法連同儲(chǔ)存載體一起銷(xiāo)毀，并在網(wǎng)絡(luò)中徹底清除。

8.3.3銷(xiāo)毀前應(yīng)編制銷(xiāo)毀清冊(cè)，指定銷(xiāo)毀人