會議紀(jì)要與格式規(guī)范手冊一、適用范圍與價值本手冊適用于各類組織內(nèi)部會議的紀(jì)要撰寫工作，包括但不限于項目啟動會、周/月度例會、專題研討會、跨部門協(xié)調(diào)會、決策評審會等。規(guī)范的會議紀(jì)要能夠清晰傳達(dá)會議核心信息、明確責(zé)任分工、留存決策依據(jù)，是保障會議成果落地、提升協(xié)作效率的重要工具。通過統(tǒng)一格式與撰寫標(biāo)準(zhǔn)，保證信息傳遞的準(zhǔn)確性與可追溯性，避免因記錄模糊導(dǎo)致的執(zhí)行偏差或溝通成本增加。二、標(biāo)準(zhǔn)化操作流程（一）會前準(zhǔn)備：奠定記錄基礎(chǔ)明確會議核心目標(biāo)提前與會議主持人或組織者確認(rèn)會議主題、預(yù)期成果及需解決的關(guān)鍵問題，保證記錄方向與會議目標(biāo)一致。例如項目啟動會需重點關(guān)注“項目目標(biāo)、里程碑節(jié)點、責(zé)任分工”，而問題研討會則需聚焦“問題根源分析、解決方案、行動項”。收集會議背景資料整理會議議程、上期紀(jì)要（如有）、相關(guān)數(shù)據(jù)報告、參會人員名單等資料，熟悉議題背景，避免記錄時出現(xiàn)信息斷層。準(zhǔn)備記錄工具與模板根據(jù)會議類型選擇合適的記錄工具（如Word、Excel、專業(yè)會議紀(jì)要軟件），并提前打開標(biāo)準(zhǔn)化模板（見第三部分），預(yù)留“議題討論”“決議事項”“行動項”等核心模塊的填寫區(qū)域。（二）會中記錄：捕捉關(guān)鍵信息聚焦核心內(nèi)容，避免冗余重點記錄“討論要點、結(jié)論性意見、爭議焦點、數(shù)據(jù)支撐、待辦事項”，而非逐字復(fù)述發(fā)言內(nèi)容。例如針對“預(yù)算調(diào)整”議題，需記錄“調(diào)整原因（如市場成本上漲）、調(diào)整金額（原預(yù)算10萬→12萬）、決策依據(jù)（第三方報價單）、是否通過”等關(guān)鍵信息。標(biāo)注責(zé)任主體與時間節(jié)點對涉及具體執(zhí)行的內(nèi)容，需實時標(biāo)注“負(fù)責(zé)人”及“完成時限”，避免后續(xù)出現(xiàn)責(zé)任模糊。例如“（研發(fā)部經(jīng)理）負(fù)責(zé)完成技術(shù)方案初稿，（產(chǎn)品部經(jīng)理）于月日前反饋評審意見”。使用結(jié)構(gòu)化符號提升效率采用“-”（要點）、“?”（結(jié)論）、“??”（風(fēng)險/待確認(rèn)）等符號區(qū)分信息類型，或通過“議題1：討論→結(jié)論→行動項”的分段方式保持記錄邏輯清晰。實時確認(rèn)模糊信息對不確定的表述（如“近期”“大概數(shù)據(jù)”），可在記錄旁標(biāo)注“需確認(rèn)”，會后及時向發(fā)言人核實，保證信息準(zhǔn)確性。（三）會后整理：完善與規(guī)范內(nèi)容核對信息完整性對照會議議程，逐項檢查記錄是否覆蓋所有議題，重點確認(rèn)“決議事項”“行動項”是否無遺漏，關(guān)鍵數(shù)據(jù)（金額、時間、責(zé)任人）是否準(zhǔn)確無誤。補(bǔ)充背景與細(xì)節(jié)對記錄中未詳細(xì)展開的背景信息（如“上季度未達(dá)標(biāo)原因”），可補(bǔ)充簡要說明，幫助非參會人員理解上下文；對專業(yè)術(shù)語或縮寫添加括號注釋（如“KPI（關(guān)鍵績效指標(biāo)）”）。語言精煉化處理刪除口語化表達(dá)（如“我覺得”“可能”）、重復(fù)內(nèi)容，用簡潔、客觀的書面語改寫。例如將“（市場部）可能需要再調(diào)研一下用戶需求”改為“（市場部）需補(bǔ)充用戶調(diào)研數(shù)據(jù)，月日前提交”。格式標(biāo)準(zhǔn)化排版按照模板要求調(diào)整字體（宋體五號，標(biāo)題黑體四號）、段落間距（1.5倍行距）、標(biāo)題層級（一、（一）、1.），保證整體結(jié)構(gòu)清晰。（四）審核與分發(fā)：保證落地與存檔內(nèi)部審核確認(rèn)完成初稿后，提交會議主持人或核心參會人員審核，重點確認(rèn)“決議事項”“行動項”的準(zhǔn)確性，修改后定稿。規(guī)范分發(fā)范圍根據(jù)會議保密級別確定分發(fā)對象（如全體參會人員、相關(guān)部門負(fù)責(zé)人、上級領(lǐng)導(dǎo)），通過郵件或內(nèi)部協(xié)作工具發(fā)送，并在郵件標(biāo)題注明“【會議紀(jì)要】+會議名稱+日期”。存檔與追溯將定稿紀(jì)要按“年份-月份-會議類型”分類存檔（如“2024-06-項目啟動會紀(jì)要”），保存期限不少于1年，便于后續(xù)查閱或復(fù)盤。三、紀(jì)要模板與填寫指南（一）會議基本信息表項目填寫內(nèi)容示例會議名稱2024年Q3產(chǎn)品迭代啟動會會議時間2024年6月15日14:00-16:00會議地點公司3樓會議室A/線上會議（騰訊會議號：*–）參會人員（總經(jīng)理）、（產(chǎn)品部經(jīng)理）、（研發(fā)部經(jīng)理）、（市場部經(jīng)理）、*（運營部主管）缺席人員*（財務(wù)部主管，因出差）記錄人*（行政助理）會議主題明確Q3產(chǎn)品迭代目標(biāo)、功能優(yōu)先級及跨部門協(xié)作分工附件清單1.Q3產(chǎn)品需求文檔V2.0；2.上季度用戶反饋數(shù)據(jù)報告（二）會議內(nèi)容記錄表議題編號議題名稱討論要點結(jié)論/決議1.1產(chǎn)品迭代核心目標(biāo)（產(chǎn)品部）提出“提升用戶活躍度（DAU增長20%）”為核心目標(biāo)；（市場部）補(bǔ)充需同步考慮“新用戶轉(zhuǎn)化率提升15%”。確定Q3核心目標(biāo)為“DAU增長20%，新用戶轉(zhuǎn)化率提升15%”，優(yōu)先級高于功能數(shù)量擴(kuò)展。1.2功能優(yōu)先級排序（研發(fā)部）建議優(yōu)先開發(fā)“個性化推薦模塊”（技術(shù)難度低，用戶需求高）；（運營部）提出“積分體系優(yōu)化”需提前上線以配合活動。決定功能優(yōu)先級：1.個性化推薦模塊（7月上線）；2.積分體系優(yōu)化（8月上線）；3.社區(qū)互動功能（9月試點）。2.1跨部門協(xié)作分工（市場部）負(fù)責(zé)用戶調(diào)研及推廣素材準(zhǔn)備；（研發(fā)部）負(fù)責(zé)技術(shù)方案開發(fā)；*（運營部）負(fù)責(zé)活動策劃及數(shù)據(jù)監(jiān)測。明確各部門職責(zé)節(jié)點：（市場部）6月20日前完成用戶調(diào)研；（研發(fā)部）6月25日前提交技術(shù)方案初稿。（三）行動項跟蹤表行動項編號任務(wù)描述負(fù)責(zé)人協(xié)助人截止時間完成狀態(tài)（□未開始□進(jìn)行中□已完成□延期）備注A01完成Q3產(chǎn)品需求文檔V3.0定稿*（產(chǎn)品部）*（研發(fā)部）2024-06-20□未開始需包含用戶反饋數(shù)據(jù)A02提交個性化推薦模塊技術(shù)方案*（研發(fā)部）-2024-06-25□進(jìn)行中需評估服務(wù)器資源需求A03開展新用戶調(diào)研（樣本量500人）*（市場部）*（運營部）2024-06-30□未開始采用問卷+訪談形式四、關(guān)鍵注意事項與風(fēng)險規(guī)避信息準(zhǔn)確性優(yōu)先禁止記錄未經(jīng)核實的猜測或主觀臆斷，對關(guān)鍵數(shù)據(jù)（如時間、金額、責(zé)任人）必須二次確認(rèn)，避免因信息錯誤導(dǎo)致執(zhí)行偏差。避免模糊表述使用具體、可量化的語言替代模糊詞匯。例如將“盡快完成”改為“6月30日前完成”，將“適量增加資源”改為“增加2名開發(fā)人員”。突出行動項與責(zé)任行動項需包含“任務(wù)描述+負(fù)責(zé)人+截止時間”三要素，避免出現(xiàn)“相關(guān)部門配合”“后續(xù)跟進(jìn)”等無明確責(zé)任主體的表述。保密與合規(guī)管理涉及敏感信息（如財務(wù)數(shù)據(jù)、未公開決策）的會議紀(jì)要，需標(biāo)注“內(nèi)部文件，注意保密”，并嚴(yán)格控制分發(fā)范圍；嚴(yán)禁記錄與會議主題無關(guān)的私人信息或敏感話題。及時性與時效性會議紀(jì)需在會后24小時內(nèi)完成初稿，48小時內(nèi)定稿并分發(fā)，保證信息傳遞及時，