建筑設(shè)計(jì)院項(xiàng)目檔案管理辦法一、總則建筑設(shè)計(jì)項(xiàng)目檔案是設(shè)計(jì)過(guò)程、成果及服務(wù)的真實(shí)記錄，是技術(shù)傳承、項(xiàng)目復(fù)盤、合規(guī)審查的核心依據(jù)。為規(guī)范項(xiàng)目檔案管理，保障檔案完整、準(zhǔn)確、安全并充分發(fā)揮其價(jià)值，依據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》《建設(shè)工程文件歸檔規(guī)范》（GB/T____）等法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本院業(yè)務(wù)特點(diǎn)，制定本辦法。本辦法適用于本院承接的各類建筑設(shè)計(jì)項(xiàng)目（含咨詢、勘察、專項(xiàng)設(shè)計(jì)等延伸服務(wù)）的檔案管理，涵蓋項(xiàng)目從前期調(diào)研至后期服務(wù)全周期形成的文件材料。項(xiàng)目檔案管理遵循“全過(guò)程管控、集中保管、責(zé)任到人、高效利用”原則，實(shí)行“誰(shuí)形成、誰(shuí)負(fù)責(zé)、誰(shuí)歸檔”的管理機(jī)制，確保檔案與項(xiàng)目進(jìn)度同步收集、整理，實(shí)現(xiàn)檔案管理與設(shè)計(jì)業(yè)務(wù)的深度融合。二、管理職責(zé)（一）檔案管理部門（綜合檔案室）作為檔案管理的核心機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌全院項(xiàng)目檔案管理工作：制定完善檔案管理制度、流程及技術(shù)規(guī)范，指導(dǎo)各部門開展檔案工作；對(duì)項(xiàng)目檔案的收集、整理、歸檔進(jìn)行監(jiān)督、檢查與培訓(xùn)，確保檔案質(zhì)量；負(fù)責(zé)檔案的集中保管、數(shù)字化加工、檢索利用及安全防護(hù)，定期開展檔案盤點(diǎn)與維護(hù)；會(huì)同相關(guān)部門開展檔案鑒定、銷毀及移交工作，推動(dòng)檔案資源的開發(fā)利用。（二）項(xiàng)目組（含設(shè)計(jì)團(tuán)隊(duì)、項(xiàng)目經(jīng)理）作為項(xiàng)目檔案的直接責(zé)任主體，承擔(dān)以下職責(zé)：建立項(xiàng)目檔案管理臺(tái)賬，明確專人負(fù)責(zé)檔案收集、整理工作，確保檔案與設(shè)計(jì)進(jìn)度同步形成；對(duì)項(xiàng)目各階段產(chǎn)生的文件材料進(jìn)行初審，檢查完整性、準(zhǔn)確性，及時(shí)協(xié)調(diào)解決檔案問(wèn)題；按要求完成檔案組卷、編目，在項(xiàng)目驗(yàn)收前向檔案管理部門移交完整檔案，配合檔案驗(yàn)收工作。（三）設(shè)計(jì)及技術(shù)人員作為文件材料的形成者，需履行：嚴(yán)格執(zhí)行檔案規(guī)范，在設(shè)計(jì)過(guò)程中同步形成、積累文件材料，確保內(nèi)容真實(shí)、簽署完整、格式合規(guī)；及時(shí)向項(xiàng)目組提交過(guò)程文件（如計(jì)算書、方案稿、溝通記錄等），對(duì)提交的文件質(zhì)量負(fù)責(zé)；參與檔案鑒定工作，對(duì)專業(yè)技術(shù)文件的保存價(jià)值提供意見(jiàn)。三、檔案分類與整理（一）檔案分類項(xiàng)目檔案按項(xiàng)目階段+專業(yè)類型雙重維度分類，階段劃分為：前期調(diào)研（含立項(xiàng)、策劃、調(diào)研資料）、方案設(shè)計(jì)（含概念方案、深化方案、評(píng)審文件）、初步設(shè)計(jì)（含初設(shè)圖紙、計(jì)算書、審批文件）、施工圖設(shè)計(jì)（含施工圖紙、技術(shù)交底、變更記錄）、后期服務(wù)（含現(xiàn)場(chǎng)服務(wù)記錄、驗(yàn)收資料、運(yùn)維建議）。專業(yè)類型涵蓋建筑、結(jié)構(gòu)、給排水、電氣、暖通、景觀等設(shè)計(jì)專業(yè)及咨詢、勘察等延伸服務(wù)。（二）整理要求1.組卷規(guī)則：遵循文件形成規(guī)律與內(nèi)在聯(lián)系，按項(xiàng)目階段、專業(yè)或問(wèn)題組卷，同一項(xiàng)目的管理性文件與技術(shù)性文件可分卷但需保持項(xiàng)目整體性。卷內(nèi)文件按時(shí)間或重要程度排序，批復(fù)文件在前、請(qǐng)示文件在后，圖紙按專業(yè)、圖號(hào)順序排列。2.編號(hào)與編目：項(xiàng)目檔案采用“項(xiàng)目編號(hào)-階段代碼-專業(yè)代碼-卷號(hào)”的編號(hào)規(guī)則（如“JS-____-FJ-01”，其中JS為項(xiàng)目代號(hào)，2023為年份，001為項(xiàng)目序號(hào)，F(xiàn)J為方案階段，01為卷號(hào)）。每卷編制卷內(nèi)文件目錄，注明文件編號(hào)、名稱、日期、頁(yè)數(shù)、責(zé)任人等信息，案卷封面需標(biāo)注項(xiàng)目名稱、階段、專業(yè)、卷數(shù)、保管期限等。3.載體要求：紙質(zhì)文件使用A4幅面耐久性紙張，字跡為黑色碳素墨水或激光打印，圖紙采用藍(lán)圖或符合長(zhǎng)期保存要求的電子圖紙；電子文件需為不可編輯的PDF、TIFF等格式，配套元數(shù)據(jù)（如創(chuàng)建時(shí)間、責(zé)任人、版本號(hào)）完整。四、歸檔要求（一）歸檔范圍項(xiàng)目檔案需涵蓋全周期文件：管理性文件：項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)、合同、招投標(biāo)文件、會(huì)議紀(jì)要、往來(lái)函件、審批文件等；技術(shù)性文件：各階段設(shè)計(jì)圖紙（含CAD圖紙、效果圖）、計(jì)算書、說(shuō)明書、技術(shù)交底、設(shè)計(jì)變更、現(xiàn)場(chǎng)服務(wù)記錄、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等；成果性文件：最終版設(shè)計(jì)圖紙、成果報(bào)告、獲獎(jiǎng)證書、用戶反饋等；電子文件：與紙質(zhì)文件對(duì)應(yīng)的電子文檔、設(shè)計(jì)模型（如BIM模型）、渲染文件、項(xiàng)目過(guò)程中的重要郵件及溝通記錄。（二）歸檔時(shí)間分階段歸檔：方案設(shè)計(jì)、初步設(shè)計(jì)、施工圖設(shè)計(jì)階段完成后15個(gè)工作日內(nèi)，項(xiàng)目組向檔案管理部門移交階段檔案；最終歸檔：項(xiàng)目竣工驗(yàn)收（或服務(wù)結(jié)束）后30個(gè)工作日內(nèi)，完成全部檔案的整理、審核并移交，檔案管理部門應(yīng)在10個(gè)工作日內(nèi)完成驗(yàn)收。（三）歸檔質(zhì)量文件材料需完整無(wú)缺，杜絕遺漏設(shè)計(jì)依據(jù)、過(guò)程文件或成果文件；內(nèi)容準(zhǔn)確，與實(shí)際設(shè)計(jì)過(guò)程、成果一致，簽字、蓋章、日期等簽署信息完整；載體合規(guī)，紙質(zhì)文件無(wú)破損、褪色，電子文件無(wú)病毒、可正常讀取，圖紙折疊符合檔案規(guī)范（如A4幅面裝訂）。五、保管與利用（一）保管要求檔案管理部門應(yīng)建立專用檔案室，配置防火、防潮、防蟲、防盜設(shè)施，溫濕度控制在14-24℃、相對(duì)濕度45%-60%。紙質(zhì)檔案定期消毒、修復(fù)，電子檔案采用“雙套制”（紙質(zhì)+電子）保管，定期備份至離線存儲(chǔ)設(shè)備，每年度開展數(shù)據(jù)有效性檢查。（二）利用流程內(nèi)部借閱：?jiǎn)T工填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明用途、期限，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后借閱，借閱期限一般不超過(guò)15天，逾期需辦理續(xù)借；外部借閱：外單位需持單位介紹信、經(jīng)辦人身份證，經(jīng)本院分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，在指定場(chǎng)所查閱，原則上不提供原件借閱，確需復(fù)制的需注明用途并備案；（三）開發(fā)利用檔案管理部門應(yīng)建立檔案檢索系統(tǒng)（含電子目錄、全文數(shù)據(jù)庫(kù)），通過(guò)關(guān)鍵詞、項(xiàng)目編號(hào)、階段等維度實(shí)現(xiàn)快速查詢。定期編制《項(xiàng)目檔案利用案例集》，總結(jié)經(jīng)典項(xiàng)目的設(shè)計(jì)思路、技術(shù)難點(diǎn)及解決方案，為后續(xù)項(xiàng)目提供參考；對(duì)具有行業(yè)價(jià)值的檔案，經(jīng)審批后可對(duì)外提供技術(shù)咨詢服務(wù)。六、鑒定與銷毀（一）定期鑒定檔案管理部門會(huì)同項(xiàng)目部門、技術(shù)委員會(huì)每5年開展一次檔案鑒定，依據(jù)《企業(yè)檔案保管期限表》（本院制定），結(jié)合項(xiàng)目?jī)r(jià)值、利用頻率，重新核定保管期限。對(duì)保管期滿的檔案，再次評(píng)估其歷史價(jià)值、法律價(jià)值，確定是否銷毀。（二）銷毀流程1.檔案管理部門編制《檔案銷毀清冊(cè)》，列明檔案編號(hào)、名稱、形成時(shí)間、保管期限、鑒定意見(jiàn)等；2.清冊(cè)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人、技術(shù)委員會(huì)主任、分管院長(zhǎng)審批后，方