會議代辦協(xié)議書甲方（委托方）：姓名/名稱：法定代表人：地址：聯(lián)系方式：乙方（受托方）：姓名/名稱：法定代表人：地址：聯(lián)系方式：鑒于甲方有舉辦會議的需求，乙方具備會議代辦的專業(yè)能力和經(jīng)驗，雙方經(jīng)友好協(xié)商，依據(jù)《中華人民共和國民法典》相關規(guī)定，就甲方委托乙方代辦會議事宜達成如下協(xié)議：一、會議基本信息1.會議名稱：2.會議時間：自年月日起至年月日止3.會議地點：4.參會人數(shù)：預計人，實際人數(shù)以最終簽到為準。5.會議內(nèi)容概述：本次會議旨在圍繞[會議主題]展開深入討論和交流，涵蓋[具體議題1]、[具體議題2]等多個方面，旨在促進[相關行業(yè)/領域]的發(fā)展與合作，推動[具體目標]達成。二、服務內(nèi)容及要求1.會議籌備根據(jù)甲方提供的會議信息及要求，乙方負責制定詳細的會議籌備計劃，包括但不限于會議日程安排、場地布置方案、會議資料準備、參會人員邀請及接待等。乙方應確保會議場地的選擇符合會議規(guī)模及需求，場地設施齊全、環(huán)境良好，并負責與場地提供方簽訂租賃合同及相關協(xié)議，確保場地使用的合法性和安全性。會議資料包括但不限于會議手冊、發(fā)言稿、演示文稿等，乙方應按照甲方要求進行設計、排版、印刷，并在會議前確保資料準確無誤地發(fā)放到參會人員手中。乙方負責邀請甲方指定的參會人員，并及時向甲方反饋邀請情況。對于確認參會人員，乙方應提供詳細的信息資料，包括姓名、單位、聯(lián)系方式等。在會議接待方面，乙方應安排專人負責參會人員的簽到、住宿、餐飲等事宜，確保接待工作熱情、周到、有序。2.會議組織與實施會議期間，乙方負責現(xiàn)場的組織協(xié)調(diào)工作，確保會議按照預定的日程安排順利進行。包括但不限于會議設備的調(diào)試與維護、會議主持人及發(fā)言人的安排、會議記錄及攝影攝像等工作。乙方應確保會議設備的正常運行，如音響、燈光、投影儀等，提前進行檢查和調(diào)試，對于可能出現(xiàn)的設備故障制定應急預案，確保在會議期間能夠及時解決問題，不影響會議的正常進行。會議主持人及發(fā)言人應具備相應的專業(yè)知識和經(jīng)驗，能夠有效地引導會議進程，促進參會人員之間的交流與互動。乙方應根據(jù)會議內(nèi)容和甲方要求，合理安排主持人及發(fā)言人，并提前與他們溝通會議流程和重點內(nèi)容。乙方負責會議記錄工作，記錄會議討論的主要內(nèi)容、決議事項等，并在會議結束后及時整理成會議紀要，提交給甲方審核確認。會議紀要應準確、完整地反映會議情況，為甲方后續(xù)的工作提供參考依據(jù)。會議期間的攝影攝像工作，乙方應安排專業(yè)人員進行操作，確保拍攝的照片和視頻清晰、完整，能夠真實地記錄會議的全過程。拍攝的資料應按照甲方要求進行整理和保存，以便甲方后續(xù)使用。3.會議后續(xù)服務會議結束后，乙方負責清理會議場地，確保場地恢復原狀。對于會議期間產(chǎn)生的垃圾、廢棄物等進行妥善處理，保持場地的整潔衛(wèi)生。乙方應協(xié)助甲方對會議效果進行評估和總結，收集參會人員的反饋意見，整理后提交給甲方。根據(jù)甲方的需求，乙方可以提供相關的數(shù)據(jù)分析和報告，為甲方進一步改進會議組織工作提供參考。對于會議期間形成的各類文件、資料、照片及視頻等，乙方應按照甲方的要求進行整理、歸檔，并在規(guī)定的時間內(nèi)移交給甲方。移交時應確保資料的完整性和準確性，同時提供詳細的清單以便甲方核對。三、雙方權利與義務（一）甲方權利與義務1.權利有權對乙方的會議代辦工作進行監(jiān)督和檢查，提出意見和建議。有權要求乙方按照協(xié)議約定的服務內(nèi)容和標準提供服務，對于乙方未履行或不當履行協(xié)議義務的行為有權要求乙方糾正或采取補救措施。有權獲取乙方在會議籌備、組織及后續(xù)服務過程中形成的各類文件、資料、照片及視頻等。2.義務向乙方提供準確、詳細的會議信息及要求，包括但不限于會議主題、議程、參會人員名單、會議資料內(nèi)容等，并對所提供信息的真實性和完整性負責。按照協(xié)議約定的時間和方式向乙方支付服務費用。協(xié)助乙方開展會議籌備工作，如提供必要的文件資料支持、協(xié)助邀請參會人員等。在會議期間，甲方應遵守會議現(xiàn)場的相關規(guī)定和秩序，配合乙方完成會議組織工作。（二）乙方權利與義務1.權利有權要求甲方按照協(xié)議約定支付服務費用。根據(jù)協(xié)議約定及甲方要求，自主安排會議籌備、組織及后續(xù)服務工作，但應確保服務質(zhì)量符合相關法律法規(guī)及行業(yè)標準，并滿足甲方的合理期望。在履行協(xié)議過程中，對于因甲方原因?qū)е碌姆兆兏蛟黾宇~外工作的情況，有權要求甲方給予合理的補償或延長服務期限。2.義務嚴格按照協(xié)議約定的服務內(nèi)容、標準和要求，認真履行會議代辦職責，確保會議順利舉辦。對在會議籌備、組織及后續(xù)服務過程中知悉的甲方商業(yè)秘密、會議信息等予以保密，不得向任何第三方披露或用于與本協(xié)議無關的其他用途。未經(jīng)甲方書面同意，乙方不得擅自將會議代辦工作轉(zhuǎn)委托給第三方。定期向甲方匯報會議籌備進展情況，及時反饋可能影響會議正常舉辦的問題和風險，并根據(jù)甲方意見及時調(diào)整工作計劃和安排。會議結束后，按照協(xié)議約定完成會議后續(xù)服務工作，并向甲方提交會議紀要、參會人員反饋意見整理報告等相關資料。四、服務費用及支付方式1.服務費用本次會議代辦服務費用總計為人民幣元（大寫：元整）。該費用為固定總價，包含乙方為完成本協(xié)議約定的服務內(nèi)容所需的全部費用，除因甲方原因?qū)е路兆兏蛟黾宇~外工作外，不再調(diào)整。服務費用明細如下：會議籌備費用：元，包括場地租賃、設備租賃、資料印刷、參會人員邀請等費用。會議組織與實施費用：元，包括現(xiàn)場組織協(xié)調(diào)、設備調(diào)試、主持人及發(fā)言人安排、會議記錄及攝影攝像等費用。會議后續(xù)服務費用：元，包括場地清理、會議效果評估及資料整理歸檔等費用。2.支付方式甲方應在本協(xié)議簽訂之日起個工作日內(nèi)，向乙方支付服務費用的%作為預付款，即人民幣元（大寫：元整）。在會議籌備工作完成并經(jīng)甲方驗收合格后個工作日內(nèi)，甲方支付服務費用的%，即人民幣元（大寫：元整）。會議結束且乙方完成全部后續(xù)服務工作，并向甲方提交相關資料經(jīng)甲方審核確認后個工作日內(nèi)，甲方支付剩余服務費用，即人民幣元（大寫：元整）。乙方應在每次收款前向甲方提供合法有效的發(fā)票，否則甲方有權拒絕付款且不承擔任何違約責任。五、違約責任1.若甲方未按照協(xié)議約定的時間和方式支付服務費用，每逾期一日，應按照未支付金額的%向乙方支付違約金。逾期超過日的，乙方有權暫停會議代辦服務工作，并要求甲方支付已完成工作對應的費用及違約金，同時甲方應承擔乙方因此遭受的全部損失。2.若乙方未按照協(xié)議約定的服務內(nèi)容、標準和要求履行會議代辦職責，導致會議無法順利舉辦或者出現(xiàn)其他違約情形的，乙方應負責采取補救措施，如重新籌備會議、彌補服務缺陷等，并承擔因此產(chǎn)生的全部費用。如給甲方造成損失的，乙方應按照損失金額的%向甲方支付違約金，并賠償甲方的全部損失。3.任何一方違反本協(xié)議約定的保密義務，應向?qū)Ψ街Ц哆`約金人民幣元（大寫：元整）。如因違約行為給對方造成損失的，違約方還應承擔賠償責任。4.未經(jīng)對方書面同意，任何一方擅自將本協(xié)議項下的權利義務轉(zhuǎn)讓給第三方的，轉(zhuǎn)讓行為無效，違約方應向?qū)Ψ街Ц哆`約金人民幣元（大寫：元整），并承擔因此給對方造成的全部損失。六、爭議解決本協(xié)議在履行過程中如發(fā)生爭議，雙方應首先友好協(xié)商解決；協(xié)商不成的，任何一方均有權向有管轄權的人民法院提起訴訟。七、其他條款1.本協(xié)議自雙方簽字（或蓋章）之日起生效，有效期