公司會議管理及資源協(xié)調流程工具模板一、適用場景與目標本流程適用于公司各類常規(guī)會議（如周例會、月度總結會、項目推進會）及臨時性會議（如緊急決策會、跨部門協(xié)調會）的全周期管理，旨在通過標準化操作規(guī)范會議發(fā)起、資源調配、執(zhí)行跟蹤及效果評估，保證會議高效有序、資源合理利用，同時明確各環(huán)節(jié)責任主體，避免資源浪費或流程混亂。二、全流程操作步驟（一）會議籌備階段步驟1：會議需求提報發(fā)起人（如部門負責人、項目負責人）根據(jù)工作需要，明確會議主題、目標（如決策、同步信息、解決問題）、預計時間、時長、參會人員范圍（含外部嘉賓需注明）。填寫《會議需求申請表》（詳見模板1），詳細說明會議議程（含各環(huán)節(jié)預計時長）、所需資源（如會議室、投影設備、視頻會議系統(tǒng)、茶歇、同傳服務等），并提前至少3個工作日提交至行政資源部（緊急會議需注明“緊急”，可縮短至提前1個工作日）。步驟2：資源可行性評估行政資源部收到申請后，1個工作日內完成資源核查：會議室：確認申請時間段內可用會議室（含容量、設備配置），如沖突則協(xié)調同類型空閑會議室或建議調整時間；設備/服務：確認投影儀、麥克風、視頻會議賬號、茶歇等資源是否可滿足需求，特殊需求（如同傳設備）需提前2個工作日對接供應商；人員：如需跨部門協(xié)調參會人員，同步與各部門負責人確認人員時間可行性，避免關鍵崗位人員沖突。評估結果反饋至發(fā)起人，資源無法滿足時提供備選方案（如調整時間、更換場地、簡化資源需求）。步驟3：會議審批常規(guī)會議：部門負責人審批《會議需求申請表》即可；重要會議（如涉及跨部門協(xié)作、資源調配、重大決策）：需提交至分管領導審批，審批通過后視為會議正式立項；臨時緊急會議：發(fā)起人可通過口頭或即時通訊工具向分管領導報備，會后1個工作日內補全書面申請。（二）會議組織階段步驟1：會前準備發(fā)起人/會議組織人：根據(jù)審批結果，提前2個工作日向參會人員發(fā)送會議通知（含會議主題、時間、地點/、議程、參會人員、需提前準備的資料）；確認會議室設備調試（如投影、音響、網絡）及茶歇、物料等資源到位，外部嘉賓需提前1天發(fā)送參會指南（含交通指引、停車信息等）；行政資源部：負責會議室布置（如擺放席卡、調試設備）、茶歇準備（按申請標準）、視頻會議系統(tǒng)測試（線上會議需提前測試和音畫質）。步驟2：會中執(zhí)行主持人：提前10分鐘到達會場，檢查會議準備情況，按議程控制會議節(jié)奏，引導參會人員聚焦主題，避免偏離議題；記錄人：詳細記錄會議決議事項、待辦任務（含具體內容、負責人、完成時限）、爭議點及解決方案（詳見模板3示例）；參會人員：準時參會，提前關閉手機或調至靜音，圍繞議題積極發(fā)言，避免無關討論；如需請假，需提前1個工作日向發(fā)起人及部門負責人報備。（三）會議收尾階段步驟1：紀要與任務分發(fā)記錄人需在會議結束后1個工作日內整理《會議紀要及任務跟蹤表》（詳見模板3），經主持人審核無誤后，發(fā)送至所有參會人員及相關部門抄送分管領導；紀要需包含：會議基本信息（時間、地點、參會人員）、核心議題、決議結論、待辦任務（明確“任務內容-負責人-截止時間-所需資源”）。步驟2：任務跟蹤與資源釋放任務負責人：根據(jù)紀要要求推進任務，截止時間前1天向發(fā)起人反饋進展（如需延期需提前說明原因及新時間節(jié)點）；發(fā)起人/會議組織人：每周匯總任務進展，對逾期未完成的任務進行協(xié)調催辦；行政資源部：會議結束后1小時內回收會議室資源（如設備復位、清理物料），線上會議賬號及時釋放，特殊資源（如租賃設備）與供應商確認結算事宜。三、核心工具模板模板1：會議需求申請表申請部門申請日期會議主題發(fā)起人聯(lián)系方式預計會議時長（分鐘）會議安排時間年月日時分至時分地點/線上參會人員（含部門）外部嘉賓（單位/姓名）議程安排（按順序填寫，注明各環(huán)節(jié)時長）1.2.資源需求□會議室（容量：____）□投影儀□麥克風□視頻會議系統(tǒng)□茶歇（標準：____）□其他：____審批意見部門負責人簽字：日期：分管領導簽字：日期：模板2：會議資源協(xié)調表會議編號（由行政資源部填寫）資源類型申請數(shù)量可用情況協(xié)調結果負責人完成時間會議室A（20人）1可用確認預留*三會前1天投影儀1可用確認調試*四會前2小時視頻會議賬號1需新增已申請賬號：*test*五會前1天茶歇（礦泉水+點心）10份庫存充足確認準備*六會前30分鐘模板3：會議紀要及任務跟蹤表會議名稱會議時間年月日時分至時分地點/線上主持人參會人員（含部門，外部嘉賓注明單位）記錄人核心議題及討論情況（簡要記錄各議題討論要點、不同意見）議題1：議題2：決議結論（明確最終決策方案，需清晰、可執(zhí)行）1.2.待辦任務任務內容負責人所屬部門截止時間完成項目方案初稿*七市場部2023–協(xié)調部門提供預算表*八財務部2023–附件（如會議資料、演示文稿等）四、關鍵注意事項與風險規(guī)避提前規(guī)劃，預留緩沖期：常規(guī)會議需提前3-5個工作日提報需求，避免因資源緊張導致會議延期；臨時會議需明確“緊急”標識，行政資源部優(yōu)先協(xié)調，必要時啟動應急資源調配機制。資源優(yōu)先級管理：當出現(xiàn)資源沖突時，按“緊急會議（如突發(fā)問題決策、客戶投訴處理）>重要會議（如戰(zhàn)略規(guī)劃、重大項目評審）>常規(guī)會議（如日常例會）”順序協(xié)調，并提前告知發(fā)起人調整方案。信息同步與閉環(huán)：會議通知、紀要需通過公司指定系統(tǒng)（如OA、企業(yè)）發(fā)送，保證所有相關人員可查閱；任務負責人需主動反饋進展，發(fā)起人及分管領導定期督辦，避免“議而不決、決而不行”。資源使用效率監(jiān)控：行政資源部每月統(tǒng)計會議室、設備等資源使用率，對長期閑置資源（如某會議室月使用率低于30%）進行優(yōu)化調整（如合并場地、功