企業(yè)文檔歸檔與信息管理制度指南一、制度適用范圍本制度適用于企業(yè)內(nèi)部所有部門及員工，涵蓋各類經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)中形成的有保存價(jià)值的紙質(zhì)文檔、電子文檔、音視頻資料等。具體包括但不限于：行政公文（通知、報(bào)告、請(qǐng)示等）、合同協(xié)議、會(huì)議紀(jì)要、項(xiàng)目資料（立項(xiàng)、計(jì)劃、總結(jié)、驗(yàn)收材料等）、人力資源文件（招聘、培訓(xùn)、考核、離職記錄等）、財(cái)務(wù)憑證（報(bào)銷單、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等）、技術(shù)研發(fā)文檔（方案、圖紙、測(cè)試報(bào)告等）以及外部單位來(lái)文、客戶資料等。二、職責(zé)分工與權(quán)限（一）行政部/綜合管理部統(tǒng)籌企業(yè)文檔歸檔與信息管理工作，制定歸檔標(biāo)準(zhǔn)及流程；監(jiān)督各部門執(zhí)行情況；負(fù)責(zé)檔案室（或檔案管理系統(tǒng)）的日常管理，包括檔案接收、整理、保管、借閱、銷毀等工作的組織與協(xié)調(diào)。（二）各部門負(fù)責(zé)人審核本部門歸檔文檔的完整性、準(zhǔn)確性；指定專人負(fù)責(zé)本部門文檔的日常收集、初步整理及提交；督促員工按時(shí)完成文檔歸檔。（三）檔案管理員（可由行政部員工兼任或?qū)Ｂ殻┙邮崭鞑块T提交的歸檔文檔，按照分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行編號(hào)、編目、排序；負(fù)責(zé)檔案的存儲(chǔ)保管（含電子檔案?jìng)浞荩?，保證檔案安全；辦理檔案借閱、復(fù)制、歸還登記；定期對(duì)檔案進(jìn)行清點(diǎn)、檢查，對(duì)到期檔案提出銷毀建議。（四）全體員工在職責(zé)范圍內(nèi)形成、處理文檔時(shí)，保證內(nèi)容真實(shí)、格式規(guī)范；及時(shí)將需歸檔的文檔提交至本部門指定負(fù)責(zé)人，配合完成歸檔工作；嚴(yán)格遵守檔案借閱、保密規(guī)定。三、文檔歸檔全流程操作規(guī)范（一）文件收集收集范圍：凡反映企業(yè)各項(xiàng)經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)、具有查考利用價(jià)值的文件材料，均需納入歸檔范圍（具體參照本制度“適用范圍”）。收集責(zé)任：各部門員工在文件形成后3個(gè)工作日內(nèi)，將紙質(zhì)版原件及電子版提交至本部門負(fù)責(zé)人；項(xiàng)目結(jié)束后，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)在5個(gè)工作日內(nèi)收集項(xiàng)目全周期資料（含立項(xiàng)、過(guò)程管理、驗(yàn)收、總結(jié)等），整理后提交行政部；跨部門協(xié)作形成的文件，由主辦部門牽頭收集，協(xié)辦部門配合提供相關(guān)材料。（二）文件整理紙質(zhì)文件整理：拆除金屬訂書針、回形針等易銹蝕裝訂物，檢查文件是否完整（如有缺失需及時(shí)補(bǔ)充）；按文件形成時(shí)間順序或邏輯關(guān)系排序，左上角對(duì)齊裝訂（厚度超過(guò)5cm的文件需加裝檔案盒）；對(duì)破損、字跡模糊的文件進(jìn)行修補(bǔ)或復(fù)制，保證清晰可讀。電子文件整理：按部門/項(xiàng)目分類建立文件夾，文件夾命名格式為“部門-年份-文件類型”（如“行政部-2024-會(huì)議紀(jì)要”）；文件名需規(guī)范，包含“日期-文號(hào)-題名”（如“20240315-行辦001-關(guān)于召開(kāi)年度工作會(huì)議的通知”），避免使用“新建文檔1”“最終版”等模糊名稱；電子文件需保存為通用格式（如Word用.docx、Excel用.xlsx、PDF用.pdf），保證長(zhǎng)期可打開(kāi)。（三）文件分類與編目分類標(biāo)準(zhǔn)：一級(jí)分類：按部門或業(yè)務(wù)性質(zhì)劃分，如“綜合管理類”“經(jīng)營(yíng)管理類”“項(xiàng)目管理類”“人力資源類”“財(cái)務(wù)審計(jì)類”“技術(shù)研發(fā)類”等；二級(jí)分類：在一級(jí)分類下按文件類型細(xì)分，如“綜合管理類”下設(shè)“行政制度”“會(huì)議紀(jì)要”“公文函件”“證照資質(zhì)”等；“項(xiàng)目管理類”下設(shè)“立項(xiàng)文件”“過(guò)程文件”“驗(yàn)收文件”“總結(jié)文件”等。編號(hào)規(guī)則：檔案編號(hào)由“一級(jí)分類代碼-二級(jí)分類代碼-年份-流水號(hào)”組成，如“ZG-01-2024-001”（ZG為綜合管理類代碼，01為行政制度子類，2024為年份，001為流水號(hào)）；電子檔案編號(hào)與紙質(zhì)檔案一致，存儲(chǔ)時(shí)需在文件夾名中標(biāo)注編號(hào)。編目登記：檔案管理員接收文件后，填寫《文件歸檔登記表》（詳見(jiàn)模板一），登記檔號(hào)、題名、形成部門、責(zé)任人、歸檔日期、密級(jí)、保管期限、存放位置等信息；電子檔案需在檔案管理系統(tǒng)中錄入相同信息，并電子文件，保證可檢索。（四）檔案歸檔歸檔時(shí)間：年度常規(guī)文件：各部門需在次年1月31日前完成上一年度文件歸檔；項(xiàng)目文件：項(xiàng)目驗(yàn)收通過(guò)后15個(gè)工作日內(nèi)歸檔；專項(xiàng)文件（如審計(jì)報(bào)告、合同變更等）：文件定稿后5個(gè)工作日內(nèi)歸檔。歸檔要求：紙質(zhì)檔案移交時(shí)，需填寫《檔案交接清單》（詳見(jiàn)模板二），由交接雙方簽字確認(rèn)；電子檔案通過(guò)企業(yè)內(nèi)部系統(tǒng)或加密U盤移交，需進(jìn)行殺毒處理，并移交存儲(chǔ)介質(zhì)及備份說(shuō)明；檔案管理員核對(duì)無(wú)誤后，在《文件歸檔登記表》上簽收，并將檔案按編號(hào)順序存入檔案柜（或檔案管理系統(tǒng)對(duì)應(yīng)分類）。（五）檔案借閱與利用借閱權(quán)限：普通檔案：?jiǎn)T工因工作需要借閱時(shí)，需經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人簽字同意；密級(jí)檔案（如涉密合同、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)、核心技術(shù)資料等）：需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人及分管副總簽字審批；外部單位借閱檔案：需持單位介紹信，經(jīng)行政部負(fù)責(zé)人及分管副總批準(zhǔn)，原則上不借出原件，可提供加蓋公章的復(fù)印件。借閱流程：借閱人填寫《文件借閱申請(qǐng)表》（詳見(jiàn)模板三），注明借閱檔案編號(hào)、題名、借閱原因、借閱期限；檔案管理員審批通過(guò)后，辦理借閱登記（紙質(zhì)檔案需登記借閱人、借閱日期、歸還日期；電子檔案需在系統(tǒng)中記錄借閱人、借閱時(shí)間、權(quán)限）；借閱期限：普通檔案不超過(guò)7個(gè)工作日，密級(jí)檔案不超過(guò)3個(gè)工作日，如需續(xù)借需提前1天申請(qǐng)。歸還與保密：借閱人需在到期前歸還檔案，檔案管理員檢查檔案是否完好（如有損壞、丟失，按企業(yè)相關(guān)規(guī)定處理）；嚴(yán)禁借閱人復(fù)制、摘抄、傳播涉密檔案，違者將追究法律責(zé)任。（六）檔案鑒定與銷毀鑒定周期：檔案管理員每?jī)赡杲M織一次檔案鑒定，由行政部、業(yè)務(wù)部門代表組成鑒定小組。鑒定標(biāo)準(zhǔn)：保管期限屆滿且無(wú)繼續(xù)保存價(jià)值的檔案，經(jīng)鑒定小組確認(rèn)后可銷毀；涉及企業(yè)核心利益、法律糾紛或法律法規(guī)規(guī)定需永久保存的檔案，不得銷毀。銷毀流程：檔案管理員編制《檔案銷毀清冊(cè)》（詳見(jiàn)模板四），列出銷毀檔案的檔號(hào)、題名、數(shù)量、保管期限、銷毀原因；《檔案銷毀清冊(cè)》需經(jīng)行政部負(fù)責(zé)人、分管副總及總經(jīng)理審批；銷毀時(shí)需由兩人以上監(jiān)銷，保證檔案信息無(wú)法恢復(fù)，監(jiān)銷人簽字確認(rèn)后，《檔案銷毀清冊(cè)》存檔備查。四、文檔分類與編碼規(guī)則（一）一級(jí)分類代碼分類名稱代碼綜合管理類ZG經(jīng)營(yíng)管理類JY項(xiàng)目管理類XM人力資源類RL財(cái)務(wù)審計(jì)類CW技術(shù)研發(fā)類JS客戶服務(wù)類KH其他類QT（二）二級(jí)分類代碼示例（以“綜合管理類”為例）子類名稱代碼行政制度01會(huì)議紀(jì)要02公文函件03證照資質(zhì)04印章管理05資產(chǎn)檔案06五、常用管理模板說(shuō)明模板一：文件歸檔登記表檔號(hào)題名形成部門責(zé)任人形成日期歸檔日期密級(jí)（普通/機(jī)密/絕密）保管期限（永久/長(zhǎng)期/短期）存放位置（柜號(hào)/文件夾路徑）備注ZG-02-2024-0012024年度第一次辦公會(huì)議紀(jì)要行政部*經(jīng)理2024-01-152024-01-20普通長(zhǎng)期檔案柜-01-03含參會(huì)人員簽到表模板二：檔案交接清單交接部門交接人接收人交接日期市場(chǎng)部*主管*檔案管理員2024-03-01序號(hào)檔號(hào)題名數(shù)量（份/件）1JY-03-2024-005與A公司年度合作協(xié)議2（紙質(zhì)1+電子1）2JY-03-2024-006市場(chǎng)推廣方案（2024Q1）1（電子）模板三：文件借閱申請(qǐng)表借閱人部門借閱日期*員工銷售部2024-03-10借閱原因需參考2023年Q4客戶談判策略，準(zhǔn)備新季度方案申請(qǐng)借閱檔案信息檔號(hào)：XM-02-2023-012題名：2023年Q4項(xiàng)目談判紀(jì)要借閱期限3個(gè)工作日（至2024-03-13）部門負(fù)責(zé)人意見(jiàn)同意借閱，簽字：*經(jīng)理日期：2024-03-10檔案管理員審批同意借閱，簽字：*檔案管理員日期：2024-03-10歸還記錄歸還日期：2024-03-12檔案狀態(tài)：完好簽字：*檔案管理員模板四：檔案銷毀清冊(cè)銷毀日期2024-06-30銷毀地點(diǎn)企業(yè)檔案室監(jiān)銷人行政部經(jīng)理、檔案管理員編制人*檔案管理員序號(hào)檔號(hào)題名數(shù)量1RL-05-2020-0052020年員工離職登記表（已離職3年）50份2CW-06-2019-0082019年Q2費(fèi)用報(bào)銷憑證（已審計(jì)歸檔）30份六、文檔安全與保密管理要求存儲(chǔ)安全：紙質(zhì)檔案存放于專用檔案柜，需防火、防潮、防蟲、防鼠，檔案室配備溫濕度調(diào)控設(shè)備（溫度14-24℃，濕度45-60%）；電子檔案存儲(chǔ)于企業(yè)服務(wù)器或加密硬盤，定期（每月）進(jìn)行異地備份，備份數(shù)據(jù)需加密并驗(yàn)證可恢復(fù)性。權(quán)限管理：檔案管理系統(tǒng)需設(shè)置分級(jí)權(quán)限，普通員工僅能檢索本部門檔案，部門負(fù)責(zé)人可查看本部門所有檔案，檔案管理員擁有最高權(quán)限；涉密檔案的電子文件需單獨(dú)存儲(chǔ)，訪問(wèn)需通過(guò)雙人授權(quán)（部門負(fù)責(zé)人+檔案管理員）。保密責(zé)任：?jiǎn)T工入職時(shí)需簽訂《保密協(xié)議》，明確檔案保密義務(wù)；禁止將涉密檔案帶出辦公區(qū)域，禁止通過(guò)私人郵箱、社交軟件傳輸涉密信息；對(duì)違反保密規(guī)定造成檔案泄露、丟失的，將依據(jù)《員工獎(jiǎng)懲管理制度》處理，情節(jié)嚴(yán)重的追究法律責(zé)任。七、監(jiān)督機(jī)制與持續(xù)優(yōu)化監(jiān)督檢查：行政部每季度組織一次檔案管理檢查，重點(diǎn)檢查各部門歸檔及時(shí)性、文件完整性、分類準(zhǔn)確性，檢查結(jié)果納入部門績(jī)效考核。問(wèn)題反饋：?jiǎn)T工發(fā)覺(jué)檔案管理中存在的問(wèn)題（如歸檔遺漏、借閱流程不暢等），可通過(guò)部門例會(huì)或書面形式向行政部反饋，行政部需在5個(gè)工作日內(nèi)給予答復(fù)并整改。制度修訂：行政部每年結(jié)合企業(yè)發(fā)展及實(shí)際執(zhí)行情況，對(duì)歸檔制度進(jìn)行評(píng)審修訂，保證制度與業(yè)務(wù)需求匹配，修訂后需報(bào)總經(jīng)理審批發(fā)布。八、執(zhí)行過(guò)程中的關(guān)鍵提示及時(shí)性：文件需在完成后第一時(shí)間提交整理，避免堆積導(dǎo)致遺漏或損壞；準(zhǔn)確性：文件題名、日期、責(zé)任人