企業(yè)采購審批流程管理標(biāo)準(zhǔn)手冊(cè)一、適用范圍與目標(biāo)本手冊(cè)適用于企業(yè)各部門在日常運(yùn)營中發(fā)生的各類采購活動(dòng)，包括但不限于辦公物資采購、生產(chǎn)設(shè)備采購、服務(wù)類采購（如咨詢、維修）等。旨在規(guī)范采購審批全流程，明確各環(huán)節(jié)職責(zé)分工，保證采購活動(dòng)合規(guī)、高效、透明，有效控制采購成本，保障企業(yè)資源合理配置。二、流程操作步驟詳解（一）采購需求提出發(fā)起主體：各部門員工根據(jù)工作需要提出采購需求，或部門負(fù)責(zé)人根據(jù)部門計(jì)劃統(tǒng)籌提出。內(nèi)容要求：填寫《采購需求申請(qǐng)表》，需明確以下信息：采購物品/服務(wù)的名稱、規(guī)格型號(hào)、技術(shù)參數(shù)（如適用）；需求數(shù)量、預(yù)估單價(jià)、總價(jià)；采購用途、期望到貨日期（如適用）；預(yù)算來源（如部門年度預(yù)算、專項(xiàng)預(yù)算等）。提交方式：將《采購需求申請(qǐng)表》提交至部門負(fù)責(zé)人審核，同時(shí)可附上相關(guān)支撐材料（如報(bào)價(jià)單、技術(shù)方案等）。（二）部門負(fù)責(zé)人審核審核重點(diǎn)：采購需求的必要性（是否符合部門工作計(jì)劃、是否為重復(fù)采購等）；需求數(shù)量與規(guī)格的合理性（是否存在過度采購、參數(shù)冗余等）；預(yù)算是否符合部門預(yù)算額度，是否有超預(yù)算情況。審核結(jié)果：通過：簽字確認(rèn)后，將《采購需求申請(qǐng)表》提交至采購部；不通過：注明原因退回申請(qǐng)人，說明修改建議后重新提交。時(shí)限要求：收到申請(qǐng)后1個(gè)工作日內(nèi)完成審核。（三）采購部復(fù)核與方案制定復(fù)核內(nèi)容：需求信息完整性（是否填寫關(guān)鍵項(xiàng)、附件是否齊全）；預(yù)算合規(guī)性（是否在采購權(quán)限范圍內(nèi)，是否需啟動(dòng)特殊審批流程）。方案制定：對(duì)于常規(guī)采購（如辦公文具、低值易耗品）：采購部根據(jù)歷史采購記錄或供應(yīng)商庫直接制定采購方案；對(duì)于非常規(guī)采購（如大型設(shè)備、定制化服務(wù)）：采購部需開展市場調(diào)研，至少向3家合格供應(yīng)商詢價(jià)，形成《采購比價(jià)報(bào)告》，明確推薦供應(yīng)商及理由。輸出成果：《采購申請(qǐng)審批表》（含采購方案、比價(jià)報(bào)告等附件），提交至下一審批環(huán)節(jié)。（四）分級(jí)審批根據(jù)采購金額及重要性，實(shí)行分級(jí)審批制度，具體權(quán)限采購金額（人民幣）審批人5,000元（含）以下部門經(jīng)理*5,001元-50,000元（含）分管副總*50,001元-200,000元（含）總經(jīng)理*200,001元以上總經(jīng)理*+董事會(huì)（如需）審批要求：審批人需重點(diǎn)關(guān)注采購方案的合理性、預(yù)算匹配度及供應(yīng)商資質(zhì)；對(duì)超預(yù)算采購，需申請(qǐng)人提交《超預(yù)算說明》，詳細(xì)說明超預(yù)算原因及成本控制措施，經(jīng)審批人簽字確認(rèn)后方可推進(jìn)；審批時(shí)限：收到申請(qǐng)后1-3個(gè)工作日內(nèi)完成（根據(jù)審批層級(jí)調(diào)整）。（五）供應(yīng)商選擇與合同簽訂供應(yīng)商確定：審批通過后，采購部根據(jù)《采購比價(jià)報(bào)告》或供應(yīng)商庫確定最終供應(yīng)商；對(duì)于金額較大或重要采購，需組織使用部門、采購部、財(cái)務(wù)部共同參與供應(yīng)商評(píng)審。合同簽訂：采購部與供應(yīng)商擬定采購合同，明確標(biāo)的物名稱、規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交付時(shí)間、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、違約責(zé)任等條款；合同需經(jīng)法務(wù)部門（或指定法務(wù)人員）審核無誤后，由雙方法定代表人或授權(quán)代表簽字蓋章，合同正本交采購部、財(cái)務(wù)部、使用部門存檔。（六）訂單下達(dá)與交付跟蹤訂單下達(dá)：采購部根據(jù)采購合同《采購訂單》，加蓋采購專用章后發(fā)送至供應(yīng)商，并同步告知使用部門預(yù)計(jì)到貨時(shí)間。交付跟蹤：供應(yīng)商發(fā)貨后，采購部需跟蹤物流信息，保證按時(shí)交付；如遇延遲交付，采購部需及時(shí)與供應(yīng)商溝通，協(xié)調(diào)解決方案，并通知使用部門調(diào)整計(jì)劃。（七）驗(yàn)收與確認(rèn)驗(yàn)收組織：到貨后，由使用部門牽頭，采購部、財(cái)務(wù)部（如需）共同參與驗(yàn)收；對(duì)于大型設(shè)備或復(fù)雜服務(wù)，可邀請(qǐng)技術(shù)專家參與驗(yàn)收。驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)：核對(duì)實(shí)物與《采購訂單》《合同》約定的規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量是否一致；檢查物品外觀、功能、合格證明等是否符合要求；服務(wù)類采購需對(duì)照服務(wù)方案驗(yàn)收服務(wù)成果是否達(dá)標(biāo)。驗(yàn)收結(jié)果：驗(yàn)收合格：填寫《采購驗(yàn)收單》，由驗(yàn)收人簽字確認(rèn)，一式三份（采購部、財(cái)務(wù)部、使用部門各執(zhí)一份）；驗(yàn)收不合格：詳細(xì)記錄問題，拍照留存，由采購部聯(lián)系供應(yīng)商處理（如退換貨、整改等），處理完成后重新驗(yàn)收。（八）付款結(jié)算付款申請(qǐng)：采購部憑《采購合同》《采購驗(yàn)收單》《供應(yīng)商發(fā)票》填寫《付款申請(qǐng)單》，提交財(cái)務(wù)部審核。財(cái)務(wù)審核：財(cái)務(wù)部核對(duì)單據(jù)完整性（合同、驗(yàn)收單、發(fā)票信息是否一致）、付款條件是否達(dá)成（如質(zhì)保金條款）；審核無誤后，按企業(yè)財(cái)務(wù)制度安排付款（如銀行轉(zhuǎn)賬）。付款時(shí)限：審核通過后，按合同約定付款時(shí)間執(zhí)行（如驗(yàn)收后30日內(nèi)支付尾款）。三、常用表單模板（一）采購需求申請(qǐng)表申請(qǐng)部門申請(qǐng)人聯(lián)系方式申請(qǐng)日期采購類別□物資類□設(shè)備類□服務(wù)類采購名稱規(guī)格型號(hào)/技術(shù)參數(shù)單位需求數(shù)量預(yù)估單價(jià)（元）預(yù)估總價(jià)（元）預(yù)算來源采購用途期望到貨日期附件清單□報(bào)價(jià)單□技術(shù)方案□其他：部門負(fù)責(zé)人意見簽字：日期：（二）采購驗(yàn)收單采購編號(hào)供應(yīng)商名稱驗(yàn)收日期物品/服務(wù)名稱規(guī)格型號(hào)數(shù)量合同約定標(biāo)準(zhǔn)驗(yàn)收情況□合格□不合格（不合格說明：）驗(yàn)收意見使用部門驗(yàn)收人簽字：日期：采購部驗(yàn)收人簽字：日期：財(cái)務(wù)部參與人（如）簽字：日期：（三）付款申請(qǐng)單采購編號(hào)供應(yīng)商名稱申請(qǐng)部門合同金額（元）已付金額（元）申請(qǐng)金額（元）付款事由附件清單□合同□驗(yàn)收單□發(fā)票□其他：采購部意見簽字：日期：財(cái)務(wù)部審核意見簽字：日期：審批人意見簽字：日期：四、執(zhí)行要點(diǎn)與風(fēng)險(xiǎn)提示（一）關(guān)鍵執(zhí)行要點(diǎn)預(yù)算管控：所有采購活動(dòng)需在預(yù)算范圍內(nèi)執(zhí)行，超預(yù)算采購必須履行特殊審批流程，嚴(yán)禁無預(yù)算采購。審批時(shí)限：各環(huán)節(jié)審批人需在規(guī)定時(shí)限內(nèi)完成審核，避免因流程延誤影響工作進(jìn)度；特殊情況需提前溝通并說明原因。供應(yīng)商管理：建立合格供應(yīng)商名錄，定期對(duì)供應(yīng)商履約情況（質(zhì)量、交付、服務(wù)）進(jìn)行評(píng)估，動(dòng)態(tài)調(diào)整供應(yīng)商庫。資料留存：采購全流程資料（需求申請(qǐng)、審批表、合同、驗(yàn)收單、發(fā)票等）需分類歸檔保存，保存期限不少于3年，保證可追溯。（二）常見風(fēng)險(xiǎn)提示需求不明確：采購需求描述不清（如規(guī)格模糊、數(shù)量不合理）可能導(dǎo)致采購物品不符合實(shí)際使用需求，造成浪費(fèi)。需加強(qiáng)需求審核，保證信息準(zhǔn)確。審批越權(quán)：未按分級(jí)審批權(quán)限執(zhí)行，可能導(dǎo)致采購流程違規(guī)，增加企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)。需嚴(yán)格審批權(quán)限管理，禁止越權(quán)審批。供應(yīng)商選擇不當(dāng)：未通過合規(guī)流程選擇供應(yīng)商（如未比價(jià)、未審核資質(zhì)）可能導(dǎo)致采購成本過高或產(chǎn)品質(zhì)量問題。需規(guī)范供應(yīng)商選擇流程，保證公平、公正、公開。驗(yàn)收疏漏：驗(yàn)收環(huán)節(jié)未嚴(yán)格核對(duì)標(biāo)準(zhǔn)或未參與驗(yàn)收，可能導(dǎo)致不合格物品入庫