跑步俱樂部賽事宣傳物料工作方案第一章總則第一條目的為規(guī)范跑步俱樂部賽事宣傳物料的全流程管理，提升賽事品牌傳播效能，強化會員與公眾對賽事的認知度、參與感及歸屬感，推動跑步運動健康、有序、高質(zhì)量發(fā)展，結合俱樂部實際運營需求，制定本方案。第二條適用范圍本方案適用于俱樂部主辦或承辦的各類跑步賽事（包括但不限于城市馬拉松、越野跑、主題跑、會員內(nèi)訓賽等）宣傳物料的設計、制作、發(fā)放及回收管理工作。第三條基本原則1.品牌一致性：物料設計須嚴格遵循俱樂部視覺識別系統(tǒng)（VI），確保賽事宣傳與俱樂部整體品牌形象高度統(tǒng)一；2.內(nèi)容準確性：宣傳信息須真實、客觀，涵蓋賽事核心信息（時間、地點、組別、規(guī)則等）、會員權益、安全提示等關鍵內(nèi)容，避免誤導性表述；3.成本可控性：結合賽事規(guī)模與預算，合理規(guī)劃物料類型與數(shù)量，優(yōu)先選擇性價比高、可重復利用的物料；4.環(huán)保可持續(xù)：倡導使用可降解、低能耗的制作材料，減少一次性物料使用，踐行綠色辦賽理念。第二章組織架構與職責為保障宣傳物料工作高效推進，設立“賽事宣傳物料工作組”（以下簡稱“工作組”），成員由俱樂部行政部、賽事部、設計部及外部合作方（如廣告公司、物料供應商）代表組成，具體職責劃分如下：第四條工作組組長（行政部負責人）1.統(tǒng)籌物料工作全流程，審批物料需求、設計方案及制作預算；2.協(xié)調(diào)跨部門資源，解決物料制作與發(fā)放過程中的突發(fā)問題；3.監(jiān)督物料工作進度，確保與賽事整體籌備計劃同步。第五條設計組（設計部核心成員）1.負責物料創(chuàng)意設計，嚴格遵循俱樂部VI規(guī)范，突出賽事主題與特色；2.配合賽事部提煉宣傳核心信息，確保內(nèi)容準確、吸引力強；3.跟進設計方案修改，提交終稿并歸檔保存。第六條制作組（行政部采購專員+外部供應商對接人）1.依據(jù)設計終稿，篩選合格供應商，完成物料制作招標、合同簽訂及成本控制；2.監(jiān)督制作過程，確保物料質(zhì)量、交期符合要求；3.組織物料驗收，完成入庫登記與存儲管理。第七條執(zhí)行組（賽事部現(xiàn)場運營人員）1.制定物料發(fā)放計劃，明確各環(huán)節(jié)（參賽包發(fā)放、現(xiàn)場布置、媒體傳播）的物料需求與分配規(guī)則；2.負責物料現(xiàn)場發(fā)放、布置及回收，確保物料使用規(guī)范、有序；3.收集物料使用反饋，形成總結報告提交工作組。第三章工作流程賽事宣傳物料工作按“需求提報—審核—設計—制作—發(fā)放—收尾”六大環(huán)節(jié)推進，各環(huán)節(jié)需留存書面記錄，確保可追溯。第八條需求提報（賽前60-90日）1.賽事部根據(jù)賽事規(guī)模、目標人群及宣傳重點，填寫《賽事宣傳物料需求單》（附件1），明確物料類型（如海報、參賽包物料、現(xiàn)場布置物料、線上傳播物料等）、數(shù)量、規(guī)格、使用場景及時間節(jié)點；2.需求單需經(jīng)賽事部負責人審核簽字后，提交工作組組長備案。第九條需求審核（賽前50-60日）工作組召開專題會議，對需求單進行審核，重點評估：-物料類型與賽事目標的匹配度（如大眾賽需強化參與感，精英賽需突出專業(yè)性）；-數(shù)量與預算的合理性（參考歷史賽事數(shù)據(jù)，避免超量制作）；-內(nèi)容合規(guī)性（是否符合法律法規(guī)、俱樂部品牌規(guī)范及公序良俗）。審核通過后，需求單正式生效；未通過則由賽事部修訂后重新提報。第十條設計制作（賽前30-50日）1.初稿設計：設計組根據(jù)需求單，結合賽事主題（如“健康中國”“綠色生態(tài)”“會員十周年”等）完成物料初稿，包含主視覺海報、參賽包貼紙、現(xiàn)場拱門標語等核心物料；2.內(nèi)部評審：工作組組織賽事部、會員代表（2-3名）對初稿進行評審，重點關注視覺吸引力、信息完整性及會員認同感，形成《設計評審意見表》（附件2）；3.修改定稿：設計組根據(jù)評審意見修改，經(jīng)工作組組長簽字確認后形成終稿；4.版權確認：涉及外部素材（如圖片、字體）的，需提前獲取授權，避免法律風險。第十一條物料制作（賽前20-30日）1.供應商選擇：制作組通過比價、資質(zhì)核查（營業(yè)執(zhí)照、環(huán)保認證、過往案例）確定2-3家候選供應商，提交《供應商比選報告》（附件3），經(jīng)工作組組長審批后簽訂合同；2.制作監(jiān)督：制作組指派專人跟進生產(chǎn)，每3日向工作組匯報進度，重點檢查材料質(zhì)量（如海報紙張克重、現(xiàn)場橫幅抗風性）、色彩還原度（與設計稿色差≤5%）；3.驗收入庫：物料送達后，制作組聯(lián)合設計組、賽事部按《物料驗收標準表》（附件4）驗收，合格后登記入庫（記錄名稱、數(shù)量、規(guī)格、存放位置），不合格品要求供應商48小時內(nèi)返工。第十二條發(fā)放與布置（賽前7-15日）1.發(fā)放計劃：執(zhí)行組根據(jù)賽事流程（如領物日、開賽日、頒獎日）制定《物料發(fā)放計劃表》（附件5），明確各環(huán)節(jié)物料分配量（如參賽包物料按報名人數(shù)1:1.05備量，現(xiàn)場布置物料按場地尺寸1:1制作）；2.現(xiàn)場布置：執(zhí)行組聯(lián)合場地管理方，在賽前3日完成物料布置（如拱門立于起點正中央、宣傳展架沿賽道每2公里設置1組），確保符合安全規(guī)范（如氣球鏈需固定防飛、燈箱電路無隱患）；3.會員發(fā)放：領物現(xiàn)場設置物料發(fā)放專崗，會員憑報名憑證領取參賽包物料（含號碼布、參賽手冊、品牌贊助商小禮品），工作人員需核對數(shù)量并登記《物料發(fā)放登記表》（附件6）。第十三條收尾管理（賽后3-7日）1.剩余物料回收：執(zhí)行組在賽后24小時內(nèi)回收可重復利用的物料（如未發(fā)放的參賽手冊、完好的宣傳展架），清潔整理后移交倉庫；2.物料歸檔：制作組將設計原稿、合同、驗收記錄等文件整理歸檔，保存期限為3年；3.總結報告：工作組提交《賽事宣傳物料工作總結報告》（附件7），分析物料使用效果（如會員領取率、現(xiàn)場曝光量）、成本控制情況及改進建議，作為下屆賽事參考。第四章物料設計規(guī)范宣傳物料是賽事品牌的“視覺語言”，需兼顧藝術性與功能性，具體規(guī)范如下：第十四條視覺識別系統(tǒng)（VI）應用1.LOGO使用：俱樂部主LOGO須置于物料顯著位置（如海報左上角、參賽包正面），禁止變形或修改色彩；賽事專屬LOGO（如有）需與主LOGO并排，尺寸不超過主LOGO的2/3；2.主視覺設計：結合賽事主題確定核心元素（如城市地標、跑步者動態(tài)、季節(jié)特征），色彩選用俱樂部標準色（如活力橙、健康綠）為主，輔助色不超過2種，避免視覺雜亂；3.字體與排版：標題使用俱樂部指定字體（如思源黑體加粗），字號不小于24pt；正文使用清晰易讀的無襯線字體（如微軟雅黑），字號不小于12pt；關鍵信息（如報名截止時間）需加粗或用對比色突出。第十五條內(nèi)容規(guī)范1.核心信息：須包含賽事名稱、時間、地點、組別設置、報名方式（官網(wǎng)/小程序鏈接）、咨詢電話六大要素，位置醒目、表述簡潔；2.會員權益：針對俱樂部會員，標注專屬福利（如優(yōu)先報名、裝備折扣、賽后拉伸服務），增強歸屬感；3.安全提示：在參賽手冊、現(xiàn)場展架等物料中明確賽道風險點（如急彎、上下坡）、急救點位置（每2.5公里1處）及緊急聯(lián)絡方式（賽事指揮部電話）；4.文化傳遞：融入跑步文化元素（如“堅持就是勝利”“每一步都有意義”），傳遞積極向上的運動精神。第十六條尺寸與形式要求|物料類型|常見尺寸|形式要求||----------------|------------------------|--------------------------------------------------------------------------||主視覺海報|80cm×120cm（立架式）|單面印刷，防水材質(zhì)（戶外使用）或銅版紙（室內(nèi)使用），配X展架或易拉寶支架||參賽包物料|參賽手冊：21cm×28.5cm|手冊內(nèi)頁含賽事地圖、裝備清單、贊助商廣告；號碼布需激光打印，防撕防水||現(xiàn)場布置物料|拱門：跨度12m、高度6m|噴繪材質(zhì)，標語內(nèi)容為“XX跑步俱樂部X屆XX賽·燃動全城”||線上傳播物料|海報：1080px×1920px|適配微信、微博等平臺，文件大小≤2MB，附短鏈接跳轉報名頁面|第五章制作與采購管理第十七條供應商管理1.準入標準：供應商須具備廣告物料制作資質(zhì)（營業(yè)執(zhí)照經(jīng)營范圍含“廣告設計制作”），近3年無重大質(zhì)量投訴記錄，能提供環(huán)保材料檢測報告（如FSC認證紙張、無PVC噴繪布）；2.合作流程：首次合作需簽訂《物料制作保密協(xié)議》，明確設計稿版權歸屬（歸俱樂部所有）、違約責任（如延期交付按日扣除合同金額1%）；長期合作供應商年度考核達標（質(zhì)量評分≥90分、交期準時率≥95%）可優(yōu)先續(xù)約。第十八條成本控制1.物料預算占賽事總預算比例不超過15%（小型賽事≤10%），制作組需在《供應商比選報告》中列明單價構成（如設計費、材料費、人工費），避免隱性成本；2.鼓勵使用“以舊換新”模式，如重復利用往屆賽事的拱門框架（僅更換噴繪面），降低制作成本30%-50%。第六章監(jiān)督與評估第十九條監(jiān)督機制1.工作組每月召開進度會議，檢查物料設計、制作、發(fā)放環(huán)節(jié)是否符合計劃；2.俱樂部監(jiān)事會隨機抽查物料質(zhì)量（如抽取10%參賽包檢查物料完整性），發(fā)現(xiàn)問題立即整改并追究責任；3.設立會員反饋渠道（賽事官網(wǎng)“意見箱”、現(xiàn)場工作人員收集），對物料內(nèi)容模糊、發(fā)放混亂等問題24小時內(nèi)響應。第二十條效果評估1.量化指標：統(tǒng)計物料覆蓋率（如現(xiàn)場展架覆蓋90%以上觀眾區(qū)域）、會員領取率（≥95%）、線上物料轉發(fā)量（目標為報名人數(shù)的2倍）；2.定性評價：通過會員問卷（賽后3日內(nèi)發(fā)放，回收率≥8