銷售合同標(biāo)準(zhǔn)化審核及管理流程工具模板一、適用場景與價值本流程模板適用于企業(yè)銷售部門、法務(wù)部門、財務(wù)部門及相關(guān)協(xié)作人員對銷售合同的全生命周期管理，具體場景包括：新簽銷售合同的標(biāo)準(zhǔn)化審核，保證條款合規(guī)、風(fēng)險可控；合同履行過程中的變更、續(xù)簽及終止管理；歷史合同的歸檔、查詢與復(fù)盤分析；新員工銷售合同管理培訓(xùn)，統(tǒng)一審核標(biāo)準(zhǔn)與操作規(guī)范。通過標(biāo)準(zhǔn)化流程，可提升合同審核效率、降低法律與財務(wù)風(fēng)險、明確權(quán)責(zé)分工，保障企業(yè)銷售業(yè)務(wù)的穩(wěn)健運行。二、標(biāo)準(zhǔn)化審核與管理操作流程（一）合同接收與初始登記責(zé)任人：銷售助理操作說明：合同接收：通過郵件、內(nèi)部系統(tǒng)或紙質(zhì)提交方式接收銷售合同（含附件如技術(shù)協(xié)議、訂單等），核對合同完整性（是否包含雙方簽字蓋章頁、標(biāo)的物明細(xì)、價格條款等核心要素）。初始登記：在《合同信息登記表》（見模板1）中錄入基礎(chǔ)信息，包括合同編號（規(guī)則：年份+月份+銷售部門簡稱+流水號，如202405-SALE-001）、合同名稱、甲方（客戶）全稱及統(tǒng)一社會信用代碼、乙方（本企業(yè)）全稱、合同類型（如產(chǎn)品銷售合同、服務(wù)合同）、標(biāo)的物名稱/規(guī)格/數(shù)量、合同總金額（含稅/不含稅）、簽訂日期、預(yù)計履行期限、銷售負(fù)責(zé)人等。分發(fā)流轉(zhuǎn)：登記后，將合同及相關(guān)材料通過內(nèi)部審批系統(tǒng)流轉(zhuǎn)至銷售部門負(fù)責(zé)人進行初步審核。（二）銷售部門初步審核責(zé)任人：銷售部門負(fù)責(zé)人/銷售經(jīng)理審核要點：商業(yè)條款一致性：核對合同中的產(chǎn)品/服務(wù)描述、價格、數(shù)量、交付期限、交付地點等是否與《銷售訂單》《報價單》一致，避免口頭承諾與書面條款沖突?？蛻糍Y質(zhì)核查：確認(rèn)甲方營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件（需在有效期內(nèi)）、經(jīng)營范圍是否涵蓋合同標(biāo)的物，對于大額或長期合作客戶，需核查近期信用狀況（如通過第三方征信平臺或歷史合作記錄）?？刹僮餍栽u估：檢查交付條件、驗收標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)條款是否明確，是否存在企業(yè)現(xiàn)有資源無法滿足的約定（如特殊交付周期需協(xié)調(diào)生產(chǎn)部門確認(rèn)）。風(fēng)險初步識別：關(guān)注甲方提出的特殊條款（如預(yù)付款比例過低、違約責(zé)任不對等），標(biāo)記潛在風(fēng)險點，與銷售團隊溝通是否可協(xié)商調(diào)整。輸出：審核通過后，在《審核意見表》（見模板2）中填寫“通過”意見并簽字；需修改的，注明具體修改意見退回銷售助理協(xié)調(diào)客戶調(diào)整。（三）法務(wù)部門合規(guī)審核責(zé)任人：法務(wù)專員/法務(wù)經(jīng)理審核要點：主體合法性：核查甲方/乙方主體資格是否合法（如分支機構(gòu)簽約需附授權(quán)委托書），法定代表人簽字/蓋章是否符合《公司法》及企業(yè)章程規(guī)定。條款合規(guī)性：核對合同條款是否符合《民法典》《消費者權(quán)益保護法》等法律法規(guī)，如格式條款是否履行提示義務(wù)、違約責(zé)任是否顯失公平；檢查爭議解決方式（訴訟/仲裁）是否明確，管轄法院/仲裁機構(gòu)是否約定清晰；確認(rèn)知識產(chǎn)權(quán)、保密條款（如適用）是否完整，避免侵權(quán)風(fēng)險。風(fēng)險條款修訂：對不合規(guī)或存在歧義的條款（如“甲方有權(quán)單方解除合同”未明確觸發(fā)條件），提出修改建議并與銷售部門、客戶協(xié)商。輸出：審核通過后，在《審核意見表》中簽字；法律風(fēng)險無法協(xié)商解決的，上報管理層決策。（四）財務(wù)部門審核責(zé)任人：財務(wù)專員/財務(wù)經(jīng)理審核要點：金額與付款條款：核對合同總金額、單價、數(shù)量是否與財務(wù)臺賬一致，付款方式（如預(yù)付款、進度款、尾款比例）、付款期限、賬戶信息（甲方付款賬戶是否與合同主體一致）是否明確合理。稅費與發(fā)票：明確稅費承擔(dān)方（如增值稅稅率、發(fā)票類型：專票/普票），開票時間（如交付后/付款后）是否符合財務(wù)制度。財務(wù)風(fēng)險評估：關(guān)注大額合同的資金流風(fēng)險（如預(yù)付款比例過高可能導(dǎo)致客戶違約尾款），或長賬期合同對現(xiàn)金流的影響，提出資金風(fēng)險控制建議（如要求提供擔(dān)保）。輸出：審核通過后，在《審核意見表》中簽字；需調(diào)整財務(wù)條款的，反饋至銷售部門與客戶協(xié)商。（五）最終審批與簽署授權(quán)責(zé)任人：銷售總監(jiān)/總經(jīng)理（根據(jù)合同金額及企業(yè)授權(quán)制度確定）審批要點：整體條款復(fù)核：綜合銷售、法務(wù)、財務(wù)審核意見，確認(rèn)合同條款是否滿足企業(yè)商業(yè)利益與風(fēng)險控制要求。審批權(quán)限匹配：根據(jù)《合同審批權(quán)限表》（如金額≤10萬由銷售總監(jiān)審批，＞10萬由總經(jīng)理審批），確認(rèn)審批人資格。簽署授權(quán)：審批通過后，由授權(quán)代表（法定代表人或書面授權(quán)人）簽署合同，并加蓋企業(yè)合同專用章（禁止使用公章或財務(wù)章）。輸出：《審批意見表》簽字確認(rèn)，簽署后的合同原件交銷售助理歸檔。（六）合同歸檔與履行跟蹤責(zé)任人：銷售助理/銷售經(jīng)理操作說明：歸檔管理：電子檔案：將簽署后的合同掃描件（含附件）存入企業(yè)合同管理系統(tǒng)，按“合同編號-年份-客戶名稱”分類命名，設(shè)置查閱權(quán)限；紙質(zhì)檔案：原件裝訂成冊，存放于專用檔案柜，保存期限不少于合同履行期滿后5年（根據(jù)法規(guī)要求調(diào)整）。履行跟蹤：銷售經(jīng)理按合同約定跟蹤交付進度、驗收情況，及時記錄《合同履行記錄表》（含交付日期、驗收結(jié)果、客戶簽字等）；財務(wù)部門跟蹤回款情況，對逾期未付款的，及時發(fā)起催款流程。（七）合同變更、續(xù)簽與終止管理責(zé)任人：銷售經(jīng)理/法務(wù)/財務(wù)（根據(jù)變更內(nèi)容確定）操作說明：變更流程：因客戶需求或市場變化需變更合同條款時，由銷售部門提出《合同變更申請》（說明變更原因、變更前后內(nèi)容差異），經(jīng)法務(wù)、財務(wù)審核后，按原審批流程報批；雙方簽署《合同變更協(xié)議》（作為原合同補充），并更新《合同信息登記表》中的相關(guān)信息。續(xù)簽管理：合同到期前1-2個月，銷售部門評估客戶續(xù)簽需求，重新啟動合同審核流程（可參考原合同條款適當(dāng)調(diào)整）。終止處理：合同正常終止（如履行完畢），雙方簽署《合同終止確認(rèn)書》；因違約終止的，需留存違約證據(jù)（如逾期交付通知、驗收不合格報告），按約定追究違約責(zé)任，并更新合同狀態(tài)為“終止”。三、核心工具模板清單模板1：合同信息登記表合同編號合同名稱甲方名稱統(tǒng)一社會信用代碼乙方名稱合同類型標(biāo)的物名稱/規(guī)格/數(shù)量合同總金額（元）簽訂日期履行期限銷售負(fù)責(zé)人法務(wù)負(fù)責(zé)人財務(wù)負(fù)責(zé)人歸檔狀態(tài)備注202405-SALE-001產(chǎn)品銷售合同科技有限公司91110X實業(yè)有限公司產(chǎn)品銷售型號設(shè)備/10臺/單價50000500000（含稅）2024-05-202024-06-20至2024-07-20*明*華*磊已歸檔客戶要求分批交付模板2：審核意見表合同編號審核環(huán)節(jié)審核人審核日期審核意見（通過/需修改/不通過）修改內(nèi)容說明審核結(jié)論202405-SALE-001初步審核*明2024-05-21需修改交付期限由2024-07-20調(diào)整為2024-07-30（需協(xié)調(diào)生產(chǎn)部）待修改后重審202405-SALE-001法務(wù)審核*華2024-05-22通過條款合規(guī)，無異議通過202405-SALE-001財務(wù)審核*磊2024-05-23需修改預(yù)付款比例由30%調(diào)整為40%（降低資金風(fēng)險）待修改后重審202405-SALE-001最終審批*總2024-05-24通過同意按修改后條款簽署批準(zhǔn)簽署模板3：合同變更記錄表變更編號原合同編號變更事項變更前內(nèi)容變更后內(nèi)容變更原因提出方審批人審批日期變更生效日期備注BG2024001202405-SALE-001交付期限2024-07-20前交付2024-07-30前交付客戶場地延期準(zhǔn)備*明*總2024-05-252024-05-25雙方簽署變更協(xié)議四、關(guān)鍵風(fēng)險控制點客戶資質(zhì)審核缺失：嚴(yán)禁與無營業(yè)執(zhí)照、超范圍經(jīng)營或信用狀況差的客戶簽約，大額合同需實地考察客戶經(jīng)營場所。核心條款遺漏：合同必須包含“雙方主體信息、標(biāo)的、數(shù)量質(zhì)量、價款、履行期限地點方式、違約責(zé)任、爭議解決”等必備條款，避免因條款模糊導(dǎo)致糾紛。審核流程倒置：嚴(yán)格按“銷售→法務(wù)→財務(wù)→最終審批”順序流轉(zhuǎn)，不得跳過審核環(huán)節(jié)或逆向?qū)徟?。合同簽署不?guī)范：簽署人需為法定代表人或持有《授權(quán)委托書》的授權(quán)代表，合同專用章需專人保管，禁止外借或違規(guī)使用。履行跟蹤不到位：定期回訪