一、文獻材料搜集、整頓、歸檔制度

一、按照《檔案法》、《安徽省檔案條例》的有關(guān)規(guī)定,本單位檔案工作實行

集中統(tǒng)一管理日勺原則，各門類檔案由有關(guān)部門負責(zé)搜集齊全，并進行整頓、立卷1件，

定期移交檔案室。由檔案人員負責(zé)審查把關(guān)，分類排列，編制檢索工具，妥善保管。

任何部門、個人不得將喈案材料據(jù)為己有或拒絕歸檔。

二、搜集、歸檔范圍

凡屬本單位職能活動中形成的具有查考運用價值的文件材料、圖紙、表格、

聲像、實物、電子等多種門類、多種載體日勺文獻材料都應(yīng)列入歸檔范圍。認真貫

徹專兼職檔案人員“四參與”工作，即參與單位重大活動、參與項目驗收會、參與

設(shè)備開箱、參與單位有關(guān)會議，保證單位各類文獻材料日勺搜集齊全、完整。

三、搜集、歸檔時間

各部門要準時搜集、整頓各類文獻材料。文書檔案應(yīng)歸檔文獻材料在次年三

月底前搜集齊全,六月底前整頓歸檔完畢。會計檔案在會計年終終了后,可暫由財

務(wù)部門保管一年,期滿后，由會計人員編制移交清冊，移交綜合檔案室統(tǒng)一保管。業(yè)

務(wù)檔案在案件辦理結(jié)束后歸檔。聲像檔案和實物檔案隨時歸檔。采用邏輯歸檔的）

電子文獻即時進行，并定期完畢物理歸檔，采用物理歸檔的）電子文獻定期進行。

四、歸檔規(guī)定

凡歸檔日勺文獻材料必須齊全、完整、精確、行文規(guī)范、書寫工整、字跡清

晰、簽訂手續(xù)完備，手寫材料一律使用碳素墨水或藍黑墨水，打印件采用激發(fā)打印機,

電子文獻日勺脫機載體使用光盤。不得使用鉛筆、圓珠筆、純藍墨水、針式打印機

或噴墨打印機、軟磁盤等。卷內(nèi)文獻排列遵照正本在前定稿在后、結(jié)論在前調(diào)查

材料在后、文字在前圖紙在后的原則有序排列。一般規(guī)定歸檔原件，會計憑證、賬

本、報表必須是原件。同步做到字跡清晰、內(nèi)容項目齊全、簽章手續(xù)完備、保管

期限精確。歸檔口勺照片要附簡要闡明（內(nèi)容、時間、地點、人物、拍攝者,音像帶

要附內(nèi)容提綱和講解詞,電子文獻規(guī)定真實、完整,并精確闡明配套的）軟硬件環(huán)境，

且使用原則化日勺文獻格式。

五、歸檔份數(shù)

本單位發(fā)文一般留存兩份，其中一份歸入對應(yīng)I二類檔案，另一份編制“本單位發(fā)

文匯編“O

基建檔案本單位必須保留一套原件。

電子檔案脫機保留三套，一套封存保管,一套供查閱使用，一套異地保管。

其他各類檔案均歸喈一份。

六、歸檔手續(xù)

各部門整頓歸檔后按規(guī)定移交綜合檔案室，并履行交接手續(xù)、填寫交接清單，交

接雙方在清單上簽字，以備查考。

一、檔案保管制度

一、嚴格執(zhí)行《檔案法》有關(guān)加強檔案管理的規(guī)定,增強法制觀念，依法辦事，保

管好本單位的所有檔案。

二、各門類檔案由綜合檔案室集中統(tǒng)一管理，檔案與檔案庫房由專人管理沫經(jīng)

容許,無關(guān)人員不得私自進入檔案庫房。

三、檔案柜排列要按照有關(guān)規(guī)則整潔統(tǒng)一排放、編號;檔案要按照不一樣門

類、載體等有關(guān)規(guī)則進行分類寄存,做到規(guī)范化、原則化，并編制檔案寄存示意到。

四、及時做好檔案資料的收進和移出登記，建立健全檔案工作基本狀況臺賬。

凡接受進檔案室日勺檔案，都必須認真先進行清理查對，經(jīng)加工整頓符合管理規(guī)范后方

能入庫，必要時還須進行防蟲、除塵處理。

五、檔案員對室藏，當案要常常進行檢查,對破損或字跡變退變色日勺檔案及時修

補、復(fù)制或作其他技術(shù)處理。

四、借閱人員未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)同意，不得復(fù)印、抄寫檔案資料。對摘抄、復(fù)制的檔

案材料，經(jīng)認真查對，對的無誤時，方能簽字蓋章。

五、檔案管理人員對償還口勺借閱材料要認真進行檢查,確認檔案材料完好無損

時,方可辦理歸檔手續(xù)。

六、一旦發(fā)現(xiàn)檔案材料在借閱過程中被拆、涂抹或缺失等毀損現(xiàn)象，要及時向

主管領(lǐng)導(dǎo)匯報，并追究有關(guān)人員日勺責(zé)任。

四、檔案記錄制度

一、檔案工作人員應(yīng)對檔案收進、移出、整頓、鑒定銷毀、保管、運用的數(shù)

量和質(zhì)量狀況及時進行無錄。

二、檔案工作人員應(yīng)熟悉日勺、檔案業(yè)務(wù)、掌握室藏數(shù)據(jù)，及時、精確上報多

種檔案記錄報表,做到賬物相符C

五、檔案保密制度

一、檔案人員必須嚴格遵守保密紀律啟覺執(zhí)行《中華人民共和國保密法》以

及黨和國家規(guī)定日勺各項保密制度，依法辦事。

二、檔案人員必須加強自身修養(yǎng)，牢固樹立保密意識，忠于職守，不將檔案帶到公

共場所，不將檔案帶回家中，不得與無關(guān)人員談?wù)摍n案內(nèi)容。

三、對保密檔案或未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)同意運用的檔案不得私自提供和擴大使用范圍，保

證檔案資料日勺政治安全，不發(fā)生檔案資料被竊和失密事故。

四、查閱保密檔案，必須嚴格執(zhí)行審批手續(xù)，非經(jīng)本所領(lǐng)導(dǎo)同意不得調(diào)閱。查閱

人員只能查閱經(jīng)同意查閱部分內(nèi)容,不得翻閱其他內(nèi)容。

五、本室檔案一般不得外借，只限在閱檔室查閱，如確需借出室外，須要領(lǐng)導(dǎo)同意;

在查閱中，如需復(fù)印、摘抄檔案內(nèi)容的，需要檔案管理人員同意,并由專人負責(zé)保管，

利用者不準向無關(guān)人員談?wù)撔孤队嘘P(guān)查閱內(nèi)容,以保證檔案安全。

六、外單位查閱本所檔案，必須持有單位簡介信，否則不予接待。要摘抄或復(fù)制

有關(guān)檔案內(nèi)容日勺，需要經(jīng)本所分管領(lǐng)導(dǎo)同意摘抄或復(fù)制內(nèi)容需經(jīng)檔案工作人員審核,

有保密內(nèi)容的，運用者必須送所在單位文書處理人員進行登記。

七、查找提供檔案一律由檔案人員進行，非檔案人員嚴禁進入庫房內(nèi)。

八、檔案材料的轉(zhuǎn)遞可按機要文獻轉(zhuǎn)遞規(guī)定辦理。

九、經(jīng)鑒定需銷毀B勺保密文獻資料,必須編造清冊，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)同意后按保密規(guī)定統(tǒng)

一組織銷毀，并做好銷毀記錄。十、發(fā)生泄密事件，必須及時上報，立即追查,視情節(jié)

輕重進行處理。

六、檔案鑒定銷毀制度

一、檔案領(lǐng)導(dǎo)小組負責(zé)對已到期的各類檔案進行鑒定、審核、銷毀工作。

二、根據(jù)國家檔案局對檔案保管期限的有關(guān)規(guī)定.制定本單位各類檔案保管期

限表。并精確鑒定檔案日勺存毀。三、鑒定工作由鑒定小組負責(zé)。對已到保管期限

日勺檔案,應(yīng)逐卷、逐件進行鑒定;具有繼續(xù)保留價值的檔案材料，要重新確定保管期

限，組卷（件保留;確已失去保留價值的檔案材料，要編制銷毀清冊一式兩份，報本單位

領(lǐng)導(dǎo)同意后方可銷毀。

四、編制檔案鑒定工作方案與鑒定工作匯報。

五、鑒定工作原則上每年進行一次,銷毀剔除檔案，必須由兩個以上在指定地點

由專人銷毀，并在銷毀清冊上簽訂姓名和銷毀日期。

六、非經(jīng)檔案領(lǐng)導(dǎo)小組審核同意，嚴禁任何人、任何部門私自銷毀各類檔案材

料。

七、部門立卷制度

一、凡本部門在各項活動中形成的文獻、具有保留價值日勺資料均屬本部門整

頓歸檔范圍。

二、各部門兼職檔案員，負責(zé)對本部門的）文獻資料進行搜集、審定、整頓、立

卷（件、歸檔。

三、兼職檔案員要嚴格遵守有關(guān)的規(guī)章制度及各項檔案管理制度，按綜合檔案

室提出日勺各項規(guī)定整頓、歸檔，保證案卷質(zhì)量。

八、檔案工作責(zé)任追究制度

一、未依法建立檔案機構(gòu)或者配置檔案人員，根據(jù)有關(guān)法律、法規(guī)，追究單位重

要負責(zé)人日勺責(zé)任,并接受同級或上級檔案行政管理部門日勺懲罰。

二、未依法對多種門類、多種載體檔案實行集中統(tǒng)一管理，根據(jù)有關(guān)法律、法

規(guī),追究分管檔案工作領(lǐng)導(dǎo)人日勺責(zé)任,并接受同級或上級檔案行政管理部門的懲罰。

三、將公務(wù)活動中H勺應(yīng)當歸檔的文獻資料，據(jù)為已用或拒絕向檔案部門移交日勺,

追究主管人員日勺直接責(zé)任，并限期改正，對限期內(nèi)不改正者，予以行政處分，視狀況予

以經(jīng)濟懲罰。

四、所保留的檔案存在安全隱患,知情而不采用有效保護措施的,追究主管負責(zé)

人和直接負責(zé)人日勺責(zé)任，并責(zé)令迅速采用有效挽救措施;導(dǎo)致檔案損毀的，視情節(jié)予

以行政處分和經(jīng)濟懲罰。

五、玩忽職守導(dǎo)致喈案丟失、失密，追究有關(guān)人員日勺責(zé)任，予以行政處分,并根據(jù)

檔案的價值，責(zé)令賠償損失。六、私自提供、抄錄、公布、銷毀屬于國家所有檔

案日勺,追究直接負責(zé)的主管人員或其他直接負責(zé)人的責(zé)任,予以行政處分。

七、涂改、偽造檔案的，追究直接負責(zé)人和有關(guān)人員的行政責(zé)任或經(jīng)濟責(zé)任。

八、私自出賣或轉(zhuǎn)讓檔案的，予以警告、罰款，并沒收非法所得。

九、上述所列各條內(nèi)容中，如有構(gòu)成犯罪日勺，依法追究刑事責(zé)任。

九、檔案與電子文獻登記備份

工作制度及措施

檔案與電子文獻登汜備份是全省檔案信息化建設(shè)的戰(zhàn)略目的，為了加強此項工

作的管理.更好地實既有關(guān)工作B勺科學(xué)、原則、規(guī)范，特制定檔案與電子文獻登記備

份工作制度。

一、登記備份中心機房管理制度

1、登記備份中心由專人進行管理。

2、所有設(shè)備均需安放在整潔，嚴格按照軟硬件架構(gòu)進行規(guī)劃與連接，保持機房

整體布局效果，便于維護。在用電正常狀況下，保持每天24小時開機。定期檢查設(shè)

備日勺各個指示燈和設(shè)備線纜日勺正常連接,發(fā)現(xiàn)問題及時處理。

3、保持機房清潔，非機房管理人員不得私自進入機房。嚴禁將食物和危險物

品帶入機房,嚴禁在機房內(nèi)做任何違反正常工作的行為。

4、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備與服務(wù)器必須在配置穩(wěn)壓電源和UPS的電網(wǎng)環(huán)境中運行,主機運

行過程中不得振動、拖動或碰撞主機。嚴禁其他人員操作使用服務(wù)器和網(wǎng)絡(luò)硬件

設(shè)備,技術(shù)服務(wù)人員需要進行操作，需由登記備份中心管理人員的配合下進行。

5、外來人員參觀機房，須有上級部門公函和領(lǐng)導(dǎo)的陪同；外單位人員因工作需

要進入機房時,需征得主管領(lǐng)導(dǎo)同

意并進行有關(guān)手續(xù)登記。

6、機房設(shè)備不得隨意拆卸。平常操作必須嚴格遵守操作規(guī)程和安全保密規(guī)

定。嚴格執(zhí)行登記備份安全保密規(guī)定和各級公安部門公布口勺有關(guān)管理規(guī)定,嚴禁任

何登記備份數(shù)據(jù)上傳網(wǎng)絡(luò)。

7、不得私接電源和隨意遷拉線路，嚴禁亂動電閘和消防器材，嚴禁使用明火。

8、登記備份機房配置工作日志登記簿°機房工作人員必須記錄當日工作狀況,

定期將日志登記薄交主管領(lǐng)導(dǎo)審閱并立案。對重大故障和疑難事件要做詳細記錄

和立案，包括故障現(xiàn)象、發(fā)生原因、處理過程、參與人員、處理成果等。9、UPS

要有良好日勺接地系統(tǒng),接地電阻應(yīng)當不大于5C。溫度規(guī)定保持在OC-40C之間;環(huán)

境溫度規(guī)定55%±10%;嚴禁在UPS輸出端連接感性設(shè)備和大電流設(shè)備。按照正常

日勺次序開機、關(guān)機。

二、登記備份中心安全保密工作制度

1、嚴格遵守《中華人民共和國保密法》、《中華人民共和國互聯(lián)網(wǎng)管理措

施》等有關(guān)日勺法律、法規(guī)、條例及其各項規(guī)定、制度。按照國家安全保密規(guī)定，實

行控制源頭、歸口管理、分級負責(zé)、突出重點、有利發(fā)展的原則。

2、登記備份中心負責(zé)管理本中心計算機信息網(wǎng)安全保密工作。

3、嚴格執(zhí)行國家有關(guān)規(guī)定及與有關(guān)業(yè)務(wù)單位日勺保密要

求對登記備份數(shù)據(jù)嚴格保密，與互聯(lián)網(wǎng)或其他公共信息網(wǎng)實行物理隔離,安裝網(wǎng)

絡(luò)安全硬件管理設(shè)備，登記備份中心管理人員要親密關(guān)注瀏覽服務(wù)器工作記錄，發(fā)現(xiàn)

問題及時防患及處理。

4、在登記備份中心的）網(wǎng)絡(luò)出口端加裝網(wǎng)絡(luò)防火墻，并做好對應(yīng)的安全設(shè)置，安

裝正版殺毒軟件，做好殺毒軟件病毒庫的及時更新°做好設(shè)備日勺病毒杳殺工作,一旦

機器感染病毒后，應(yīng)立即將病毒機與網(wǎng)絡(luò)隔離并做妥善處理。5、未經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)同

意，登記備份中心管理人員和信息技術(shù)有關(guān)人員不得向外公布和提供任何登記備份

中心日勺數(shù)據(jù)信息。

6、存儲涉民業(yè)務(wù)的登記備份數(shù)據(jù)時計算在送修前，要做好數(shù)據(jù)遷移和保密處

理。

三、登記備份中心設(shè)備管理制度

1、設(shè)備管理重要包括:網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、服務(wù)器、存儲、計算機及外設(shè)、UPS、機

房專用空調(diào)、調(diào)試工具、計算機配件等設(shè)備日勺管理。多種設(shè)備要妥善保管。

2、設(shè)備安裝在專業(yè)技術(shù)人員指導(dǎo)下進行,擺放要整潔整齊又便于維護。

3、定期檢查多種設(shè)備的連接線纜,嚴禁私自拆卸設(shè)備部件和違規(guī)操作設(shè)備。

沒有特殊狀況嚴禁在設(shè)備帶電狀態(tài)插拔連接件。開、關(guān)設(shè)備應(yīng)有時間間隔。設(shè)備

運行過程中不得振動、拖動或碰撞。多種設(shè)備要做好定期維護和保潔。

4、設(shè)備使用過程口發(fā)既有異常現(xiàn)象應(yīng)立即停止并保留工作彳寺查出原因排除

故障后再進行工作，對于設(shè)備不穩(wěn)定運行狀況應(yīng)嚴禁運行，及時維修，以防導(dǎo)致大的損

失,若發(fā)現(xiàn)問題及時和技術(shù)人員聯(lián)絡(luò)處理。

5、對臨時閑置的設(shè)備應(yīng)安全寄存保養(yǎng).閑置設(shè)備要保持整潔.擺放穩(wěn)固.平

整。

6、需要維修的設(shè)管、應(yīng)及時報修。屬于人為損壞或丟失日勺,要追究有關(guān)人口勺責(zé)

任。

7、報廢設(shè)備和配件要做好記錄，及時移交有關(guān)部門。四、登記備份中心備份數(shù)

據(jù)管理制度

1、登記備份中心所備份的數(shù)據(jù)是各單位產(chǎn)生日勺重要電子文獻、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)和數(shù)

字化成果，中心管理人員必須增強責(zé)任意識，加強數(shù)據(jù)安全管理。

2、為防止數(shù)據(jù)損壞和人為導(dǎo)致日勺數(shù)據(jù)損失，保證登記備份中心備份工作的正常

運行，既要做好備份數(shù)據(jù)日勺交接憑據(jù)管理，又要做好接受數(shù)據(jù)的存儲管理。

3、備份措施,中心備份采用中心集中存儲和移動存儲介質(zhì)雙備份的方式，本機

保留備份一份，使用移動存儲介質(zhì)保留一份備份，備份憑據(jù)統(tǒng)一保留。

4、對備份內(nèi)容必須妥善保留，安全保留,認真做好備份內(nèi)容、時間的詳細登記

備份工作。

5、根據(jù)備份數(shù)據(jù)的特性，選擇不一樣的備份方式和備份節(jié)點，如社保等涉民業(yè)

務(wù)檔案采用月備份，電子文獻以歸檔年

16

備份等方式，區(qū)別備份。

6、每年將一年最終一種備份節(jié)點的數(shù)據(jù)保留，并辨別保管期限，以備不時之

2

rnjo

17

十、分管檔案工作領(lǐng)導(dǎo)崗位職責(zé)

一、組織本單位人員學(xué)習(xí)、宣傳、貫徹執(zhí)行《中華人民共和國檔案法》和上

級及地方檔案行政管理部門有關(guān)檔案工作日勺各項方針、政策、法規(guī)的活動,并嚴格

遵守《中華人民共和國檔案法》。

二、加強對本單位當案工作的領(lǐng)導(dǎo)，把檔案工作納入本單位的整體發(fā)展規(guī)劃，并

納入本單位議事日程，納入有關(guān)人員的崗位職責(zé)，督促檔案室按上級、地方檔案部門

規(guī)定做好應(yīng)做日勺工作。

三、常常檢查檔案工作的開展狀況，定期聽取檔案工作匯報，關(guān)懷檔案工作和檔

案室日勺建設(shè)與發(fā)展.從人力、財力、物力卜予以支持、及時處理檔案工作中存在的

問題和困難,逐漸改善工作條件，使檔案工作與本單位的各項工作協(xié)調(diào)發(fā)展。

四、加強檔案業(yè)務(wù)建設(shè)，對本機關(guān)日勺所有檔案要集中統(tǒng)一管理，把檔案工作列入

機關(guān)的年度計劃和長遠發(fā)展規(guī)劃.增進檔案管理日勺原則化、規(guī)范化，逐漸實現(xiàn)檔案管

理日勺現(xiàn)代化。

五、加強檔案管理B勺隊伍建設(shè)，并為之發(fā)明寬松、優(yōu)越的工作、學(xué)習(xí)環(huán)境，不停

提高其業(yè)務(wù)素質(zhì)和科學(xué)管理水平。六、加強檔案工作人員的教育、管理和培訓(xùn)。

加強他們

18

日勺思想政治素質(zhì)，不停增強檔案管理人員日勺工作責(zé)任感和事業(yè)心。

七、負責(zé)檢查檔案工作計劃的貫徹，對檔案工作進行總結(jié)評比，對檔案管理工作

做出明顯成績?nèi)丈子枰元剟?，對違反有關(guān)規(guī)定日勺予以懲罰。