合同簽訂流程標準化指導書1.引言為規(guī)范公司合同簽訂行為，防范合同風險，提高合同管理效率，保證合同簽訂過程的規(guī)范性、嚴謹性和合法性，特制定本標準化指導書。本指導書旨在為各部門及合同經(jīng)辦人員提供清晰的操作指引，統(tǒng)一合同簽訂流程，保障公司合法權益。2.適用范圍與核心情境本指導書適用于公司所有對外經(jīng)濟合同的簽訂管理，包括但不限于采購合同、銷售合同、服務合同、租賃合同、技術開發(fā)合同等。無論是與外部法人單位、其他組織還是自然人簽訂的經(jīng)濟合同，均需參照本流程執(zhí)行。具體情境包括：公司日常生產(chǎn)經(jīng)營活動中產(chǎn)生的各類采購與銷售行為；對外提供或接受專業(yè)技術服務、咨詢服務；固定資產(chǎn)、無形資產(chǎn)的租賃與轉租；合作開發(fā)、項目外包等業(yè)務合作；其他需要以書面合同形式明確雙方權利義務的經(jīng)濟活動。3.合同簽訂標準化操作流程3.1合同前期準備與立項操作內容：業(yè)務部門根據(jù)實際需求，提出合同簽訂意向，明確合作背景、目的、主要條款（如標的、數(shù)量、價格、履行期限等）。對合作方進行初步資質審查，核實其營業(yè)執(zhí)照、相關許可證件、業(yè)績證明、信譽狀況等基本信息，保證合作方具備合法履約能力。對于重大或復雜合同，可組織相關部門進行可行性論證，形成《合同立項審批表》。責任部門/人：業(yè)務部門負責人、業(yè)務經(jīng)辦人*關鍵輸出/成果：《合同立項審批表》（如需）、合作方資質復印件、初步合作方案。3.2合同文本起草操作內容：業(yè)務部門根據(jù)合作意向和談判結果，選擇合適的合同文本模板。無合適模板時，可參照行業(yè)標準文本或由法務部門協(xié)助起草。合同文本應內容完整、條款清晰、權責明確，主要包括：合同主體信息、標的描述、數(shù)量與質量要求、價款或報酬及支付方式、履行期限地點方式、違約責任、解決爭議的方法、合同生效條件、變更解除條件、雙方簽字蓋章欄等。涉及技術附件、圖紙、清單等作為合同組成部分的，應一并準備并注明關聯(lián)關系。責任部門/人：業(yè)務經(jīng)辦人*、業(yè)務部門負責人關鍵輸出/成果：合同草案（含附件初稿）。3.3內部審核流程操作內容：業(yè)務部門負責人對合同草案的商務條款、可行性進行初步審核，簽署審核意見。將審核通過的合同草案及相關附件提交至法務部門（或指定合規(guī)審核崗位）進行法律風險審核。法務部門主要審核條款的合法性、合規(guī)性、完整性，潛在法律風險及防范措施，并提出修改意見。涉及財務收支的，需提交財務部門審核，重點關注價款、支付方式、發(fā)票開具、稅務處理、財務核算等條款的合規(guī)性與合理性。涉及技術參數(shù)、功能指標的，需提交技術部門（或相關專業(yè)部門）審核。根據(jù)合同金額、重要程度及公司規(guī)定，可能需要更高層級管理人員（如分管副總、總經(jīng)理）進行審批。各部門審核意見應書面反饋至業(yè)務部門，由業(yè)務經(jīng)辦人匯總、協(xié)調并修改合同文本。責任部門/人：業(yè)務部門、法務部門、財務部門、技術部門（如需）、各級審批人關鍵輸出/成果：各部門審核意見表、修改后的合同草案（終審稿）。3.4對方（客戶/合作方）審核與反饋操作內容：業(yè)務經(jīng)辦人將內部審核通過的合同終稿正式發(fā)送給合作方進行審核。積極與對方溝通，耐心解答對方疑問，就合同條款進行必要的解釋和說明。收到對方的反饋意見后，及時上報業(yè)務部門負責人及法務部門（如涉及重大修改），共同商議是否接受及如何修改。如雙方對合同條款存在較大分歧，應組織專題談判，爭取達成一致。若無法達成一致，應及時上報公司決策層。責任部門/人：業(yè)務經(jīng)辦人*、業(yè)務部門負責人、法務部門（如需）關鍵輸出/成果：對方審核意見、談判記錄（如需）、最終確認的合同文本。3.5合同談判與最終定稿操作內容：對于需要談判的合同，由業(yè)務部門牽頭，根據(jù)需要邀請法務、技術、財務等部門人員參與組成談判小組。談判前明確談判策略、底線目標及讓步空間。談判過程中做好會議記錄，對關鍵條款的變更應雙方確認。談判達成一致后，由業(yè)務經(jīng)辦人根據(jù)談判結果對合同文本進行最終修訂，形成正式合同文本（一式X份，根據(jù)實際需要確定份數(shù)）。責任部門/人：談判小組（業(yè)務經(jīng)辦人*、業(yè)務部門負責人、相關部門人員）關鍵輸出/成果：談判會議紀要、正式合同文本（簽字稿）。3.6合同簽署與用印操作內容：正式合同文本經(jīng)公司最終審批人審批同意后，方可進入簽署環(huán)節(jié)。合同簽署人必須是法定代表人或其合法授權人。授權簽署的，需提供有效的《授權委托書》，并作為合同附件。合同簽署應保證雙方簽字（或蓋章）清晰、完整，簽署日期準確。若為蓋章，需保證公章清晰、不模糊，加蓋在指定位置（如法定代表人簽字處或單位蓋章處）。公司內部用印需嚴格遵守公司印章管理規(guī)定，履行用印審批手續(xù)，填寫《用印申請單》，附上已審批的合同文本及相關附件。責任部門/人：業(yè)務經(jīng)辦人*、法定代表人/授權簽署人、行政部（印章管理人員）關鍵輸出/成果：已簽署的正式合同文本、用印記錄。3.7合同分發(fā)與歸檔操作內容：合同簽署并加蓋公章后，業(yè)務部門應根據(jù)合同份數(shù)和需要，及時將合同正本及副本分發(fā)給相關部門（如財務部、法務部、項目部等），并做好簽收記錄。業(yè)務部門負責將合同原件、所有附件、《合同審批表》、對方資質文件、談判記錄、重要往來函件等整理成冊，形成完整的合同檔案。按照公司檔案管理規(guī)定，在合同簽訂后X個工作日內將合同檔案移交至檔案管理部門（或指定存檔部門）進行統(tǒng)一歸檔管理。建立合同臺賬，對合同基本信息、履行情況、變更解除等進行動態(tài)跟蹤管理。責任部門/人：業(yè)務部門、檔案管理部門（或指定存檔部門）關鍵輸出/成果：合同分發(fā)簽收記錄、合同檔案（正本及副本）、合同臺賬。3.8合同履行與跟蹤監(jiān)控操作內容：業(yè)務部門是合同履行的主要責任部門，負責按照合同約定全面履行己方義務，并跟蹤對方的履約情況。建立合同履行跟蹤機制，定期對合同履行情況進行檢查，及時發(fā)覺并解決履行過程中出現(xiàn)的問題。對合同履行過程中的重要節(jié)點（如交貨、驗收、付款等）應做好書面記錄，并由相關方簽字確認。若對方出現(xiàn)違約行為，應及時收集證據(jù)，并按照合同約定和公司規(guī)定采取相應措施（如協(xié)商、催告、索賠、仲裁或訴訟等）。合同履行完畢或終止后，業(yè)務部門應及時辦理相關手續(xù)，并形成合同履行總結報告（如需）。責任部門/人：業(yè)務部門、法務部門（如涉及糾紛處理）關鍵輸出/成果：合同履行記錄、驗收證明、往來函件、違約處理材料、合同履行總結報告（如需）。4.常用配套表單4.1合同評審表示例合同名稱合同編號評審階段□起草初稿□修改稿□最終稿評審日期年月日基本信息合作方名稱合同類型□采購□銷售□服務□其他合同金額人民幣元整（小寫：￥）履行期限自年月日至年月日評審部門及意見業(yè)務部門評審人：*意見：簽字：日期：法務部門評審人：*意見：簽字：日期：財務部門評審人：*意見：簽字：日期：技術部門評審人：*意見：簽字：日期：（如需）最終審批分管領導意見：簽字：日期：總經(jīng)理意見：簽字：日期：（如需）4.2合同簽訂進度跟蹤表示例合同名稱合同編號項目信息合作方負責人*計劃簽訂日期年月日當前狀態(tài)□準備中□審核中□談判中□已簽署□歸檔流程節(jié)點跟蹤立項/需求提出計劃完成：年月日實際完成：年月日責任人*合同起草計劃完成：年月日實際完成：年月日責任人*內部審核計劃完成：年月日實際完成：年月日責任人*對方審核計劃完成：年月日實際完成：年月日責任人*談判與定稿計劃完成：年月日實際完成：年月日責任人*簽署與用印計劃完成：年月日實際完成：年月日責任人*分發(fā)與歸檔計劃完成：年月日實際完成：年月日責任人*備注5.關鍵注意事項與風險提示主體資格審查：簽訂合同前，務必對合作方的主體資格、履約能力、信譽狀況進行全面審查，避免與不具備相應資質或履約能力的主體簽訂合同，防止出現(xiàn)“皮包公司”詐騙或履不能的風險。條款嚴謹清晰：合同條款應具體、明確、無歧義，避免使用“大概”、“可能”等模糊詞匯。對于標的、數(shù)量、質量、價款、履行方式、違約責任等核心條款，務必準確表述。授權委托審查：對方若非法定代表人親自簽署，需提供其法定代表人簽署的授權委托書，并核對委托人的證件號碼明、授權范圍、授權期限，保證授權真實有效。印章真實性核查：簽署合同時應仔細核對對方印章的真實性和清晰度，防止偽造、變造印章。對于重要合同，可考慮要求對方提供加蓋公章的營業(yè)執(zhí)照復印件等資質文件并核對原件。保密義務：對于在合同訂立和履行過程中知悉的對方商業(yè)秘密或公司未公開信息，雙方及相關人員均負有保密義務，可在合同中明保證密條款及違約責任。合同文本統(tǒng)一：盡量使用公司制定的示范合同文本，如需修改示范文本，應充分評估修改條款的法律風險，并經(jīng)法務部門