非招標(biāo)采購管理文件模板及填寫指南一、非招標(biāo)采購管理文件的作用與體系框架非招標(biāo)采購作為招標(biāo)采購的重要補(bǔ)充，適用于采購需求緊急、技術(shù)方案復(fù)雜、供應(yīng)商來源單一等場景（如《政府采購法》規(guī)定的單一來源、競爭性談判等情形）。規(guī)范的管理文件是保障采購流程合規(guī)、防控廉政風(fēng)險、明確權(quán)責(zé)邊界的核心載體，其體系通常涵蓋采購發(fā)起、供應(yīng)商選擇、談判/磋商/詢價實施、評審決策、合同簽訂五大環(huán)節(jié)，需與企業(yè)內(nèi)控制度、行業(yè)監(jiān)管要求（如政府采購、國企采購規(guī)范）深度適配。二、核心非招標(biāo)采購文件模板及填寫要點（一）單一來源采購文件模板單一來源采購適用于“只能從唯一供應(yīng)商處采購”的場景（如專利技術(shù)配套、原有項目后續(xù)服務(wù)等），核心文件包括：1.單一來源采購申請表填寫要點：項目基本信息需明確名稱、預(yù)算、周期，與立項文件保持一致；采購方式依據(jù)需簡要說明“唯一供應(yīng)商”判斷邏輯（如供應(yīng)商持有獨占性技術(shù)，需附專利證書、技術(shù)說明等佐證材料）；審批層級按企業(yè)授權(quán)體系填寫申請部門、分管領(lǐng)導(dǎo)、合規(guī)部門意見，確保權(quán)責(zé)清晰。2.單一來源采購理由說明（關(guān)鍵文件）填寫邏輯：需嚴(yán)格對照《政府采購法》第三十一條，分維度闡述唯一性：技術(shù)唯一性說明產(chǎn)品/服務(wù)的技術(shù)參數(shù)、接口標(biāo)準(zhǔn)等不可替代性（如某工業(yè)設(shè)備的專用配件）；服務(wù)配套性需附原合同、技術(shù)方案，說明原有項目（如信息化系統(tǒng)）的后續(xù)維護(hù)需原供應(yīng)商支持；緊急性補(bǔ)充需附應(yīng)急審批文件，說明因突發(fā)公共事件等緊急情況需簡化流程選擇唯一供應(yīng)商。3.單一來源采購談判文件核心模塊：采購需求需明確技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、服務(wù)內(nèi)容、驗收標(biāo)準(zhǔn)（避免模糊表述，如“提供符合XX行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的運維服務(wù)，響應(yīng)時間≤2小時”）；價格談判規(guī)則需說明輪次（如“兩輪報價，首次報價不得高于預(yù)算的90%，最終報價為成交價”）；合同主要條款需提前約定付款方式、質(zhì)保期、違約責(zé)任，與后續(xù)合同文本保持一致。（二）競爭性談判采購文件模板競爭性談判適用于“不能確定詳細(xì)規(guī)格或具體要求、采用招標(biāo)方式時間不能滿足”的場景，文件體系需體現(xiàn)“多輪談判、動態(tài)調(diào)整需求”的特點：1.競爭性談判邀請函填寫要點：供應(yīng)商資格需明確資質(zhì)要求（如“具備ISO9001認(rèn)證、近3年同類項目經(jīng)驗”），避免設(shè)置傾向性條款；響應(yīng)要求需注明響應(yīng)文件組成（如“技術(shù)方案+商務(wù)報價+資質(zhì)文件”）、截止時間（需預(yù)留合理響應(yīng)周期，如自公告發(fā)布日起不少于3個工作日）；談判安排需說明時間、地點、流程（如“首輪談判澄清需求，次輪報價，第三輪確定成交候選”）。2.競爭性談判文件（含采購需求與評審標(biāo)準(zhǔn)）采購需求撰寫：采用“功能導(dǎo)向+性能指標(biāo)”表述，避免指定品牌（如“服務(wù)器需支持虛擬化技術(shù)，CPU主頻≥2.5GHz”，而非“需為XX品牌服務(wù)器”）；評審標(biāo)準(zhǔn)量化：設(shè)置價格分（如“有效報價的最低價為基準(zhǔn)價，得分=（基準(zhǔn)價/報價）×40”）、技術(shù)分（如“方案完整性30分、服務(wù)團(tuán)隊資質(zhì)20分”），權(quán)重分配需符合“技術(shù)服務(wù)優(yōu)于價格”的原則（參考《政府采購競爭性談判采購方式管理暫行辦法》）。3.談判記錄與評審報告談判記錄：需記錄每輪談判的核心內(nèi)容（如供應(yīng)商對需求的調(diào)整建議、報價變化），由談判小組全體成員簽字；評審報告：明確成交候選排序（按最終報價+技術(shù)得分綜合排名），說明推薦理由（如“供應(yīng)商A報價最低且技術(shù)方案滿足需求，供應(yīng)商B報價高但服務(wù)響應(yīng)更快”）。（三）詢價采購文件模板詢價采購適用于“貨物規(guī)格標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、現(xiàn)貨貨源充足”的場景，文件需體現(xiàn)“一次性報價、最低價成交”的特點：1.詢價通知書填寫規(guī)范：貨物參數(shù)需采用標(biāo)準(zhǔn)化表述（如“辦公用紙需為A4規(guī)格，70g/m2，符合GB/T____標(biāo)準(zhǔn)”）；報價要求需明確包含的費用（如“報價為含稅到貨價，含運輸、安裝費”），禁止二次報價；響應(yīng)截止時間需與公告發(fā)布時間間隔合理（如“自公告發(fā)布日起3個工作日內(nèi)提交報價單”）。2.報價單（供應(yīng)商端）格式要求：需包含供應(yīng)商名稱、聯(lián)系人、報價金額、交貨周期、質(zhì)保承諾，需加蓋公章（或騎縫章）；填寫提示：供應(yīng)商需確保報價與詢價通知書的參數(shù)完全對應(yīng)，避免因“參數(shù)偏差”導(dǎo)致報價無效。3.詢價評審記錄評審邏輯：按“符合需求、質(zhì)量服務(wù)相等且報價最低”原則，對比各供應(yīng)商的報價、資質(zhì)、售后服務(wù)（如質(zhì)保期、退換貨政策）；記錄要點：需注明“報價有效性判斷（如是否響應(yīng)參數(shù)要求）、最低價供應(yīng)商的優(yōu)勢說明（如‘供應(yīng)商C報價最低，且提供5年質(zhì)保，優(yōu)于其他供應(yīng)商的3年’）”。（四）競爭性磋商采購文件模板競爭性磋商結(jié)合“談判靈活性+評審綜合性”，適用于“政府購買服務(wù)、PPP項目”等場景，文件需突出“多輪磋商+綜合評分”：1.競爭性磋商公告發(fā)布要求：需在指定媒介（如政府采購網(wǎng)、企業(yè)官網(wǎng)）發(fā)布，公告期不少于5個工作日；內(nèi)容要點：明確項目概況（如“XX社區(qū)養(yǎng)老服務(wù)項目，預(yù)算XX萬元”）、供應(yīng)商資格（如“社會組織需具備3A等級”）、響應(yīng)文件組成（如“服務(wù)方案+報價+資質(zhì)文件”）。2.競爭性磋商文件（含評分辦法）評分辦法設(shè)計：價格分權(quán)重通常為30%-60%，技術(shù)分（如服務(wù)方案、團(tuán)隊資質(zhì)）占30%-50%，商務(wù)分（如業(yè)績、信譽）占10%-20%；需求描述：服務(wù)類項目需細(xì)化“產(chǎn)出要求”（如“每月開展4場社區(qū)活動，覆蓋人群≥200人”），避免模糊表述。3.磋商記錄與評審報告磋商記錄：需記錄每輪磋商的“需求調(diào)整、報價變化、技術(shù)澄清”（如“供應(yīng)商D提出將服務(wù)周期從1年延長至1.5年，報價增加10%”）；評審報告：按綜合得分排序，說明推薦理由（如“供應(yīng)商E綜合得分最高，技術(shù)方案創(chuàng)新且報價合理”）。三、文件審核與歸檔管理（一）審核要點1.合規(guī)性審核：采購方式適用條件需驗證（如單一來源需驗證“唯一性”證明材料，競爭性談判需確認(rèn)“招標(biāo)失敗或時間緊急”的依據(jù)）；供應(yīng)商資格需避免設(shè)置“地域限制、特定品牌綁定”等傾向性條款（參考《政府采購法實施條例》第二十條）。2.完整性審核：文件鏈條需確保“申請-談判/詢價/磋商-評審-合同”各環(huán)節(jié)齊全，無關(guān)鍵環(huán)節(jié)缺失；信息一致性需核對采購需求、談判文件、合同的技術(shù)參數(shù)、付款方式。3.準(zhǔn)確性審核：金額與預(yù)算需確保報價、合同金額不突破立項預(yù)算；時間邏輯需核對響應(yīng)截止時間、談判時間、合同簽訂時間的先后順序。（二）歸檔要求分類管理：按采購方式（單一來源、競爭性談判等）建立文件夾，包含“發(fā)起文件、供應(yīng)商資料、談判/評審記錄、合同文本”；保存期限：參考《會計檔案管理辦法》或企業(yè)制度，通常不少于10年（涉及公共利益、國有資產(chǎn)的項目需永久保存）；電子歸檔：掃描件需與紙質(zhì)件一致，命名規(guī)則清晰（如“2023-XX項目-單一來源采購申請”）。四、常見問題與優(yōu)化建議（一）供應(yīng)商選擇不規(guī)范問題表現(xiàn)：競爭性談判供應(yīng)商不足3家（法規(guī)要求至少3家）、單一來源理由“泛化”（如僅以“技術(shù)復(fù)雜”為由，無實質(zhì)佐證）；建議：競爭性談判可通過行業(yè)協(xié)會、供應(yīng)商庫拓展渠道，確保有效響應(yīng)供應(yīng)商≥3家；單一來源要求申請部門提供“市場調(diào)研記錄”（如向3家以上潛在供應(yīng)商詢價的記錄），證明“唯一性”。（二）文件填寫不嚴(yán)謹(jǐn)問題表現(xiàn)：采購需求表述模糊（如“優(yōu)質(zhì)服務(wù)”無量化標(biāo)準(zhǔn)）、評審標(biāo)準(zhǔn)“主觀化”（如“方案合理性由評委酌情打分”）；建議：需求撰寫采用“量化指標(biāo)+行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)”（如“服務(wù)響應(yīng)時間≤2小時，年故障率≤5%”）；評審標(biāo)準(zhǔn)設(shè)置“扣分細(xì)則”（如“方案缺項扣5分，參數(shù)不滿足扣10分”），減少自由裁量權(quán)。（三）法律風(fēng)險防控不足問題表現(xiàn)：合同條款與采購文件沖突（如采購文件要求“貨到付款”，合同約定“驗收后付款”）；建議：合同預(yù)審需法務(wù)部門提前介入，核對“權(quán)利