某跑步俱樂部行政用車管理制度第一章總則第一條為規(guī)范某跑步俱樂部（以下簡稱“俱樂部”）行政用車管理，保障公務出行、活動組織及應急任務的高效開展，降低運行成本，維護俱樂部良好形象，根據(jù)國家相關法律法規(guī)及俱樂部實際運營需求，制定本制度。第二條本制度適用于俱樂部所有行政用車（含自有車輛、長期租賃車輛）的日常管理、使用申請、駕駛規(guī)范、維護保養(yǎng)及費用核算等環(huán)節(jié)，涵蓋公務出行、會員活動保障、賽事支援、應急救援等場景。第三條行政用車管理遵循“統(tǒng)一調度、安全優(yōu)先、節(jié)約高效、責任到人”原則，由俱樂部行政部統(tǒng)籌負責，各部門協(xié)同配合，確保車輛資源合理配置、使用過程可追溯、風險防控全覆蓋。---第二章車輛管理職責與檔案第四條行政部為俱樂部行政用車的歸口管理部門，主要職責包括：（一）建立健全車輛管理制度，制定年度用車計劃及預算；（二）統(tǒng)籌車輛調度，審核用車申請，監(jiān)督使用過程；（三）組織車輛日常維護、保養(yǎng)及維修，定期檢查車況；（四）管理車輛保險、年檢、牌照等手續(xù)，確保合規(guī)運行；（五）登記車輛使用日志，核算用車成本，定期向管理層匯報。第五條俱樂部所有行政用車須建立專屬檔案，內(nèi)容包括：（一）車輛基本信息：車牌號、品牌型號、購買/租賃時間、發(fā)動機號、車架號；（二）保險信息：交強險、商業(yè)險（車損險、第三者責任險等）投保公司、有效期、保額；（三）維護記錄：保養(yǎng)時間、里程數(shù)、項目明細、費用單據(jù)；（四）事故記錄：時間、地點、責任認定、處理結果、維修費用；（五）使用日志：每日行駛里程、油耗、出行事由、駕駛員簽名。第六條俱樂部行政用車須統(tǒng)一標識，在前擋風玻璃右側張貼俱樂部LOGO及“某跑步俱樂部公務用車”字樣，車身側面可印制俱樂部官方聯(lián)系方式，強化品牌識別度，接受社會監(jiān)督。---第三章用車申請與審批第七條俱樂部行政用車實行“先申請、后使用”制度，非緊急情況須提前24小時提交申請；緊急任務（如賽事突發(fā)支援、會員傷病急救）可先口頭報備行政部負責人，事后24小時內(nèi)補辦手續(xù)。第八條用車申請流程：（一）申請人填寫《行政用車申請表》（附件1），注明用車時間、預計時長、起始/目的地、乘車人數(shù)、具體事由（如“XX會員活動物資運輸”“XX賽事裁判接送”）、駕駛員（或指定駕駛員需求）；（二）申請人所屬部門負責人審核簽字，確認事由必要性及人數(shù)合理性；（三）行政部根據(jù)車輛調度情況審批，優(yōu)先保障會員服務、賽事組織等核心任務；（四）單次行程超過100公里或連續(xù)使用超過2日的，須經(jīng)俱樂部分管領導審批；（五）審批通過后，申請人至行政部領取車輛鑰匙及《車輛使用日志》，駕駛員核對車輛狀態(tài)（如油量、胎壓、內(nèi)飾清潔度）并簽字確認。第九條禁止以下用車情形：（一）非公務用途（如私人聚會、購物等）；（二）超員載客（按車輛核定載客數(shù)執(zhí)行）；（三）與申請事由不符的路線或目的地；（四）無駕駛資格人員駕駛車輛；（五）未通過審批擅自使用車輛。---第四章駕駛員管理與駕駛規(guī)范第十條俱樂部行政用車駕駛員須為俱樂部正式員工或長期合作的專業(yè)司機，具備以下條件：（一）持有有效中華人民共和國機動車駕駛證，駕齡滿3年；（二）近3年內(nèi)無重大交通事故責任記錄，無酒駕、超速等嚴重交通違法記錄；（三）熟悉俱樂部核心業(yè)務，具備基本的應急處置能力（如車輛故障、人員傷病處理）；（四）定期參加安全培訓（每季度至少1次），通過考核后方可繼續(xù)駕駛。第十一條駕駛員須嚴格遵守以下規(guī)范：（一）出車前檢查：確認車輛油量、剎車、燈光、輪胎狀態(tài)，清理車內(nèi)雜物，確保安全設施（滅火器、三角警示牌）齊全有效；（二）行車中規(guī)范：遵守交通法規(guī)，保持安全車速（城市道路≤60km/h，高速≤100km/h），禁止接打手機、吸煙、疲勞駕駛（連續(xù)駕駛不超過4小時）；（三）停車管理：選擇正規(guī)停車場或劃線停車位，禁止隨意停放；離開車輛時須鎖好門窗，貴重物品（如活動物資、電子設備）隨身攜帶或放置后備箱；（四）行程記錄：如實填寫《車輛使用日志》，記錄實際行駛里程、油耗、過路費等數(shù)據(jù)，與《行政用車申請表》核對一致；（五）收車后交接：歸還車輛鑰匙，清理車內(nèi)垃圾，行政部檢查車輛外觀及內(nèi)飾，確認無損壞后完成交接。第十二條駕駛員禁止行為：（一）擅自將車輛交予他人駕駛；（二）利用職務之便私用車輛或搭載無關人員；（三）虛報里程、油耗或費用；（四）隱瞞車輛故障或事故；（五）因個人原因影響用車任務（如遲到、誤時）。---第五章車輛維護與保養(yǎng)第十三條俱樂部行政用車維護保養(yǎng)實行“定期保養(yǎng)為主、日常維護為輔”原則，由行政部統(tǒng)一安排至合作4S店或正規(guī)維修廠執(zhí)行。第十四條定期保養(yǎng)標準：（一）常規(guī)保養(yǎng)：每行駛5000公里或每6個月（以先到為準），項目包括更換機油、機濾、空濾，檢查剎車系統(tǒng)、轉向系統(tǒng)、輪胎磨損；（二）深度保養(yǎng)：每行駛2萬公里或每1年，增加變速箱油、防凍液、火花塞更換及底盤檢測；（三）年檢/季檢：按交管部門要求按時完成，未通過檢測的車輛須暫停使用直至修復。第十五條日常維護責任：（一）駕駛員負責每日清潔車內(nèi)（如座椅、地板、空調出風口）及車身（每周至少1次精洗），保持無積灰、無污漬；（二）行政部每月組織1次車況檢查，重點核查剎車靈敏度、燈光有效性、輪胎氣壓，發(fā)現(xiàn)問題立即安排維修；（三）冬季須提前更換防凍玻璃水，夏季檢查空調制冷效果，確保極端天氣下用車舒適。第十六條車輛維修管理：（一）車輛出現(xiàn)故障時，駕駛員須立即報告行政部，填寫《車輛維修申請單》（附件2），注明故障現(xiàn)象；（二）行政部核實后聯(lián)系合作維修廠定損，500元以下小額維修由行政部負責人審批，500元以上須報分管領導確認；（三）維修完成后，駕駛員驗收并簽字，行政部留存維修清單及發(fā)票，同步更新車輛檔案；（四）禁止駕駛員擅自聯(lián)系非合作維修廠維修，否則費用不予報銷。---第六章費用核算與報銷第十七條行政用車費用包括油費、過路費、停車費、保養(yǎng)維修費、保險費、年檢費及租賃車輛租金（如有），納入俱樂部年度行政預算，單獨核算。第十八條費用報銷標準：（一）油費：實行“一車一卡”制度，由行政部統(tǒng)一辦理加油卡，駕駛員憑卡加油，禁止現(xiàn)金支付（緊急情況需提前報備，事后3日內(nèi)補交說明）；（二）過路費/停車費：須提供正規(guī)票據(jù)，備注行程時間及事由，與《車輛使用日志》里程數(shù)匹配；（三）保養(yǎng)維修費：憑維修廠開具的正規(guī)發(fā)票及明細清單報銷，無審批記錄的費用不予認可；（四）保險費/年檢費：由行政部統(tǒng)一支付，按年度預算執(zhí)行；（五）租賃車輛租金：按租賃合同約定支付，行政部定期核對使用時長及費用。第十九條費用報銷流程：（一）駕駛員/申請人在任務結束后3個工作日內(nèi)整理票據(jù)，粘貼《費用報銷單》（附件3），注明費用類型及對應用車申請單號；（二）部門負責人審核簽字，確認費用真實性；（三）行政部核對票據(jù)與《車輛使用日志》《行政用車申請表》一致性，標注預算科目；（四）財務部復核后，按俱樂部報銷制度完成支付。---第七章監(jiān)督與責任追究第二十條行政部每月匯總車輛使用數(shù)據(jù)（如總里程、總油耗、單車成本），形成《行政用車月度報告》，提交管理層審閱；每季度組織1次專項檢查，重點核查用車申請合規(guī)性、費用真實性及車輛維護狀況。第二十一條對違規(guī)行為的處理：（一）未按流程申請用車的，對申請人及部門負責人通報批評，扣減當月績效500元；（二）駕駛員私用車輛或搭載無關人員的，第一次警告并扣績效1000元，第二次解除駕駛資格；（三）虛報費用的，追繳違規(guī)金額并扣績效2000元，情節(jié)嚴重的依法追究責任；（四）因駕駛失誤造成交通事故的，按責任認定承擔相應賠償（保險公司賠付外的部分），并視情節(jié)給予停職、調崗或解除勞動合同；（五）因維護不當導致車輛故障影響任務的，對駕駛員及行政部相關責任人扣績效500-1000元。第二十二條鼓勵員工監(jiān)督舉報違規(guī)用車行為，經(jīng)核實