公司文件歸檔與管理制度手冊第一章總則一、目的與依據(jù)為規(guī)范公司文件的形成、收集、整理、歸檔及管理工作，保證文件完整性、安全性及可追溯性，提高辦公效率，依據(jù)《_________檔案法》及公司內(nèi)部管理要求，特制定本制度。二、適用范圍本制度適用于公司各部門、全體員工在履職過程中形成或具有保存價值的各類紙質(zhì)文件、電子文件的管理，包括但不限于行政文件、業(yè)務(wù)文件、項目文件、人事文件、財務(wù)資料等。第二章歸檔范圍與分類一、歸檔范圍行政管理文件：公司章程、管理制度、會議紀(jì)要、工作計劃與總結(jié)、請示報告、通知函件等；業(yè)務(wù)管理文件：合同協(xié)議、客戶資料、招投標(biāo)文件、項目方案及驗收報告、市場調(diào)研資料等；人力資源管理文件：員工招聘資料、勞動合同、績效考核記錄、培訓(xùn)檔案、薪資調(diào)整審批等；財務(wù)管理文件：預(yù)算報表、決算報告、財務(wù)分析、審計報告、稅務(wù)資料（不含發(fā)票）等；其他具有保存價值的文件：公司重要活動影像資料、榮譽證書、資質(zhì)證書復(fù)印件等。二、文件分類標(biāo)準(zhǔn)一級分類：按部門劃分（如行政部、財務(wù)部、市場部等）；二級分類：按文件類型劃分（如綜合類、業(yè)務(wù)類、人事類等）；三級分類：按年度及文件形成時間順序劃分（如2024年綜合類-01號文件）。第三章歸檔操作流程一、文件收集責(zé)任主體：各部門文員*為文件收集第一責(zé)任人，經(jīng)辦人配合提供文件原件及電子版；收集時間：文件辦理完畢后1個工作日內(nèi)，由部門文員*完成初步收集；收集要求：保證文件內(nèi)容完整、字跡清晰（紙質(zhì)文件）、電子版格式兼容（PDF/Word等），無缺頁、漏項。二、文件整理檢查核對：部門文員*對收集的文件進(jìn)行核對，檢查文件是否與歸檔清單一致，剔除重復(fù)、無關(guān)材料；排序裝訂：紙質(zhì)文件按形成時間順序排序，左側(cè)裝訂（無法裝訂的采用夾裝方式），加裝統(tǒng)一封面；電子文件按“部門-類型-年度-序號”規(guī)則命名（如“行政部-綜合類-2024-001”）。三、文件分類與編號分類標(biāo)注：在文件封面右上角標(biāo)注二級分類名稱（如“業(yè)務(wù)類”），首頁右下角標(biāo)注歸檔部門及年度；唯一編號：由檔案管理員*統(tǒng)一編制歸檔編號，格式為“部門代碼-二級分類代碼-年度-流水號”（如“XZ-ZH-2024-001”，XZ代表行政部，ZH代表綜合類）。四、移交歸檔移交時間：每季度末月25日前，部門文員*將整理完畢的文件向檔案室移交；移交手續(xù)：填寫《文件歸檔移交清單》（詳見第四章模板），雙方簽字確認(rèn)，一式兩份，部門與檔案室各存一份；電子文件移交：通過公司內(nèi)部辦公系統(tǒng)電子版文件，同步移交電子版《文件歸檔清單》。五、入庫保管入庫登記：檔案管理員*核對無誤后，在檔案管理臺賬中登記歸檔信息，包括文件編號、名稱、數(shù)量、移交日期等；存放要求：紙質(zhì)文件存入專用檔案柜，按分類順序排列，標(biāo)注清晰；電子文件存儲于公司服務(wù)器專用文件夾，定期備份（每月1次）。第四章文件保管與利用一、保管要求環(huán)境安全：檔案室配備防火、防潮、防蟲、防盜設(shè)備，溫度控制在14-24℃，濕度控制在45%-60%；保密管理：涉密文件（如未公開合同、財務(wù)數(shù)據(jù)）單獨存放，由檔案管理員負(fù)責(zé)保管，查閱需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批；定期檢查：檔案管理員*每半年對檔案進(jìn)行一次清點檢查，保證無丟失、損壞，發(fā)覺問題及時上報處理。二、借閱與復(fù)制借閱流程：（1）借閱人填寫《文件借閱申請表》（詳見第四章模板），注明文件名稱、編號、借閱事由及期限；（2）經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，交檔案管理員辦理借閱手續(xù)；（3）涉密文件借閱需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)*審批。借閱規(guī)定：（1）借閱期限一般不超過5個工作日，到期需續(xù)借的應(yīng)提前1天申請；（2）借閱文件不得涂改、勾畫、拆散，不得轉(zhuǎn)借、復(fù)制（未經(jīng)批準(zhǔn)）；（3）借閱完畢后，及時歸還檔案管理員*，當(dāng)面檢查文件完整性。三、文件銷毀銷毀范圍：超過保管期限（一般為10-15年，具體參照檔案保管期限表）、無保存價值的文件；銷毀流程：（1）檔案管理員*編制《文件銷毀清單》，注明文件名稱、編號、銷毀原因及數(shù)量；（2）經(jīng)行政部負(fù)責(zé)人及分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，由2名以上人員共同監(jiān)銷；（3）紙質(zhì)文件采用粉碎方式銷毀，電子文件徹底刪除并銷毀備份，監(jiān)銷人簽字確認(rèn)《文件銷毀清單》存檔。第五章常用模板表單一、文件歸檔清單序號文件名稱文號/編號形成日期頁數(shù)歸檔部門經(jīng)辦人歸檔日期備注12024年度工作計劃XZ-ZH-2024-0012024-01-058行政部張*2024-01-10含電子版2項目A合同YW-HT-2024-0022024-02-2015市場部李*2024-02-25涉密二、文件借閱申請表借閱人部門聯(lián)系方式王*財務(wù)部5678文件名稱文件編號借閱事由2023年度財務(wù)決算報告CW-JS-2023-001審計核對審批意見部門負(fù)責(zé)人：*檔案管理員：*日期：2024-02-28日期：2024-02-28三、文件銷毀審批表文件名稱文件編號銷毀原因保管期限銷毀數(shù)量2022年會議紀(jì)要XZ-YH-2022-001超過保管期限10年12份審批意見部門負(fù)責(zé)人：*分管領(lǐng)導(dǎo)：*日期：2024-03-10日期：2024-03-12監(jiān)銷人執(zhí)行人趙、錢孫*第六章責(zé)任與監(jiān)督一、部門職責(zé)各部門負(fù)責(zé)人*為本部門文件歸檔第一責(zé)任人，保證本部門文件及時、完整歸檔；部門文員負(fù)責(zé)本部門文件收集、整理、移交工作，配合檔案管理員完成歸檔流程；檔案管理員*負(fù)責(zé)檔案接收、保管、借閱、銷毀等工作，定期維護(hù)檔案管理臺賬。二、監(jiān)督與考核行政部每季度對各部門文件歸檔情況進(jìn)行檢查，檢查結(jié)果納入部門績效考核；對未按規(guī)定歸檔、導(dǎo)致文件丟失或泄露的，視情節(jié)輕重對相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行批評教育或績效扣