某市建筑質(zhì)量監(jiān)督檔案管理制度一、制度目的為規(guī)范本市建筑工程質(zhì)量監(jiān)督檔案的管理工作，確保工程質(zhì)量監(jiān)督資料的完整性、準確性與可追溯性，充分發(fā)揮檔案在工程質(zhì)量監(jiān)管、責任追溯及行業(yè)管理中的支撐作用，依據(jù)《中華人民共和國檔案法》《建設(shè)工程質(zhì)量管理條例》及建筑工程質(zhì)量監(jiān)督相關(guān)法規(guī)，結(jié)合本市建筑工程質(zhì)量監(jiān)督工作實際，制定本制度。二、適用范圍本制度適用于本市行政區(qū)域內(nèi)各類新建、改建、擴建及裝修裝飾等建筑工程（含市政基礎(chǔ)設(shè)施工程）的質(zhì)量監(jiān)督檔案管理活動。從事建筑工程質(zhì)量監(jiān)督的機構(gòu)、參與工程建設(shè)的各方責任主體及檔案管理相關(guān)人員，均應(yīng)遵守本制度。三、管理職責分工（一）質(zhì)量監(jiān)督機構(gòu)職責市（區(qū)）建筑工程質(zhì)量監(jiān)督機構(gòu)（以下簡稱“監(jiān)督機構(gòu)”）是質(zhì)量監(jiān)督檔案管理的責任主體，負責統(tǒng)籌本轄區(qū)內(nèi)質(zhì)量監(jiān)督檔案的組織實施與監(jiān)督指導(dǎo)工作：制定檔案管理的具體實施細則，明確檔案收集、整理、保管、利用的操作流程；督促工程建設(shè)各方責任主體（建設(shè)、勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理等單位）及時提交質(zhì)量監(jiān)督相關(guān)資料；對監(jiān)督人員的檔案收集工作進行培訓(xùn)、考核，確保檔案資料的規(guī)范性；定期對檔案管理工作進行檢查，及時糾正檔案管理中的違規(guī)行為。（二）檔案管理部門職責監(jiān)督機構(gòu)內(nèi)設(shè)的檔案管理部門（或指定專人）承擔檔案的日常管理工作：負責質(zhì)量監(jiān)督檔案的接收、分類、立卷、編目、保管及數(shù)字化加工等工作；建立檔案管理臺賬，對檔案的收進、移出、利用等情況進行動態(tài)記錄；維護檔案保管環(huán)境，確保檔案庫房符合防火、防潮、防蟲、防光、防盜等安全要求；配合監(jiān)督機構(gòu)開展檔案的鑒定、銷毀及利用服務(wù)工作。（三）監(jiān)督人員及責任主體職責質(zhì)量監(jiān)督人員在監(jiān)督工作中，應(yīng)同步收集工程質(zhì)量監(jiān)督過程中形成的文件資料（如監(jiān)督記錄、整改通知書、檢測報告等），確保資料與監(jiān)督工作進度同步，內(nèi)容真實、完整；建設(shè)單位應(yīng)牽頭組織勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理等單位，按要求整理工程前期手續(xù)、質(zhì)量保證體系資料、竣工驗收資料等，并及時移交監(jiān)督機構(gòu)；各責任主體應(yīng)對提交的檔案資料的真實性、合法性負責，不得偽造、篡改或隱瞞重要信息。四、檔案內(nèi)容與分類建筑質(zhì)量監(jiān)督檔案應(yīng)全面反映工程質(zhì)量監(jiān)督的全過程，主要包括以下類別及內(nèi)容：（一）工程基礎(chǔ)類資料包含工程立項批復(fù)、建設(shè)用地規(guī)劃許可證、建設(shè)工程規(guī)劃許可證、施工許可證、施工圖審查合格書等法定建設(shè)手續(xù)，以及工程地質(zhì)勘察報告、施工圖紙等技術(shù)文件。（二）監(jiān)督管理類資料監(jiān)督注冊資料：工程質(zhì)量監(jiān)督注冊申請表、責任主體單位及人員資質(zhì)資格證明、質(zhì)量監(jiān)督工作方案等；監(jiān)督過程資料：質(zhì)量監(jiān)督抽查記錄、質(zhì)量問題整改通知書及回復(fù)、工程質(zhì)量檢測報告（含見證取樣檢測、實體檢測等）、質(zhì)量事故（問題）調(diào)查處理資料、分部（子分部）工程質(zhì)量驗收監(jiān)督記錄等；竣工驗收及備案資料：工程竣工驗收通知書、竣工驗收報告、工程質(zhì)量監(jiān)督報告、竣工驗收備案表及相關(guān)證明文件。（三）專項監(jiān)督類資料針對特殊工程（如超限高層建筑、深基坑工程、鋼結(jié)構(gòu)工程等）或?qū)ｍ椯|(zhì)量問題（如防水工程、混凝土結(jié)構(gòu)實體質(zhì)量等）開展的專項監(jiān)督記錄、專家論證資料、專項檢測報告等。（四）其他關(guān)聯(lián)資料工程質(zhì)量投訴處理記錄、責任主體質(zhì)量信用評價資料、監(jiān)督人員工作筆記（含現(xiàn)場影像資料）等與工程質(zhì)量監(jiān)督相關(guān)的文件。五、檔案收集與整理要求（一）收集要求及時性：質(zhì)量監(jiān)督過程中形成的資料應(yīng)隨監(jiān)督工作同步收集，工程竣工驗收后30日內(nèi)，建設(shè)單位應(yīng)組織相關(guān)單位完成所有資料的整理并移交監(jiān)督機構(gòu)；完整性：資料應(yīng)涵蓋工程從立項到竣工驗收備案的全周期質(zhì)量監(jiān)督信息，不得遺漏關(guān)鍵環(huán)節(jié)或重要文件；準確性：資料內(nèi)容應(yīng)真實反映工程質(zhì)量狀況及監(jiān)督工作開展情況，簽字、蓋章等手續(xù)齊全，復(fù)印件需注明“與原件一致”并加蓋提供單位公章。（二）整理規(guī)范檔案整理應(yīng)遵循“分類清晰、組卷合理、編號唯一”的原則，按工程類別、監(jiān)督階段或文件類型進行分類；紙質(zhì)檔案應(yīng)采用耐久性強的書寫材料（如碳素墨水）填寫，字跡清晰；電子檔案應(yīng)采用通用格式（如PDF、JPG、DOC等），確保長期可讀；檔案立卷時應(yīng)編制卷內(nèi)目錄，注明文件編號、名稱、形成時間、頁數(shù)等信息，案卷封面應(yīng)標注工程名稱、案卷題名、卷號、保管期限等內(nèi)容；鼓勵采用數(shù)字化手段對檔案進行加工，建立電子檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的線上檢索與利用。六、檔案保管與利用（一）保管要求檔案庫房應(yīng)配備溫濕度調(diào)控、消防、安防等設(shè)施，定期檢查維護，確保檔案存儲環(huán)境安全；檔案保管期限分為永久、長期（20年以上）、短期（20年以下），其中工程質(zhì)量監(jiān)督報告、竣工驗收備案資料等重要文件應(yīng)永久保管，一般性監(jiān)督記錄按工程性質(zhì)確定保管期限；檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進行檢查、清點，發(fā)現(xiàn)破損、霉變等問題及時修復(fù)，對電子檔案進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（二）利用規(guī)定監(jiān)督機構(gòu)內(nèi)部因工作需要查閱檔案，需填寫《檔案借閱申請表》，經(jīng)部門負責人批準后借閱，原則上不得帶出檔案庫房，確需帶出的需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批；外部單位（如司法機關(guān)、建設(shè)單位、科研機構(gòu)等）需查閱檔案時，應(yīng)出具單位介紹信及有效身份證明，說明利用目的，經(jīng)監(jiān)督機構(gòu)負責人批準后方可查閱，如需復(fù)制檔案，需由檔案管理人員操作并加蓋檔案證明專用章；檔案利用過程中應(yīng)嚴格遵守保密規(guī)定，不得泄露工程質(zhì)量敏感信息或商業(yè)秘密，未經(jīng)批準不得擅自公開或傳播檔案內(nèi)容。七、檔案鑒定與銷毀（一）定期鑒定監(jiān)督機構(gòu)應(yīng)每5年組織檔案管理、工程技術(shù)等專業(yè)人員，對保管期滿的檔案進行鑒定，重點審查檔案的保存價值、完整性及利用需求，形成《檔案鑒定意見書》。（二）銷毀程序經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案，由檔案管理部門編制《檔案銷毀清冊》，列明檔案名稱、卷號、形成時間、保管期限等信息，報監(jiān)督機構(gòu)負責人審批；檔案銷毀應(yīng)指定兩人以上負責監(jiān)銷，監(jiān)銷人員需在《檔案銷毀清冊》上簽字確認，銷毀過程應(yīng)全程記錄（如拍照、錄像），確?？勺匪?；涉及工程質(zhì)量責任追溯、司法訴訟等未結(jié)案的檔案，不得銷毀。八、責任追究對違反本制度的單位或個人，按以下規(guī)定處理：建設(shè)、施工、監(jiān)理等單位未按要求提交檔案資料或提交虛假資料的，由監(jiān)督機構(gòu)責令限期整改，逾期未改的，記入企業(yè)信用檔案，情節(jié)嚴重的，依法依規(guī)給予行政處罰；監(jiān)督人員未履行檔案收集職責，導(dǎo)致資料缺失、失真的，由監(jiān)督機構(gòu)給予批評教育、績效扣分，情節(jié)嚴重的，依法追究行政責任；檔案管理人員因失職導(dǎo)致檔案損毀、丟失